Dalam aktivitas operasional bisnis, pencatatan pergerakan barang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari pengelolaan persediaan. Laporan keluar masuk barang hadir sebagai media dokumentasi yang merangkum alur barang sejak diterima hingga digunakan atau didistribusikan.
Penggunaan laporan ini umum diterapkan pada berbagai skala usaha karena mampu menyajikan informasi stok secara ringkas dan terstruktur. Dengan data yang tercatat konsisten, proses pemantauan persediaan dapat dilakukan secara lebih terorganisir.
Melalui laporan keluar masuk barang, perusahaan memiliki referensi yang jelas mengenai aktivitas logistik yang terjadi dalam periode tertentu. Informasi tersebut kemudian dapat dimanfaatkan sebagai dasar pendukung dalam pengelolaan stok dan perencanaan operasional selanjutnya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Konsep Laporan Keluar Masuk Barang
Laporan keluar masuk barang adalah dokumen yang mencatat pergerakan stok dalam bisnis, mulai dari barang yang masuk melalui pembelian atau produksi hingga yang keluar karena penjualan, penggunaan, atau penyusutan.
Agar pencatatannya konsisten, laporan stok keluar masuk barang ini umumnya menggunakan struktur yang sama pada setiap periode. Dengan kerangka tersebut, bisnis dapat memantau kondisi persediaan secara terukur dan menjaga alur operasional tetap tertata.
Format dan Contoh Laporan Keluar Masuk Barang
Format dan Contoh Laporan Keluar Masuk Barang
Agar informasi seputar stok barang memiliki akurasi yang tinggi, maka perusahaan perlu melakukan pembukuan dengan baik. Langkah pertama yang pengusaha dapat lakukan untuk menyusun laporan stok barang akurat dan terlengkap adalah dengan membuat label yang dapat mempermudah pencatatan serta dapat menata barang dengan rapi.
Dalam kegiatan ini, pengusaha dapat menerapkan beberapa format label. Pengusaha dapat mencantumkan tanggal transaksi dari suatu barang dengan kode tertentu, serta mencantumkan kuantitas stok awal, stok baru, stok keseluruhan, stok keluar dan sisanya.
Selain itu, terdapat format lainnya yang dapat mencatat nilai pembelian dan penjualan. Format tersebut memerlukan kolom-kolom di bawah ini:
- Tanggal transaksi
- Jenis barang
- Harga beli barang
- Jumlah stok barang
- Kas keluar
- Stok keluar
- Harga jual barang yang keluar
- Kas masuk
- Sisa stok tekahir
Anda dapat membaca dan melihat berbagai macam contoh tabel template stok barang, serta dapat menirunya untuk keperluan Anda.
Contoh Laporan Keluar Masuk Barang 1
Laporan Keluar Masuk Barang (1)
Contoh Laporan Keluar Masuk Barang 2
Laporan Keluar Masuk Barang (2)
Mengapa Laporan Keluar Masuk Barang Penting Digunakan?
Perusahaan tak bisa lepas dari pembuatan laporan stok, terutama jika memiliki banyak gudang untuk memantau keluar masuk barang. Tanpa pencatatan yang tepat, risiko restock yang kacau, produk kedaluwarsa, atau kesalahan saat stock opname bisa saja terjadi.
Perusahaan dapat menggunakan pencatatan manual maupun penggunaan aplikasi stok barang yang dapat mempermudah laporan stok barang secara efisien dan otomatis.
Berikut manfaat yang dapat Anda rasakan dalam membuat laporan stok barang:
1. Menghindari kecurangan
Kecurangan data rentan terjadi untuk keuntungan pribadi yang menimbulkan kerugian perusahaan. Hal tersebut juga sangat mungkin terjadi dalam bisnis skala menengah ke atas dimana kepemilikan barang yang tidak sedikit. Laporan keluar masuk barang bermanfaat untuk meminimalisir kecurangan data.
Meskipun apabila penyusunan laporan dilakukan secara manual masih terdapat kemungkinan manipulasi data. Penyusunan laporan keuangan Excel atau penggunaan solusi manajemen Inventory jauh akan lebih kredibel dalam menghasilkan data yang ada secara real time.
2. Mengetahui persediaan barang
Persediaan barang yang perusahaan miliki adalah komponen utama dalam penjualan. Apabila persediaan barang tidak sesuai hal tersebut akan memberikan kerugian bagi perusahaan dan menimbulkan kekecewaan bagi konsumen karena kelangkaan stok.
3. Memonitor keluar masuknya barang
Catatan laporan keluar masuk barang yang terus diupdate sesering mungkin berguna untuk memonitor ketersediaan dan pengelolaan barang yang perusahaan miliki. Pencatatan tidak hanya untuk barang yang perusahaan produksi dan barang yang terjual.
Hal ini juga mencakup retur dari konsumen, penggunaan barang, transaksi barang masuk, dan sebagainya yang tentunya akan mempermudah tracking. Apabila terdapat hal yang tidak sesuai perusahaan dapat memproses untuk penyelidikan.
Dengan memiliki laporan keluar masuk stok yang baik, hal ini akan membantu mengoptimalkan seluruh stock yang ada.
| Manfaat | Deskripsi Singkat |
| Menghindari kecurangan | Membantu meminimalisir risiko manipulasi data dan kecurangan stok yang dapat merugikan perusahaan. |
| Mengetahui persediaan barang | Memantau jumlah dan kualitas stok secara akurat untuk mencegah kekurangan atau kelebihan barang. |
| Memonitor keluar masuk barang | Memudahkan pelacakan semua pergerakan barang, termasuk masuk, keluar, retur, dan penggunaan internal secara rutin. |
Bagaimana Cara Membuat Laporan Stok Barang?
