Penjualan adalah salah satu aspek yang penting dalam sebuah bisnis. Penjualan menentukan tingkat keberhasilan dari berbagai aktivitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Untuk dapat melihat dan menentukan keberhasilan tersebut, perusahaan perlu membuat laporan penjualan, atau biasa dikenal dengan istilah sales report.
Tanpa sales report yang akurat, tim Anda tidak punya dasar untuk evaluasi penjualan dan pada akhirnya perusahaan Anda akan rugi banyak karena sales report tidak akurat. Studi McKinsey menyatakan bahwa perusahaan yang menggunakan pendekatan data-driven sales mengalami peningkatan EBITDA sebesar 15–25%.
Melalui laporan penjualan, perusahaan dapat mengetahui data penjualan sebenarnya dan membuat rencana sales yang lebih cocok berdasarkan hasil laporan yang telah dibuat. Artikel ini akan membahas secara rinci mengenai laporan penjualan dan bagaimana cara membuatnya.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Sales Report?
Sales report adalah sebuah kegiatan pelaporan aktivitas penjualan dalam jangka waktu tertentu yang berisi data dan informasi rinci. Pada umumnya, laporan penjualan ini berisikan informasi seputar kuantitas penjualan, pendapatan, serta biaya operasional bisnis dalam jangka waktu tertentu.
Dari berbagai aspek yang terdapat dalam laporan kunjungan penjualan, perusahaan dapat melakukan berbagai analisis terhadap setiap aspek dengan baik. Melalui analisis ini, perusahaan dapat mengetahui bagaimana performa penjualan yang telah terlaksana serta apa saja hal yang perlu dievaluasi. Terlebih lagi, melalui laporan penjualan, perusahaan juga dapat menentukan strategi yang tepat agar dapat meningkatkan volume penjualan di masa depan.
Pentingnya Sales Report dalam Bisnis
Tujuan utama sales report adalah untuk memberikan kondisi umum penjualan bisnis dalam jangka waktu tertentu. Laporan yang mengambil data dari masa lalu ini dapat menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan sehingga mereka dapat membuat rencana dan target yang lebih matang guna meningkatkan penjualan di masa depan.
Ingin tahu apakah laporan penjualan bisnis Anda sudah cukup efektif? Konsultasikan dengan tim HashMicro
1. Mengidentifikasi area penjualan yang perlu ditingkatkan
Dengan sales report, tim perusahaan Anda bisa menemukan aspek penjualan yang kinerjanya masih di bawah target. Tim dapat langsung mengambil tindakan perbaikan berdasarkan data yang tersaji secara objektif.
2. Menjadi dasar pengambilan keputusan yang lebih akurat
Manajemen menggunakan data historis dari sales report untuk merancang strategi penjualan yang lebih tepat sasaran. Keputusan berbasis data ini meminimalkan risiko dan meningkatkan efektivitas setiap langkah bisnis.
Tanpa data yang terstruktur, pengambilan keputusan hanya bergantung pada intuisi yang rentan terhadap kesalahan. Sales report mengubah ketidakpastian menjadi wawasan yang dapat perusahaan andalkan untuk bersaing lebih unggul di pasar.
3. Membantu perusahaan menetapkan target yang realistis
Sales report menyajikan tren penjualan masa lalu sebagai acuan dalam menetapkan target periode berikutnya. Perusahaan pun dapat menyusun rencana yang lebih terukur dan dapat dicapai oleh tim.
Banyak perusahaan gagal mencapai target karena menetapkannya tanpa mempertimbangkan kapasitas tim dan kondisi pasar yang nyata. Data dari sales report membantu manajer menyelaraskan ambisi bisnis dengan kemampuan aktual yang dimiliki perusahaan.
4. Membuktikan kredibilitas bisnis kepada investor
Laporan penjualan yang terstruktur berfungsi sebagai dokumen pertanggungjawaban resmi bagi para investor. Transparansi data ini membangun kepercayaan dan memperkuat posisi tawar perusahaan di depan pemangku kepentingan.
5. Meningkatkan koordinasi antar tim penjualan
Koordinasi menjadi lebih mudah bagi manajer untuk setiap anggota tim secara individual maupun kolektif. Informasi dari laporan akan mendorong kolaborasi yang lebih solid dan memastikan seluruh tim penjualan bergerak menuju target yang sama.
