Employee Self-Service Portal: Pengertian dan Cara Menerapkan

Employee Self-Service Portal atau ESS adalah portal berbasis web atau aplikasi digital yang menyediakan portal layanan mandiri bagi karyawan perusahaan.

Karyawan dapat mengakses informasi data pribadi maupun penggajian serta komponen pajak yang menyertainya tanpa harus selalu bertanya kepada departemen HR.

Platform ini dapat membantu tim HR perusahaan Anda berfokus pada tugas-tugas pengembangan karyawan ketimbang mengurusi masalah administratif seperti pertanyaan karyawan yang sangat banyak jumlahnya.

Pada artikel ini, Anda akan memahami mengapa penerapan portal layanan mandiri karyawan penting bagi perusahaan modern serta tips mengimplementasikannya dalam perusahaan Anda.

Apa Itu Employee Self-Service Portal?

Employee Self-Service Portal adalah layanan HRIS yang ditujukan pada karyawan untuk mengecek data diri, jumlah gaji beserta komponen pajak yang mengikuti, serta jumlah cuti yang tersedia.

Karyawan bisa melakukan absen face recognition untuk check-in dan check-out masuk kerja dan juga bisa mengajukan cuti melalui aplikasi ini. Semua detail seperti jumlah cuti tersisa pun juga tercantum pada platform ini, memastikan karyawan paham dengan seluruh haknya tanpa harus bertanya satu-satu ke tim HR.

Employee Self-Service Portal juga merupakan komponen yang memegang peranan penting dalam menjaga kepatuhan perusahaan terhadap hukum ketenagakerjaan Indonesia, dalam hal ini transparansi detail gaji berikut dengan potongan yang mengikuti seperti PPh 21 atau BPJS JHT dan JP.

Hal ini juga sudah diatur dalam PP No. 36 Pasal 52 Tahun 2021 yang menyatakan bahwa karyawan atau kuasanya berhak untuk meminta informasi gaji dari perusahaan.

Komponen Apa Saja yang Terdapat dalam Portal Layanan Mandiri Karyawan?

Portal self-service harus bisa memenuhi semua hak karyawan dengan tetap bertanggung jawab. Agar layanan karyawan perusahaan Anda dapat digunakan dengan maksimal, berikut komponennya yang bisa Anda perhatikan:

• Profil dan data pribadi karyawan: Section ini ditujukan karyawan untuk melakukan perubahan dan menyimpan setiap data seperti nama lengkap, tanggal lahir, domisili, role dan jabatan pekerjaan, serta informasi kontak seperti nomor telepon, email, dan rekening bank.
• Detail payroll dan slip gaji: Bagian ini dapat diakses karyawan untuk melihat detail payroll atau gaji bersih yang mereka terima setelah terkena potongan BPJS JP dan JHT serta PPh 21 yang berlaku. Data potongan meliputi persenan serta jumlah gaji setelah dipotong.
• Kehadiran dan cuti karyawan: Portal ini berisi check-in dan check-out digital karyawan serta pengajuan cuti. Karyawan bisa melakukan check-in masuk kerja menggunakan face recognition serta check-out dengan cara yang sama. Karyawan juga bisa mengajukan cuti yang terbagi menjadi beberapa jenis seperti cuti tahunan dan cuti sakit. Status kehadiran dan cuti bisa dicek karyawan.
• Pengajuan lembur: Karyawan yang memerlukan lembur dapat mengajukan lembur untuk menyelesaikan pekerjaannya, yang akan langsung ter-update secara real-time di aplikasi.
• Benefit BPJS: Berisi benefit berupa BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Fitur BPJS Ketenagakerjaan seperti pengkinian data, cek saldo dan klaim JHT, serta tracking klaim. Dari BPJS Kesehatan juga menyediakan fitur seperti ubah nomor HP, email, alamat, dan akses KIS digital.
• Pusat dokumen HR: Berisi kumpulan dokumen HR seperti kontrak karyawan, kebijakan kantor, NDA, PKWT dan PKWTT agar karyawan paham hak-hak serta batasan yang perlu dipatuhi di perusahaan. Jika mereka lupa, mereka dapat mengecek ke portal ini.

Fitur-fitur di atas dapat Anda jadikan acuan jika Anda hendak mencari atau meng-custom aplikasi HRIS untuk perusahaan Anda. Selanjutnya, mari simak langkah-langkah menerapkan budaya self-service HR di lingkungan perusahaan.

Bagaimana Menerapkan Self-Service Bagi Karyawan?

