Dokumen merupakan bagian krusial dari sistem kerja perusahaan yang tidak bisa diabaikan. Tanpa sistem penyimpanan arsip yang tepat, perusahaan berpotensi menghadapi ketidakteraturan data, hilangnya informasi penting, duplikasi data hingga hambatan dalam pengambilan keputusan.
Seiring meningkatnya volume informasi dan kebutuhan akan akses cepat, pendekatan pengarsipan manual tak lagi memadai. Diperlukan sistem yang mampu menyederhanakan pengelolaan, mempercepat pencarian, dan menjaga integritas dokumen secara menyeluruh.
Dalam hal ini, software manajemen dokumen terlengkap menjadi solusi ideal untuk mendukung efisiensi, ketepatan, dan keamanan pengarsipan. Sistem ini memungkinkan perusahaan membangun manajemen arsip yang rapi, terstruktur, dan siap diakses kapan pun dibutuhkan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah kerangka kerja formal yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola dokumen agar mudah diakses, terlindungi, dan dapat ditemukan kembali saat dibutuhkan. Dalam konteks digital, hal ini mencakup implementasi teknologi seperti document management system (DMS) adalah sistem komputerisasi yang menyimpan, membagikan, melacak, dan mengelola berbagai file serta versi dokumen dengan pencatatan histori perubahan.
Selain itu, aplikasi arsip membantu mentransformasi arsip fisik menjadi surat elektronik yang terpusat, terindeks, dan terenkripsi, sehingga memudahkan akses, pencarian, dan pengamanan data. Aplikasi ini umumnya dilengkapi fitur seperti pengelompokan otomatis, kontrol akses berbasis peran, dan backup otomatis, sehingga mendukung efisiensi pengelolaan arsip perusahaan.
Jenis-Jenis Sistem Penyimpanan Arsip
Setelah mengetahui definisi sistem penyimpanan arsip, terdapat juga macam-macam sistem penyimpanan arsip yang dapat Anda gunakan untuk mengarsip sesuai dengan sistem perusahaan. Berikut adalah jenis-jenis dari sistem penyimpanan arsip:
1. Sistem subjek (subjectical filing system)
Sistem subjek merupakan sistem penyimpanan arsip yang mengelompokkan arsip berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan atau instansi pemerintahan cocok dengan sistem ini. Cara penyimpanan dan penemuan arsip sistem subjek berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Kelebihan penggunaan sistem subjek yaitu, waktu untuk mencari dokumen lebih hemat karena permasalahannya berada pada satu tempat penyimpanan. Kita juga dapat memperluas dokumen subjek secara mudah dengan menyisipkan subjek baru atau menambah sub subjek pada subjek utama.
Sistem penyimpanan arsip berbasis subjek memiliki kelemahan dalam pengklasifikasian karena subjek yang mirip dapat membingungkan dan membuat penyimpanan tidak efektif. Tanpa batasan istilah yang jelas, daftar klasifikasi bisa berkembang tidak terkendali dan menyulitkan pencarian, apalagi jika menggunakan nama pribadi sebagai acuan.
Baca juga: Beralih ke Paperless dengan 8 Langkah Mudah
2. Sistem abjad (alphabetical filing system)
Sistem penyimpanan arsip secara abjad mengatur dokumen dengan cara menyusun arsip berdasarkan urutan huruf dari A sampai Z sesuai dengan kaidah indexing yang ditetapkan organisasi. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama individu, perusahaan, instansi pemerintah, atau organisasi, dan seluruh prosesnya mengikuti prosedur baku organisasi.
Keunggulan sistem ini terletak pada kemudahan dalam mengelola dan menemukan dokumen karena pengelompokan berdasarkan huruf yang sama. Selain itu, dokumen dari sumber yang sama akan tersimpan bersama, dan surat masuk-keluar dapat disimpan dalam satu folder sehingga memudahkan pencarian.
Sistem ini membutuhkan tenaga lebih untuk pelabelan dan berisiko kesalahan jika tidak ada SOP yang jelas, serta rawan pemalsuan karena kemudahan penggantian abjad. Selain itu, surat-surat terkait dengan nama berbeda akan disimpan terpisah, menyulitkan pencarian dokumen yang saling berhubungan.
3. Sistem tanggal (chronological filing system)
Sistem tanggal pada penyimpanan arsip adalah sistem yang mengurutkan surat berdasarkan tanggal menerima surat dan mengirimkan surat sehingga cocok jika mencari surat berdasarkan waktu kejadian. Dalam mengindex arsip pada metode ini juga menyusun frekuensi surat berdasarkan harian, mingguan dan bulanan.