Setiap divisi, mulai dari marketing hingga after-sales, dapat menyamakan pemahaman tentang prioritas berdasarkan data penjualan yang sama. Keselarasan ini mencegah tumpang tindih pekerjaan dan mempercepat respons tim terhadap perubahan kondisi pasar.
Cara Membuat Sales Report yang Baik
Menjalankan bisnis dengan laporan penjualan yang buruk itu seperti mengemudi dengan penglihatan buruk. Dengan laporan penjualan yang baik, perusahaan dapat mengetahui detail-detail kecil yang mewakili berbagai kegiatan penjualan yang telah terlaksana. Berikut adalah cara untuk membuat sales report yang baik.
1. Menentukan jenis laporan
Pertama, harus mengetahui laporan yang dibutuhkan supaya laporan dapat berjalan dengan baik dan mencakup data-data penting. Jenis laporan dan data yang terdapat harus sesuai sehingga perusahaan dapat memahami laporan tersebut dengan baik.
Ini memastikan semua informasi akurat. Akurasi harus diperhatikan sebab setiap data yang keliru dapat menyesatkan keputusan bisnis dan merugikan perusahaan secara keseluruhan. Tim penjualan pun dapat bekerja lebih efisien karena mereka mengacu pada data yang relevan dan dapat diandalkan.
2. Ketahui audiens sales report
Terdapat banyak pihak yang akan melihat laporan penjualan yang sudah terbit. Sama halnya dengan jenis laporan tadi, perusahaan perlu mengetahui dan menentukan pihak mana saja yang akan melihat laporan ini. Bila sudah mengetahui audiens yang akan membaca laporan, maka pembuatan laporan akan berjalan dengan lebih mudah.
Untuk mengetahui audiens laporan, Anda bisa mengidentifikasi pihak-pihak yang memiliki kepentingan langsung terhadap data penjualan. Tanya tim manajemen, investor, atau kepala divisi informasi apa yang paling dibutuhkan dari laporan tersebut.
Bila sudah mengetahui audiens yang akan membaca laporan, maka pembuatan laporan akan berjalan dengan lebih mudah.
3. Tentukan periode sales report
Sebelum menyelesaikan laporan, perusahaan perlu menentukan validitas laporan ini berdasarkan jangka waktunya. Terdapat beberapa jangka waktu yang dapat perusahaan terapkan pada laporan, misalnya harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, dan masih banyak lagi.
Menetapkan periode laporan yang konsisten memudahkan tim mengotomatiskan pengumpulan data, sehingga perusahaan tidak perlu menyusun laporan dari nol di setiap siklus.
4. Sertakan informasi yang sesuai
Setelah menentukan audiens pembaca dan periode laporan, pembuatan laporan penjualan bisa dimulai. Tetapi tidak bisa ngasal bikin karena data yang ditulis harus sesuai. Informasi yang wajib ada dalam sales report antara lain:
- Total pendapatan
- Jumlah transaksi
- Tingkat konversi
- Performa per produk atau wilayah
- Perbandingan hasil aktual dengan target yang sudah ditetapkan.
Pastikan semua data bersumber dari sistem yang sama agar tidak ada angka yang saling bertentangan antara satu laporan dengan laporan lainnya.
5. Visualisasikan data dengan grafik
Maka, pembuat laporan perlu menampilkan data dan informasi dengan menarik supaya gampang untuk dibaca dengan baik. Agar dapat mencapai hal tersebut, perusahaan dapat melakukan berbagai hal yang dapat dengan baik mempermudah pembaca dalam memahami laporan. Salah satunya adalah dengan mencantumkan grafik.
Pada umumnya, bila hanya membaca laporan yang berisikan banyak angka, pembaca cenderung akan merasa kurang tertarik untuk membaca laporan tersebut. Dengan grafik, pembaca dapat mengetahui informasi dan data dengan lebih baik dan akan lebih tertarik untuk membacanya.
6. Periksa kembali data dan informasi
Agar tidak tercantum kesalahan, baik kecil maupun besar, laporan perlu dicek kembali, semua data dan informasi yang sudah ada. Selain untuk mengecek adanya kesalahan, perusahaan dapat menambahkan informasi tambahan atau meminta bantuan dan saran dari rekan tim penjualan agar dapat meningkatkan kualitas laporan.
