Invoice Matching: Pengertian, Jenis, dan Cara Kerjanya

Proses pembayaran tagihan yang tidak akurat sering kali menjadi penyebab utama ketidaksesuaian data, keterlambatan pembayaran, hingga potensi kerugian finansial. Ketika invoice yang diterima tidak sesuai dengan barang yang dikirim, tim keuangan akan kesulitan memastikan validitas transaksi. Di sinilah invoice matching itu penting.

Invoice matching adalah proses mencocokkan invoice yang diterima dari vendor dengan dokumen terkait seperti purchase order dan penerimaan barang. Tujuannya adalah memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk barang atau jasa yang dipesan telah diterima sesuai kesepakatan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas invoice matching secara lengkap mulai dari pengertian, jenis-jenisnya, hingga cara kerjanya dalam proses verifikasi pembayaran. Simak pembahasannya hingga akhir untuk mendapatkan pemahaman menyeluruh dan contoh penerapannya dalam praktik bisnis.

Apa Itu Invoice Matching? 

Invoice matching adalah proses verifikasi dokumen untuk memastikan bahwa invoice yang diterima dari vendor sesuai dengan dokumen pendukung lainnya, seperti purchase order dan penerimaan barang. Proses ini bertujuan mencegah kesalahan pembayaran atau pembayaran atas barang yang tidak diterima.

Salah satu metode yang umum digunakan adalah two-way matching, yaitu mencocokkan invoice dengan purchase order untuk memastikan kesesuaian harga dan jumlah barang. Sementara itu, purchase order matching atau three-way matching menambahkan satu langkah lagi, yakni mencocokkan invoice, PO, dan dokumen penerimaan barang.

Pencocokan invoice biasanya dilakukan secara manual oleh tim keuangan, namun kini banyak perusahaan menggunakan sistem otomatis untuk mempercepat proses dan mengurangi risiko human error. Praktik ini sangat penting dalam menjaga integritas keuangan dan kelancaran hubungan bisnis dengan supplier.

Tiga Jenis Invoice Matching

Proses invoice matching tidak hanya terpaut pada satu jenis, melainkan memiliki beberapa metode yang digunakan sesuai kebutuhan dan kompleksitas transaksi. Memahami tiap jenisnya sangat penting agar proses verifikasi invoice berjalan akurat dan efisien, serta meminimalkan risiko kesalahan pembayaran.

Berikut adalah penjelasan metode pencocokan faktur yang perlu Anda pahami: 

1. Two-Way Invoice Matching

Metode ini dilakukan dengan mencocokkan dua dokumen, yaitu invoice dan purchase order. Proses 3 way invoice matching belum digunakan di sini, sehingga validasi hanya fokus pada harga dan kuantitas yang tertera di kedua dokumen tersebut. 

Meskipun cukup umum, metode ini memiliki keterbatasan karena tidak memastikan apakah barang benar-benar sudah diterima.

2. Three-Way Invoice Matching

Jenis ini merupakan metode paling aman dan paling banyak digunakan. 3 way invoice matching mencocokkan invoice, purchase order, dan dokumen penerimaan barang (GRN). Dengan proses pencocokan faktur yang lebih ketat, perusahaan dapat mencegah kesalahan pembayaran dan memastikan semua transaksi telah memenuhi syarat sebelum dibayar.

3. Four-Way Invoice Matching

Proses ini menambahkan satu dokumen lagi ke dalam proses verifikasi, yaitu inspeksi barang atau jasa. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa kualitas barang sesuai dengan yang diharapkan sebelum melakukan verifikasi invoice. Meskipun lebih kompleks, metode ini ideal untuk pembelian besar atau proyek strategis yang membutuhkan ketelitian tinggi.

Mengapa Melakukan Invoice Matching itu Penting?

Melakukan pencocokan invoice bukan hanya soal mencocokkan dokumen, tetapi juga memberikan dampak nyata bagi efisiensi dan kesehatan finansial bisnis. Apa saja dampaknya? Berikut alasan pentingnya praktik ini:

1. Memangkas waktu pemrosesan manual

Dengan pencocokan invoice secara otomatis, perusahaan tidak lagi menghabiskan waktu memeriksa satu per satu dokumen secara manual. Proses ini mempercepat siklus pembayaran dan mengurangi beban kerja administratif.

