Mengenal Komponen dalam Implementasi CRM dan Tahapannya

Apakah perusahaan Anda pernah mengalami kesulitan saat melakukan implementasi CRM?

Kita tahu bahwa sistem CRM sangatlah penting untuk bisnis, jadi Anda sudah ada pikiran untuk melakukan implementasi sistem ini untuk bisnis Anda.

Namun, kerap kali perusahaan menemukan integrasi data yang kompleks, kurangnya penggunaan oleh tim penjualan, dan kegagalan dalam memahami kebutuhan pelanggan.

Untuk mengatasi permasalahan ini, dalam artikel ini akan dijelaskan lengkap mengenai konsep dan tahapan implementasi, apa itu CRM tools, hingga contoh sistem CRM yang bisa Anda gunakan.

Apa Saja 3 Konsep Dasar Implementasi CRM?

Agar dapat memahami kebutuhan setiap konsumen, Anda perlu memahami 3 konsep dasar dari implementasi CRM, yaitu:

1. Konsep strategis

Konsep ini berfokus pada pengembangan kultur usaha yang berorientasi kepada pelanggan. Ini bertujuan untuk merebut hati konsumen dan menjaga loyalitas mereka.

Metode implementasinya dapat berupa penciptaan dan pemberian nilai tambah bagi pelanggan. Misalnya saja seperti tata perilaku yang baik atau memberikan USP di setiap produk Anda.

2. Konsep operasional

Perusahaan perlu memiliki pemahaman seputar konsep operasional dengan baik. Hal ini bertujuan agar mereka dapat menjalin hubungan dengan para pelanggan dengan harmonis dalam jangka waktu panjang.

Beberapa contoh aktivitas yang dapat mencerminkan konsep ini adalah dengan meningkatkan fungsi pemasaran dan juga penjualan secara otomatis.

3. Konsep analitis

Konsep analitis berguna bagi perusahaan untuk mengelola dan melakukan analisis terhadap data konsumen yang mereka miliki. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan nilai mereka dan terutama nilai perusahaan itu sendiri.

Data yang diambil ini berisi tentang informasi relevan yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan analisis usaha mereka.

Tinjauan konsep CRM

Jika Anda ingin mulai mengimplementasi sistem CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, silahkan cek skema perhitungannya disini

Tahapan Implementasi Sistem CRM

Tahapan implementasi CRM (Customer Relationship Management) biasa terbagi menjadi beberapa langkah kunci. Berikut adalah beberapa tahapannya secara singkat:

1. Analisis kebutuhan bisnis

Melakukan audit kebutuhan bisnis dalam implementasi sistem CRM akan melibatkan identifikasi mendalam terhadap persyaratan fungsional dan teknis organisasi.

Tim implementasi perlu melakukan audit menyeluruh untuk mengidentifikasi tantangan dan peluang yang bisnis hadapi dalam mengelola hubungan dengan pelanggan.

Ini mencakup pengumpulan informasi tentang proses bisnis saat ini, kebutuhan pengguna, dan harapan manajemen terkait sistem CRM.

2. Pemilihan sistem CRM

Pilih platform CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan anggaran. Proses ini melibatkan evaluasi cermat terhadap fitur-fitur yang ada dalam sistem CRM.

Tidak hanya itu, Anda harus mempertimbangkan faktor seperti skalabilitas, integrasi dengan sistem yang ada, dan kemudahan penggunaan.

Dalam memilih aplikasi CRM terbaik, penting untuk melibatkan pemangku kepentingan internal, seperti pemilik bisnis, untuk memastikan bahwa platform yang perusahaan pilih bisa secara efektif mendukung tujuan perusahaan.

3. Pembersihan dan migrasi data

Bersihkan dan transfer data pelanggan dari sistem lama ke CRM baru. Pastikan data berkualitas dan konsisten.

Proses ini melibatkan pembersihan data pelanggan dari sumber yang berbeda dan sudah perusahaan pindahkan ke dalam sistem baru.

