General Affair (GA) menangani operasional kantor yang sifatnya ‘jalan terus’, seperti aset, fasilitas, vendor, dan kebutuhan harian. Area kerja tersebut biasanya melibatkan banyak permintaan lintas divisi, sekaligus membutuhkan dokumentasi yang rapi.
Tantangannya bukan selalu di volume pekerjaan, melainkan di konsistensi pencatatan dan keterlacakan proses. Saat data tersebar di beberapa tools, standar kerja mudah berbeda antar tim dan evaluasi pun jadi kurang objektif.
Sistem GA digital membantu memusatkan alur kerja agar setiap aktivitas punya rekam jejak yang sama. Artikel ini mengulas manfaatnya, alur kerja yang umum dipakai, serta praktik yang membuat operasional GA lebih tertib.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Aplikasi General Affair (GA)?
Aplikasi General Affair, atau aplikasi GA, adalah software untuk membantu tim GA (staff hingga supervisor) mengelola operasional harian seperti aset, fasilitas, pengadaan internal, dan administrasi kantor. Proses yang sebelumnya manual dapat berjalan lebih otomatis, akurat, dan efisien dengan software ini.
Aplikasi general affair juga dapat menangani pemesanan ruang rapat, pelacakan stok, pengaturan perjalanan dinas, dan pembuatan laporan general affairs rutin untuk mendukung keputusan operasional.
Sistem ini juga sering terintegrasi dengan software HRIS (Human Resource Information System) atau ERP perusahaan agar data dan alur kerja lebih tersambung dan efisien.
Tahukah Anda?
Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!
Dapatkan demo gratis sekarang!
Fitur Penting Aplikasi GA untuk Operasional Kantor
Guna membantu tugas divisi GA dengan lebih efektif, sebuah software GA wajib memiliki fitur-fitur penting berikut:
1. Pemantauan kepatuhan dan regulasi
Fitur ini membantu memastikan seluruh aktivitas GA berjalan sesuai kebijakan internal dan regulasi eksternal, termasuk ISO, K3, dan SOP perusahaan. GA system akan mengingatkan tenggat audit, masa berlaku dokumen legal, dan pembaruan kebijakan secara otomatis.
Dengan ini, divisi GA bisa menghindari potensi sanksi akibat kelalaian administratif.
2. Manajemen inventaris
Aplikasi general affair harus mampu mencatat dan melacak seluruh aset—bergerak maupun tidak bergerak—secara real-time, seperti kendaraan dinas hingga peralatan kantor dan fasilitas gedung.
Sistem yang baik juga dilengkapi notifikasi pemeliharaan untuk mencegah pemborosan dan downtime operasional.
3. Pengelolaan dokumen digital
Aplikasi GA harus dilengkapi dengan sistem yang memungkinkan penyusunan dan penyimpanan dokumen perusahaan dalam satu platform terpusat, memudahkan pengelolaan, pencarian, dan akses data secara efisien.
Fitur ini mencakup pencarian cepat, pengelompokan otomatis, serta reminder untuk pembaruan dokumen seperti kontrak, perizinan, atau SOP.
4. Sistem pengadaan barang dan jasa
App GA mempermudah proses pengadaan barang operasional seperti ATK, perlengkapan pantry, atau jasa outsourcing. General Affair bisa membuat permintaan pembelian, memonitor statusnya, dan memastikan approval berjalan lancar tanpa perlu mengirim dokumen via email atau WhatsApp.
5. Manajemen fasilitas dan pemeliharaan
Software GA membantu tim General Affair memastikan semua fasilitas, seperti kendaraan operasional, AC kantor, atau pantry, selalu dalam kondisi optimal.
Sistem ini memungkinkan penjadwalan preventif, pelacakan maintenance historis, dan notifikasi otomatis ke vendor, sehingga downtime bisa dicegah dan SLA tetap terjaga.
6. Pelaporan dan analisis data
GA system menyediakan dashboard pelaporan otomatis untuk merangkum aktivitas divisi GA. Dari biaya operasional, pemeliharaan rutin, hingga penggunaan aset per departemen.
Data ini membantu manajemen mengambil keputusan berbasis data dan mempercepat proses audit tanpa perlu tarik data dari berbagai sumber secara manual.
Setelah mengetahui keenam fitur utama ini, Anda mungkin bertanya-tanya: vendor mana yang menawarkan software GA yang lengkap dan andal? Temukan jawabannya, termasuk daftar harga sistem terbaik, dengan mengklik banner di bawah ini!
Apa Saja Manfaat Penggunaan Software GA?
Manfaat aplikasi General Affair (GA) terasa paling nyata saat perusahaan mulai kewalahan mengurus aset, fasilitas, dan permintaan operasional harian. Berikut empat manfaat utamanya bagi perusahaan:
1. Aset kantor lebih terkendali
Banyak perusahaan kesulitan menjawab pertanyaan sederhana seperti ‘laptop X sekarang dipakai siapa?’ atau ‘kursi ergonomis ada berapa unit di lantai tiga?’. Pencatatan aset terpusat membuat tim GA tahu lokasi, pemilik, kondisi, serta jadwal perawatan, sehingga risiko kehilangan berkurang dan proses audit jauh lebih cepat.
2. Stok kebutuhan operasional lebih aman
ATK, pantry, dan perlengkapan kebersihan sering habis di waktu yang tidak tepat karena stok hanya dicek saat ada keluhan.
Integrasi ke software inventory membantu memantau keluar-masuk barang dan batas minimum stok, sehingga tim GA bisa merencanakan pembelian sebelum stok kritis dan menghindari permintaan mendadak.
3. Proses request dan approval lebih cepat
Permintaan perbaikan, pengadaan kecil, atau pemesanan ruangan rapat sering tertahan karena pesan tercecer di email dan grup chat.