7. Sajikan sales report
Terakhir, setelah menulis dan juga mengkaji ulang, perusahaan dapat melakukan langkah berikutnya, yaitu menyajikan laporan ini. Penjelasan dari laporan ini harus sesuai dengan jenis laporan dan semua hal yang telah ditentukan pada saat awal pembuatan laporan. Selain itu, sales report juga wajib menjelaskan perbaikan untuk masa depan.
Jenis-Jenis Sales Report
Mengacu pada salah satu langkah dalam membuat laporan, perusahaan memiliki berbagai opsi terkait sales report yang akan dibuatnya. Jenis-jenis laporan penjualan memiliki beberapa faktor yang dapat membedakan satu laporan dengan yang lainnya. Berikut merupakan penjelasan dan fungsi dari masing-masing laporan:
1. Sales Performance Report
Jenis laporan penjualan yang pertama adalah performance report. Laporan ini memberikan informasi menyeluruh tentang pencapaian penjualan selama periode tertentu, mulai dari total pendapatan hingga perbandingan hasil aktual dengan target yang sudah ditetapkan. Laporan ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja tim maupun individu salesperson.
2. Sales forecast
Jenis laporan penjualan yang kedua adalah prediksi penjualan. Melalui jenis laporan ini, pembuat laporan dapat mengetahui hasil penjualan dari masa lalu untuk menjadikan hal tersebut alat prediksi untuk masa depan. Laporan ini umumnya dibuat secara rutin (bulanan/kuartalan).
3. Sales funnel report
Ketiga, terdapat jenis laporan penjualan yang bernama sales funnel report. Dengan adanya sales funnel report, perusahaan dapat mengetahui kedekatan seorang pelanggan dalam membeli sebuah produk bisnis. Selain itu, laporan ini dapat membantu setiap sales agar mereka paham bagaimana cara yang tepat untuk mempromosikan produk.
4. Conversion report
Keempat, setelah pelanggan menyelesaikan proses pembelian, perusahaan dapat menerbitkan laporan yang bernama conversion report. Dalam laporan ini, terdapat informasi seputar kontak pelanggan dan rasio konversi pelanggan yang sudah membeli serta informasi-informasi terkait lainnya.
5. Sales activity report
Berbeda dengan laporan lainnya yang berfokus pada hasil, sales activity report melacak aktivitas yang tim penjualan lakukan untuk mencapai target. Aktivitas yang dilacak termasuk jumlah panggilan telepon, email terkirim, presentasi, dan pertemuan dengan prospek.
Laporan ini membantu manajer memahami apakah kinerja yang kurang optimal disebabkan oleh kurangnya usaha tim sales atau metode pendekatan yang perlu diperbaiki, sehingga intervensi dapat dilakukan lebih tepat sasaran.
6. Product performance report
Product performance report menyajikan data penjualan per produk atau SKU. Laporan ini mencakup volume terjual, pendapatan, margin keuntungan, dan tren permintaan selama periode tertentu.
Perusahaan menggunakan sales report ini untuk menentukan produk yang perlu mendapat prioritas promosi, produk yang memerlukan peninjauan ulang strategi harga, serta mendasari keputusan pengadaan stok pada periode berikutnya.
7. Opportunity score report
Tujuan dari adanya jenis laporan ini adalah untuk mengetahui pelanggan manakah yang memiliki peluang lebih tinggi dalam membeli produk yang ada. Dari hal ini, perusahaan dapat menentukan pelanggan mana yang menjadi prioritas dalam usaha melakukan penjualan.
8. Sales call report
Dalam laporan ini, terdapat informasi mengenai performa dan kualitas kujungan penjual untuk melayani pelanggan. Selain itu, terdapat juga informasi berupa keluhan yang pelanggan berikan kepada perusahaan. Dari kedua hal tersebut, perusahaan dapat melakukan analisis sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan.
Agar lebih mudah memulai, unduh template sales report gratis dari HashMicro di bawah ini.
Permudahkan Penyusunan Sales Report dengan Sales Management Software HashMicro
Penyusunan sales report bisa memakan banyak waktu dengan kesulitan-kesulitannya. Itulah mengapa setiap perusahaan yang ingin menyederhanakan proses ini akan menggunakan perangkat lunak manajemen penjualan yang efektif.
HashMicro adalah aplikasi yang berkualitas dalam market sales management software. HashMicro Sales Management akan membuat proses laporan lebih mudah bagi perusahaan dengan mengotomatiskan pengumpulan data penjualan secara real-time. Sistem ini mampu merekap seluruh aktivitas tim sales dari pipeline hingga closing.
