Cloud accounting adalah sistem akuntansi yang menyimpan data keuangan perusahaan menggunakan teknologi cloud atau komputasi awan. Dengan sistem akuntansi berbasis cloud, Anda dapat mengakses data keuangan bisnis Anda kapan saja dan di mana saja asalkan terhubung dengan internet.
Tanpa software akuntansi yang tepat, Anda mungkin merasa kewalahan dengan tugas pembukuan yang menumpuk. Terlebih lagi jika masih menggunakan sistem akuntansi konvensional yang kurang efektif dalam mengelola data yang terus bertambah.
Maka dari itu, cloud accounting hadir sebagai solusi inovatif dengan menawarkan sistem pembukuan yang lebih efisien. Artikel ini akan mengulas secara mendalam tentang cloud accounting, mulai dari pengertian dasar hingga manfaat dan cara kerjanya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Cloud Accounting?
Cloud accounting adalah akuntansi online yang menyimpan dan mengelola data keuangan melalui server online, sehingga Anda dapat memantau laporan kapan saja dan di mana saja.
Melalui software akuntansi cloud, Anda tidak lagi perlu berada di kantor atau menggunakan komputer tertentu untuk memeriksa laporan keuangan.
Selain itu, software akuntansi berbasis cloud memungkinkan kolaborasi yang lebih baik. Tim akuntansi Anda bisa bekerja bersama secara real-time tanpa harus khawatir tentang versi dokumen yang berbeda.
Manfaat Cloud Accounting
Mengelola keuangan bisnis dengan menggunakan cloud accounting menawarkan berbagai manfaat, seperti:
1. Efisiensi waktu dan biaya
Menggunakan software akuntansi berbasis cloud dapat mengurangi biaya operasional karena tidak perlu membeli perangkat keras tambahan atau software yang mahal.
Selain itu, Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk memasukkan data secara manual. Dengan software akuntansi keuangan berbasis cloud, banyak tugas akuntansi rutin dapat diotomatisasi, seperti pencatatan transaksi dan rekonsiliasi bank.
2. Aksesibilitas dan mobilitas
Dengan cloud accounting, Anda dapat mengakses data keuangan Anda dari mana saja dan kapan saja. Ini sangat bermanfaat bagi pemilik bisnis yang sering bepergian atau memiliki tim yang bekerja dari berbagai lokasi.
Misalnya, jika Anda sedang dalam pertemuan dengan investor atau klien, Anda dapat dengan mudah mengakses laporan keuangan terbaru untuk mendukung argumen Anda.
3. Keamanan data dan backup
Penyedia layanan software akuntansi berbasis cloud biasanya memiliki protokol keamanan yang ketat dan melakukan backup data secara rutin, sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan data penting.
Data Anda disimpan di server aman dengan enkripsi canggih dan backup rutin, memastikan perlindungan dari kegagalan perangkat maupun bencana. Dengan dukungan tim keamanan, sistem juga terlindungi dari ancaman hacker dan virus.
Jika Anda ingin mengetahui software cloud accounting apa saja yang bisa membantu operasional bisnis Anda, Anda bisa memeriksa skema harga terlebih dahulu di bawah ini.
Fungsi Utama Cloud Accounting
Cloud accounting menyediakan beragam fungsi yang dapat meningkatkan pengelolaan keuangan bisnis, seperti:
1. Pencatatan transaksi keuangan
Sistem cloud accounting memungkinkan pencatatan transaksi keuangan secara otomatis dan real-time, sehingga Anda selalu memiliki gambaran terkini tentang kondisi keuangan bisnis Anda.
Setiap transaksi yang dilakukan akan secara otomatis tercatat di sistem. Ini mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan akurat dan tepat waktu.
2. Pelaporan keuangan real-time
Dengan cloud accounting, Anda dapat menghasilkan laporan keuangan secara instan. Laporan ini dapat diakses kapan saja untuk membantu Anda dalam pengambilan keputusan bisnis yang tepat.
