Di banyak perusahaan, istilah HRD dan personalia masih sering dipakai secara bergantian. Padahal, keduanya tidak sepenuhnya sama. Kebingungan ini wajar, terutama karena di Indonesia istilah “HRD” sering dipakai sebagai sebutan umum untuk tim HR.
Akibatnya, banyak orang mengira semua urusan SDM—mulai dari absensi sampai program pelatihan—masuk ke fungsi yang sama, padahal fokus kerjanya berbeda.
Memahami perbedaan HRD dan personalia penting bagi perusahaan yang ingin membagi tugas HR dengan lebih jelas, terutama saat jumlah karyawan bertambah dan proses kerja mulai kompleks
Key Takeaways
|
Perbedaan HRD dan Personalia
Meskipun sama-sama berkaitan dengan pengelolaan karyawan, HRD dan personalia memiliki fokus kerja yang berbeda. Personalia lebih banyak menangani administrasi kepegawaian dan ketertiban dokumen, sedangkan HRD berfokus pada pengembangan kualitas SDM.
Berikut gambaran yang lebih jelas tentang pembagian tugas keduanya dalam praktik kerja sehari-hari:
1. Pengelolaan data karyawan dan dokumen
Personalia biasanya menjadi pihak yang mengelola data induk karyawan dan dokumen kepegawaian secara harian, seperti:
- KTP, NPWP, KK, rekening bank
- status karyawan (PKWT/PKWTT/magang)
- jabatan, unit kerja, atasan langsung
- tanggal masuk, masa kontrak, tanggal berakhir kontrak
- surat pengangkatan, perpanjangan kontrak, mutasi, promosi, resign
- dokumen administrasi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
Sementara itu, HRD biasanya tidak menangani pengarsipan dokumen satu per satu. HRD lebih memanfaatkan data tersebut untuk kebutuhan yang lebih strategis, misalnya:
- melihat masa kerja karyawan untuk program pengembangan
- memetakan kebutuhan pelatihan berdasarkan jabatan/divisi
- membaca data mutasi/promosi untuk evaluasi talent pipeline
2. Absensi, cuti, dan lembur
Personalia umumnya menangani proses administrasi absensi, cuti, dan lembur dari awal sampai siap dipakai untuk payroll, seperti:
- memantau kehadiran harian
- memeriksa keterlambatan, pulang cepat, atau ketidakhadiran
- memverifikasi pengajuan cuti dan lembur beserta approval atasan
- merekap data bulanan untuk penggajian
- menindaklanjuti data yang janggal (misalnya lupa check-in/out)
Karena proses ini berkaitan langsung dengan penggajian dan hak karyawan, personalia perlu bekerja dengan deadline yang ketat, terutama mendekati periode payroll.
HRD biasanya mulai terlibat ketika data absensi/lembur menunjukkan pola masalah yang lebih besar, misalnya:
- keterlambatan tinggi di divisi tertentu
- lembur berulang yang mengindikasikan beban kerja tidak seimbang
- banyak cuti sakit dalam periode tertentu
- penurunan disiplin yang berdampak ke performa tim
3. Payroll dan administrasi kompensasi
Dalam banyak perusahaan, personalia atau HR operations membantu menyiapkan data payroll seperti kehadiran, lembur, potongan, dan dokumen pendukung. Di beberapa perusahaan, proses hitung gaji dilakukan bersama tim payroll khusus atau finance.
HRD lebih berperan pada sisi kebijakan dan evaluasi yang berkaitan dengan pengembangan SDM, misalnya dampak sistem penilaian kinerja terhadap skema penghargaan atau kebutuhan program retensi.
4. Pelatihan dan pengembangan karyawan
Area ini menjadi fokus utama HRD. HRD mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, menyusun program pengembangan, dan mengevaluasi efektivitas pelatihan agar kompetensi karyawan terus meningkat sesuai kebutuhan bisnis.
Personalia biasanya hanya mendukung dari sisi administrasi, seperti jadwal, daftar peserta, dokumen pelatihan, atau pencatatan kehadiran training.
5. Penilaian kinerja dan pengembangan karier
HRD berperan lebih besar dalam menyusun kerangka penilaian kinerja, membantu proses review, serta mendorong pengembangan karier dan talent development. Tujuannya bukan hanya menilai, tetapi juga membantu karyawan berkembang.
