Dalam berbisnis, ada satu elemen kunci yang menjadi jantung operasional: proses pengadaan atau procurement. Namun, tahukah Anda bahwa proses procurement konvensional sering kali sarat dengan hambatan dan inefisiensi? Tentu, ada cara yang lebih baik.
E-procurement hadir sebagai revolusi digital yang memperhalus dan memperkuat langkah-langkah bisnis Anda. Dengan memanfaatkan e-procurement, pengelolaan biaya Anda tidak hanya menjadi lebih efisien, tetapi seluruh proses pengadaan berjalan lebih lancar dan terorganisir. Mari jelajahi lebih dalam mengenai e-procurement dan temukan berbagai manfaat yang dapat diberikannya bagi perusahaan Anda.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Pengertian E-Procurement
E-Procurement merupakan sistem pembelian melalui media elektronik. E-Procurement memiliki tahap pada setiap proses pengadaannya, hal ini dimulai dari awal perancanaan sampai distribusi dari jasa dan barang tersebut.
Di Indonesia, E-Procurement sudah dilaksanakan dalam kegiatan pengadaan jasa dan barang melalui SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) sehingga semua tahapan dari proses pengadaan dapat terpantau dan terevaluasi melalui platform yang tersedia.
Tujuan E-Procurement dalam Pengadaan Modern
Perusahaan menggunakan e-procurement untuk menciptakan proses pengadaan yang lebih cepat, transparan, dan efisien. Sistem ini bertujuan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan meminimalkan risiko kesalahan manusia dalam transaksi.
Selain itu, e-procurement membantu manajemen memantau seluruh aktivitas pengadaan secara real-time dan membuat keputusan berbasis data. Dengan alur yang lebih terstruktur, perusahaan dapat meningkatkan kontrol, menghemat biaya operasional, dan memperkuat hubungan dengan vendor secara profesional.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Banyak orang sering menyamakan procurement dengan purchasing, padahal keduanya punya cakupan yang berbeda. Procurement mencakup keseluruhan metode pengadaan barang dan jasa, mulai dari perencanaan, seleksi vendor, negosiasi, hingga evaluasi kontrak. Sementara itu, purchasing hanya fokus pada aktivitas pembelian, seperti membuat pesanan, menerima barang, dan memproses pembayaran.
Procurement bertugas memastikan perusahaan mendapatkan nilai terbaik dari setiap transaksi, bukan sekadar membeli. Di sisi lain, purchasing mengeksekusi kebutuhan yang sudah direncanakan. Keduanya saling melengkapi, tetapi memiliki peran yang jelas dan tidak bisa ditukar begitu saja.
Perbedaan E- Procurement dengan Procurement Konvensional
Procurement konvensional adalah proses pembelian tradisional yang melibatkan pemilihan vendor, negosiasi, dan pembelian barang atau jasa secara manual. Komunikasi dilakukan lewat tatap muka, telepon, atau WhatsApp, dan dokumentasi disimpan dalam bentuk fisik. Meski kurang efisien, metode ini mengandalkan hubungan personal dan kepercayaan antar pihak.
E-procurement atau software purchasing adalah sistem pembelian digital terintegrasi yang mencakup seluruh proses dari pengajuan hingga evaluasi vendor. Metode ini digunakan oleh perusahaan besar dengan kebutuhan yang lebih kompleks.
