Cloud accounting adalah sistem akuntansi yang menyimpan data keuangan perusahaan menggunakan teknologi cloud atau komputasi awan. Dengan sistem akuntansi berbasis cloud, Anda dapat mengakses data keuangan bisnis Anda kapan saja dan di mana saja asalkan terhubung dengan internet.
Tanpa software akuntansi yang tepat, Anda mungkin merasa kewalahan dengan tugas pembukuan yang menumpuk. Terlebih lagi jika masih menggunakan sistem akuntansi konvensional yang kurang efektif dalam mengelola data yang terus bertambah.
Maka dari itu, cloud accounting hadir sebagai solusi inovatif dengan menawarkan sistem pembukuan yang lebih efisien. Artikel ini akan mengulas secara mendalam tentang cloud accounting, mulai dari pengertian dasar hingga manfaat dan cara kerjanya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Cloud Accounting?
Cloud accounting adalah akuntansi online yang menyimpan dan mengelola data keuangan melalui server online, sehingga Anda dapat memantau laporan kapan saja dan di mana saja.
Melalui software akuntansi berbasis cloud, Anda tidak lagi perlu berada di kantor atau menggunakan komputer tertentu untuk memeriksa laporan keuangan.
Selain itu, software akuntansi cloud memungkinkan kolaborasi yang lebih baik. Tim akuntansi Anda bisa bekerja bersama secara real-time tanpa harus khawatir tentang versi dokumen yang berbeda.
Bagaimana Cara Kerja Cloud Accounting?
Berikut adalah beberapa aspek penting dari cara kerja cloud accounting:
1. Input data keuangan melalui internet/aplikasi
Proses dimulai ketika pengguna memasukkan data transaksi—penjualan, pembelian, biaya operasional, atau invoice—via aplikasi web atau mobile. Input dapat dilakukan secara manual atau melalui integrasi API dan sinkronisasi data bank.
2. Penyimpanan data di server cloud
Setiap data yang masuk langsung diproses dan disimpan pada server cloud ber-enkripsi. Dengan arsitektur ini, perusahaan tidak perlu server fisik (on-premise), sehingga risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat dapat diminimalkan. Penyimpanan juga didukung backup otomatis secara berkala.
3. Akses real-time dari berbagai perangkat
Karena seluruh data berada di cloud, pengguna dapat mengakses laporan keuangan melalui laptop, tablet, atau smartphone selama terhubung ke internet. Tidak perlu instalasi software tambahan; pengguna cukup login untuk memantau arus kas, saldo bank, dan kinerja keuangan kapan saja.
4. Otomatisasi proses akuntansi
Platform cloud accounting menyediakan fitur otomatisasi seperti:
- Rekonsiliasi bank otomatis
- Perhitungan pajak otomatis sesuai regulasi (PSAK/IFRS)
- Pengingat jatuh tempo invoice
- Pembuatan laporan keuangan secara instan
Otomatisasi ini membantu mengurangi human error dan mempercepat proses pembukuan.
5. Pembaruan sistem dan keamanan berlapis
Vendor cloud accounting menerapkan sistem keamanan berstandar tinggi, seperti:
- Enkripsi data
- Multi-factor authentication
- Firewall & threat monitoring
- Backup multi-lokasi (geo-redundancy)
Selain itu, pengguna selalu mendapatkan pembaruan sistem otomatis (automatic updates) tanpa proses instalasi manual, sehingga bisnis menggunakan fitur terbaru secara berkelanjutan.
Manfaat Software Akuntansi berbasis Cloud
Mengelola keuangan bisnis dengan menggunakan cloud accounting menawarkan berbagai manfaat, seperti:
1. Efisiensi waktu dan biaya
Menggunakan software akuntansi berbasis cloud dapat mengurangi biaya operasional karena tidak perlu membeli perangkat keras tambahan atau software yang mahal.
Selain itu, Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk memasukkan data secara manual. Dengan software akuntansi keuangan berbasis cloud, banyak tugas akuntansi rutin dapat diotomatisasi, seperti pencatatan transaksi dan rekonsiliasi bank.