Berikut ini beberapa keunggulan HashMicro Sales Management Software yang dapat mendukung pengelolaan penjualan perusahaan Anda:
- Pembuatan laporan penjualan otomatis: Sistem mengumpulkan dan merekap data transaksi secara otomatis sehingga tim bisa meminimalkan risiko kesalahan.
- Dashboard analitik real-time: Manajer tidak perlu menunggu laporan periodik untuk dapat memantau performa penjualan, pencapaian target, dan tren pendapatan secara langsung dengan dashboard yang diperbarui.
- Manajemen pipeline dan leads terpusat: Seluruh data prospek, status negosiasi, dan peluang penjualan tersimpan dalam satu platform sehingga tim sales menjadi lebih terstruktur.
- Pelacakan kinerja tim sales: Software menjamin pemantauan aktivitas dan pencapaian setiap salesperson secara individual, sehingga evaluasi kinerja dapat dilakukan berdasarkan data yang objektif.
- Integrasi dengan modul ERP lainnya: HashMicro Sales Management terhubung langsung dengan modul akuntansi, inventori, dan CRM, sehingga data penjualan otomatis tersinkronisasi ke seluruh sistem tanpa entri ulang.
- Akses fleksibel melalui berbagai perangkat: Tim sales dapat menginput dan memantau data kapan saja dan di mana saja melalui perangkat mobile maupun desktop untuk mendukung mobilitas kerja di lapangan.
Dengan fitur-fitur tersebut, HashMicro Sales Management Software hadir sebagai solusi menyeluruh untuk menyederhanakan pengelolaan penjualan sekaligus meningkatkan akurasi laporan bisnis. Jika Anda ingin melihat langsung bagaimana sistem ini bekerja untuk perusahaan Anda, segera jadwalkan konsultasi gratis HashMicro dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim ahli kami.
Kesimpulan
Sales report adalah bagian integral dalam menjalankan perusahaan. Melalui laporan ini, perusahaan dapat mengetahui tingkat keberhasilan mereka dalam jangka waktu tertentu. Selain itu, perusahaan juga dapat mengetahui sektor mana saja yang belum optimal dalam aktivitas penjualannya.
Penulisan laporan ini memerlukan waktu yang lama karena mencakup banyak aspek yang saling berkaitan. Agar dapat mempermudah proses pembuatan laporan, Anda dapat menggunakan CRM Sales HashMicro. Software ini mampu memudahkan Anda dalam menulis laporan penjualan melalui fitur yang telah terotomatisasi.
Dapatkan software CRM dari HashMicro untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda. HashMicro telah dipercaya oleh ribuan perusahaan dari berbagai industri berkat fiturnya yang lengkap, antarmuka yang intuitif, serta dukungan teknis yang responsif.
Pertanyaan Seputar Sales Report
-
Apa perbedaan sales report harian, mingguan, bulanan?
Sales report harian memantau aktivitas penjualan setiap hari secara detail. Laporan mingguan merangkum tren dan pencapaian dalam satu pekan. Laporan bulanan mengevaluasi performa secara menyeluruh sebagai dasar strategi jangka panjang.
-
KPI apa saja yang ada dalam sales report?
Sales report mencakup KPI utama seperti total pendapatan, jumlah transaksi, dan tingkat konversi. Perusahaan juga memantau performa per produk, per wilayah, serta pencapaian terhadap target penjualan.
-
Software apa yang mengotomatisasi sales report?
Software CRM seperti HashMicro mengotomatisasi pembuatan sales report secara efisien dan akurat. Fitur penjadwalannya memungkinkan tim mengatur laporan harian hingga tahunan tanpa input manual.
-
Siapa yang harus membaca sales report?
Tim manajemen, kepala divisi penjualan, dan investor perlu membaca sales report secara rutin. Mereka menggunakan data laporan untuk mengambil keputusan strategis yang tepat dan terukur.
-
Seberapa sering sales report harus dibuat?
Frekuensi pembuatan sales report bergantung pada kebutuhan dan skala bisnis. Perusahaan umumnya menyusun laporan harian untuk monitoring cepat dan bulanan untuk evaluasi menyeluruh. Konsistensi periode pelaporan membantu tim mengotomatiskan pengumpulan data secara efisien.
