Apa itu Account Payable: Perbedaannya dengan Account Receivable

Pernah mendengar istilah account payable atau utang dagang? Di balik istilah ini tersimpan peran penting dalam menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Tanpa pengelolaan yang tepat, pencatatan utang bisa berujung pada masalah serius bagi arus kas bisnis.

Bagi akuntan, memahami account payable dan cara kerjanya adalah keterampilan wajib. Kini, dengan Software Akuntansi HashMicro, proses pencatatan utang dagang hingga perhitungan pajak bisa diotomatisasi dengan mudah dan efisien.

Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, peran, dan tanggung jawab account payable dalam mendukung keuangan perusahaan.

Daftar Isi:

Daftar Isi

Apa Itu Account Payable?

Utang dagang atau account payable adalah kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar dalam jangka waktu tertentu sesuai perjanjian dengan kreditur. Kewajiban ini umumnya muncul karena pembelian barang atau jasa secara kredit untuk kebutuhan operasional atau penjualan kembali.

Selain itu, utang dagang juga bisa timbul dari transaksi dengan uang muka maupun pembayaran sebelum barang diterima (cash before delivery). Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaan dagang dan industri yang membeli produk siap pakai untuk dijual kembali atau diproses lebih lanjut.

Peran Penting Account Payable

Account payable memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Posisi ini perlu perlu dicek secara teratur supaya perusahaan mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus diselesaikannya, yaitu membayar dan melunasi sisa utang.

Fungsi utamanya adalah supaya utang tidak menumpuk dan membuat perusahaan mengalami banyak kerugian, ketika barang telah perusahaan terima alangkah baiknya jika utang yang belum perusahaan bayarkan untuk segera mereka lunaskan. Selain meringankan beban, proses bisnis dengan pihak klien pun akan selalu lancar.

Tentunya setiap posisi pekerjaan tak jarang yang melakukan sebuah kesalahan, khususnya bagi seorang account payable. Hanya dengan sedikit kesalahan yang fatal dapat memperburuk situasi perusahaan seperti mengalami kerugian dan hubungan dengan klien pun akan terganggu. 

Akan tetapi pada zaman yang serba digital ini sekarang sudah tersedia sebuah Aplikasi Akuntansi yang dapat membantu berbagai pekerjaan akuntansi perusahaan. Dengan tujuan untuk meringankan pekerjaan akuntan dan memberikan hasil yang maksimal serta menghindari human error dengan biaya yang terjangkau.

Apa Saja Tugas Account Payable Staff?

Dalam sebuah perusahaan besar biasanya memiliki staf khusus yang mengelola hal tersebut. Berbeda dengan perusahaan kecil, pekerjaan ini juga mereka serahkan kepada akuntan perusahaan. Berikut 5 tugas yang biasanya staff account kerjakan, yaitu: 

1. Melakukan koordinasi dengan bagian supply chain

Perusahaan melakukan transaksi dengan pihak eksternal, sehingga biasanya akan terlibat dengan banyak pihak. Pihak-pihak yang terlibat yaitu divisi sales, vendor, purchasing, produksi, dan warehouse. Oleh karena itu, seorang staff harus melakukan koordinasi dengan semua pihak tersebut.

Koordinasi sendiri sangat penting untuk perusahaan lakukan supaya pembeliannya sesuai dengan rencana. Selain itu, account payable staff adalah orang yang harus memahami siklus supply chain supaya dapat memastikan bahwa barang yang perusahaan beli sudah sampai di tujuan dengan selamat.

2. Menganalisis kegiatan pembelian

Setiap transaksi biasanya akan tercatat dalam setiap dokumen. Namun terkadang terdapat kesalahan pencatatan yang kecil hingga besar dalam dokumen tersebut. Tentunya, hal ini sangat wajar untuk terjadi karena pekerjaannya sendiri manusia yang mengerjakannya.

Maka dari itu, tugas staff account payable adalah harus melakukan pengecekan terhadap semua dokumen supaya tak ada kesalahan yang merugikan banyak pihak.

3. Mencatat kegiatan pembelian

Staff Account Payable juga memiliki tugas lain yaitu melakukan pencatatan terhadap semua kegiatan pembelian. Langkah ini bertujuan sebagai upaya verifikasi apabila ada ketidaksesuaian antara data di dokumen dengan fakta di lapangan.

4. Melakukan pembayaran untuk pembelian yang sudah valid

Setelah pembelian telah vendor tetapkan dan setujui, tugas staff account payable adalah bertugas untuk melakukan pembayaran. Ada tiga jenis pembayaran, yaitu:

• Cash After Delivery (CAD), merupakan pembayaran yang terjadi ketika semua barang sudah vendor kirimkan ke perusahaan, lalu perusahaan membayarnya secara tunai.
• Cash Before Delivery (CBD), semua pembayaran sudah harus perusahaan lunasi sebelum vendor mengantarkan barang.
• Pembayaran dua tahap, di tahap pertama, perusahaan melalui staff melakukan pembayaran tanda jadi atau down payment (DP). Setelah itu, perusahaan kembali melakukan pembayaran hingga lunas.

5. Menyusun laporan dan neraca pembelian

Tugas AP staff adalah mencatat dan membuat laporan. Laporan ini akan staf serahkan kepada atasan, bisa berupa Manager maupun Supervisor.

Dengan berbagai tugas yang kompleks ini, memastikan pencatatan dan pelaporan berjalan lancar menjadi hal yang krusial. Salah satu cara efektif untuk membantu proses tersebut adalah dengan menggunakan software akuntansi yang dapat mempermudah pencatatan, pengecekan, hingga pelaporan secara lebih efisien dan akurat.