2. Aksesibilitas dan mobilitas
Dengan cloud accounting, Anda dapat mengakses data keuangan Anda dari mana saja dan kapan saja. Ini sangat bermanfaat bagi pemilik bisnis yang sering bepergian atau memiliki tim yang bekerja dari berbagai lokasi.
Misalnya, jika Anda sedang dalam pertemuan dengan investor atau klien, Anda dapat dengan mudah mengakses laporan keuangan terbaru untuk mendukung argumen Anda.
3. Keamanan data dan backup
Penyedia layanan software akuntansi berbasis cloud biasanya memiliki protokol keamanan yang ketat dan melakukan backup data secara rutin, sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan data penting.
Data Anda disimpan di server aman dengan enkripsi canggih dan backup rutin, memastikan perlindungan dari kegagalan perangkat maupun bencana. Dengan dukungan tim keamanan, sistem juga terlindungi dari ancaman hacker dan virus.
Jika Anda ingin mengetahui software cloud accounting apa saja yang bisa membantu operasional bisnis Anda, Anda bisa memeriksa skema harga terlebih dahulu di bawah ini.
Fungsi Utama Cloud Accounting
Cloud accounting menyediakan beragam fungsi yang dapat meningkatkan pengelolaan keuangan bisnis, seperti:
1. Pencatatan transaksi keuangan
Sistem cloud accounting memungkinkan pencatatan transaksi secara otomatis dan real-time, sehingga data keuangan bisnis selalu akurat dan terkini. Sistem ini meminimalkan kesalahan manual dan memastikan setiap transaksi tercatat tepat waktu.
2. Pelaporan keuangan real-time
Dengan cloud accounting, laporan keuangan dapat dihasilkan secara instan dan diakses kapan saja. Laporan keuangan yang dihasilkan oleh aplikasi pembukuan berbasis cloud juga lebih detail dan mudah dipahami, dilengkapi grafik serta diagram yang memudahkan analisis dan pengambilan keputusan bisnis.
3. Integrasi dengan sistem lain
Cloud accounting dapat terhubung dengan berbagai sistem bisnis seperti manajemen inventaris, payroll, atau e-commerce. Integrasi ini memudahkan pengelolaan data lintas departemen, memastikan informasi bisnis tetap sinkron dan efisien.
Akses Laporan Keuangan Real-Time Kapan Saja
Ambil keputusan lebih cepat dengan arus kas dan profit laporan otomatis. Mulai demo gratis HashMicro!
Perbedaan Cloud Accounting Software dengan Software Akuntansi Desktop
Cloud accounting software tidak memerlukan instalasi perangkat keras atau software di komputer lokal Anda. Sebaliknya, semua data dan proses berjalan di server online, sehingga mengurangi biaya dan kompleksitas pengelolaan IT.
Sementara software akuntansi konvensional sering kali memerlukan pembaruan manual dan pemeliharaan yang intensif, cloud accounting software diperbarui secara otomatis oleh penyedia layanan. Ini memastikan bahwa Anda selalu menggunakan versi terbaru dengan fitur dan keamanan terbaru.
Software akuntansi berbasis cloud juga lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat memilih fitur dan modul yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, tanpa perlu membayar untuk fitur yang tidak Anda butuhkan.
| Aspek | Cloud Accounting Software | Software Akuntansi Desktop |
| Akses Data | Dapat diakses kapan saja dan dari perangkat apa pun selama terhubung internet. | Hanya dapat diakses dari komputer yang terinstal software. |
| Penyimpanan Data | Disimpan di server cloud dengan keamanan berlapis & backup otomatis. | Disimpan di perangkat lokal, berisiko hilang jika perangkat rusak. |
| Pembaruan Sistem | Update otomatis oleh penyedia layanan tanpa instalasi manual. | Pembaruan harus dilakukan manual oleh pengguna atau tim IT. |
| Biaya Penggunaan | Berbasis langganan (bulanan/tahunan) termasuk support & maintenance. | Bayar lisensi awal, tetapi upgrade & support biasanya terpisah. |
Kelebihan dan Kekurangan Software Akuntansi berbasis Cloud
Sebelum memutuskan untuk beralih ke cloud accounting, penting bagi Anda untuk memahami berbagai kelebihan dan kekurangan yang ditawarkannya. Meskipun teknologi ini menawarkan banyak keuntungan, ada juga beberapa aspek yang perlu diperhatikan agar Anda dapat membuat keputusan yang tepat untuk bisnis Anda.