Personalia dapat mendukung proses ini dari sisi dokumentasi hasil evaluasi, pengarsipan form penilaian, dan administrasi tindak lanjut.
Skill yang Dibutuhkan HRD dan Personalia
HRD dan personalia sama-sama bekerja di ranah sumber daya manusia, tetapi kompetensi yang paling dominan pada masing-masing fungsi biasanya berbeda.
Skill yang Dibutuhkan dalam Fungsi Personalia
Berikut adalah skill yang dibutuhkan oleh bagian personalia, antara lain:
Berikut adalah skill yang dibutuhkan oleh bagian personalia:
1. Ketelitian administrasi
Mengecek dan menginput data absensi, cuti, lembur, kontrak kerja, perubahan status karyawan, serta data pendukung payroll secara akurat.
2. Manajemen dokumen dan data
Mengelola data induk karyawan, arsip kontrak, surat-menyurat HR, dokumen BPJS, dan dokumen kepegawaian agar rapi, terstruktur, dan mudah dicari.
3. Pemahaman aturan ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan
Memahami aturan kerja, jam kerja, cuti, lembur, status karyawan, serta prosedur internal perusahaan untuk menjalankan administrasi sesuai ketentuan.
4. Disiplin proses dan manajemen waktu
Menjalankan proses rutin sesuai jadwal, seperti rekap absensi sebelum payroll, pembaruan data, dan perpanjangan kontrak sebelum jatuh tempo.
5. Komunikasi administratif yang jelas
Menyampaikan informasi terkait dokumen, syarat pengajuan, status cuti/lembur, atau kebutuhan administrasi HR secara singkat dan jelas kepada karyawan maupun atasan.
Skill yang Dibutuhkan dalam Fungsi HRD
Berbeda dengan personalia yang lebih mengutamakan administrasi, skill HRD lebih terpaku pada empati dan kemampuan analisis yang tajam.
Berikut adalah skill yang dibutuhkan dalam fungsi HRD:
1. Komunikasi dan fasilitasi
Memfasilitasi pelatihan, diskusi evaluasi, sosialisasi kebijakan, dan koordinasi lintas divisi dalam proses pengembangan karyawan.
2. Analisis kebutuhan pengembangan karyawan
Mengidentifikasi gap kompetensi berdasarkan jabatan, performa, target kerja, dan kebutuhan bisnis untuk menyusun program pengembangan yang tepat.
3. Problem solving dan pengambilan keputusan
Menganalisis isu terkait performa, engagement, turnover, atau kebutuhan pelatihan, lalu menyusun langkah tindak lanjut bersama atasan dan manajemen.
4. Pemahaman manajemen kinerja
Memahami alur appraisal, target kerja, feedback, evaluasi kompetensi, dan tindak lanjut pengembangan dalam proses penilaian karyawan.
5. Empati dan active listening
Mendengarkan masukan karyawan, memahami konteks masalah kerja, dan merespons dengan pendekatan yang profesional saat menangani isu people.
Peran Software HR untuk HRD dan Personalia
Software HR dipakai untuk dua kebutuhan yang berbeda: administrasi kepegawaian (personalia) dan pengembangan SDM (HRD). Karena itu, fitur yang dipakai dan tujuan penggunaannya juga berbeda.
Peran Software HR untuk Fungsi Personalia
1. Database karyawan terpusat
Menyimpan data induk karyawan dalam satu sistem, seperti identitas, jabatan, status kerja, kontrak, atasan langsung, dan riwayat administrasi.
2. Administrasi absensi, cuti, dan lembur
Mencatat kehadiran, pengajuan cuti, pengajuan lembur, serta rekap data bulanan untuk kebutuhan payroll.
3. Persiapan data payroll
Menyiapkan data pendukung penggajian seperti kehadiran, lembur, potongan, perubahan status karyawan, dan komponen administrasi lain, lalu biasanya dikelola dengan aplikasi payroll yang sudah ada kalkulator BPJS, tunjangan, dan lain sebagainya.
4. Approval workflow administrasi HR
Mengelola alur persetujuan untuk cuti, lembur, perubahan data, atau pengajuan administrasi lain dengan status yang bisa dipantau.
5. Arsip dokumen dan riwayat administrasi
Menyimpan kontrak kerja, surat keputusan, dokumen kepegawaian, serta riwayat perubahan data karyawan dalam satu tempat.
