Pengertian Surat Penawaran Harga, Jenis, Komponen, dan Contohnya!

Penjual sering menggunakan surat penawaran untuk mempresentasikan produk atau layanan mereka kepada pembeli potensial. Namun, surat penawaran juga dapat penjual buat berdasarkan permintaan dari calon pembeli. Selain itu, surat penawaran harga barang biasanya perusahaan atau pelaku usaha gunakan untuk menawarkan barang beserta  harganya kepada konsumen yang membutuhkan, baik pelaku usaha, perusahaan maupun lembaga.

Saat ini, ada banyak teknologi untuk membuat surat penawaran barang Anda secara otomatis, salah satunya dengan software marketing automation. 

Untuk mengetahui lebih jelasnya mengenai apa itu surat penawaran harga? Apa saja yang membuat surat penawarn harga sering perusahaan atau pelaku usaha gunakan? Simak artikel berikut ini. 

Pengertian Surat Penawaran Harga

Berdasarkan definisinya, surat penawaran  adalah dokumen yang dapat diedit yang berisi harga semua barang atau layanan yang perusahaan tawarkan, termasuk detail tentang harga, diskon, dan waktu pengiriman tersebut. Dokumen ini biasanya penjual edit dan kirim ke calon pelanggan berdasarkan permintaan mereka untuk barang atau jasa tertentu. Surat ini juga dapat menjadi dukungan untuk mempromosikan produk-produk terbaru yang baru saja dihadirkan ke publik. Untuk mengelola dokumen perusahaan dengan lebih mudah, aman dan akses fleksibel. Anda dapat menggunakan Document Management Software dari HashMicro yang terintegrasi.

Pentingnya surat penawaran harga  menjadi alasan yang wajar bagi pengusaha untuk menyampaikannya kepada pihak terkait. Pemasok harus menyiapkan penawaran harga, dengan mempertimbangkan manfaatnya. Ciptakan spread keuntungan yang cukup sehingga ada ruang untuk pengurangan harga jika ada permintaan penurunan harga dari pelanggan. Penting untuk mengklarifikasi bahwa di suatu tempat dalam kutipan terlampir yang terkirim ke calon pelanggan dijelaskan bahwa harga yang Anda tetapkan adalah harga tetap.

Jenis-jenis Surat Penawaran Harga

Berbagai jenis surat penawaran dapat digunakan untuk alasan tertentu tergantung pada persyaratan industri. Jenis termasuk template penawaran untuk harga, penjualan, pesanan pembelian, perjalanan bisnis, dan acara perusahaan umum. Berikut penjelasan berbagai jenis surat penawaran harga:

Surat penawaran harga

Surat penawaran merupakan salah satu jenis surat yang cukup terkenal di dunia bisnis. Dalam surat ini, penjual atau perusahaan yang menjual suatu produk menawarkan harga tertentu dari produk tersebut kepada pihak lain, biasanya toko, perusahaan, instansi, atau lembaga tertentu.

Tergantung pada jenis hubungan antara perusahaan dan pelanggan, surat penawaran ini harus memuat nama perusahaan, informasi pelanggan, tanggal kedaluwarsa, deskripsi barang atau jasa, harga dan informasi terkait lainnya.

Surat penawaran penjualan

Surat penawaran penjualan merupakan sebuah dokumen yang berisi ringkasan pesanan pembeli, biasanya dikirimkan kepada mereka setiap kali mereka memesan produk atau layanan tertentu dari penjual. Dokumen ini juga memberikan gambaran umum tentang biaya yang terkait dengan pemenuhan pesanan dari pembeli potensial.

Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian (PO) adalah dokumen bisnis resmi pertama dan penawaran  yang pembeli keluarkan kepada penjual yang menyatakan jenis, jumlah, dan harga yang mereka sepakati untuk suatu produk atau layanan. Pada dasarnya, ini merupakan dokumen resmi yang memungkinkan pembeli untuk membeli sekarang dan membayar nanti.

Penawaran Perjalan Bisnis

Kutipan perjalanan bisnis adalah dokumen yang berisi biaya perjalanan, akomodasi, dan transportasi untuk melakukan perjalanan bisnis, biasanya agen perjalanan akan kirim ke pemilik kepentingan bisnis atau perusahaan yang secara teratur membawa karyawannya ke luar negeri untuk urusan bisnis.

Penawaran Acara Perusahaan

Terakhir, ada penawaran acara perusahaan yang biasa perencana acara gunakanuntuk memberikan informasi  biaya untuk perencanaan acara  perusahaan. Kutipan tersebut berisi gambaran tentang biaya dekorasi, makanan, lokasi, mc dan hal-hal lain yang acara tersebut perlukan. Penawaran yang perencana acara kirim biasanya merupakan kombinasi  kutipan yang dikirim oleh  orang yang berbeda dan merupakan bagian integral dari acara tersebut.