Untuk lebih memudahkan pemahaman mengenai perbedaan procurement konvensional dan e-procurement, Anda bisa menyimak tabel di bawah ini:
| Aspek | Procurement Konvensional | E-Procurement |
| Pencarian Vendor | Vendor dicari secara manual melalui relasi, rekomendasi, atau pertemuan langsung | Informasi vendor tersedia di portal, lengkap dengan profil dan histori kerja mereka |
| Pendaftaran Vendor | Proses registrasi dilakukan secara manual dengan pengumpulan dokumen fisik dan pengaturan jadwal verifikasi | Vendor cukup mendaftar secara online dan diverifikasi otomatis oleh sistem |
| Rapat Pengadaan | Dilakukan secara langsung dan membutuhkan jadwal serta tempat untuk bertemu | Dapat dilakukan via video conference atau platform e-procurement |
| Dokumentasi Pengadaan | Berkas dicetak dan disimpan dalam map fisik, memakan ruang dan waktu | Semua dokumen tersimpan dalam format digital yang tersusun rapi di dalam sistem |
| Proses Pemesanan | Hanya dapat dilakukan saat jam kerja dan seringkali membutuhkan rapat terlebih dahulu | Pesanan bisa diajukan kapan saja melalui sistem, bahkan di luar jam kerja |
| Pemantauan Transaksi | Progress sulit dilacak secara real-time dan bergantung pada pelaporan manual | Seluruh aktivitas tercatat otomatis dan dapat dimonitor secara langsung di dashboard |
| Keamanan Data | Bergantung pada penyimpanan fisik dan mudah tercecer atau rusak | Terjaga dalam sistem dengan enkripsi dan backup cloud |
| Efisiensi Waktu | Proses cenderung lebih lambat karena bergantung pada banyak pihak dan dokumen manual | Waktu proses lebih singkat karena semua aktivitas terintegrasi dan otomatis |
| Pengarsipan & Audit | Membutuhkan tenaga tambahan untuk menyortir dan mencocokkan arsip dokumen pengadaan | Sistem menyimpan log aktivitas secara otomatis, memudahkan proses audit dan pelacakan |
| Skalabilitas Sistem | Kurang fleksibel untuk perusahaan besar atau multi cabang | Cocok untuk bisnis skala besar yang membutuhkan kontrol di berbagai unit dan lokasi |
Bagaimana E-Procurement Bekerja?
E-procurement adalah proses pengadaan yang terfasilitasi oleh software procurement. Sistem yang ada dalam software ini mampu untuk mengkomputerisasi semua proses yang ada dalam procurement.
Dengan demikian, pengurangan penggunaan kertas akan membawa dampak sehinga proses procurement lebih cepat dan meminimalisir kesalahan. Selain itu, sistem ini juga menginput semua data ke dalam satu database agar lebih efisien. Perusahaan nantinya juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang karena bisa Anda pastikan melalui e-procurement.
Beberapa komponen utama dalam e-procurement meliputi:
- e-sourcing: mendefinisikan kebutuhan dan pra-kualifikasi pemasok potensial;
- e-tendering: permintaan informasi, proposal, dan penawaran;
- e-auctioning: evaluasi pemasok, negosiasi, dan manajemen kontrak;
- e-ordering dan pembayaran: pembuatan permintaan dan pesanan pembelian, serta penerimaan barang yang dipesan; serta
- analitik: melihat pengeluaran dan mengambil tindakan korektif sesuai kebutuhan.
Dalam bisnis wholesale, e-procurement lantas tidak hanya sekedar belanja online. Software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa perusahaan gunakan untuk mengatur proses procurement.
Pada sistem ini, terdapat kelebihan yaitu peningkatan produktivitas dan menghemat biaya. Selain itu, banyak orang yang dapat sistem ini mengakses sehingga menjadikannya lebih efektif karena ada transparansi.
Selain itu, sistem purchase order juga memainkan peran krusial dengan mengotomatisasi proses pembelian, mempercepat alur persetujuan, dan meningkatkan akurasi serta transparansi transaksi.
Tahapan Procurement yang Dibantu oleh E-Procurement
Berikut adalah tahapan-tahapan procurement dalam e-procurement:
1. Identifikasi kebutuhan
Ini merupakan proses pertama dalam proses procurement. Aktivitas ini berupa penentuan barang-barang apa saja yang akan perusahaan butuhkan. Sistem e procurement memusatkan proses ini dalam satu data base.
Dengan demikian, manajer pembelian memiliki gambaran jelas tentang inventaris yang ada, membutuhkan untuk pembelian apa, dan menentukan budget. Proses konvensional akan memakan banyak waktu karena untuk memastikan kebutuhan barang-barang apa saja harus menggunakan formulir dan melakukan penghitungan secara manual.
2. Penyetujuan
Pada tahapan ini, persetujuan merupakan proses memverifikasi supplier atau vendor mana tempat pembelian barang-barang ini. Tahap ini akan sulit jika masih melakukan procurement konvensional secara manual. Namun, proses ini akan lebih sederhana dan cepat dengan software e-procurement yang akan langsung meneruskan proses persetujuan ke orang yang berwenang.
Procurement konvensional biasanya akan memakan banyak biaya untuk penyediaan kertas yang memerlukan tandatangan dan sering kali memakan waktu yang lama karena harus menunggu kehadiran orang yang bersangkutan. Dengan menggunakan sistem E Procurement terlengkap, berarti Anda sudah menyederhanakan proses penyetujuan dan membuatnya lebih mudah.