Proses pembersihan melibatkan identifikasi dan koreksi data yang tidak akurat, duplikat, atau tidak lengkap agar data yang dimigrasikan ke dalam CRM.

Dengan pemindahan data dari sistem lama, maka perusahaan bisa menjaga informasi dan meminimalisir kehilangan dokumen penting.

4. Integrasi sistem

Integrasi sistem akan melibatkan penggabungan software CRM dengan aplikasi dan platform lain yang perusahaan gunakan. Contohnya adalah pada strategi Whatsapp CRM yang menggabungkan software CRM dengan aplikasi Whatsapp.

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa data pelanggan dapat mengalir secara mulus di antara berbagai departemen dan sistem, meningkatkan visibilitas dan koordinasi.

Proses ini melibatkan pengembangan antarmuka atau koneksi yang memungkinkan pertukaran data yang efektif antara CRM dan sistem lain, seperti sistem keuangan atau pemasaran.

5. Dukungan dan pemeliharaan

Setelah melakukan implementasi sistem CRM, perusahaan harus bisa mengelola sistem ini sehingga sistem bisa beroperasi secara optimal.

Pada tahap ini, perusahaan perlu menyediakan tim dukungan teknis yang responsif untuk merespon pertanyaan, memberikan bantuan, dan menanggapi masalah pengguna sehari-hari.

Selain itu, pemeliharaan rutin perangkat lunak CRM harus Anda lakukan, termasuk pembaruan sistem, peningkatan keamanan, dan penanganan bug atau masalah teknis lainnya.

Tahukah Anda?

Dengan sistem CRM berbasis AI dari HashMicro, Anda bisa mengatur meeting instan, membuat ringkasan meeting secara langsung, membuat dan mengirim quote untuk approval, serta menerima pengingat otomatis untuk setiap aktivitas penting.

Dapatkan demo gratis sekarang!

Tantangan yang Kerap Terjadi Saat Implementasi Sistem CRM

Berikut merupakan beberapa tantangan yang bisa terjadi saat melakukan implementasi sistem CRM:

1. Integrasi data

Ketika data pelanggan tersebar di berbagai sistem dan departemen dalam perusahaan, akan sulit untuk menyatukan informasi tersebut menjadi gambaran lengkap tentang pelanggan.

Untuk itu, ketika data tidak terintegrasi dengan baik, perusahaan dapat mengalami kesalahan informasi, ketidakakuratan, atau duplikasi data dapat merugikan bisnis.

2. Biaya implementasi

Proses perancangan, pengembangan, dan pelatihan yang Anda perlukan untuk mengaktifkan sistem CRM dapat memerlukan investasi yang besar.

Biaya meliputi pembelian perangkat lunak, integrasi dengan sistem yang ada, pelatihan karyawan, serta pemeliharaan jangka panjang.

Kerap kali terdapat salah perhitungan dalam biaya penerapan sehingga hal ini menjadi hambatan bagi perusahaan.

Untuk itu, perusahaan perlu merencanakan anggaran dengan hati-hati, mempertimbangkan skala proyek.

3. Pelatihan dan dukungan

Tim yang menggunakan CRM perlu mendapatkan pelatihan yang memadai untuk memahami cara menggunakan sistem dengan efektif.

Selain itu, perlu ada dukungan teknis yang andal untuk mengatasi masalah dan pertanyaan yang muncul selama penggunaan sehari-hari.

Ketidakcukupan pelatihan dan dukungan dapat mengakibatkan ketidakmampuan tim dalam memaksimalkan potensi CRM, yang pada gilirannya dapat merugikan perusahaan.

4. Keamanan data

CRM mengandung informasi sensitif dan pribadi pelanggan, termasuk data kontak, riwayat transaksi, dan preferensi.

Jika tidak Anda kelola dengan baik, data ini dapat menjadi target serangan oleh pihak yang tidak sah. Untuk itu, perusahaan perlu menginvestasikan dalam keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, akses terbatas, dan pemantauan aktif terhadap ancaman keamanan.