Komponen dalam surat penawaran harga

Saat menulis surat ini, ada beberapa hal yang harus perusahaan perhatikan dalam penulisannya, yaitu:

Tanggal penawaran

Waktu penawaran adalah informasi berupa tanggal dan bulan saat penawaran berlangsung. Perusahaan perlu berhati-hati saat mengirimkan produk ke konsumen. Dengan cara ini perusahaan dapat mengirimkan produk ke konsumen tepat waktu. Produk yang tidak dikirim  sesuai kesepakatan awal antara penjual dan konsumen tentu akan mengecewakan konsumen. Hal ini dapat mengurangi kepercayaan konsumen terhadap bisnis.

Masa Berlaku

Dalam isi surat juga harus mencantumkan masa berlaku pembuatan suatu produk. Jika perusahaan penjual dan konsumen menyepakati jangka waktu produksi  satu bulan, ini harus diperhatikan. Jika masa berlaku tidak perusahaan penjual tepati,  konsumen akan kecewa. Hal ini dapat menyebabkan konsumen enggan untuk membeli kembali  produk  perusahaan.

Nomor penawaran

Komponen nomor penawaran memiliki fungsi untuk memberikan identitas setiap transaksi yang dilakukan. Sebagai aturan, setiap penawaran memiliki istilah yang berbeda. Nomor penawaran memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan eksekusi produk dari waktu ke waktu.

ID Pelanggan

Akan lebih baik jika surat berisi informasi tentang identitas klien. Ini bisa menjadi nomor unik yang berbeda dari pelanggan ke pelanggan lainnya. Selain itu dengan adanya identitas pelanggan dapat memudahkan dalam mengidentifikasi kebutuhan setiap pelanggan. Anda dapat membuat ID card pelanggan untuk mempermudah penyimpanan data dengan menggunakan sistem barcode. 

Alamat pelanggan

Alamat pelanggan juga harus tercantum dalam surat penawaran. Mengapa? Karena alamat pelanggan membantu perusahaan untuk mengirimkan produk yang telah pelanggan pesan. Sehingga hal tersebut dapat memudahkan perusahaan dalam pengiriman.

Deskripsi produk

Setiap produk yang tersedia dalam surat penawaran harga harus tersaji dalam deskripsi produk. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi tentang produk yang penjual tawarkan. Hal ini memungkinkan konsumen untuk mengetahui pro dan kontra dari suatu produk tertentu.

Syarat & Ketentuan

Syarat dan ketentuan umum harus berlaku untuk setiap produk yang perusahaan tawarkan. Informasi ini harus perusahaan penjual dan konsumen diskusikan. Jika kedua belah pihak setuju, produk akan perusahaan penjual pasok. Dan konsumen tunduk pada semua ketentuan yang berlaku.

Contact Person

Jika konsumen membutuhkan informasi lebih lanjut tentang produk, konsumen dapat menghubungi perusahaan penjual melalui kontak yang tersedia. Dengan cara ini, kepercayaan konsumen dapat terjaga jika perusahaan Anda menyediakan contact person yang dapat dihubungi.

Efisiensi Pembuatan Surat Penawaran dengan Software CRM HashMicro

Dalam dunia bisnis, kecepatan dan akurasi dalam komunikasi dengan pelanggan menjadi kunci kesuksesan. Menggunakan software CRM, seperti yang ditawarkan oleh HashMicro, memudahkan perusahaan dalam membuat surat penawaran. Dengan integrasi data pelanggan yang terpusat, Anda dapat dengan mudah mengakses informasi yang relevan saat menyusun surat penawaran, sehingga mengurangi waktu yang biasanya diperlukan untuk pencarian manual data.

Selain itu, template surat yang tersedia memastikan format dan konten surat tetap konsisten, meningkatkan profesionalitas dan brand image perusahaan Anda. Dengan demikian, software CRM HashMicro tidak hanya mempercepat proses pembuatan surat penawaran, tetapi juga meningkatkan kualitas komunikasi dengan pelanggan, memberi Anda keunggulan kompetitif di pasar.

Kesimpulan

Itulah pembahasan mengenai surat penawaran harga. Kita menjadi mengerti bagaimana surat penawaran harga menjadi sangat penting untuk sebuah perusahaan yang memiliki produk untuk dijual kepada konsumennya. Menyiapkan penawaran harga seperti sudah menjadi kewajiban bagi setiap pengusaha.

Jika Anda memiliki sebuah perusahaan yang membutuhkan pengelolaan dokumen yang baik, jangan ragu untuk menghubungi HashMicro. Kami  menyediakan sistem manajemen dokumen terlengkap yang dapat membantu kebutuhan bisnis Anda.