Sistem Penyimpanan Arsip: Berbagai Manfaat dan Jenisnya!

Dalam setiap perusahaan, dokumen merupakan satu hal yang penting. Dokumen harus dijaga dan diarsipkan karena isinya yang penting. Mengarsipkan dokumen-dokumen merupakan hal yang seharusnya dilakukan guna menjaga dokumen agar mudah mencari jika membutuhkannya suatu saat nanti. Untuk mengarsipkan juga mempunyai sistem penyimpanan arsip. Arsip merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang lembaga, organisasi maupun perorangan buat. 

Untuk mengarsipkan dokumen, jenisnya ada berbagai macam dan tidak bisa sembarangan memilih jenis karena harus menyesuaikan dengan perusahaan. Mengarsipkan dokumen memerlukan sistem agar memudahkan arsiparis ketika melakukan indexing. Salah satu sistem penyimpanan arsip yang dapat Anda pakai adalah menggunakan software manajemen dokumen terlengkap dari HashMicro agar kegiatan pengarsipan berjalan lebih cepat. Ketahui skema perhitungan software untuk memperkirakan harganya.  Lalu, apa saja jenis-jenis sistem penyimpanan arsip yang harus kita ketahui? Simak penjelasan artikel berikut ini! 

Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip menurut Muhidin dan Winata merupakan fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa depan. Kegiatan sistem penyimpanan arsip yaitu mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan dan juga merawat arsip agar aman digunakan dan ekonomis. Mudahnya, sistem penyimpanan arsip atau document management system (DMS) adalah kegiatan manajerial yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip. Sistem ini bertujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi penting.  Selain itu, agar memiliki dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan serta kejadian, peristiwa, atau kegiatan yang nyata.    

Dengan adanya aplikasi arsip yang sesuai dengan sistem penyimpanan arsip perusahaan, mengelola arsip menjadi lebih mudah melakukannya. Apabila ingin mencari arsip lama di masa depan, mudah untuk mencarinya karena telah mempunyai sistem penyimpanan arsip. Untuk mengelola arsip yaitu dengan cara melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengendalian atau pengawasan pada arsip dan sumber daya yang mengurus arsip. Mengarsipkan dokumen kini dapat melakukannya dengan cara yang modern yaitu dengan menggunakan sebuah sistem manajemen dokumen terbaik sehingga mempermudah pengarsipan.

Jenis-Jenis Sistem Penyimpanan Arsip

Setelah mengetahui definisi sistem penyimpanan arsip, terdapat juga macam-macam sistem penyimpanan arsip yang dapat Anda gunakan untuk mengarsip sesuai dengan sistem perusahaan. Berikut adalah jenis-jenis dari sistem penyimpanan arsip:

Sistem subjek (subjectical filing system)

Sistem subjek merupakan sistem penyimpanan arsip yang mengelompokkan arsip berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan atau instansi pemerintahan cocok dengan sistem ini. Cara penyimpanan dan penemuan arsip sistem subjek berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Kelebihan penggunaan sistem subjek yaitu, waktu untuk mencari dokumen lebih hemat karena permasalahannya berada pada satu tempat penyimpanan. Kita juga dapat memperluas dokumen subjek secara mudah dengan menyisipkan subjek baru atau menambah sub subjek pada subjek utama. 

Kelemahan penggunaan sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem subjek yaitu, pengklasifikasian yang sulit apabila ada berbagai perihal atau subjek yang hampir sama. Apabila tidak membatasi penggunaan istilah, penyimpanan tidak efektif. Daftar subjek atau daftar klasifikasi dapat rawan tumbuh secara tidak terkendali. Butuhnya bantuan analisis arsip berpengalaman untuk mengembangkan daftar klasifikasi. Penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek dapat mempersulit pencarian.

Baca juga: Beralih ke Paperless dengan 8 Langkah Mudah

Sistem abjad (alphabetical filing system)

Sistem abjad pada sistem penyimpanan arsip merupakan sistem yang mengurutkan arsip berdasarkan abjad. Cara melakukan metode ini yaitu dengan menyusun arsip secara berurut mulai dari awalan A sampai Z dengan tetap berpedoman pada peraturan indexing. Untuk menyusun arsip dengan sistem ini, terbagi menjadi beberapa golongan yakni nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah dan nama organisasi atau perhimpunan. Sistem abjad membutuhkan standar peraturan dari organisasi sehingga semua anggota harus mengikuti prosedur organisasi. 

