Mengelola persediaan bukanlah tugas mudah, banyak perusahaan masih kesulitan menentukan jumlah stok yang tepat, sehingga sering mengalami kelebihan persediaan atau justru kekurangan barang saat dibutuhkan pelanggan.
Masalah ini semakin rumit ketika data tidak akurat, proses masih manual, dan tim gudang harus menghabiskan waktu hanya untuk mencari tahu posisi stok yang sebenarnya. Akibatnya, biaya penyimpanan membengkak, potensi penjualan hilang, dan operasional menjadi tidak efisien.
Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan membutuhkan sistem inventory control yang terstruktur, real-time, dan terotomatisasi agar bisa menjaga ketersediaan barang pada level optimal serta mendukung keputusan bisnis yang lebih akurat. Bacalah artikel ini hingga akhir untuk mendapatkan informasi lebih lengkap terkait dengan inventory control.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Inventory Control?
Inventory control adalah proses pengelolaan persediaan yang memastikan stok barang selalu tersedia untuk memenuhi permintaan konsumen secara cepat dan tepat. Proses ini mencakup pengaturan barang jadi, bahan baku, hingga produk setengah jadi yang disimpan di gudang.
Dengan inventory control, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara biaya penyimpanan dan ketersediaan barang. Persediaan selalu siap pakai, risiko kekurangan stok berkurang, dan kepuasan pelanggan tetap terjaga. Hal ini juga berpengaruh langsung pada profitabilitas bisnis.
Tidak heran jika inventory control kini menjadi perhatian utama bagi perusahaan distribusi dan ritel dengan volume persediaan besar. Pengelolaan inventory gudang yang efektif bukan hanya mendukung kelancaran operasional, tetapi juga menjadi faktor penentu daya saing di pasar.
Fungsi Inventory Control
Inventory control memastikan perusahaan dapat mengelola stok serta mematuhi aturan, seperti PSAK 14 untuk perlakuan akuntansi persediaan dan SNI ISO 28000:2009 yang mengatur keamanan rantai pasok.
Berikut fungsi utama dari inventory control:
- Prioritasi Persediaan: Menetapkan barang sesuai tingkat kepentingan dan kebutuhan.
- Otomatisasi Pencatatan dengan Barcode/RFID: Mencatat pergerakan barang secara cepat dengan tingkat akurasi tinggi.
- Identifikasi Barang Lengkap: Memberi nomor identitas, deskripsi, dan lokasi pada setiap item.
- Kesesuaian Stok Operasional: Mengatur jumlah barang agar sesuai dengan kebutuhan proses produksi atau distribusi.
- Antisipasi Restock: Memberikan penanda untuk pemesanan ulang ketika persediaan mulai menipis.
- Laporan Real-time: Menyajikan data inventaris yang selalu terbarui.
- Visibilitas Lintas Divisi: Menyediakan akses data stok yang sama bagi gudang, penjualan, dan distribusi.
Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management
Meskipun sering dianggap sama, inventory control dan inventory management memiliki ruang lingkup yang berbeda.
| Inventory Control | Inventory Management |
|---|---|
|
|
Perusahaan yang ingin bertumbuh membutuhkan sistem inventory management yang terintegrasi, karena mampu menghubungkan kontrol stok dengan strategi bisnis secara keseluruhan.
Metode Inventory Control
Tanpa metode dan laporan stok barang yang sistematis, perusahaan bisa mengalami stockout (kekurangan barang), overstock (kelebihan barang), dan pemborosan biaya operasional.
Berikut adalah beberapa metode inventory control yang umum digunakan di perusahaan:
1. Just In Time (JIT)
JIT adalah metode pengendalian persediaan di mana barang dipesan dan diterima tepat pada saat dibutuhkan. Pendekatan ini bertujuan menekan biaya penyimpanan seminimal mungkin. JIT hanya dapat berhasil bila quality control rantai pasok sangat stabil dan memiliki pemasok terpercaya yang dapat mengirimkan barang tepat waktu.
2. Pengiriman Massal (Bulk Shipping)
Metode ini melibatkan pengiriman barang dalam jumlah besar sekaligus untuk memenuhi SKU dalam periode tertentu. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengurangi frekuensi pemesanan dan memperoleh harga lebih murah dari pemasok karena pembelian dilakukan dalam volume tinggi.
3. Cross-docking
Distribusi cepat di mana barang yang datang dari pemasok tidak disimpan lama di gudang, melainkan langsung dipindahkan ke area outbound untuk dikirim ke pelanggan atau ke cabang lain. Proses ini memungkinkan perusahaan mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan, mempercepat aliran barang, dan menekan biaya operasional.
