Di banyak perusahaan seperti restoran, supermarket, dan toko retail, Anda pasti akan menemukan kasir. Mereka bertugas melayani pembelian pelanggan, menjawab pertanyaan, dan membantu pelanggan jika ada kendala.
Kasir disebut point of sale (POS) karena merupakan titik terakhir pelanggan di toko sebelum keluar. Jadi, selain sebagai tempat transaksi, kasir juga digunakan untuk menjual barang atau jasa kepada pelanggan sebelum mereka pergi.
Jika Anda bekerja sebagai kasir, Anda wajib tahu apa job description-nya serta keterampilan apa yang harus Anda miliki. Supaya Anda lebih familiar dengan tugas dan fungsi kasir, mari kita bahas di bawah ini.
Key Takeaways
Kasir dan admin memiliki peran berbeda dalam operasional toko. Kasir fokus melayani transaksi langsung dengan pelanggan, sedangkan admin mengelola pencatatan, laporan, dan administrasi dari seluruh transaksi kasir.
Kasir sering melakukan kesalahan operasional seperti salah input transaksi, salah memberi kembalian, atau tidak menutup kas dengan benar.
Tugas kasir mencakup memproses pembayaran, memastikan harga dan jumlah barang sesuai, mencetak struk, serta mencatat transaksi agar data penjualan tetap akurat.
Daftar Isi:
Apa Bedanya Kasir dan Admin?
Kasir dan admin sekilas memiliki tugas yang mirip, yaitu sama-sama mengurus administrasi. Tapi, admin dan petugas kasir tidak sama. Sebab, petugas kasir ialah yang bekerja di depan mesin kasir dan melayani pembeli. Sementara itu, admin bertugas untuk mengurus semua administrasi kasir.
- Kasir bertugas untuk melayani transaksi barang dan jasa dengan pelanggan. Biasanya, staff kasir bertugas dengan mesin kasir untuk menginput barang/jasa yang dibeli, serta mengelola database miliknya sendiri.
- Di sisi lain, admin (administrator) memiliki cakupan tugas yang lebih luas daripada staf kasir, meliputi transaksi, mengelola database penjualan, dan melihat laporan transaksi dari seluruh kasir yang ada. Tugas administrasi adalah memastikan bahwa seluruh kegiatan transaksi dari awal sampai akhir berjalan lancar.
Apa Saja Skill yang Harus Kasir Miliki?
Untuk menjadi petugas kasir yang andal, ada beberapa keterampilan yang wajib Anda miliki. Seluruh skill tersebut berguna karena Anda akan berinteraksi secara langsung dengan berbagai macam tipe pelanggan. Keterampilan yang harus Anda kuasai meliputi:
1. Memahami kebijakan toko
Pertama, kasir harus paham kebijakan toko. Setiap toko memiliki kebijakan berbeda, dari tata cara pembayaran, kebijakan pengembalian, menangani pencurian, kebijakan diskon, kebijakan waktu kerja, dan lain sebagainya.
Sebelum mulai bekerja, pastikan Anda memahami kebijakan tersebut.
2. Kemampuan berhitung dasar
Perhitungan dasar seperti tambah-kurang-kali-bagi sudah cukup bagi kasir. Untuk kasir yang masih manual terutama, semakin cepat Anda bisa menghitung belanjaan dengan akurat, semakin cepat Anda melayani transaksi pelanggan.
3. Memberi informasi atas produk
Anda juga harus menguasai informasi atas produk yang Anda jual. Selain berkaitan dengan pelanggan yang bertanya, memahami produk membuat Anda lebih cepat dalam menghitung diskon, promo, ataupun ketika ingin upselling atau cross-selling.
4. Berkomunikasi dengan Pelanggan
Selanjutnya, Anda juga harus bisa berinteraksi dengan pelanggan, karena Anda yang harus melayani mereka. Keterampilan yang Anda perlu kuasai meliputi menyapa pelanggan dengan ramah, menawarkan bantuan bila dibutuhkan, dan menjawab pertanyaan pelanggan mengenai produk, harga, dan promosi.