Implementasi CRM System HashMicro untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Manajemen pelanggan adalah topik diskusi yang kompleks. Sistem yang baik perlu hadir untuk menjamin konversi dan penjualan yang naik terus-menerus.

Untuk itu, metode manual tidak lagi relevan dan mencukupi kebutuhan manajemen pelanggan. Sebagai solusi terbaik, sistem CRM adalah tawaran yang layak Anda pertimbangkan.

HashMicro dengan software CRM-nya hadir sebagai opsi terkuat yang dapat Anda miliki. Berdiri sejak tahun 2015, vendor ini fokus pada penyediaan sistem yang efisien, komprehensif, dan mudah untuk dikustomisasi.

Cocok bagi bisnis dengan skala menengah ke atas, HashMicro menyediakan beragam keuntungan pra pembelian, seperti demo gratis, konsultasi bisnis gratis dengan ahlinya, hingga bebas biaya tambah user kapanpun. Fitur-fiturnya pun andal dalam manajemen pelanggan, seperti:

• Automated promotion management: Sistem secara otomatis menerapkan promosi yang relevan kepada segmen pelanggan berdasarkan histori belanja mereka.
• Email marketing management: Segmentasikan prospek dengan mudah, kirim email campaign efektif, dan kelola balasan secara otomatis.
• Revenue forecasting: Memperkirakan revenue dari setiap prospek dengan akurat dan buat daftar prioritas prospek dengan mudah.
• Loyalty points management: Mengelola program loyalitas kepada pelanggan melalui software CRM yang terintegrasi dengan sistem POS dan Sales.
• CRM mobile apps: Aplikasi CRM yang tersedia di platform Android dan iOS untuk koordinasi antar tim dan memonitor pergerakan salesperson dengan akurat.
• Integration to marketplaces: Integrasi software dengan platform marketplace terkemuka di Indonesia seperti Tokopedia, Lazada, dan Shopee.
• Sales report generation: Dengan software CRM Indonesia, dapatkan laporan penjualan real-time, pantau aktivitas, dan kinerja tim secara lengkap dan mudah.

“Saya melihat CRM HashMicro membantu tim saya menutup deal lebih cepat dengan alur penjualan yang lebih terstruktur. Setiap prospek bisa saya pantau secara real-time sehingga peluang tidak pernah terlewat.”

– Chelsea Gunawan, Business Development Manager

Kesimpulan

Implementasi CRM merupakan salah satu langkah yang dapat memudahkan perusahaan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi dan pelayanan terhadap para pelanggannya.

Agar dapat memiliki hubungan yang baik dengan setiap pelanggan, Anda dapat menggunakan Software CRM milik HashMicro. Melalui perangkat lunak ini, Anda dapat meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan terhadap setiap pelanggan yang Anda miliki.

Daftarkan perusahaan Anda sekarang dan dapatkan demo gratis!

Pertanyaan Seputar Implementasi CRM

• Apa itu implementasi CRM dan mengapa penting?

  Implementasi CRM adalah proses penerapan sistem manajemen hubungan pelanggan untuk meningkatkan komunikasi dan pelayanan kepada pelanggan. Ini penting agar bisnis dapat memahami kebutuhan pelanggan dan membangun loyalitas.

• Apa saja tantangan yang sering dihadapi saat implementasi CRM?

  Tantangan umum meliputi kesulitan integrasi data, biaya implementasi yang tinggi, kurangnya pelatihan untuk tim, dan masalah keamanan data pelanggan.

• Bagaimana cara memilih sistem CRM yang tepat untuk bisnis?

  Pilih sistem CRM yang sesuai kebutuhan dan anggaran bisnis, mudah digunakan, memiliki fitur lengkap seperti integrasi data dan analitik, serta dukungan teknis yang memadai. Melibatkan pemangku kepentingan dalam proses pemilihan juga sangat penting.