Sebelum menyusun laporan keluar masuk barang terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Hal ini untuk memastikan catatan yang Anda susun sesuai ketentuan yang berlaku dan menghasilkan laporan yang akurat. Berikut beberapa tips langkah yang harus Anda persiapkan dalam menyusun laporan.
1. Persiapkan data
Komponen utama yang harus ada adalah Anda harus menyiapkan data yang akan menjadi bahan dalam laporan keluar masuk stok. Anda harus menugaskan karyawan yang memiliki kecermatan tinggi untuk mencatat data barang secara detail sehingga mendapatkan data yang sesuai.
2. Buat forecast
Forecast atau perkiraan adalah hal penting dalam bisnis untuk menentukan langkah yang akan Anda ambil untuk menentukan strategi. Forecast Anda susun untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang perusahaan butuhkan dalam satu periode. Pencatatan forecast menjadi acuan untuk menentukan per item barang yang Anda butuhkan.
3. Lakukan pengecekan sebelum barang disimpan
Untuk memastikan jumlah barang dan hasil catatan sama maka Anda perlu melakukan pengecekan kembali. Pengecekan ulang dapat Anda lakukan sebelum barang tersusun, menyimpannya di rak atau meletakkan barang tersebut di gudang.
Hal ini dapat mengantisipasi keadaan barang yang gagal, cacat, dan lain sebagainya. Catat yang rapi agar laporan dapat dengan mudah dipahami.
4. Beri kode pada setiap barang
Penggunaan label, kode atau aplikasi barcode pada barang bukanlah hal jarang untuk Anda temukan saat ini. Hal tersebut bertujuan mempermudah mengecek ketersediaan stok barang yang pelanggan butuhkan.
Manfaat lainnya adalah penataan barang Anda dapat menyesuaikan jenis dan kategori barang. Pencatatan laporan, salah satunya dengan format stok barang excel, akan lebih mudah dengan adanya label, kode, atau barcode pada setiap barang.
5. Pisahkan stok lama dengan stok baru
Stok lama dan stok baru yang ada dapat Anda pisahkan dalam catatan laporan keluar masuk barang. Fungsinya adalah untuk mengetahui jumlah stok barang dan klasifikasi barang yang ada dari setiap periode.
Perusahaan dapat mengetahui barang lama dan barang baru sehingga menjadi bahan pembuatan keputusan dalam menentukan strategi terhadap barang yang ada.
6. Implementasi software inventaris
Software inventaris dapat menjadi solusi untuk mengotomatisasikan proses pembuatan laporan. Dengan teknologi canggih, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dan eror dengan berinvestasi pada software otomatis.
Jadi, begini, bayangkan Anda punya gudang barang. Ini bisa jadi barang-barang fisik seperti komputer atau bahan baku. Saat barang-barang ini keluar atau masuk, software inventaris bekerja seperti detektif yang mencatat semua pergerakan ini.
Pertama-tama, saat barang masuk, software ini mencatat apa yang masuk, kapan, dari siapa, dan di mana barang itu akan ditempatkan. Proses ini mencatat banyaknya item yang masuk pada laporan pembelian barang perusahaan.
Lalu, saat barang keluar, software ini juga mencatat semua detailnya. Siapa yang mengambilnya, kapan, dan untuk keperluan apa. Ini mirip dengan mencatat perjalanan barang-barang yang ‘pindah’ ke rumah orang lain.
Kesimpulan
Laporan keluar masuk barang merupakan komponen krusial dalam rantai produksi, khususnya pada sektor retail, grosir, dan manufaktur. Pengelolaan yang terstruktur dengan baik berkontribusi langsung terhadap kelancaran dan akurasi operasional perusahaan.
Penerapan pencatatan yang terstruktur membuat proses operasional lebih cepat, transparan, dan mudah diaudit. Pada akhirnya, laporan ini tidak hanya menjaga akurasi stok, tetapi juga meningkatkan efisiensi biaya serta keandalan rantai pasok.
Pertanyaan Seputar Laporan Keluar Masuk Barang
-
Apa itu laporan keluar masuk barang?
Laporan keluar masuk barang adalah dokumen yang mencatat pergerakan stok dalam bisnis, termasuk barang yang masuk dan keluar. Laporan ini membantu mengontrol persediaan dan memastikan operasional berjalan lancar.
-
Apa manfaat dari laporan keluar masuk barang?
Manfaatnya antara lain menghindari kecurangan, mengetahui persediaan barang, dan memonitor keluar masuknya barang. Ini penting untuk efisiensi dan akurasi pengelolaan stok.
-
Apa saja tips membuat laporan keluar masuk barang?
Tipsnya meliputi mempersiapkan data, membuat forecast, melakukan pengecekan sebelum penyimpanan, memberi kode barang, memisahkan stok lama dan baru, serta menggunakan software inventaris.
-
Apa saja format dan contoh laporan keluar masuk barang?
Format umum mencakup kolom seperti tanggal transaksi, jenis barang, harga beli, jumlah stok, kas keluar, stok keluar, harga jual, kas masuk, dan sisa stok. Contohnya tersedia dalam bentuk tabel Excel dan melalui software inventaris.