4. Consignment
Pemasok menitipkan barang di gudang atau toko perusahaan, tetapi kepemilikannya masih berada pada pemasok hingga barang tersebut terjual. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menekan risiko modal karena tidak perlu membeli stok di awal.
5. ABC Analysis
Analisis ABC mengelompokkan inventory usage berdasarkan nilai dan tingkat kepentingannya terhadap bisnis. Barang kategori A memiliki nilai tinggi dan harus diawasi ketat. Barang kategori B bernilai sedang, sementara kategori C memiliki nilai kecil namun jumlahnya banyak.
6. Penghitungan Siklus (Cycle Counting)
Audit persediaan berkala seperti reorder point yang dilakukan secara rutin pada kelompok barang tertentu tanpa harus menutup operasional gudang. Metode ini lebih efisien dibandingkan stock opname tahunan karena memungkinkan perusahaan mendeteksi selisih stok lebih awal dan memperbaiki akar masalah secara cepat.
Berikut adalah rangkuman metode inventory control yang dapat Anda gunakan:
| Metode | Penjelasan | Manfaat Utama |
| Just in Time | Metode pengendalian persediaan di mana barang dipesan dan diterima tepat pada saat dibutuhkan. | Menekan biaya penyimpanan seminimal mungkin. |
| Pengiriman massal | Metode ini melibatkan pengiriman barang dalam jumlah besar sekaligus | Mengurangi frekuensi pemesanan dan memperoleh harga lebih murah dari pemasok karena pembelian dilakukan dalam volume tinggi. |
| Cross-docking | Distribusi cepat di mana barang yang datang langsung dipindahkan ke area outbound untuk dikirim ke pelanggan atau ke cabang lain. | Memungkinkan perusahaan mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan, mempercepat aliran barang, dan menekan biaya operasional. |
| Consignment | Pemasok menitipkan barang di gudang atau toko perusahaan hingga barang tersebut terjual. | Perusahaan dapat menekan risiko modal karena tidak perlu membeli stok di awal. |
| ABC analysis | Mengelompokkan inventaris berdasarkan nilai dan tingkat kepentingannya terhadap bisnis. | Memfokuskan kontrol terhadap barang yang memberikan dampak terbesar pada nilai persediaan. |
| Penghitungan siklus | Audit persediaan berkala dilakukan secara rutin pada kelompok barang tertentu tanpa harus menutup operasional gudang. | Memungkinkan perusahaan mendeteksi selisih stok lebih awal dan memperbaiki akar masalah secara cepat. |
Tugas Inventory Control
Pengelolaan inventaris harus dijalankan oleh staf khusus dengan tanggung jawab yang jelas dan terukur. Berikut beberapa tugas utama yang biasa dilakukan oleh inventory control staff:
1. Penghitungan Stok
Staf inventarisasi bertanggung jawab memastikan jumlah barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses ini dilakukan melalui perhitungan stok secara menyeluruh dan berkala agar data yang diperoleh selalu akurat.
Selain itu, hasil perhitungan perlu direkap setiap hari untuk mencegah selisih atau kekurangan stok. Jika tidak dilakukan secara detail, kesalahan kecil bisa berpengaruh besar terhadap kelancaran operasional dan pengiriman barang.
2. Pengecekan Data
Setelah stok direkap, staf wajib melakukan verifikasi ulang antara catatan dan kondisi riil di gudang. Tujuannya agar tidak ada perbedaan jumlah yang bisa menimbulkan masalah pada laporan.
Apabila hasil pemeriksaan sudah sesuai, staf akan menyusun laporan singkat dan menyerahkannya kepada supervisor untuk evaluasi lebih lanjut. Tahap ini juga membantu mendeteksi kesalahan pencatatan sedini mungkin.
3. Pendataan Berkala
Inventory control staff juga bertugas memasukkan data stok ke dalam sistem secara berkala. Dengan dukungan teknologi, pendataan bisa dilakukan secara real-time sehingga posisi persediaan selalu terpantau.
Kegiatan ini penting dilakukan secara rutin agar perusahaan dapat segera mengetahui barang mana yang menipis dan memerlukan restock. Tanpa pendataan berkala, perusahaan berisiko menghadapi kehabisan stok yang menghambat proses produksi maupun distribusi.
4. Penyusunan Laporan
Tugas lain yang krusial adalah menyusun laporan detail terkait status inventaris. Laporan ini biasanya berisi informasi barang masuk dan keluar, jumlah persediaan saat ini, serta estimasi kebutuhan di periode berikutnya.
Dengan laporan yang lengkap, manajemen dapat membuat keputusan strategis, misalnya kapan harus melakukan pembelian ulang atau menambah kapasitas gudang. Laporan juga menjadi dokumen penting untuk audit internal maupun eksternal.
