Syarat Sah & Aturan Hukum Kontrak Magang beserta Risikonya

Kontrak magang sering dipandang sebagai formalitas administratif. Padahal, praktik di lapangan menunjukkan bahwa kelalaian dalam pengelolaan kontrak dan dokumentasi pemagangan berkontribusi terhadap meningkatnya risiko kepatuhan ketenagakerjaan. Ketika status peserta magang tidak tercatat dengan jelas, perusahaan dapat menghadapi implikasi hukum yang baru disadari di tahap akhir.

Untuk meminimalkan risiko tersebut, perusahaan perlu memastikan seluruh proses pemagangan terdokumentasi dengan rapi. Melalui sistem pengelolaan HRM, pencatatan dokumen, durasi magang, serta hak dan kewajiban peserta dapat dikelola secara akurat dan sesuai regulasi.

Selama tidak ada masalah yang terlihat, kontrak magang kerap dianggap sekadar formalitas administratif. Padahal, kelalaian kecil dalam struktur dan pencatatan kontrak dapat memicu implikasi hukum di kemudian hari, sehingga pemahaman yang sistematis menjadi kebutuhan, bukan pilihan.

Apa yang Perlu Dipahami Perusahaan tentang Kontrak Magang?

Kontrak magang atau perjanjian pemagangan adalah kesepakatan tertulis antara peserta magang dengan perusahaan yang memuat hak, kewajiban, serta program pelatihan kerja. Dokumen ini krusial karena menjadi landasan hukum yang membedakan status pemagangan dengan hubungan kerja biasa, sehingga melindungi perusahaan dari tuntutan hukum di kemudian hari.

Program magang merupakan bagian dari sistem pelatihan kerja, bukan sekadar aktivitas kerja untuk memperoleh upah. Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 serta Permenaker No. 6 Tahun 2020 menegaskan bahwa tujuan utama pemagangan adalah peningkatan kompetensi. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan program magang dirancang untuk pengembangan keterampilan, bukan semata-mata pemenuhan target produksi

Tanpa kontrak yang sah dan terdaftar, hubungan tersebut bisa dianggap sebagai hubungan kerja biasa (PKWT/PKWTT) oleh mediator hubungan industrial. Konsekuensi finansialnya sangat besar, mulai dari kewajiban membayar selisih upah hingga pesangon. Oleh karena itu, memiliki perjanjian tertulis bukan hanya formalitas, melainkan strategi mitigasi risiko bisnis yang vital.

Dasar Hukum dan Syarat Sah Perjanjian Pemagangan di Indonesia

Dasar hukum utama magang di Indonesia mengacu pada UU Ketenagakerjaan dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 6 Tahun 2020. Syarat sahnya meliputi adanya perjanjian tertulis, program pelatihan yang jelas, bimbingan instruktur, serta pendaftaran perjanjian tersebut ke Dinas Ketenagakerjaan setempat.

Anda perlu memahami hierarki regulasi mulai dari UU Cipta Kerja hingga peraturan menteri spesifik yang berlaku di tahun 2025 ini. Aturan ini bersifat mengikat dan wajib dipatuhi oleh pemberi kerja di sektor apapun tanpa terkecuali. Mengabaikan satu pasal saja bisa menjadi celah hukum yang merugikan perusahaan saat terjadi sengketa dengan peserta magang.

Secara administratif, terdapat syarat mutlak seperti batas usia peserta minimal 17 tahun untuk magang dalam negeri dan kewajiban memiliki unit pelatihan. Perusahaan juga wajib menyediakan instruktur yang kompeten untuk membimbing peserta. Jika elemen instruktur dan kurikulum ini tidak ada, maka program tersebut cacat hukum dan tidak bisa disebut sebagai pemagangan.

Komponen Wajib yang Harus Ada dalam Surat Perjanjian Magang

Sebuah perjanjian magang yang sah wajib memuat setidaknya identitas para pihak, hak dan kewajiban, jenis program pelatihan, jangka waktu, serta besaran uang saku. Ketidaklengkapan poin-poin ini dapat menyebabkan perjanjian dianggap cacat administrasi.