Berikut ini adalah penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan cloud accounting yang perlu Anda ketahui.
| Kelebihan Cloud Accounting | Kekurangan Cloud Accounting |
| Mengurangi biaya operasional (tanpa server fisik & maintenance IT kompleks) | Ketergantungan pada koneksi internet untuk akses penuh |
| Mudah diintegrasikan dengan sistem lain (POS, inventory, payroll, e-commerce, dsb.) | Memerlukan kebijakan keamanan dan edukasi pengguna untuk mencegah risiko siber |
| Akses data fleksibel kapan saja & di mana saja secara real-time | Downtime dapat terjadi jika server penyedia layanan mengalami gangguan |
| Data tersimpan terpusat dengan enkripsi & backup otomatis | Potensi kepatuhan regulasi (data governance/PSAK/IFRS) perlu dipastikan sesuai wilayah |
| Lebih ramah lingkungan (minim kertas & arsip fisik) | Migrasi awal dari sistem lama dapat memerlukan waktu & pelatihan |
Bagaimana Cara Memilih Cloud Accounting Software yang Tepat?
Memilih software cloud accounting yang tepat sangat penting untuk memastikan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan keuangan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Perhatikan tingkat keamanan data
Keamanan data adalah prioritas utama. Pastikan software yang Anda pilih memiliki enkripsi data tingkat tinggi dan protokol keamanan yang canggih untuk melindungi informasi keuangan Anda dari ancaman siber.
2. Sesuaikan ketersediaan fitur dengan kebutuhan
Pastikan fitur yang ditawarkan oleh software tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Tidak semua bisnis memerlukan fitur yang sama, jadi pilihlah yang paling relevan dan bermanfaat bagi operasional Anda.
3. Fitur back-up data
Pilih software yang memiliki fitur backup data otomatis. Ini memastikan bahwa data Anda selalu aman dan dapat dipulihkan kapan saja, menghindari risiko kehilangan data penting akibat kerusakan perangkat atau kesalahan manusia.
4. Akses data dari berbagai perangkat
Kemampuan untuk mengakses data dari perangkat apa saja, kapan saja, sangat penting. Pastikan software tersebut dapat diakses melalui berbagai perangkat seperti laptop, tablet, dan smartphone, sehingga memudahkan Anda untuk mengelola keuangan bisnis di mana pun Anda berada.
5. Integrasi dengan rekening Bank bisnis
Pilih software yang dapat diintegrasikan dengan rekening bank bisnis Anda. Ini akan mempermudah otomatisasi seperti pelacakan pengeluaran, pembuatan entri jurnal, dan lain sebagainya, sehingga menghemat waktu dan usaha.
6. Kemampuan membuat laporan keuangan
Pastikan software memiliki kemampuan untuk membuat laporan keuangan dengan mudah dan cepat kapan saja. Ini membantu Anda untuk selalu mendapatkan gambaran jelas mengenai kondisi keuangan bisnis Anda.
7. Kepatuhan pajak dan regulasi keuangan
Pilih software yang menawarkan kepatuhan pajak dan kalkulasi pajak otomatis. Ini akan membantu memastikan bahwa bisnis Anda selalu mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku dan menghindari kesalahan dalam perhitungan pajak.
Dengan memperhatikan faktor-faktor ini, Anda dapat memilih cloud accounting software yang paling tepat untuk mendukung operasional dan pertumbuhan bisnis Anda.