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh aplikasi pembukuan berbasis cloud juga lebih detail dan mudah dipahami. Anda dapat melihat berbagai metrik keuangan dalam berbagai format visual, seperti grafik dan diagram, yang memudahkan analisis data.
3. Integrasi dengan sistem lain
Cloud accounting dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem bisnis lain seperti manajemen inventaris dan payroll, sehingga memudahkan pengelolaan berbagai aspek bisnis Anda dalam satu platform.
Integrasi ini memastikan bahwa semua data bisnis Anda terhubung dan dapat diakses dengan mudah. Misalnya, Anda dapat menghubungkan software akuntansi berbasis cloud dengan platform e-commerce untuk secara otomatis mencatat penjualan dan pembelian.
Integrasi ini juga membantu mengurangi duplikasi data dan meningkatkan akurasi informasi. Dengan data yang terhubung, Anda dapat mengelola berbagai aspek bisnis Anda secara lebih efisien dan efektif.
Perbedaan Cloud Accounting Software dengan Software Akuntansi Desktop
Cloud accounting software tidak memerlukan instalasi perangkat keras atau software di komputer lokal Anda. Sebaliknya, semua data dan proses berjalan di server online, sehingga mengurangi biaya dan kompleksitas pengelolaan IT.
Sementara software akuntansi konvensional sering kali memerlukan pembaruan manual dan pemeliharaan yang intensif, cloud accounting software diperbarui secara otomatis oleh penyedia layanan. Ini memastikan bahwa Anda selalu menggunakan versi terbaru dengan fitur dan keamanan terbaru.
Software akuntansi berbasis cloud juga lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat memilih fitur dan modul yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, tanpa perlu membayar untuk fitur yang tidak Anda butuhkan.
Contoh Aplikasi Cloud Accounting yang Populer
HashMicro menyediakan berbagai fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, mulai dari pencatatan transaksi hingga pelaporan keuangan. Selain itu, HashMicro menyediakan sistem yang terstandarisasi oleh PSAK dan berbasis accrual, memastikan akurasi, konsistensi, dan efisiensi proses bisnis serta kepatuhan terhadap regulasi lokal.
HashMicro juga menawarkan integrasi dengan berbagai sistem bisnis lainnya, seperti manajemen CRM, inventaris, purchasing, dan human resource management. Ini memastikan bahwa semua aspek bisnis Anda terhubung dan dapat dikelola dengan efisien dalam satu platform.
Selain itu, HashMicro menyediakan dukungan pelanggan yang responsif dan berpengalaman. Jika Anda mengalami masalah atau memiliki pertanyaan, tim dukungan HashMicro siap membantu Anda kapan saja.
“Saya terkesan bagaimana HashMicro membantu kami mengambil keputusan keuangan dengan data yang lebih akurat dan real-time.”
– Jennifer Santoso, Head of Finance and Accounting
Bagaimana Cara Kerja Cloud Accounting?
Berikut adalah beberapa aspek penting dari cara kerja cloud accounting:
1. Input data keuangan melalui internet/aplikasi
Proses dimulai saat pengguna memasukkan data transaksi, pengeluaran, atau pendapatan ke dalam sistem melalui perangkat yang terhubung internet. Data ini bisa berasal dari berbagai sumber, seperti penjualan, pembelian, atau pembayaran tagihan.
2. Penyimpanan data di server cloud
Setelah data diinput, sistem akan memproses dan menyimpannya secara otomatis di server online yang dilengkapi teknologi enkripsi. Proses ini memastikan informasi tetap aman sekaligus memudahkan pengelolaan tanpa bergantung pada perangkat keras.
3. Akses real-time dari berbagai perangkat
Dengan sistem berbasis cloud, informasi keuangan dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui komputer, tablet, atau smartphone. Tidak diperlukan instalasi software khusus di perangkat, sehingga pengguna hanya perlu login ke akun untuk memantau kondisi keuangan bisnis.