5. Menyusun Barang di Rak
Kasir juga membantu menyusun barang di rak sesuai dengan kategori dan ketentuan toko. Tugas ini meliputi merapikan barang, menata ulang produk yang telah diambil pelanggan, serta memastikan barang ditempatkan pada rak yang sesuai agar mudah ditemukan.
6. Melakukan Pencatatan Transaksi
Terakhir, Anda harus bisa mencatat transaksi yang terjadi di sistem kasir, mulai dari transaksi penjualan, pembatalan pesanan, hingga transaksi promosi. Pencatatan dilakukan melalui mesin kasir atau sistem POS.
Jika toko Anda menggunakan sistem POS, pelajari cara penggunaannya, termasuk membuka menu, memindai barcode, dan menghitung nominal belanja supaya tidak kagok saat harus melayani pelanggan.
Kesalahan Umum yang Dilakukan Kasir
Tugas seorang kasir termasuk fast-paced. Jadi, salah dalam melakukan pekerjaan adalah hal yang tak bisa dihindari. Kesalahan-kesalahan yang umum terjadi dalam
1. Salah input ketika di transaksi
Sebagai kasir, kesalahan ini cukup umum terjadi. Dari salah memilih item, salah memasukkan harga, atau salah jumlah barang. Untungnya, kesalahan ini bisa dikoreksi dengan cepat. Jadi, pastikan bahwa setiap input sudah sesuai sebelum melanjutkan proses pembayaran.
2. Salah memberi kembalian
Kesalahan dalam memberikan kembalian biasanya terjadi saat transaksi tunai, apalagi ketika antrean sedang panjang. Selain karena catatan yang tidak benar, staf kasir seringkali harus menutup selisih transaksi dengan uang mereka sendiri.
Oleh karena itu, pastikan bahwa kembalian sudah dihitung dengan benar sebelum pelanggan meninggalkan toko.
3. Memberi refund ketika transaksi belum settle
Beberapa kasir masih keliru membedakan antara void dan refund. Refund seharusnya dilakukan setelah transaksi settle dan dana masuk ke rekening merchant. Jika refund dilakukan sebelum settlement, proses transaksi dapat menjadi tidak sinkron.
4. Tidak cek stok sebelum input
Staf kasir kadang sudah input stok, tapi barang atau menu ternyata sudah tidak tersedia. Akibatnya, transaksi harus dibatalkan atau di-void, yang dapat memperlambat pelayanan. Pembatalan transaksi yang terlalu sering juga akan menunjukkan ketidaktelitian kasir.
5. Lupa tutup shift atau tutup kas
Menutup shift dan kas berfungsi untuk mencocokkan transaksi yang tercatat di sistem dengan uang fisik yang ada. Jika staf kasir lupa melakukan penutupan ini, maka jumlah transaksi harian tidak dapat direkap dengan jelas.
Alhasil, admin atau atasan akan kesulitan mengetahui apakah terjadi selisih kas, transaksi yang belum tercatat, atau kesalahan input selama shift berjalan.
Tugas Kasir dalam Pembayaran dan Penjualan
Tugas kasir tak hanya melayani pembelian. Mereka juga bisa berperan dalam menjual barang atau jasa pada pelanggan dengan upselling atau cross-selling.
1. Melayani transaksi pembelian
Tugas utama kasir adalah melayani transaksi pembelian pelanggan, baik untuk barang maupun jasa. Kasir bertanggung jawab mencatat barang yang dibeli, memastikan harga sesuai, serta memproses pembayaran sesuai metode yang dipilih pelanggan.
2. Menggunakan sistem point of sales
Selanjutnya, Anda akan mengoperasikan sistem Point of Sales untuk mencatat transaksi penjualan. Penggunaan sistem POS meliputi memindai barcode, memilih produk, memasukkan jumlah pembelian, hingga memproses pembayaran. Jadi, pastikan Anda sudah memahami cara penggunaannya.