Software Cloud Accounting Terbaik untuk Bisnis Modern
HashMicro menyediakan berbagai fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, mulai dari pencatatan transaksi hingga pelaporan keuangan. Selain itu, HashMicro menyediakan sistem yang terstandarisasi oleh PSAK dan berbasis accrual, memastikan akurasi, konsistensi, dan efisiensi proses bisnis serta kepatuhan terhadap regulasi lokal.
HashMicro juga menawarkan integrasi dengan berbagai sistem bisnis lainnya, seperti manajemen CRM, inventaris, purchasing, dan human resource management. Berikut fitur yang tersedia pada cloud accounting HashMicro:
- AR/AP Management: Fitur ini membantu mengelola piutang dan utang usaha secara terpusat dan real-time.
- Invoicing & DJP Integration: Pembuatan invoice dilakukan secara otomatis dan terintegrasi langsung dengan sistem DJP.
- Bank Reconciliation: Fitur rekonsiliasi bank mencocokkan transaksi internal dengan mutasi rekening secara otomatis. Proses ini mempercepat penutupan buku dan meningkatkan akurasi laporan keuangan.
- Cash Flow: Fitur ini memberikan visibilitas menyeluruh atas arus kas masuk dan keluar bisnis.
- Customer Receipts: Pengelolaan penerimaan pembayaran dari pelanggan menjadi lebih rapi dan terstruktur. Setiap transaksi tercatat otomatis dan langsung terhubung dengan laporan keuangan.
“Saya terkesan bagaimana HashMicro membantu kami mengambil keputusan keuangan dengan data yang lebih akurat dan real-time.”
– Jennifer Santoso, Head of Finance and Accounting
Optimalkan Pembukuan Bisnis dengan Cloud Accounting
Kelola laporan keuangan real-time, hemat biaya server, dan minim human error. Coba demo gratis HashMicro!
Kesimpulan
Cloud accounting adalah solusi modern yang menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis Anda. Dengan efisiensi waktu dan biaya, aksesibilitas, serta keamanan data yang tinggi, software akuntansi cloud dapat membantu Anda mengelola keuangan bisnis dengan lebih baik.
Jika Anda mencari solusi cloud accounting yang handal, HashMicro adalah pilihan yang tepat untuk Anda. Implementasi cloud accounting dapat membawa perubahan signifikan dalam cara Anda mengelola keuangan bisnis.
Coba demo gratis dari HashMicro dengan menekan banner dibawah ini dan menyaksikan sendiri bagaimana HashMicro dapat mengoptimalkan operasi bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Cloud Accounting
-
Apa saja tantangan dalam menggunakan software akuntansi berbasis cloud?
Setelah mengetahui apa itu cloud accounting, Anda juga harus tahu salah satu kelemahan utama akuntansi cloud adalah ketergantungannya pada koneksi internet yang konsisten.
-
Kenapa cloud accounting lebih baik daripada software akuntansi konvensional?
Dengan menggunakan perangkat lunak cloud, jika laptop Anda dicuri, tidak ada yang bisa mengakses data Anda kecuali mereka memiliki login ke akun online.
-
Apa resiko dari Cloud Accounting?
Meskipun cloud accounting menawarkan berbagai keuntungan, ada beberapa risiko yang perlu diperhatikan. Salah satunya adalah ketergantungan pada koneksi internet; gangguan internet dapat menghambat akses ke data keuangan.
Selain itu, meskipun penyedia layanan biasanya memiliki protokol keamanan yang kuat, risiko kebocoran data atau serangan siber tetap ada jika ada celah keamanan yang tidak teratasi. Ada juga potensi masalah terkait kepatuhan hukum dan regulasi, terutama jika data disimpan di server yang berlokasi di negara dengan peraturan privasi yang berbeda.
-
Apakah Cloud accounting lebih murah harganya?
Iya, cloud accounting sering kali lebih murah daripada sistem konvensional karena tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk hardware.