Kelebihan pada sistem tanggal ini sangat cocok bagi surat yang memiliki tanggal jatuh tempo serta dapat melakukan penyimpanan arsip secara lebih mudah. Kelemahannya adalah, untuk mencari arsip terbilang cukup sulit karena membutuhkan kombinasi abjad, tidak hanya tanggal. Hal tersebut bermanfaat untuk organisasi kecil dengan dokumen yang tidak terlalu banyak.
4. Sistem nomor (numerical filing system)
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip menggunakan angka sebagai pengganti nama individu atau instansi untuk mengklasifikasikan dokumen, yang dikenal juga sebagai indirect filing system. Penomoran dilakukan dengan mengelompokkan dokumen berdasarkan permasalahan terlebih dahulu, menggunakan metode seperti sistem desimal, terminal digit, middle digit, dan soundex.
Kelebihan sistem ini terletak pada proses pengindeksan yang lebih sederhana dan cepat, serta fleksibilitas penggunaannya untuk berbagai jenis dokumen, termasuk referensi korespondensi. Namun, kekurangannya adalah proses pengindeksan awal yang cenderung memakan waktu dan membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan serta folder untuk setiap kategori dokumen.
5. Sistem wilayah (geographical filing system)
Sistem wilayah dalam penyimpanan arsip mengelompokkan dokumen berdasarkan informasi geografis pada alamat, seperti kota, daerah, atau negara asal dan tujuan surat. Proses pengarsipannya dilakukan dengan menempatkan dokumen sesuai lokasi yang tercantum di dalamnya.
Kelebihan sistem ini adalah kemudahan dalam pencarian dokumen jika wilayahnya telah diketahui, serta tidak memerlukan indeks tambahan saat penyimpanan. Namun, kelemahannya terletak pada kebutuhan indeks yang akurat dan risiko kesalahan pengelompokan jika informasi wilayah tidak lengkap atau pembagiannya tidak jelas.
6. Sistem Penyimpanan Digital
Sistem penyimpanan digital adalah metode modern yang memanfaatkan aplikasi berbasis cloud atau server untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara elektronik. Sistem ini memungkinkan pencarian instan melalui metadata, tagging, dan full-text search, serta menawarkan keamanan enkripsi, kontrol akses berbasis peran, dan backup otomatis untuk melindungi data dari risiko kehilangan atau kerusakan.
Dengan mengadopsi sistem manajemen dokumen, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, memperoleh efisiensi tinggi, kolaborasi real-time, serta skalabilitas. Solusi seperti sistem manajemen dokumen terbaik membantu proses mendigitalisasi alur kerja Anda, mempercepat proses pencarian, dan meningkatkan keamanan data perusahaan secara menyeluruh.
Untuk memulai transformasi digital dalam pengelolaan dokumen, penting bagi perusahaan untuk memahami pilihan paket dan fitur yang tersedia sesuai kebutuhan bisnis. Menjelajahi skema harga secara detail akan membantu menentukan solusi manajemen dokumen yang paling efisien, terjangkau, dan berdampak bagi operasional Anda.
Baca juga: Sistem HRIS: Fungsi, Fitur, dan Cara Kerjanya
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan Arsip adalah langkah-langkah untuk menyimpan sebuah arsip. Dalam prosedur penyimpanan arsip, terdapat dua jenis yaitu penyimpanan sementara dan penyimpanan tetap. Berikut adalah penjelasannya:
1. Penyimpanan sementara (File pending)
File pending atau follow up file adalah sistem penyimpanan arsip sementara sebelum dokumen selesai diproses. Metode ini menggunakan label tanggal pada map untuk tiga bulan ke depan, dengan masing-masing bulan terdiri dari 31 map harian.
Peralihan bulan dilakukan menggunakan penunjuk (guide) khusus yang berjumlah 12 sesuai jumlah bulan dalam setahun. Dokumen yang dijadwalkan untuk ditindaklanjuti disimpan sesuai tanggal dalam map, dan setelah selesai diproses, dipindahkan ke sistem penyimpanan utama.
2. Penyimpanan tetap (file permanen)
Banyaknya dokumen yang hilang akibat perusahaan kurang memahami prosedur menyimpan arsip membuat masalah jika telah sampai ke penyimpanan. Kecepatan menemukan dokumen sangat memegang peranan tergantung dengan sistem, peralatan dan petugas filing. Langkah untuk menyimpan adalah sebagai berikut:
- Memeriksa setiap lembar arsip untuk memastikan arsip telah siap disimpan. Meminta penjelasan kepada yang berhak, dan meminimalisir terjadinya kehilangan surat jika terjadi surat belum ditandai namun sudah tersimpan.
- Mengindeks dengan cara menentukan nama, subjek, atau kata tangkap pada surat sebelum menyimpannya.
- Pengkodean dengan cara memberi tanda garis atau lingkaran pada kata lengkap yang telah ditentukan setelah mengindeks. Dengan tanda ini, surat akan disortir dan disimpan. Jika suatu saat ada yang meminjam atau mengeluarkan file, petugas akan mudah lagi menyimpan surat tersebut dengan tanda yang sudah ada.