Tanggung Jawab Account Payable Staff

Masih terdapat beberapa tanggung jawab yang wajib account payable staff laksanakan, berikut merupakan tanggung jawabnya:

• Mengawasi dan memastikan bahwa arus kas perusahaan dalam posisi yang normal dan seimbang. Hal ini diwujudkan dengan melaksanakan tugas paling awal tadi, yaitu berkoordinasi dengan seluruh staf terkait.
• Mengarsipkan seluruh dokumen yang terkait dengan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Staff juga perlu melakukan pengecekan terhadap semua arsip.
• Memastikan bahwa semua aktivitas pembelian yang dilaksanakan oleh perusahaan didokumentasikan dalam bentuk laporan atau catatan.
• Bertanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. AP staff ini pulalah yang melakukan diskusi dan perjanjian dengan vendor untuk menentukan sistem pembayaran yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
• Membuat laporan pembelian yang sudah dilaksanakan perusahaan dalam periode tertentu yang menjadi pertanggungjawaban seorang staf terhadap supervisor atau manajer. Umumnya, laporan pembelian ini dibuat dalam periode bulanan dan mingguan

Perbedaannya Account Payable dengan Account Receivable (AR)

Cukup berbeda dengan account payable, account receivable merupakan catatan transaksi yang menjadi dasar kita menerima uang. AR juga banyak orang kenal dengan istilah piutang usaha.

Account receivable adalah jenis transaksi yang merupakan pengertian penagihan kepada konsumen yang telah berhutang. Pihak yang memberi utang kepada perusahaan ini bermacam-macam mulai dari perorangan, perusahaan atau organisasi. 

Ada tiga ciri utama yang pada piutang, di antaranya: 

1. Nilai Jatuh Tempo 

Merupakan sejumlah nilai transaksi utama yang ditambah bunga. Pembayaran berjatuh tempo ini menimbulkan ada yang disebut dengan bunga.

2. Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo dalam account receivable merupakan hari pembayaran dimana pihak perusahaan harus menagih kewajiban pada pihak lain. Jika ada keterlambatan, biasanya perusahaan akan menerapkan sistem denda.

3. Umur Jatuh Tempo 

Umur jatuh tempo dalam penagihan piutang juga dibagi menjadi bulanan dan juga harian. Apabila sebuah piutang menggunakan penghitungan bulanan, maka waktu jatuh tempo sama dengan tanggal terjadinya piutang di bulan berikutnya.

Optimalkan Pengelolaan Account Payable dengan HashMicro

Mengelola account payable secara manual sering memakan banyak waktu karena tim keuangan harus mencatat setiap transaksi pembelian secara satu per satu, memantau jatuh tempo pembayaran, hingga menyusun laporan bulanan secara terpisah.

Proses ini bukan hanya menyita sumber daya, tetapi juga rentan terhadap kesalahan pencatatan yang bisa berujung pada keterlambatan pembayaran, duplikasi data, atau bahkan kerugian finansial.

HashMicro menghadirkan Software Akuntansi yang terintegrasi penuh untuk membantu bisnis mengotomatisasi seluruh proses account payable mulai dari pencatatan hingga pelaporan dengan akurasi tinggi dan efisiensi maksimal. Berikut beberapa fitur HashMicro:

• Bank Integration – Auto Payment: Memungkinkan pembayaran ke pemasok dilakukan otomatis lewat integrasi dengan bank.
• Bank Integration – Auto Reconciliation: Mencocokkan data pembayaran di sistem dengan laporan bank secara otomatis untuk menghindari kesalahan.
• Cash Flow Reports: Menyediakan laporan arus kas agar perusahaan bisa mengatur waktu pembayaran dengan lebih baik.
• Financial Statement with Budget Comparison: Menampilkan laporan keuangan dibandingkan dengan anggaran untuk memantau efisiensi biaya.
• Custom Printout for Invoices: Memudahkan pembuatan dan penyesuaian format invoice sesuai kebutuhan bisnis.

“Sebagai manajer keuangan, saya melihat HashMicro sangat membantu mengelola account payable lewat pembayaran otomatis dan laporan real-time yang memudahkan pengambilan keputusan.”

– Jennifer Santoso, Head of Finance dan Accounting

Kesimpulan

Itulah penjelasan mengenai account payable. Ada banyak tugas penting yang perlu staff account payable kerjakan. Untuk bisa mengerjakan hasil yang maksimal, seorang petugas AP haruslah bisa memahami profesinya dengan baik. Agar tidak terjadi miskalkulasi.

Kami memahami kekhawatiran Anda tentang sistem akuntansi perusahaan dan perhitungan pajak yang diperlukan. Maka dari itu, HashMicro hadir memberi solusi bagi kebutuhan anda.

Dengan Sistem Akuntansi  untuk enterprise di Indonesia, HashMicro memberikan berbagai solusi terbaik bagi perusahaan Anda dalam mengelola keuangan. Segera jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!

Pertanyaan Seputar Account Payable

• Apa itu account payable?

  Account payable adalah kewajiban perusahaan kepada pemasok atau vendor yang timbul dari pembelian barang atau jasa secara kredit. Dalam bahasa Indonesia, account payable dikenal sebagai utang dagang.

• Mengapa account payable penting bagi perusahaan?

  Account payable penting karena memengaruhi arus kas, menjaga hubungan baik dengan pemasok, serta memastikan perusahaan memiliki catatan keuangan yang akurat untuk pengambilan keputusan bisnis.

• Bagaimana cara mengelola account payable dengan baik?

  Cara mengelola account payable yang baik antara lain: mencatat setiap transaksi secara akurat, membuat jadwal pembayaran, menggunakan software akuntansi, dan menjaga komunikasi dengan pemasok.