Menerapkan layanan mandiri untuk karyawan memerlukan eksekusi yang tepat agar karyawan percaya dan mau beralih pada sistem ini. Implementasi self-service portal berpengaruh pada perubahan budaya HR perusahaan.

Oleh karena itu, Anda dapat memahami langkah per langkah dalam menerapkan sistem baru ini:

1. Buatlah perencanaan yang matang sesuai kebutuhan karyawan

Pertama-tama, pikirkan apa saja kebutuhan karyawan dan perusahaan. Fokuskan pada pengelolaan data pribadi, kehadiran dan cuti, serta pengembangan karyawan.

2. Pastikan untuk memilih platform ESS yang tepat

Setelah merencanakan kebutuhan yang ada, pilih platform ESS yang paling tepat. Seperti misalnya di Indonesia, perusahaan akan membutuhkan perhitungan dan potongan pajak seperti BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan serta PPh 21. 

Maka, pilih portal yang dapat terintegrasi dengan fitur tersebut untuk memudahkan perhitungannya bagi setiap karyawan.

3. Latih dan sosialisasikan karyawan Anda

Setelah penerapan portal layanan mandiri dilakukan secara menyeluruh, buat program latihan untuk menyosialisasikan karyawan Anda dengan jelas. 

Kenalkan fitur-fitur seperti pengecekan data pribadi, BPJS dan pajak lainnya, serta section kehadiran dan pengajuan cuti agar karyawan Anda mengerti jelas semua kegunaan fitur-fitur tersebut dan tidak ada hambatan dalam implementasinya.

4. Jamin keamanan data

Pada aplikasi self-service karyawan harus terjamin keamanannya. Sistem keamanan yang bisa dipakai biasanya berupa login unik dengan multi-factor authentication, hak akses berbasis peran atau role-based access control, sistem enkripsi data, jejak aktivitas, dan session timeout.

Jika keamanan data terjamin, karyawan akan percaya dengan self-service portal dan implementasi dapat dilakukan dengan lancar.

5. Terakhir, lakukan monitoring dan evaluasi data secara berkala

Meskipun namanya self-service portal, departemen HR perusahaan Anda tidak dapat membiarkan sistem ini berjalan begitu saja. Dengan pengecekan berkala, segala bentuk downtime sistem atau kebocoran data dapat diketahui dan tim HR dapat mengambil langkah mitigasi.

Memahami langkah demi langkah di atas dapat membantu Anda dalam merombak dan menerapkan aturan sistem HR baru.

Manfaat Layanan Mandiri Bagi Karyawan dan Perusahaan

Menerapkan Employee Self-Service Portal dalam praktik HR perusahaan membawa sejumlah manfaat baik untuk karyawan maupun pihak perusahaan. Apa saja manfaatnya?

Bagi karyawan:

• Memudahkan akses info gaji, cuti, dan komponen lainnya: Karyawan tidak perlu repot-repot bertanya pada HR setiap mereka ingin mengetahui komponen gaji maupun prosedur kehadiran dan cuti.
• Meningkatkan kepuasan karyawan terhadap layanan kantor: Karyawan menjadi betah jika layanan kebutuhan mereka memadai, yang juga dapat meningkatkan tingkat retensi karyawan.
• Menghemat waktu karyawan: Jika karyawan ingin mengakses informasi seputar HR atau kebijakan perusahaan, mereka tinggal membuka aplikasi self-service untuk mengetahuinya tanpa harus menunggu jawaban HR, memungkinkan karyawan lebih fokus dengan pekerjaan mereka.
• Transparansi gaji sehingga karyawan paham dengan haknya: Karyawan tidak akan merasa kebingungan lagi atau merasa haknya ditahan karena seluruh potongan pajak atau BPJS tertera jelas pada slip gaji mereka yang bisa diakses melalui portal layanan mandiri.

Selanjutnya, bagi perusahaan:

• Efisiensi yang lebih baik pada administrasi kantor: Departemen HR perusahaan Anda dapat berfokus pada tugas-tugas yang lebih penting ketimbang mengelola catatan absen, pengajuan cuti, dan request data pribadi yang dapat mengefisienkan kerja HR.
• Mengurangi biaya operasional: Perusahaan tidak perlu keluar biaya untuk print dokumen maupun pencatatan manual menggunakan kertas karena setiap record data karyawan ataupun dokumen penting sudah tersedia secara digital di platform HR.
• Meningkatkan transparansi serta kepatuhan perusahaan: Transparansi gaji dan hak karyawan membuat kinerja karyawan meningkat dan berdampak positif bagi output perusahaan. Selain itu, transparansi juga menjamin kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.

Mengapa Penerapan Self-Service Employee Penting Bagi Perusahaan Modern?