- Menyortir dengan cara mengelompokkan dokumen sesuai dengan sistem yang ada sebelum menyimpannya.
- Menyimpan dokumen sesuai dengan sistem manajemen dokumen terunggul untuk memudahkan proses penyimpan, pendataan dan pemeliharaan.
Mengoptimalkan Alur Kerja dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi
Di tengah meningkatnya volume data dan tekanan untuk bekerja lebih cepat, mengelola dokumen secara manual bukan lagi pilihan yang efisien. Tanpa sistem yang tepat, perusahaan berisiko kehilangan data penting, menghadapi proses yang lambat, serta membuang waktu hanya untuk mencari informasi yang seharusnya bisa diakses dalam hitungan detik.
Dengan sistem manajemen dokumen dari HashMicro, Anda dapat menyederhanakan alur kerja, mempercepat pencarian arsip, serta mengelola seluruh dokumen secara otomatis dan aman dalam satu platform. Dengan dukungan backup otomatis dan enkripsi kuat, Anda mendapatkan tingkat keamanan dan skalabilitas terbaik untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Berikut fitur penting yang mendukung efisiensi dan kontrol penuh terhadap setiap dokumen perusahaan:
- Folder & Subfolder Management: Memungkinkan pengelompokan dokumen secara sistematis dalam folder dan subfolder agar lebih mudah ditata dan ditemukan.
- Document & File Management: Menyediakan satu lokasi terpusat untuk menyimpan seluruh dokumen penting agar lebih cepat diakses oleh pengguna terkait.
- File Review and Lock Management: Memberikan ruang bagi karyawan untuk meninjau dan memberikan masukan terhadap dokumen tanpa mengganggu isi asli.
- Access Management: Memungkinkan pembatasan akses dokumen secara detail berdasarkan jabatan atau otoritas pengguna dalam perusahaan.
- Versioning and Timeline Management: Memudahkan pembaruan dokumen dengan pencatatan versi otomatis serta linimasa perubahan yang jelas.
- Expiry Management: Menyediakan pengingat otomatis kepada pemilik dokumen terkait tenggat kedaluwarsa untuk memastikan pembaruan dilakukan tepat waktu.
Untuk memastikan solusi yang Anda pilih benar-benar selaras dengan kebutuhan operasional perusahaan, pengalaman langsung terhadap sistem menjadi langkah yang penting. Manfaatkan kesempatan demo gratis dari HashMicro untuk mengevaluasi fitur-fitur unggulan dan melihat bagaimana sistem manajemen dokumen dapat meningkatkan efisiensi manajemen dokumen.
Kesimpulan
Dengan memahami berbagai jenis penyimpanan dan manfaat sistem pengarsipan, perusahaan dapat mengelola dokumen secara lebih efektif. Sistem yang tertata rapi memungkinkan pencarian dokumen lama dilakukan dengan cepat dan akurat saat dibutuhkan.
Optimalkan proses pengarsipan dokumen melalui sistem manajemen dokumen terbaik dari HashMicro. Solusi ini memungkinkan pencarian arsip hanya dalam hitungan detik, tanpa perlu repot menyusuri tumpukan dokumen fisik.
Kemudahan klasifikasi dan tingkat keamanan tinggi menjadikan sistem ini pilihan tepat untuk meningkatkan efisiensi kerja. Manfaatkan layanan demo gratis yang tersedia untuk mengetahui bagaimana solusi kami dapat menunjang operasional bisnis Anda secara optimal.
Pertanyaan Seputar Sistem Penyimpanan Arsip
-
Apa saja jenis sistem penyimpanan arsip?
Jenis sistem penyimpanan arsip meliputi: sistem subjek, sistem abjad, sistem tanggal, sistem nomor, sistem wilayah, dan sistem penyimpanan digital. Untuk arsip digital, digunakan teknik lanjutan seperti content-addressable storage, hierarchical storage management, dan nearline storage untuk efisiensi dan keamanan data.
-
Apa saja 5 langkah penyimpanan arsip?
1. Mengklasifikasikan dokumen berdasarkan jenis, nilai, dan ketentuan hukum.
2. Menentukan media penyimpanan yang sesuai (fisik, digital, atau cloud).
3. Mengorganisasi dan memberi label file dengan sistem klasifikasi yang konsisten.
4. Menerapkan keamanan data, kontrol akses, dan backup berkala.
5. Melakukan audit, pemantauan, dan penyesuaian dengan kebijakan retensi arsip. -
Apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip?
Penyimpanan arsip adalah proses pengelolaan dokumen secara sistematis untuk memastikan keamanan, keteraturan, dan kemudahan akses, baik dalam bentuk fisik maupun digital, sesuai ketentuan retensi informasi.