Kelebihan dari sistem abjad adalah, untuk penataan folder lebih mudah dipahami. Mengelompokkan berdasarkan abjad yang sama dapat meminimalisir kesalahan dan lebih mudah untuk mencari dokumen. Dokumen arsip yang berasal dari satu nama juga akan berkelompok menjadi satu. Kelebihan lainnya surat masuk dan keluar tersimpan bersebelahan dalam satu map sehingga mudah untuk mencarinya.

Kelemahan dari sistem abjad yaitu, untuk memberikan label pada folder membutuhkan banyak tenaga. Adanya kesalahan dalam menempatkan berkas apabila tidak memiliki SOP yang tepat dan juga mudah untuk memalsukan berkas karena mudah mengganti abjad dalam surat. Menggunakan peraturan indeks jika ingin menyimpan arsip. Apabila Anda ingin mengirimkan surat yang saling berhubungan namun dalam nama yang berbeda, maka penyimpanannya juga akan berbeda sehingga merepotkan apabila ingin mencari kedua surat tersebut di tempat yang berbeda.

Sistem tanggal (chronological filing system)

Sistem tanggal pada penyimpanan arsip adalah sistem yang mengurutkan surat berdasarkan tanggal menerima surat dan mengirimkan surat sehingga cocok jika mencari surat berdasarkan waktu kejadian. Dalam mengindex arsip pada metode ini juga menyusun frekuensi surat berdasarkan harian, mingguan dan bulanan. 

Kelebihan pada sistem tanggal ini sangat cocok bagi surat yang memiliki tanggal jatuh tempo serta dapat melakukan penyimpanan arsip secara lebih mudah. Kelemahannya adalah, untuk mencari arsip terbilang cukup sulit karena membutuhkan kombinasi abjad, tidak hanya tanggal. Hal tersebut bermanfaat untuk organisasi kecil dengan dokumen yang tidak terlalu banyak.

Sistem nomor (numerical filing system)

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip artinya Anda menggunakan nomor sebagai pengganti nama orang atau badan ketika mengklasifikasikan dokumen. Mengganti nomor seperti ini disebut juga indirect filing system. Dalam menentukan nomor pada arsip Anda, cara melakukannya adalah dengan mengelompokkan berdasarkan masalahnya terlebih dahulu.  Macam-macam sistem nomor yang digunakan dalam penyimpanan arsip meliputi sistem nomor berdasarkan desimal, terminal, middle digit dan soundex.

Kelebihan yang terdapat pada sistem ini adalah, melakukan indexing lebih sederhana dan cepat. Semua jenis dokumen juga dapat menggunakan sistem ini bahkan dalam menyimpan arsip dapat mencantumkan sebagai nomor referensi ketika ada korespondensi dengan pihak internal dan eksternal. Namun, kelemahan dari sistem ini adalah memakan waktu yang lebih lama saat mengindex dokumen. Menggunakan lebih banyak folder untuk berbagai jenis dokumen atau surat serta untuk menyimpan semua arsip membutuhkan ruangan yang lebih luas.

Sistem wilayah (geographical filing system)

Sistem wilayah dalam sistem penyimpanan arsip maksudnya adalah mengelompokkan arsip-asip berdasarkan daerah atau wilayah yang terdapat pada alamat surat atau dokumen. Untuk mengarsipkan dokumen dengan sistem ini, cara pengklasifikasiannya dengan mengelompokkan atau menempatkan penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya. 

Kelebihan dari sistem ini adalah, jika sudah mengetahui wilayahnya maka akan mudah mencari dokumen jika ada dokumen yang telah tersimpan. Melakukan penyimpanan bisa secara langsung tanpa membutuhkan rujukan atau bantuan indeks. Sementara itu, kelemahannya adalah membutuhkan indeks yang lebih tepat dan teliti. Berisiko adanya salah penyimpanan apabila tidak mengetahui pembagian wilayah. Jika ada dokumen yang alamatnya tidak lengkap maka akan sulit pengelompokannya serta membutuhkan SOP yang jelas dan terperinci.