6. Kebutuhan audit dan kepatuhan internal
Menyiapkan laporan administrasi, riwayat persetujuan, dan bukti dokumen untuk pengecekan internal atau kebutuhan pelaporan.
Peran Software HR untuk Fungsi HRD
1. Performance appraisal
Mengelola periode penilaian, form evaluasi, input penilaian atasan, rekap hasil, dan dokumentasi appraisal karyawan.
2. Pencatatan pelatihan dan pengembangan
Mencatat kebutuhan pelatihan, daftar peserta, riwayat training, serta progres pengembangan kompetensi karyawan.
3. Talent mapping dan pengembangan karier
Membantu pemetaan talent, rencana pengembangan karier, dan kebutuhan suksesi untuk posisi tertentu (terutama di perusahaan menengah-besar).
4. Analisis data SDM
Menyediakan data untuk membaca tren turnover, performa, partisipasi pelatihan, dan indikator SDM lain sebagai dasar evaluasi program.
5. Dokumentasi tindak lanjut pengembangan
Mencatat hasil evaluasi, rencana perbaikan, coaching plan, atau tindak lanjut pasca-penilaian/pelatihan.
6. Employee self-service untuk proses HR
Memberi akses karyawan untuk pengajuan, update data tertentu, atau melihat informasi HR sehingga tim HRD lebih fokus ke program pengembangan.
Studi Kasus Deloitte dengan HRD dan Personalia yang Efektif
Dalam case study Deloitte, sebuah institusi keuangan global (dijelaskan sebagai leading financial institution dengan lebih dari 100.000 karyawan global) memodernisasi layanan dengan integrasi software HR modern untuk mengurangi proses HR yang terfragmentasi dan email-based support.
Masalah awal yang mereka hadapi sangat dekat dengan pekerjaan personalia/HR operations:
- informasi HR tersebar di banyak tools/channel,
- karyawan bingung harus menghubungi siapa,
- banyak permintaan HR ditangani lewat email,
- handoff antar tim tidak konsisten.
Solusi yang diterapkan yaitu:
- portal self-service HR terpusat,
- case management yang terstruktur dan bisa ditrack,
- integrasi dengan HCM untuk data karyawan yang konsisten,
- otomatisasi 100+ layanan HR.
Deloitte juga menyebut portal ini memungkinkan karyawan mengakses layanan HR dan mengelola hal seperti onboarding, learning, performance review, dan payroll tanpa harus selalu bergantung pada intervensi HR.
Pada praktiknya, HRD dan personalia sering berjalan dalam satu tim, terutama di perusahaan yang masih berkembang. Meski begitu, perbedaan fokus keduanya tetap perlu dipahami agar tugas administratif, evaluasi kinerja, dan pengembangan karyawan tidak bercampur tanpa prioritas yang jelas.
Pembagian peran yang tepat, ditambah dukungan sistem HR yang terintegrasi, membantu perusahaan mengelola proses kepegawaian dengan lebih terstruktur. Dengan begitu, tim HR dapat menjaga administrasi tetap tertib sekaligus menjalankan pengembangan SDM secara konsisten.
FAQ Seputar HRD dan Personalia
-
Apakah HRD dan personalia itu sama?
Tidak sama. Personalia berfokus pada administrasi kepegawaian seperti data karyawan, kontrak, absensi, dan dokumen payroll, sedangkan HRD berfokus pada pengembangan SDM seperti pelatihan, penilaian kinerja, dan pengembangan karier.
-
Mengapa istilah HRD sering digunakan untuk semua fungsi HR?
Di Indonesia, istilah HRD sering dipakai sebagai sebutan umum untuk departemen HR. Secara konsep, HRD lebih tepat merujuk pada Human Resource Development, yaitu fungsi pengembangan karyawan, bukan seluruh administrasi kepegawaian.
-
Apakah payroll termasuk tugas HRD?
Payroll biasanya dikelola oleh personalia atau HR Operations, terutama pada tahap pengumpulan dan verifikasi data. HRD lebih terlibat pada kebijakan kompensasi dan kaitannya dengan evaluasi kinerja atau program retensi.
-
Apakah perusahaan kecil perlu memisahkan HRD dan personalia?
Tidak selalu. Di perusahaan kecil, satu orang HR sering menangani fungsi personalia dan HRD sekaligus. Pemisahan biasanya mulai dilakukan saat jumlah karyawan bertambah dan proses kerja semakin kompleks.