Seiring meningkatnya distribusi jumlah tenaga kerja, perusahaan pada akhirnya akan tetap membutuhkan portal layanan mandiri bagi karyawan untuk berbagai macam urusan dan pekerjaan HR dikarenakan menangani jumlah tenaga kerja beserta ragam pertanyaan karyawan bisa sangat kompleks.

Belum lagi jika departemen HR juga sibuk mengatur rencana program pengembangan karyawan. Untuk memenuhi tuntutan tersebut, sekarang ini sudah banyak perusahaan besar di Indonesia yang beralih ke sistem self-service portal karyawan untuk manajemen sumber daya manusia yang lebih baik.

Perusahaan seperti PT Bank Rakyat Indonesia sudah melakukan penerapan ini dengan aplikasi HRIS yang dibarengi dengan pelatihan karyawan yang memadai, meningkatkan kinerja karyawan PT BRI sebesar 60,40% berkat sistem yang efisien.

Implementasi Employee Self-Service Melalui Software HRM

Implementasi layanan portal mandiri untuk karyawan perusahaan Anda dapat digabungkan dengan software HRM yang dapat langsung terintegrasi dengan modul keuangan perusahaan, memastikan penggajian dapat dilakukan dengan lebih akurat. Anda bisa memahami beberapa fitur utama dalam software HRM:

• Payroll management: Menggaji karyawan setiap tanggal payroll yang ditentukan dan otomatis memotong gaji sesuai dengan komponen pajak yang mengikuti.

• Database karyawan yang terpusat: Seluruh data karyawan berada pada database yang sama. Jika ada perubahan, maka datanya langsung ter-update secara real-time.

• Attendance management: Menyimpan seluruh record kehadiran karyawan berdasarkan check-in dan check-out yang mereka lakukan.

• Leave management: Pengajuan cuti karyawan, baik cuti half day atau full day, bisa dilakukan melalui portal ini.

• Manajemen kontrak: Perusahaan dapat mengelola siklus kontrak kerja per karyawan. Lama kontrak dan sisa jangka waktu kontrak dapat dilihat pada portal ini.

• Manajemen reimburse keperluan kantor: Karyawan dapat mengajukan reimburse jika semisal karyawan membayar untuk keperluan pekerjaan, misalnya business trip. Status reimburse akan langsung ter-update dan terhitung di sistem.

Sejumlah fungsi dan fitur di atas bisa Anda pertimbangkan untuk kegunaan kantor Anda.

Kesimpulan

Penerapan Employee Self-Service Portal atau ESS di perusahaan Anda dapat menyederhanakan tugas HR yang kompleks sehingga departemen HR dapat berfokus pada pengembangan karyawan dan juga dalam beradaptasi dengan aneka jenis peraturan ketenagakerjaan baru.

Implementasi ESS pada software HRM akan sangat membantu perusahaan mencegah kesalahan payroll karyawan maupun beradaptasi dengan perubahan data karyawan.

Akhir kata, meski sudah menerapkan ESS, penting juga bagi perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan karyawan jika mereka membutuhkan bantuan kantor terkait dengan hak mereka secara jelas. Pelatihan karyawan juga dapat menjadi langkah yang tepat untuk meningkatkan kompetensi mereka di tempat kerja.

FAQ Seputar ESS Portal

• Apa perbedaan antara ESS dan HR manual?

  Perbedaannya terletak pada cara kerjanya. ESS menyatukan keseluruhan data karyawan, kontrak, cuti, serta penggajian dalam satu sistem terpusat, hanya dibedakan section saja. Sedangkan, proses HR manual seringkali masih berupa pencatatan semua komponen di atas secara terpisah dan kadang bisa salah pencatatan.

• Apakah ESS dan HRIS sama?

  ESS merupakan sistem layanan mandiri yang dapat digunakan karyawan seperti melihat info pribadi karyawan serta hak-hak atau kontrak yang mereka miliki. Sedangkan, HRIS adalah manajemen HR berbasis digital yang lebih luas; mencakup seperti data kinerja karyawan, frekuensi cuti, serta laporan SDM perusahaan.

• Apakah ESS membantu pekerja remote?

  Tentu saja. Manfaat ESS tidak hanya untuk karyawan yang bekerja secara onsite tetapi juga mereka yang bekerja jarak jauh karena memudahkan untuk melihat keseluruhan data diri serta komponen yang menjadi hak mereka.

• Berapa banyak waktu admin HR yang dapat dihemat dengan ESS?

  Menurut studi Paychex, otomatisasi tugas seperti update data karyawan, cuti, dan payroll memangkas proses ini sebesar 30%.