Baca juga: Sistem HRIS: Fungsi, Fitur, dan Cara Kerjanya

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan Arsip adalah langkah-langkah untuk menyimpan sebuah arsip. Dalam prosedur penyimpanan arsip, terdapat dua jenis yaitu penyimpanan sementara dan penyimpanan tetap. Berikut adalah penjelasannya:

Penyimpanan sementara (File pending)

File pending yang disebut juga follow up file merupakan sistem penyimpanan arsip yang dilakukan secara sementara atau temporer sebelum proses dokumen selesai. Caranya adalah dengan melakukan pemberian label tanggal pada map-map yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulannya terdiri dari 31 map tanggal yang meliputi bulan yang sedang berjalan, bulan berikutnya, dan berikutnya lagi. Untuk pergantian bulan, cara menunjuknya adalah dengan pergantian penunjuk (guide) yang berjumlah 12. Adapun dokumen yang di pending sampai waktu tertentu dapat memasukkannya pada map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Setelah terproses, kemudian menyimpan dokumen yang di pending pada file penyimpanan dan menempatkan file pending pada salah satu laci dari lemari arsip.

Penyimpanan tetap (file permanen)

Banyaknya dokumen yang hilang akibat perusahaan kurang memahami prosedur menyimpan arsip membuat masalah jika telah sampai ke penyimpanan. Kecepatan menemukan dokumen sangat memegang peranan tergantung dengan sistem, peralatan dan petugas filing. Langkah untuk menyimpan adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa setiap lembar arsip untuk memastikan arsip telah siap disimpan. Meminta penjelasan kepada yang berhak, dan meminimalisir terjadinya kehilangan surat jika terjadi surat belum ditandai namun sudah tersimpan. 
2. Mengindeks dengan cara menentukan nama, subjek, atau kata tangkap pada surat sebelum menyimpannya. 
3. Pengkodean dengan cara memberi tanda garis atau lingkaran pada kata lengkap yang telah ditentukan setelah mengindeks. Dengan tanda ini, surat akan disortir dan disimpan. Jika suatu saat ada yang meminjam atau mengeluarkan file, petugas akan mudah lagi menyimpan surat tersebut dengan tanda yang sudah ada.
4. Menyortir dengan cara mengelompokkan dokumen sesuai dengan sistem yang ada sebelum menyimpannya. 
5. Menyimpan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan.

Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen untuk Arsip

Untuk memaksimalkan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan, salah satu cara yang dapat Anda lakukan untuk mempercepat prosesnya adalah dengan menggunakan suatu sistem manajemen dokumen terbaik yang berbasis cloud. Dengan menggunakan sistem ini, pencarian lebih cepat karena tidak memakan waktu yang lama lagi dan menghemat kertas serta ramah lingkungan karena telah menggunakan cara baru dengan cloud. Dengan sistem manajemen dokumen terunggul, siapapun yang membutuhkan dapat mengakses dokumen di mana saja dan kapan saja. Sistem ini sangatlah cocok bagi perusahaan yang mempunyai banyak dokumen untuk diarsip. Selain keamanan yang terjamin, adanya fitur folder dan subfolder juga memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dokumen dengan kategori yang sama. 

Kesimpulan 

Kini, Anda sudah mengetahui jenis-jenis penyimpanan serta manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip. Memiliki sistem dalam manajemen pada dokumen-dokumen Anda sangatlah penting untuk kemudahan pencarian apabila suatu saat nanti membutuhkan dokumen lama untuk melihatnya. Bayangkan jika Anda tidak mempunyai sistem dan menumpukkan dokumen begitu saja. Sulit untuk mencari dan perlu waktu yang lama pula. 

Permudah pengarsipan dokumen Anda dengan sistem manajemen dokumen terbaik dari HashMicro. Dengan penggunaan software untuk mengarsipkan berkas-berkas, mencari dokumen lama hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja. Keamanan dan kemudahan dalam mengelompokkan dokumen membantu perusahaan bekerja secara lebih cepat dan efisien. Unduh skema harga software manajemen dokumen dan dapatkan demo gratis untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.