Sistem request membuat setiap tiket punya alur persetujuan, PIC, dan status yang jelas, sehingga layanan GA terasa lebih responsif dan karyawan tidak perlu mengejar update berkali-kali.
Struktur persetujuan juga dapat mengikuti data organisasi dari vendor HRIS Indonesia, sehingga otorisasi tetap sesuai jabatan.
4. Perawatan fasilitas lebih terjadwal
Kerusakan AC, lampu, atau jaringan sering baru ditangani saat sudah mengganggu aktivitas kerja. Jadwal maintenance dan histori perbaikan membantu tim GA merencanakan servis rutin, sehingga potensi gangguan berulang menurun dan lingkungan kerja tetap nyaman bagi karyawan.
5. Vendor dan dokumen GA lebih teratur
Kontrak, quotation, berita acara, dan bukti pekerjaan sering tersebar di berbagai folder atau email personal.
Penyimpanan dokumen dalam satu sistem memudahkan pencarian saat evaluasi vendor atau audit, sehingga proses negosiasi ulang, perpanjangan kontrak, maupun pergantian vendor dapat dilakukan berdasarkan data yang lengkap.
6. Biaya operasional GA lebih terkendali
Pengeluaran untuk utilitas, layanan kebersihan, perawatan fasilitas, serta kebutuhan kantor biasanya tercatat, tetapi jarang dianalisis.
Laporan biaya per kategori membantu manajemen melihat pola pengeluaran, sehingga keputusan bisa diarahkan ke departemen yang benar tanpa mengganggu kelancaran operasional kantor.
Untuk perusahaan dengan alur operasional yang lebih kompleks, program ERP terintegrasi lebih efektif dalam menghubungkan lintas departemen secara menyeluruh.
Baca Juga: 11 Tips Memilih Aplikasi Gaji Karyawan untuk Perusahaan Anda
Software GA HashMicro untuk Operasional Terstruktur dan Efisien
Facility Management System HashMicro dirancang untuk perusahaan menengah hingga besar yang ingin mengelola operasional GA secara rapi, otomatis, dan terpusat. Sistem ini membantu tim GA menjadwalkan pemeliharaan, mengelola fasilitas, dan menyiapkan dokumentasi audit dengan akurasi dan visibilitas tinggi.
Seluruh dokumen audit, kontrak, dan izin bisa ditata otomatis, sehingga mengurangi risiko keterlambatan, kehilangan, atau duplikasi data.
Untuk perusahaan yang ingin mengevaluasi kecocokan sistem secara langsung, HashMicro juga menyediakan demo gratis. Berikut fitur-fitur utama GA system HashMicro:
- Smart Notification: Mempercepat approval permintaan pengadaan, pemeliharaan fasilitas, atau booking kendaraan melalui notifikasi otomatis yang dikirim ke GA supervisor dan pihak terkait sesuai workflow.
- Asset & Maintenance Scheduler: Menjadwalkan perawatan rutin untuk AC, kendaraan, atau alat operasional. Dilengkapi histori servis yang tersimpan rapi untuk mendukung audit, SLA vendor, dan evaluasi efektivitas fasilitas.
- Warehouse & Inventory Monitoring: Membantu pencatatan keluar-masuk stok, baik untuk ATK, bahan baku, atau sparepart. Dari pencatatan keluar-masuk barang, pelacakan lokasi aset, hingga pemantauan kondisi dan distribusinya di berbagai lokasi kerja.
- Approval Delegation & Task Automation: Delegasikan approval tugas GA secara fleksibel ke atasan, manajer unit, atau PIC lainnya. Sistem akan otomatis follow-up jika ada permintaan tertunda.
- Inventory & Purchase Request Integration: Pantau stok fasilitas secara real-time dan ajukan permintaan pembelian otomatis saat level stok menyentuh ambang minimum. Seluruh proses tercatat dalam satu dashboard.
- Mobile Access via FMS App: Akses sistem GA langsung dari aplikasi mobile untuk menyetujui permintaan, memantau aset, atau melihat histori fasilitas. Cocok bagi tim GA yang menangani beberapa kantor atau lokasi kerja sekaligus.
- Compliance and Audit Documentation Tools: Kelola dokumen penting seperti kontrak vendor, izin operasional, dan SOP audit. Dilengkapi notifikasi otomatis sebelum masa berlaku habis agar divisi GA selalu siap hadapi inspeksi.
Kesimpulan
GA system adalah solusi strategis untuk mengelola fasilitas, aset, dan kepatuhan operasional secara otomatis dan terintegrasi. Dari penjadwalan maintenance hingga pelacakan dokumen audit, seluruh proses dapat dikendalikan dalam satu platform dengan visibilitas real-time dan kontrol lintas divisi.
Jika Anda ingin mempermudah operasional divisi GA dan mengurangi risiko dari proses manual, HashMicro menawarkan sistem Facility Management yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Anda juga bisa mencoba demo gratis aplikasi general affair untuk melihat langsung performanya. Cukup klik banner di bawah ini dan temukan solusi terbaik untuk perusahaan Anda.
Pertanyaan Seputar Aplikasi General Affair
-
Apa kegunaan GA?
GA bertanggung jawab untuk mengelola administrasi dan kebutuhan internal perusahaan, seperti pengadaan barang dan manajemen aset.
-
Apa saja keterampilan yang harus dimiliki seorang general affair?
Seorang general affair harus memiliki keterampilan organisasi, komunikasi, dan manajemen waktu yang baik.
-
Apa bedanya HRD dan GA?
HRD fokus pada pengelolaan sumber daya manusia, sementara GA mengelola kebutuhan administratif dan operasional lainnya dalam perusahaan.