4. Otomatisasi proses akuntansi
Cloud accounting dilengkapi fitur otomatisasi seperti sinkronisasi data bank, perhitungan pajak otomatis, hingga pembuatan laporan keuangan berbasis IFRS. Otomatisasi ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan akibat input manual.
5. Keamanan data yang terjamin
Seluruh data keuangan dilindungi oleh lapisan keamanan berstandar tinggi, termasuk enkripsi dan backup rutin. Perlindungan ini menjaga data tetap aman dari risiko kehilangan akibat kerusakan perangkat maupun ancaman serangan siber seperti hacker atau virus.
Proses Implementasi dan Penggunaan Cloud Accounting
Proses implementasi cloud accounting biasanya melibatkan migrasi data dari sistem lama ke sistem baru. Penyedia layanan seperti HashMicro biasanya menawarkan dukungan penuh selama proses ini, termasuk pelatihan untuk memastikan Anda dan tim Anda dapat menggunakan sistem dengan efektif.
Implementasi software akuntansi berbasis cloud juga relatif cepat dan mudah. Dalam banyak kasus, Anda dapat mulai menggunakan sistem dalam hitungan hari, bukan minggu atau bulan.
Penyedia layanan cloud accounting biasanya menawarkan panduan dan dukungan selama proses migrasi data. Ini memastikan bahwa semua data Anda dipindahkan dengan aman dan akurat ke sistem baru.
Selain itu, penyedia layanan juga menawarkan pelatihan untuk membantu Anda dan tim Anda memahami cara menggunakan sistem dengan efektif. Ini termasuk pelatihan tentang cara mencatat transaksi, menghasilkan laporan, dan mengintegrasikan sistem dengan aplikasi bisnis lainnya.
Kelebihan dan Kekurangan Cloud Accounting
Sebelum memutuskan untuk beralih ke cloud accounting, penting bagi Anda untuk memahami berbagai kelebihan dan kekurangan yang ditawarkannya. Meskipun teknologi ini menawarkan banyak keuntungan, ada juga beberapa aspek yang perlu diperhatikan agar Anda dapat membuat keputusan yang tepat untuk bisnis Anda.
Berikut ini adalah penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan cloud accounting yang perlu Anda ketahui.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Mengurangi biaya operasional | Ketergantungan pada koneksi internet |
| Mudah diintegrasikan dengan sistem lain | Risiko peretasan atau kebocoran data |
| Akses data fleksibel kapan saja & di mana saja | Kesulitan memulihkan data yang terhapus |
| Data tersimpan terpusat & aman | Kurangnya pelatihan & audit IT |
| Lebih ramah lingkungan (minim kertas) | — |
Apakah Cloud Accounting Aman untuk Digunakan?
Menggunakan cloud accounting untuk menyimpan dan mengelola data keuangan adalah pilihan yang aman dan terpercaya. Data di cloud disimpan di server fisik yang tersebar di berbagai lokasi geografis yang aman.
Berbeda dengan penyimpanan data tradisional, yang seringkali memiliki risiko keamanan lebih tinggi, penyimpanan di cloud memastikan data Anda selalu terlindungi. Server-server ini juga dilengkapi dengan keamanan yang dapat melindungi data Anda dari ancaman luar.
Penyimpanan cloud berbeda dengan penyimpanan data keuangan yang dilakukan secara manual dan memiliki banyak risiko. Misalnya, data bisa saja dikirim melalui email, disalin melalui USB, atau bahkan dicetak dan tertinggal di tempat umum.
Namun, dengan cloud accounting, Anda tidak perlu khawatir dengan kendala tersebut. Karena, data Anda secara otomatis dicadangkan dan diperbarui secara berkala, memastikan bahwa data tetap aman dan tersedia kapan pun diperlukan.
Bagaimana Cara Memilih Cloud Accounting Software yang Tepat?
Memilih software cloud accounting yang tepat sangat penting untuk memastikan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan keuangan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Perhatikan tingkat keamanan data
Keamanan data adalah prioritas utama. Pastikan software yang Anda pilih memiliki enkripsi data tingkat tinggi dan protokol keamanan yang canggih untuk melindungi informasi keuangan Anda dari ancaman siber.