3. Mengingat kode produk
Pada beberapa toko, kasir perlu mengingat kode produk untuk mempercepat proses input saat transaksi berlangsung. Kode produk biasanya digunakan ketika barcode sulit terbaca, kemasan rusak, atau produk tidak memiliki barcode sama sekali.
Mengapa Anda harus tahu kode produk? Kadang, ada masa di mana antrean ramai, tetapi produk tersebut tidak memiliki barcode, atau barcode belum diinput ke dalam sistem. Alhasil, Anda harus tahu kode produk dan harganya agar bisa memasukkan item ke dalam transaksi.
4. Membungkus produk belanja
Setelah transaksi selesai, kasir juga bertugas membungkus produk belanja pelanggan dengan rapi. Pembungkusan dilakukan sesuai dengan jenis barang agar produk tetap aman dan nyaman dibawa oleh pelanggan.
Misal, di toko baju, Anda harus bisa melipat dan menyusun pakaian yang dipilih pelanggan dengan rapi. Sementara itu, di toko retail, Anda harus bisa menyusun barang agar rapi dan tidak tumpang tindih.
5. Menawarkan katalog dan produk lain pada pelanggan
Untuk meningkatkan sales, Anda harus bisa menawarkan katalog atau produk lain yang sedang tersedia, seperti produk baru atau produk yang sedang dalam masa promosi. Biasanya, penawaran ini dilakukan ketika sedang menunggu proses pembayaran atau setelah total belanja diketahui.
6. Membuat laporan rutin
Karena berhubungan langsung dengan transaksi pada hari itu, tugas kasir selanjutnya adalah membuat laporan harian. Nantinya, laporan tersebut akan diberikan kepada atasan sebagai pertanggungjawaban.
Maka dari itu, laporan harus dibuat dengan teliti dan cermat, agar tidak terjadi minus. Salah satu cara untuk membuat laporan dengan teliti adalah dengan menggunakan aplikasi POS kasir terintegrasi. Tak hanya merekam penjualan, Anda juga bisa melakukan manajemen inventaris dengan lebih mudah bila aplikasi bisa menunjukkan stok yang available.
7. Menjaga kebersihan area kerja
Kasir juga bertanggung jawab menjaga kebersihan area kerja di sekitar meja kasir. Area kerja yang rapi dan bersih membantu proses transaksi berjalan lebih nyaman, baik bagi pelanggan maupun bagi kasir sendiri selama jam operasional.
Demikian penjabaran kasir dan tugas-tugasnya. Agar pekerjaan kasir lebih nyaman, cepat, dan akurat, akan lebih baik jika toko menggunakan sistem POS (point of sale) yang mudah digunakan dan memiliki fitur inventaris dan laporan penjualan.
Frequently Asked Question
Tugas utamanya memproses transaksi dan pembayaran, memastikan item serta harga sudah benar, lalu memberi struk. Banyak kasir juga bantu layanan pelanggan dan rapikan area kasir.
Kasir fokus melayani transaksi langsung di depan pelanggan. Admin kasir mengurus administrasi yang lebih luas seperti rekap, input data, kontrol akses, dan pantau laporan dari seluruh kasir.
Minimal kasir perlu komunikasi yang oke, teliti, bisa berhitung dasar, dan paham produk/promo. Akan lebih aman kalau sudah terbiasa pakai mesin kasir atau aplikasi POS.
POS adalah titik/sistem tempat transaksi terjadi saat pelanggan bayar. Sekarang POS biasanya gabungan hardware dan software yang bisa bantu transaksi, stok, dan laporan.
Karena kasir pegang uang dan transaksi, salah input atau salah kembalian bisa bikin selisih dan bikin pelanggan komplain. Biasakan cek ulang sebelum bayar, dan gunakan scan barcode kalau tersedia.
