Purchase order (PO) adalah dokumen resmi dari pembeli untuk memesan barang atau jasa, berisi detail seperti jenis barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran. Memahami contoh surat purchase order membantu memastikan proses pemesanan berjalan sesuai prosedur.
Namun, kesalahan dalam pembuatan PO masih sering terjadi. Solusinya adalah software procurement HashMicro yang menyederhanakan dan mengotomatiskan pembuatan contoh purchase order, serta menyediakan data akurat untuk pengambilan keputusan.
Baca artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang software procurement HashMicro, lengkap dengan contoh purchase order dan panduan cara membuat form surat purchase order guna meningkatkan efisiensi pemesanan barang dan jasa.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Surat Purchase Order?
Surat Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan bisnis untuk memesan barang atau jasa dari pemasok, mencantumkan detail pesanan secara lengkap. Dokumen ini memastikan semua informasi tercatat akurat, meminimalkan kesalahan, dan memudahkan pelacakan inventaris.
Fungsi utama dari form purchase order adalah untuk mengatur transaksi pembelian secara tertulis. Dalam surat purchase order, terdapat informasi yang penting seperti deskripsi barang atau jasa yang Anda beli, jumlah dan harga barang, hingga tanggal pengiriman.
Selain itu, contoh surat order pembelian biasanya juga mencantumkan syarat-syarat pembelian dan kondisi-kondisi lainnya yang perlu Anda patuhi oleh kedua belah pihak, sehingga memberikan kejelasan dan kepastian dalam transaksi antara perusahaan dan pemasok.
Komponen dalam Template Dokumen Purchase Order (PO)
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang menjadi acuan tertulis antara pembeli dan pemasok untuk memastikan transaksi berlangsung sesuai kesepakatan. Dengan mencantumkan informasi detail dalam format yang terstruktur, PO membantu mencegah kesalahpahaman, mengontrol anggaran, dan mempermudah proses administrasi pengadaan.
Berikut adalah 7 komponen utama yang harus ada dalam contoh form purchase order:
1. Nama produk ataupun barang yang dibeli
Form purchase order mencantumkan nama barang atau produk yang pembeli pesan. Penjual perlu menuliskan nama produk secara jelas dan spesifik agar pihak pengirim maupun penerima tidak mengalami kebingungan. Dengan begitu, baik penjual maupun pembeli dapat memahami secara pasti barang yang dibeli.
2. Jumlah produk yang dipesan
Form purchase order mencatat jumlah barang yang pembeli pesan sesuai kebutuhannya. Penjual perlu menyebutkan kuantitas secara rinci untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar dan sesuai jumlah yang diminta, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman maupun penghitungan barang.
3. Harga satuan produk yang sudah dipesan
Form purchase order juga mencantumkan harga per unit dari produk yang pembeli pesan, baik dalam bentuk satuan maupun volume sesuai kesepakatan. Penjual memberikan informasi ini agar pembeli dapat memahami secara jelas biaya per unit yang harus mereka keluarkan, sehingga perhitungan anggaran menjadi lebih akurat.
4. Total harga per unit dan kuantitas pesanan
Penjual menghitung total biaya pesanan dalam form purchase order dengan mengalikan harga satuan produk dengan jumlah yang dipesan. Informasi ini membantu pembeli memahami total biaya yang harus mereka bayarkan, sekaligus memudahkan proses verifikasi dan pengendalian anggaran.
5. Informasi pajak pertambahan nilai
Form purchase order menjelaskan jenis dan besaran pajak yang dikenakan atas transaksi, seperti PPN yang wajib pembeli bayarkan sesuai ketentuan hukum. Penjual menyertakan informasi ini untuk memastikan kesesuaian pembayaran dengan regulasi perpajakan dan menjaga transparansi kedua belah pihak.
6. Tanggal transaksi dan jatuh tempo pembayaran
Penjual mencantumkan tanggal transaksi dan batas waktu pembayaran dalam form purchase order sesuai kesepakatan dengan pembeli. Dengan mencantumkan dua informasi ini, penjual membantu pembeli menghindari keterlambatan pembayaran dan mengatur jadwal keuangan secara lebih tertib.
7. Kolom otorisasi
Kolom otorisasi mencakup tanda tangan atau inisial dari pihak yang berwenang dari perusahaan pembeli yang menyetujui pesanan. Komponen ini penting untuk memastikan bahwa pesanan hanya dilakukan oleh orang yang berwenang dan memvalidasi bahwa transaksi tersebut sah sesuai dengan prosedur internal perusahaan.