2. Analisis harga dan biaya yang lebih baik

Pencocokan invoice dapat membantu perusahaan menilai kesesuaian harga antara faktur, PO, dan penerimaan barang. Hal ini memudahkan evaluasi efektivitas kontrak dan pengendalian biaya.

3. Mengelola arus kas secara lebih efisien

Dengan mencocokkan invoice lebih awal, perusahaan dapat merencanakan pembayaran tepat waktu dan menghindari keterlambatan atau denda. Ini berdampak langsung pada pengelolaan arus kas yang lebih stabil.

4. Menjaga hubungan baik dengan supplier

Proses yang cepat dan akurat membuat supplier lebih percaya terhadap integritas pembayaran perusahaan. Hal ini memperkuat kerja sama jangka panjang dan mempercepat respon layanan.

5. Meningkatkan akurasi dan keamanan

Pencocokan invoice dapat mengurangi risiko human error dan potensi fraud karena semua transaksi dapat diverifikasi silang dengan data yang terdokumentasi. Ini memberikan jaminan keamanan dan transparansi yang lebih tinggi.

Bagaimana Cara Kerja Invoice Matching? 

Proses kerja pencocokan invoice terdiri dari beberapa tahapan penting yang saling berkaitan. Setiap tahap perlu dipahami dengan baik agar pembaca mengetahui bagaimana sistem ini membantu memastikan keakuratan pembayaran. Berikut penjelasan lengkapnya di bawah ini:

1. Purchase Order (PO) dibuat

Perusahaan membuat PO yang berisi detail barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga, dan deskripsi.

2. Barang diterima dan dicatat

Saat barang tiba, tim gudang memverifikasi dan mencatat penerimaan barang menggunakan dokumen seperti GRN (Goods Receipt Note).

3. Invoice diterima dari vendor

Vendor mengirimkan faktur berdasarkan pesanan dan pengiriman yang telah dilakukan.

4. Pencocokan dokumen (matching)

Sistem atau tim keuangan mencocokkan PO, GRN, dan invoice—dikenal sebagai 3-way matching. Jika hanya PO dan invoice yang dicocokkan, disebut 2-way matching.

5. Verifikasi dan persetujuan pembayaran

Jika semua dokumen sesuai, invoice disetujui untuk dibayar. Jika ada ketidaksesuaian, perlu dilakukan pengecekan ulang sebelum proses pembayaran dilanjutkan.

Contoh Invoice Matching

PT Cahaya Terang memesan 200 unit bohlam hemat energi dari supplier bernama CV Sinar Abadi. Tim pembelian membuat purchase order (PO) dengan rincian harga Rp30.000 per unit, total senilai Rp6.000.000.

Beberapa hari kemudian, tim gudang menerima pengiriman dari CV Sinar Abadi. Setelah dicek, semua barang tiba dalam jumlah dan kondisi yang sesuai. Petugas gudang mencatat penerimaan tersebut melalui dokumen Goods Receipt Note (GRN).

Setelah pengiriman selesai, CV Sinar Abadi mengirimkan invoice senilai Rp6.000.000 sesuai pesanan. Tim keuangan PT Cahaya Terang kemudian melakukan proses pencocokan invoice: mereka mencocokkan data dari PO, GRN, dan invoice.

Hasil pencocokan menunjukkan bahwa:

• Jumlah unit pada PO, GRN, dan invoice: 200 unit
• Harga per unit di semua dokumen: Rp30.000
• Total nilai: Rp6.000.000
• Barang diterima tanpa kekurangan

Karena tidak ada perbedaan atau ketidaksesuaian, invoice disetujui dan pembayaran kepada CV Sinar Abadi segera diproses. Proses ini berjalan cepat dan lancar karena semua dokumen konsisten dan mudah diverifikasi.

HashMicro: Solusi Lengkap untuk Otomatisasi Invoice Matching di Perusahaan Anda

Sistem invoice HashMicro adalah solusi cerdas berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pencocokan invoice secara menyeluruh. Dilengkapi dengan data real-time, sistem ini memungkinkan tim keuangan untuk langsung melihat status PO, penerimaan barang, dan faktur tanpa harus membuka file terpisah atau menunggu laporan manual. 

Tak hanya itu, sistem HashMicro juga memiliki integrasi menyeluruh dengan modul lain seperti procurement, inventory, hingga accounting. Dengan keterhubungan ini, proses pencocokan invoice bisa dilakukan lintas departemen dalam satu sistem terpadu tanpa perlu input ulang data atau risiko inkonsistensi antar dokumen.

