Tidak semua transaksi yang terjadi di kasir Anda berjalan mulus. Ada kalanya pelanggan meminta Anda untuk ‘void’ atau membatalkan pesanan. Kasus tersebut akan masuk ke dalam riwayat dan disebut dengan void transaksi.
Jika Anda bekerja di kasir, Anda pasti pernah menemui kejadian di atas, ataupun pelanggan yang secara langsung meminta ‘void’. Lalu, apa saja yang menyebabkan void transaksi, dan bagaimana cara melakukannya dengan benar? Mari kita simak penjelasan lengkap mengenai void transaksi berikut!
Key Takeaways
Void transaksi adalah transaksi yang batal dilakukan dan dicatat dalam sistem.
Kesalahan umum yang sering terjadi dalam operasional dapat menyebabkan transaksi menjadi void.
Ada beberapa alat yang bisa membantu perusahaan melakukan void, seperti EDC (pembaca kartu), aplikasi kasir, dan payment gateway.
Daftar Isi:
Konsep Dasar Void Transaksi
Void transaksi dalam kegiatan jual beli adalah pembatalan transaksi sebelum settlement yang sudah tercatat di sistem, baik software POS untuk perusahaan, EDC, ataupun sistem keuangan. Pembatalan dalam transaksi ini bersifat resmi dan ada jejaknya di sistem.
Settlement sendiri berarti suatu transaksi sudah diproses sepenuhnya oleh bank atau sistem pembayaran. Ketika transaksi sudah settle, berarti dana dari pelanggan sudah masuk ke rekening perusahaan Anda. Jadi, selama Anda membatalkan proses transaksi yang masih dalam proses, ia bisa disebut sebagai void transaksi.
Apa Saja yang Menyebabkan Void Transaksi?
Ada beberapa masalah yang menyebabkan void transaksi harus dilakukan, di antaranya adalah:
- Kesalahan input dari kasir, seperti salah pilih item, salah harga atau diskon, atau salah jumlah. Void harus dilakukan supaya transaksi salah tidak masuk laporan.
- Transaksi double atau terjadi error pembayaran, seperti EDC/QRIS yang loading tapi status di mesin sudah diterima, atau struk yang tidak keluar. Jadi, satu transaksi akan di-void dan satu akan dipakai.
- Pelanggan membatalkan atau mengubah pesanan, jadi order lama akan dibuat status ‘void’, dan staff kasir akan membuat transaksi baru.
- Kondisi operasional seperti barang tidak tersedia, atau salah order. Void dilakukan untuk membatalkan transaksi yang tidak bisa diproses.
Hal-hal tersebut lumrah ditemui di transaksi sehari-hari. Meskipun demikian, sebaiknya Anda berusaha untuk mengurangi kondisi di mana void transaksi harus dilakukan. Sebab, terlalu sering melakukan void bisa menjadi indikasi bahwa kinerja perusahaan Anda kurang efektif.
Mengapa Staff Kasir Tidak Boleh Langsung Delete Transaksi?
Mungkin pernah terbesit di pikiran Anda, kenapa sih tidak langsung hapus transaksi saja? Bukannya lebih cepat, ya? Walau menghapus transaksi memang cepat, bukan berarti itu langkah yang benar.
Sebab, menghapus aktivitas transaksi membuat sistem tidak bisa lagi menelusuri aktivitas pada hari tersebut. Akibatnya, saat terjadi selisih kas atau laporan penjualan tidak sesuai, tidak ada data yang bisa digunakan untuk mencari penyebabnya.
Misalnya, pelanggan sudah membayar tunai, tetapi transaksi dihapus karena salah input. Uangnya tetap ada di laci kasir, namun di sistem transaksi tersebut tidak pernah tercatat. Di akhir hari, Anda bingung, dari mana uang tersebut berasal?
Transaksi yang dihapus juga berpotensi menimbulkan kecurangan. Jadi, biasanya sistem POS dan EDC tidak mencantumkan ‘hapus transaksi’ sebagai pilihan, melainkan ‘batalkan transaksi’.
Perbedaan Void Transaksi dengan Refund
Void transaksi dan refund sekilas mirip konsepnya, yaitu berkaitan dengan pembatalan pemesanan dan pengembalian dana ke konsumen.