8. Nomor pemesanan
Nomor pesanan adalah suatu kode pemesanan yang diberikan pada setiap pemesanan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan proses pelacakan barang yang dipesan ketika sudah dikirim. Penggunaan nomor pemesananan juga dapat dijadikan pengarsipan pemesenan oleh penjual.
9. Catatan/instruksi tambahan
Catatan/intruksi tambahan adalah sebuah permintaan khusus dari pembeli yang ditujukan kepada penjual. Catatan/intruksi tambahan dapat berisi permintaan atas syarat pengemasan, kebutuhan sertifikasi, atau prosedur inspeksi sebelum barang dikirim.
Contoh Template Surat Purchase Order
Contoh Template Surat Purchase Order adalah acuan dokumen yang memuat format dan elemen penting dalam membuat PO, seperti data pemasok, detail barang, harga, dan jadwal pengiriman. Template ini membantu bisnis membuat pesanan secara terstruktur dan mengurangi risiko kesalahan administrasi.
Namun, penting untuk diketahui sebelumnya bahwa pembuatan PO secara manual memiliki sejumlah risiko, seperti kesalahan input data, duplikasi pesanan, kehilangan dokumen, hingga kurangnya transparansi antar divisi.
Maka dari itu, penggunaan sistem procurement otomatis sangat disarankan dan Anda dapat melihat contoh surat pesanan barang yang mencakup semua komponen tersebut. Berikut adalah contoh format purchase order excel yang telah kami buat untuk Anda.
Anda juga bisa mengunduh contoh/template format surat purchase order yang telah kami sediakan sebagai referensi Anda dengan cara klik tautan di bawah ini.
Contoh Surat Purchase Order (PO) 1
Contoh Surat Purchase Order (PO) 2
Setelah melihat contoh purchase order excel di atas, Anda kini memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai bagaimana dokumen ini disusun dan digunakan dalam bisnis. Anda juga dapat menggunakan contoh purchse order yang kami sediakan sebagai referensi.
Purchase order tidak hanya berfungsi sebagai bukti pesanan resmi, tetapi juga sebagai alat penting dalam menjaga transparansi dan keakuratan proses pengadaan.
Ingin proses PO Anda lebih cepat, akurat, dan otomatis? Coba Software Procurement HashMicro untuk kelola PO, approval, dan vendor hanya dengan satu dashboard.
Manfaat Surat Purchase Order
Manfaat Surat Purchase Order adalah keuntungan yang diperoleh perusahaan dari penggunaan dokumen resmi pemesanan barang atau jasa, mulai dari pengendalian anggaran hingga memastikan ketersediaan barang. Dokumen ini membantu proses pengadaan menjadi lebih terstruktur, akurat, dan mudah dilacak.
Berikut ini beberapa manfaat signifikan penggunaan surat purchase order bagi perusahaan dalam proses pengadaan:
1. Perencanaan anggaran
Dengan menggunakan surat purchase order, dapat membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran, sehingga Anda dapat mengontrol pengeluaran perusahaan dengan lebih efektif.
Purchase order form juga akan memberikan dokumen tertulis yang menentukan detail dan batasan pembelian, yang membantu menghindari pengeluaran yang tidak terencana atau di luar anggaran.
2. Memastikan ketersediaan barang
Melalui purchase order, perusahaan dapat melakukan pemesanan barang atau jasa secara terencana dan terjadwal. Dengan contoh surat tanda terima barang yang tepat, perusahaan dapat membuat surat purchase order yang tepat untuk memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan tepat waktu.
Hasilnya, perusahaan pun dapat menghindari kelangkaan barang yang dapat mengganggu proses produksi atau operasional.
3. Meminimalisir kesalahan dalam pemesanan
Dokumen purchase order memuat informasi yang lengkap dan detail tentang pesanan yang Anda buat oleh perusahaan kepada pemasok. Informasi ini mencakup rincian seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan informasi lainnya yang relevan.
Dengan memiliki informasi yang terperinci dalam surat purchase order, risiko terjadinya kesalahan atau kekeliruan dalam pemesanan dapat dikurangi secara signifikan.
4. Memonitor pengiriman dan penerimaan
Form purchase order memungkinkan perusahaan untuk memantau proses pengiriman dan penerimaan barang secara efisien. Dengan nomor PO yang tertera, perusahaan dapat melacak status pesanan dan memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan yang diharapkan. Ini membantu menghindari kesalahan pengiriman atau penerimaan barang yang tidak sesuai.