Lebih unggul lagi, HashMicro menghadirkan AI assistant bernama Hashy yang membantu pengguna mengidentifikasi anomali dalam invoice, memberikan rekomendasi tindakan saat terjadi mismatch, mengelola e-invoice, hingga mempercepat proses approval dengan analisis otomatis. 

Dengan kombinasi fitur real-time data, integrasi sistem, dan AI, HashMicro menjadi solusi invoice matching yang tidak hanya cepat dan akurat, tetapi juga cerdas dan adaptif terhadap kebutuhan bisnis modern.

Berikut adalah fitur yang ditawarkan oleh aplikasi invoice HashMicro: 

• Hashy AI: Hashy AI secara aktif membantu proses invoice matching dengan mengirimkan notifikasi untuk invoice yang belum dibayar dan mendeteksi ketidaksesuaian sejak dini. AI ini mempercepat proses pengecekan dan mencegah human error, sehingga validasi faktur lebih efisien.
• Tax & Discount Management: Fitur ini memungkinkan sistem secara otomatis memverifikasi apakah potongan harga dan pajak yang tercantum di invoice sudah sesuai dengan PO dan kebijakan perusahaan. Ini penting dalam matching karena perbedaan kecil dalam nominal bisa menyebabkan invoice ditolak.
• Online Payment Management: Dengan mendukung berbagai metode pembayaran, fitur ini membantu mengonfirmasi status pembayaran secara real-time. Hal ini mempermudah verifikasi bahwa invoice yang dicocokkan memang sudah atau belum dibayar sesuai ketentuan.
• Credit Limit Management: Sistem ini mencegah invoice melebihi batas kredit yang ditetapkan. Saat melakukan matching, sistem akan otomatis menandai invoice yang berisiko melampaui limit pelanggan, sehingga bisa dicegah sebelum disetujui untuk pembayaran.
• Custom Printout for Invoices: Desain faktur yang konsisten dan sesuai standar mempermudah tim keuangan dalam memverifikasi isi invoice. Informasi yang jelas dan terstruktur membantu proses invoice matching berjalan lebih cepat dan akurat.
• Three-Way Matching System: Inilah inti dari fitur invoice matching di HashMicro. Sistem mencocokkan PO, GRN (penerimaan barang), dan invoice secara otomatis. Ini mengurangi kesalahan, mendeteksi selisih jumlah atau harga, dan memastikan transparansi setiap transaksi sebelum invoice disetujui.

Kesimpulan

Invoice matching merupakan proses penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan, yang memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk transaksi yang valid dan sesuai. Dengan memahami jenis-jenis invoice matching serta cara kerjanya, perusahaan dapat menghindari kesalahan pembayaran, meningkatkan akurasi, dan menjaga transparansi proses pembelian.

Untuk itu, penggunaan sistem yang terintegrasi menjadi kunci efisiensi. Salah satu solusi terbaik adalah sistem invoice dari HashMicro, yang tidak hanya mendukung three-way matching, tetapi juga dilengkapi dengan AI Hashy, integrasi modul otomatis, serta pembaruan data real-time. Dengan fitur ini, proses verifikasi invoice menjadi lebih cepat, aman, dan minim kesalahan.

Ingin merasakan kemudahan mengelola invoice matching secara otomatis? Coba demo gratis sistem invoice HashMicro sekarang dan temukan solusi yang tepat untuk bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Invoice Matching

• Apa itu invoice matching?

  Invoice matching adalah proses mencocokkan faktur dengan dokumen pendukung seperti purchase order dan penerimaan barang untuk memastikan keakuratan sebelum pembayaran dilakukan.

• Apa saja software yang dapat melakukan invoice matching?

  Beberapa software yang dapat melakukan invoice matching antara lain SAP, Oracle NetSuite, Zoho Invoice, dan sistem invoice HashMicro yang menawarkan pencocokan otomatis dengan integrasi real-time dan fitur AI.

• Apa saja jenis bisnis yang perlu melakukan invoice matching?

  Invoice matching dibutuhkan oleh berbagai jenis bisnis seperti manufaktur, ritel, distribusi, logistik, hingga perusahaan jasa yang rutin melakukan pembelian barang atau layanan dalam jumlah besar.