Yang membedakan adalah, void transaksi hanya bisa dilakukan sebelum transaksi settle. Artinya, dana belum benar-benar berpindah dari rekening pelanggan ke merchant. Void biasanya dilakukan saat hari yang sama dengan transaksi, sebelum sistem settlement harian dijalankan.
Setelah transaksi settle dan dana pindah ke rekening Anda, berarti Anda harus melakukan refund atau pengembalian dana secara manual kepada pelanggan, jika terjadi pembatalan transaksi. Kami sediakan tabel untuk ringkasan perbedaannya.
Apakah Void Transaksi Hanya Bisa dari EDC?
Kebanyakan void transaksi memang dilakukan di mesin EDC atau pembaca kartu. Namun, pembatalan transaksi tidak terbatas pada EDC saja.
Ada beberapa sistem yang bisa Anda gunakan untuk membatalkan transaksi, yaitu:
1. Mesin POS
Untuk mesin POS, Anda bisa langsung membatalkan pesanan ketika terjadi salah input harga atau salah item. Walaupun tak terhubung dengan mesin EDC, status void tetap sah dan valid asalkan transaksi masih diproses.
2. Payment Gateway Online
Pada payment gateway, Anda bisa void selama transaksi masih berstatus pending atau belum masuk tahap settlement. Biasanya, pembatalan dilakukan melalui dashboard payment gateway dengan memilih transaksi yang ingin dibatalkan.
Jika transaksi sudah selesai, maka pembatalan tidak lagi dilakukan melalui void. Anda harus refund sesuai kebijakan penyedia payment gateway.
3. QRIS/E-Wallet
Void transaksi pada QRIS atau e-wallet bisa Anda lakukan selama pembayaran belum selesai oleh provider layanan. Periode void untuk QRIS biasanya cukup singkat dan seringkali hanya tersedia di hari yang sama.
4. Sistem Ticketing
Di sistem sistem ticketing atau reservasi, Anda bisa membatalkan transaksi yang salah input, terjadi ganda, atau dibatalkan pelanggan sebelum transaksi dikunci oleh sistem. Jika sudah terkunci, Anda harus refund ke pelanggan sesuai sistem perusahaan Anda.
Langkah-langkah Melakukan Void Transaksi
Walaupun ada banyak sistem yang bisa membatalkan transaksi, dua sistem yang paling sering digunakan adalah mesin EDC dan sistem POS. Maka dari itu, enam langkah di bawah bisa Anda gunakan untuk melakukan void transaksi.
1. Dengan Mesin EDC Kartu
- Masuk ke menu Transaksi pada mesin EDC
- Pilih opsi Void / Pembatalan
- Masukkan detail transaksi (trace number / nomor referensi)
- Periksa nominal transaksi yang akan di-void
- Konfirmasi proses void
- Cetak dan simpan bukti void
2. Dengan Sistem POS
- Buka daftar riwayat transaksi / order
- Pilih transaksi yang akan dibatalkan
- Klik opsi Void / Batalkan Transaksi
- Isi alasan void (jika diminta)
- Konfirmasi pembatalan
- Pastikan status transaksi berubah menjadi void
Perlu diingat bahwa tiap mesin EDC dan sistem POS berbeda-beda, tergantung merk dan modul yang Anda gunakan. Namun secara umum, langkah-langkah yang dilakukan tetap sama.
Oleh karena itu, pastikan Anda menggunakan sistem yang paling sesuai dengan perusahaan Anda. Sebaiknya, sistem yang Anda pilih bisa mencakup transaksi online dan offline, serta memiliki kemampuan void dan refund yang membuat prosesnya lebih cepat.
Frequently Asked Question
Refund digunakan ketika transaksi sudah selesai diproses dan dana sudah masuk ke rekening merchant. Void dilakukan saat dana belum benar-benar berpindah, sehingga pembatalan masih bisa dilakukan langsung di sistem.
Void struk adalah bukti bahwa sebuah transaksi telah dibatalkan secara resmi dan tetap tercatat di sistem.
Secara konsep, void mirip dengan cancel karena sama-sama membatalkan transaksi. Perbedaannya, void umumnya hanya bisa dilakukan segera setelah transaksi dibuat dan sebelum transaksi tersebut difinalisasi atau settle oleh sistem pembayaran.