3. Pemesanan
Sistem e-procurement juga memungkinkan untuk memproses pemesanan. Sistem ini akan memesan barang secara otomatis, sesuai dengan pesanan jenis barang. Jika melakukan secara manual, proses ini akan membutuhkan koordinasi dengan bidang keuangan yang mungkin akan menghabiskan banyak waktu.
Sebelum melakukan pemesanan, Anda juga perlu melakukan pengecekan bahan barang agar tidak terjadi kesalahan. Dengan e-procurement, proses ini akan menjadi lebih mudah.
4. Penelusuran
Setelah melakukan pemesanan, sistem e-procurement memungkinkan agar dapat melacak barang pesanan, keberadaannya, serta tahapan prosesnya. Hal tersebut terjadi karena faktor supplier data real-time.
Dengan data real-time dari supplier, Anda dapat mengecek keberadaannya secara langsung. Sementara itu, procurement konvensional atau offline tidak memiliki fitur pelacakan atau tracking terhadap pesanannya. Dengan procurement konvensional, Anda perlu mendatangi atau bertanya langsung kepada supplier mengenai barang pesanan.
Baca Juga: 10 Software e-Procurement Terbaik untuk Kelola Pembelian
5. Pembayaran
Proses terakhir dari operasional procurement juga dapat melalui sistem e-procurement karena sudah terhubung dengan sistem accounting. Pada waktu yang sama, sistem dapat memuatkan invoice kepada supplier dalam proses yang cepat.
Dengan invoice digital, Anda tidak akan kesulitan ketika mencari atau membutuhkannya. Pemberian procurement konvensional yang invoice validnya secara tatap muka sangat tidak efisien. Terdapat probabilitas terjadi kepada invoice yang hilang ataupun rusak yang berdampak kepada bisnis yang anda jalani.
6. Pembuatan laporan
Karena seluruh proses e-procurement sudah terdokumentasikan dalam sistem, pembuatan laporan menjadi jauh lebih mudah daripada procurement tradisional yang masih menggunakan kertas.
Karyawan dapat langsung terhubung dengan sistem dan mengakses serta menganalisis laporan. Analisis dapat terjadi dengan data yang tersimpan di dalam database. Terdapatnya laporan yang lengkap mengenai departemen, supplier, dan karyawan yang terkait dengan lengkap. Ini akan memudahkan penilaian pihak-pihak tersebut.
Kelebihan dan Kekurangan E-Procurement
E-Procurement membantu perusahaan mempercepat proses pengadaan dengan sistem yang lebih terstruktur dan digital. Perusahaan bisa mengelola vendor, dokumen, hingga pemesanan dalam satu platform tanpa harus bergantung pada proses manual. Selain itu, transparansi dan keamanan data meningkat karena semua aktivitas terekam otomatis di dalam sistem.
Namun, tidak semua perusahaan siap beralih ke e-procurement. Beberapa bisnis masih mengalami kendala dalam hal adopsi teknologi, keterbatasan vendor digital, atau kebutuhan pelatihan tim internal. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi kesiapan operasional sebelum mengimplementasikan sistem ini secara menyeluruh.
Manfaat E-Procurement bagi bisnis Anda
Dengan proses-proses e procurement akan memudahkan aktivitas bisnis. Bisnis Anda akan mendapatkan banyak keuntungan. Berikut ini beberapa manfaat yang dapat bisnis grosir rasakan dengan implementasi software procurement:
1. Efisiensi E-Procurement dalam proses pemesanan produk dari supplier
Mengadopsi software procurement berarti memasuki era digital di mana pembuatan dan pengiriman purchase order tidak lagi memerlukan kertas atau prosedur manual yang memakan waktu. Dengan software procurement, seluruh proses pemesanan produk dapat dilakukan hanya dalam beberapa klik, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan bahwa order dikirim dengan akurat ke supplier. Hal ini tentunya meningkatkan efisiensi dan mempercepat proses pengadaan.
2. E-Procurement meningkatkan pengelolaan stok produk
Dengan bantuan software procurement, Anda tidak hanya dapat memantau jumlah stok produk yang ada, tetapi juga memprediksi kapan Anda harus memesan kembali berdasarkan tren penjualan dan permintaan pasar. Ini memastikan bahwa Anda selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa harus menimbun barang yang tidak perlu.