5. Audit dan pelacakan
Surat purchase order juga memberikan dasar yang baik untuk audit internal dan eksternal. Dokumen PO mencatat detail transaksi pembelian, termasuk tanggal, jumlah, dan harga, yang berguna untuk pelacakan dan analisis biaya. Hal ini juga membantu dalam memenuhi persyaratan perpajakan dan akuntansi perusahaan.
Setelah mengetahui berbagai manfaat form purchase order barang yang sangat signifikan bagi bisnis, Anda bisa mulai memperhitungkan software yang cocok untuk bisnis Anda. Untuk mendapatkan gambaran harga software procurement, unduh skema harga software ERP procurement melalui gambar di bawah ini.
Cara Membuat Surat Purchase Order (PO)
Cara Membuat Surat Purchase Order (PO) adalah panduan menyusun dokumen resmi untuk memesan barang atau jasa dari pemasok dengan detail yang jelas dan terstruktur. Proses ini dilakukan melalui langkah-langkah sistematis agar setiap transaksi tercatat rapi, mengurangi risiko kesalahan, dan mempercepat proses pengadaan.
Berikut adalah panduan untuk membuat form purchase order dengan benar:
1. Informasi perusahaan pemesan
Langkah pertama dalam pembuatan purchase order adalah mencantumkan informasi lengkap perusahaan yang mengajukan pesanan. Informasi ini mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, serta alamat email yang dapat dihubungi.
2. Nomor purchase order dan tanggal pembuatan
Setiap contoh PO barang harus memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai identifikasi untuk pesanan tersebut. Selain itu, tanggal pembuatan PO harus dicantumkan dengan jelas agar dapat dilacak dengan mudah selama proses pengadaan dan pengiriman.
3. Informasi pemasok
Bagian contoh PO barang ini harus mencakup informasi detail tentang pemasok, termasuk nama perusahaan pemasok, alamat, nomor kontak, dan alamat email mereka. Dengan mencantumkan informasi ini, perusahaan pemesan dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan akan sampai kepada pihak yang benar.
4. Deskripsi barang atau jasa yang dipesan
Deskripsi lengkap barang atau jasa yang dipesan adalah bagian inti dari purchase order. Deskripsi ini harus mencakup nama barang atau jasa, spesifikasi yang relevan, jumlah barang yang dipesan, harga per unit, dan total harga.
5. Syarat pembayaran dan pengiriman
Syarat dan ketentuan pembayaran juga harus dicantumkan di dalam contoh surat PO. Syarat pembayaran ini bisa berupa tenggat waktu pembayaran, metode pembayaran yang digunakan, serta persyaratan lain yang berlaku.
6. Persetujuan dan tanda tangan
Setelah semua informasi tersebut disusun, purchase order harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan pemesan. Tanda tangan ini merupakan bentuk persetujuan terhadap semua rincian dalam purchase order.
Biasanya, dokumen ini juga harus mendapat persetujuan dari pihak pemasok untuk memastikan bahwa mereka setuju dengan syarat-syarat yang ditetapkan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, form purchase order dapat disusun secara profesional dan terstruktur, sehingga meminimalisir kesalahan atau kebingungan dalam proses pengadaan barang atau jasa.
Solusi Membuat Surat Purchase Order Lebih Efisien dengan Software Procurement dari HashMicro
Alih-alih melakukan pembuatan contoh purchase order secara manual, yang rentan terhadap human-error dan memakan waktu, penggunaan perangkat lunak atau software khusus seperti Software Procurement HashMicro dapat menjadi solusi yang efektif.
Berikut adalah beberapa fitur Software procurement dari HashMicro:
1. PO, RFQ & PR Management
HashMicro menyediakan solusi ERP dengan fitur PO (Purchase Order), RFQ (Request for Quotation), dan PR Management (Purchase Request) untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian secara efisien, meningkatkan transparansi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran.
2. PR Approval Management
Fitur manajemen persetujuan PR (Purchase Request) memungkinkan Anda untuk menetapkan alur kerja dan otorisasi untuk persetujuan permintaan pembelian. Hal terserbut dapat meningkatkan kontrol atas pengeluaran, dan memastikan bahwa pembelian Anda lakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
3. Online Portal for Suppliers
Portal online untuk pemasok atau vendor memungkinkan komunikasi yang efisien antara perusahaan dan pemasok, mempercepat proses pengadaan, dan memungkinkan pengelolaan inventaris yang lebih baik.
Selain itu, portal ini juga dapat meningkatkan transparansi dalam rantai pasokan dengan memberikan akses langsung kepada pemasok untuk mengikuti status pesanan dan permintaan pembelian perusahaan.