2. Sesuaikan ketersediaan fitur dengan kebutuhan
Pastikan fitur yang ditawarkan oleh software tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Tidak semua bisnis memerlukan fitur yang sama, jadi pilihlah yang paling relevan dan bermanfaat bagi operasional Anda.
3. Fitur back-up data
Pilih software yang memiliki fitur backup data otomatis. Ini memastikan bahwa data Anda selalu aman dan dapat dipulihkan kapan saja, menghindari risiko kehilangan data penting akibat kerusakan perangkat atau kesalahan manusia.
4. Akses data dari berbagai perangkat
Kemampuan untuk mengakses data dari perangkat apa saja, kapan saja, sangat penting. Pastikan software tersebut dapat diakses melalui berbagai perangkat seperti laptop, tablet, dan smartphone, sehingga memudahkan Anda untuk mengelola keuangan bisnis di mana pun Anda berada.
5. Integrasi dengan rekening Bank bisnis
Pilih software yang dapat diintegrasikan dengan rekening bank bisnis Anda. Ini akan mempermudah otomatisasi seperti pelacakan pengeluaran, pembuatan entri jurnal, dan lain sebagainya, sehingga menghemat waktu dan usaha.
6. Kemampuan membuat laporan keuangan
Pastikan software memiliki kemampuan untuk membuat laporan keuangan dengan mudah dan cepat kapan saja. Ini membantu Anda untuk selalu mendapatkan gambaran jelas mengenai kondisi keuangan bisnis Anda.
7. Kepatuhan pajak dan regulasi keuangan
Pilih software yang menawarkan kepatuhan pajak dan kalkulasi pajak otomatis. Ini akan membantu memastikan bahwa bisnis Anda selalu mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku dan menghindari kesalahan dalam perhitungan pajak.
Dengan memperhatikan faktor-faktor ini, Anda dapat memilih cloud accounting software yang paling tepat untuk mendukung operasional dan pertumbuhan bisnis Anda.
Kesimpulan
Cloud accounting adalah solusi modern yang menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis Anda. Dengan efisiensi waktu dan biaya, aksesibilitas, serta keamanan data yang tinggi, software akuntansi berbasis cloud dapat membantu Anda mengelola keuangan bisnis dengan lebih baik.
Jika Anda mencari solusi cloud accounting yang handal, HashMicro adalah pilihan yang tepat untuk Anda. Implementasi cloud accounting dapat membawa perubahan signifikan dalam cara Anda mengelola keuangan bisnis.
Coba demo gratis dari HashMicro dengan menekan banner dibawah ini dan menyaksikan sendiri bagaimana HashMicro dapat mengoptimalkan operasi bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Cloud Accounting
-
Apa saja tantangan dalam menggunakan cloud accounting?
Salah satu kelemahan utama akuntansi cloud adalah ketergantungannya pada koneksi internet yang konsisten.
-
Kenapa cloud accounting lebih baik daripada software akuntansi konvensional?
Dengan menggunakan perangkat lunak cloud, jika laptop Anda dicuri, tidak ada yang bisa mengakses data Anda kecuali mereka memiliki login ke akun online.
-
Apa resiko dari Cloud Accounting?
Meskipun cloud accounting menawarkan berbagai keuntungan, ada beberapa risiko yang perlu diperhatikan. Salah satunya adalah ketergantungan pada koneksi internet; gangguan internet dapat menghambat akses ke data keuangan.
Selain itu, meskipun penyedia layanan biasanya memiliki protokol keamanan yang kuat, risiko kebocoran data atau serangan siber tetap ada jika ada celah keamanan yang tidak teratasi. Ada juga potensi masalah terkait kepatuhan hukum dan regulasi, terutama jika data disimpan di server yang berlokasi di negara dengan peraturan privasi yang berbeda.
-
Apakah Cloud accounting lebih murah harganya?
Iya, cloud accounting sering kali lebih murah daripada sistem konvensional karena tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk hardware.