3. Keamanan menggunakan E-Procurement dalam proses pembayaran ke supplier
Salah satu kekhawatiran utama bisnis adalah keamanan transaksi, terutama saat berhubungan dengan pembayaran. Dengan software procurement, Anda memiliki keamanan tambahan saat melakukan transaksi. Selain itu, setiap pembayaran yang dilakukan dapat dilacak dan diaudit, memberikan transparansi penuh dan mengurangi risiko penipuan.
4. Pengontrolan anggaran belanja
Mengatur keuangan bisnis adalah tugas yang kompleks, tetapi dengan software procurement, Anda dapat dengan mudah mengatur dan memantau anggaran. Anda akan mendapatkan notifikasi jika ada pengeluaran yang mendekati atau melebihi anggaran yang ditetapkan, memberi Anda kesempatan untuk melakukan penyesuaian dan menghindari pemborosan.
5. Efisiensi dalam pembuatan laporan keuangan
Membuat laporan keuangan yang akurat adalah kunci untuk pengambilan keputusan yang tepat. Software procurement memudahkan pembuatan, pengelolaan, dan analisis laporan keuangan dengan cara yang lebih terstruktur. Anda dapat dengan cepat melihat gambaran umum kinerja bisnis Anda, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan mengambil keputusan berdasarkan data bukan intuisi semata.
Kelola Proses Pengadaan Perusahaan bersama HashMicro
Dalam dunia bisnis yang dinamis, setiap langkah pengadaan barang atau jasa tentu memainkan peran penting. Mengelola proses ini dengan efektif dan efisien dapat memberikan dampak besar terhadap kinerja keseluruhan perusahaan Anda. Lantas, bagaimana cara melakukannya dengan baik tanpa kesulitan?
HashMicro menawarkan solusi E-Procurement Software Hashmicro yang dirancang khusus untuk memudahkan proses pengadaan bisnis Anda. Dengan teknologi terbaru, kami membantu Anda mengotomatisasi berbagai langkah pengadaan, mulai dari seleksi pemasok dan pembuatan anggaran penjualan hingga negosiasi, dan manajemen kontrak.
Apa yang membuat e-procurement HashMicro berbeda? Sederhana dan efisien. Kami memahami kebutuhan bisnis Anda dan memberikan alat yang tepat untuk memenuhinya. Kini, proses pengadaan tidak lagi menjadi beban, melainkan kesempatan untuk mengoptimalkan sumber daya dan meningkatkan produktivitas.
Mari tingkatkan proses pengadaan perusahaan Anda dengan HashMicro, dan rasakan perbedaannya. Jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!
Kesimpulan
E-Procurement telah menjadi solusi modern yang sangat krusial bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol dalam proses pengadaan barang maupun jasa. Dengan sistem digital yang terpusat, bisnis dapat meminimalisir kesalahan manual, mempercepat proses approval, dan memastikan seluruh aktivitas tercatat secara real-time.
Bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses pengadaannya, HashMicro menghadirkan sistem e-Procurement terintegrasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dari berbagai skala. Automasi menyeluruh ini tidak hanya menghemat waktu, tapi juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat berbasis data.
Coba demo gratis sekarang dan temukan bagaimana HashMicro bisa menjadi solusi e-Procurement terbaik bagi perusahaan Anda!
Pertanyaan Seputar E-Procurement
-
Apa itu procurement?
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang mencakup pemilihan vendor, negosiasi, dan pembelian untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
-
Apa saja jenis procurement yang biasanya ada di perusahaan?
Tiga jenis utama procurement adalah barang atau jasa langsung, barang atau jasa tidak langsung, dan jasa profesional. Setiap jenis memberikan manfaatnya masing-masing tergantung pada kebutuhan perusahaan. Baca selengkapnya di sini!
-
Apa manfaat dari e-procurement?
E-procurement memberikan efisiensi, transparansi, dan akurasi yang lebih tinggi dalam pengadaan barang atau jasa melalui sistem digital yang terintegrasi.
-
Bagaimana proses penggunaan e-procurement yang baik?
Proses procurement yang efektif melibatkan pemahaman mendalam tentang persyaratan semua unit bisnis, mengidentifikasi pemasok yang tepat untuk memenuhi persyaratan tersebut, mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala, dan menegosiasikan kontrak yang dapat memberikan nilai tertinggi dengan biaya minimum. Baca selengkapnya di sini!