4. Blanket Order Management
Manajemen Procurement juga menyediakan fitur manajemen pesanan blanket yang memungkinkan Anda untuk membuat form pemesanan barang, contoh purchase order, dengan jumlah dan periode waktu tertentu.
Hal tersebut memungkinkan pembuatan pesanan secara otomatis , seperti bahan baku atau suku cadang, dengan mengatur parameter seperti jumlah, frekuensi, dan periode waktu.
5. Landed Cost Calculation
Salah satu fitur dalam sistem purchase adalah kemampuannya untuk menghitung landed cost secara akurat. Landed cost mencakup biaya-biaya tambahan seperti biaya pengiriman, pajak impor, bea cukai, dan biaya lainnya yang terkait dengan proses pengadaan.
Dengan fitur ini, Anda dapat memperoleh perkiraan biaya total yang lebih tepat sebelum membuat keputusan pembelian. Hal ini membantu perusahaan dalam perencanaan anggaran, evaluasi keuntungan, dan pengambilan keputusan yang lebih informan terkait dengan pembelian.
6. Vendor and Supplier Rating
Software Procurement memungkinkan Anda untuk menilai kinerja vendor dan pemasok perusahaan serta umpan balik terhadap kualitas produk, waktu pengiriman, layanan pelanggan, harga, dan aspek-aspek lainnya, termasuk format PO barang. dengan sistem peringkat yang terintegrasi.
Dengan memantau kinerja vendor , perusahaan dapat mengidentifikasi pemasok yang memberikan layanan terbaik dan meungkinkan keputusan pembelian yang lebih baik.
7. Vendor Comparison on Tender
Fitur ini membantu membandingkan penawaran vendor berdasarkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Dengan bantuan Hashy, asisten AI HashMicro, Anda bisa langsung melihat vendor paling kompetitif tanpa perlu analisis manual.
8. RFQ Approval Management
Fitur ini mengelola alur persetujuan RFQ secara otomatis dan real-time. Hashy akan memberi notifikasi status persetujuan dan membantu memantau setiap tahap proses hanya lewat chat.
Kesimpulan
Software Purchase Order (PO) memiliki peran penting dalam mengelola proses pembelian perusahaan, serta tantangan yang sering terjadi dalam pembuatan surat purchase order secara manual, seperti kesalahan data, kurangnya kontrol, dan proses yang tidak efisien.
Software Procurement HashMicro dapat menjadi solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dalam pembuatan proses pengadaan bisnis dengan menawarkan berbagai fitur yang membantu mengotomatisasi proses pembuatan PO.
Untuk dapat merasakan manfaat dari sistem procurement yang mempermudah pembuatan surat purchase order, ada baiknya jika Anda mengetahui skema harga atau estimasi biaya dan dapatkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Purchase Order
-
Apa itu surat purchase order?
Surat purchase order adalah dokumen resmi yang digunakan dalam transaksi pembelian untuk mencatat rincian pesanan secara jelas dan terstruktur. Dokumen ini membantu mengurangi risiko kerugian akibat kurangnya detail atau catatan pemesanan yang tidak lengkap. Contoh purchase order dapat dilihat di sini.
-
Mengapa surat purchase order itu penting?
Salah satu alasan utama mengapa pentingnya purchase order dibuat adalah untuk memberikan jaminan hukum kepada kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual.
-
Apa manfaat surat purchase order?
Manfaat purchase order adalah memiliki peran sebagai tanda bukti pesanan yang diajukan oleh pembeli kepada penjual. Ini berarti bahwa surat tersebut mengonfirmasi keinginan pembeli dan pada saat yang sama menegaskan bahwa penjual memiliki kewajiban untuk memenuhi pesanan tersebut.
-
Apakah surat purchase order harus bermaterai?
Kehadiran materai pada surat purchase order tidak dimaksudkan untuk memberikan legalitas pada surat tersebut sehingga mengikat semua pihak terlibat. Adanya materai dan tanda tangan hanya mencerminkan implikasi hukum bahwa surat tersebut telah dikenai pajak dan dapat diklasifikasikan sebagai dokumen perdata.
-
Apakah surat purchase order merupakan suatu perjanjian?
Ya, surat Purchase Order (PO) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perjanjian sah setelah disetujui, dengan kekuatan hukum yang mengikat bagi semua pihak terkait. Dokumen ini memiliki keabsahan hukum setara undang-undang, sehingga melindungi kepentingan pembeli dan pemasok dalam transaksi.