Manfaat Inventory Control untuk Bisnis Anda
Inventory control memberikan banyak keuntungan dalam menjaga kelancaran operasional bisnis. Berikut beberapa manfaat utamanya:
1. Menjaga Perhitungan Lebih Akurat
Dengan inventory control, perusahaan dapat mencatat persediaan secara detail dan real-time. Teknologi seperti sistem barcode, RFID, atau sistem WMS meminimalkan human error, sehingga data stok selalu akurat dan mudah dipantau kapan saja.
2. Membantu Pengambilan Keputusan
Kontrol inventaris yang baik mendukung keputusan strategis, mulai dari perencanaan pembelian hingga penjualan. Data stok yang terperinci (biasanya menggunakan aplikasi untuk stok barang) memungkinkan perusahaan melakukan forecasting, menyesuaikan produksi, dan mengevaluasi kinerja pemasok berdasarkan ketersediaan barang.
3. Mengurangi Risiko Write-off
Write-off sering terjadi karena barang rusak, kedaluwarsa, atau tidak lagi memiliki nilai jual. Dengan inventory control, perusahaan dapat memantau umur simpan produk, mengurangi pemborosan, serta menjaga nilai inventaris agar tetap optimal di laporan keuangan.
4. Memastikan Pesanan Tercukupi
Inventory control membantu perusahaan menjaga jumlah stok yang seimbang: tidak terlalu berlebih, namun cukup untuk memenuhi permintaan pasar. Dengan demikian, pesanan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu tanpa risiko kehabisan barang di gudang.
Untuk mengetahui estimasi biaya penerapan software inventory, Anda dapat meng-klik banner di bawah ini.
Permudah Pengelolaan Inventory Control Perusahaan dengan Software HashMicro
Mengelola inventory control secara manual sering menimbulkan kesalahan pencatatan, keterlambatan restock, hingga selisih stok. Dengan HashMicro Inventory Software, semua proses pengendalian persediaan bisa dilakukan otomatis dan real-time.
Sistem ini dilengkapi dengan fitur barcode & RFID tracking, laporan stok terperinci, hingga notifikasi restock otomatis yang memastikan inventory control berjalan akurat dan efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga stok tetap optimal sekaligus mendukung strategi bisnis jangka panjang.
Berikut adalah testimoni dari Banban, yang telah merasakan langsung manfaat HashMicro ke perusahaan mereka.
Kesimpulan
Inventory control adalah proses yang memaksimalkan penyediaan dan penyimpanan barang agar dapat memenuhi permintaan konsumen secara tepat waktu agar perusahaan dapat memastikan jumlah stok produk cukup untuk memenuhi permintaan konsumen secara tepat waktu.
Pengguna Inventory control yang berupa perusahaan mendapatkan perhitungan persediaan yang lebih akurat, mampu membantu membuat keputusan, menekan terjadinya write-off serta memenuhi pesanan pelanggan secara maksimal.
Dapatkan demo gratis software inventory management dari HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda!
Pertanyaan Seputar Inventory Control
-
Bagaimana cara paling efisien dalam mengelola stok persediaan barang di gudang sehingga dapat menghemat waktu dan biaya?
Mengontrol stok barang dengan efisien melibatkan beberapa langkah, yaitu memiliki ruang penyimpanan yang memadai, memberikan penandaan pada setiap item, menjalankan pencatatan secara teratur, mengelola stok barang yang terjual melalui semua saluran penjualan, dan menentukan ambang batas persediaan yang diperbolehkan.
Baca selengkapnya di sini!
-
Apa dampak negatif apabila inventory control yang dimiliki perusahaan tidak berjalan dengan baik?
Ketika pengendalian persediaan tidak berjalan dengan baik, ini bisa berdampak negatif, termasuk kehilangan pelanggan. Ketidakmampuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akibat pengendalian persediaan yang buruk dapat mendorong mereka untuk mencari alternatif lain yang dapat memenuhi permintaan mereka.
-
Apa tujuan pengelolaan inventory?
Tujuan manajemen inventory adalah mengatur stok barang dengang efisien dan efektif, sehingga dapat meningkatkan operasional bisnis dan menghasilkan keuntungan finansial.
Baca selengkapnya di sini!
-
Inventory control meliputi apa saja?
Pengendalian inventory melibatkan pengawasan berkala terhadap stok barang dengan tujuan memastikan ketersediaan yang memadai. Tindakan ini mencakup pemeriksaan persediaan yang ada, manajemen produk yang telah kedaluwarsa atau rusak, dan penghapusan produk yang tidak diperlukan.
-
Apa tugas inventory control?
Pengendalian inventory bermanfaat dalam mengawasi stok barang. Ini memberikan keyakinan bahwa barang masih tersedia atau tidak, sehingga mengurangi risiko kehabisan stok barang secara mendadak.