Berikut adalah elemen krusial yang tidak boleh dilewatkan oleh tim HR saat menyusun dokumen:

1. Identitas Pihak dan Program Pelatihan

Kontrak harus memuat detail nama perusahaan, nama peserta, serta deskripsi program pelatihan yang spesifik dan terukur. Hindari penggunaan job description karyawan biasa, karena ini bisa menjadi bukti bahwa Anda mempekerjakan mereka, bukan melatih mereka.

2. Hak dan Kewajiban Para Pihak

Perjanjian wajib secara eksplisit menyebutkan apa yang didapat peserta, seperti uang saku, sertifikat, dan jaminan sosial kecelakaan kerja. Di sisi lain, cantumkan kewajiban mereka untuk mentaati tata tertib dan menjaga kerahasiaan data perusahaan. Keseimbangan hak dan kewajiban ini penting untuk menjaga profesionalisme selama program berlangsung.

3. Jangka Waktu dan Besaran Uang Saku

Aturan durasi magang maksimal adalah satu tahun dan tidak dapat diperpanjang seenaknya tanpa dasar aturan yang jelas. Selain itu, sebutkan ketentuan uang saku yang meliputi biaya transportasi, uang makan, dan insentif. Ingatlah bahwa konsep uang saku berbeda dengan gaji atau UMR, jadi pastikan terminologi yang digunakan tepat.

Risiko Fatal Jika Perusahaan Salah Mengelola Kontrak Magang

Risiko terbesar dari kesalahan pengelolaan kontrak magang adalah perubahan status hukum peserta magang menjadi karyawan tetap (PKWTT). Selain itu, perusahaan juga dapat dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis, penghentian sementara kegiatan pelatihan, hingga pencabutan izin pelatihan vokasi.

Skenario “Magang rasa Karyawan” adalah jebakan paling umum yang sering tidak disadari oleh pemilik bisnis. Jika peserta magang diberi beban kerja layaknya karyawan tanpa kurikulum pelatihan dan tanpa perjanjian tertulis yang didaftarkan ke Disnaker, hukum menganggap mereka sebagai pekerja tetap. Otomatis, mereka berhak atas segala benefit karyawan yang mungkin tidak Anda anggarkan sebelumnya.

Dampak reputasi dan finansial dari kelalaian ini bisa sangat merusak citra perusahaan di mata publik dan calon talenta. Selain kewajiban membayar selisih upah dan pesangon jika terjadi sengketa, kredibilitas perusahaan sebagai employer branding akan tercoreng. Hal ini tentu akan menyulitkan proses rekrutmen talenta berkualitas di masa depan.

Perbedaan Signifikan Antara Kontrak Magang, PKWT, dan PKWTT

Perbedaan fundamental antara magang, PKWT, dan PKWTT terletak pada tujuan utama serta skema kompensasi yang diberikan kepada individu. Tabel di bawah ini merangkum rincian perbandingan tersebut untuk memudahkan Anda memahami hak dan kewajiban masing-masing secara lebih praktis:

Strategi Efektif Mengelola Administrasi Magang bagi HR Manager

Pengelolaan administrasi magang yang efektif dimulai dari penyusunan kurikulum yang jelas, penggunaan template kontrak yang terstandarisasi, hingga pemantauan masa berlaku kontrak secara digital. Hal ini penting untuk mencegah human error seperti kontrak yang kadaluwarsa tanpa tindak lanjut.

Mengelola puluhan anak magang dengan periode masuk dan keluar yang berbeda-beda bisa menjadi mimpi buruk administratif jika masih dilakukan secara manual. Berikut adalah langkah strategis yang bisa diterapkan untuk menjaga ketertiban administrasi:

1. Standarisasi Onboarding dan Dokumentasi

Anda wajib memiliki SOP onboarding yang mencakup penandatanganan kontrak di hari pertama sebelum mereka mulai beraktivitas. Jelaskan code of conduct secara rinci dan pastikan penyimpanan dokumen dilakukan secara digital dan aman. Dokumentasi yang rapi adalah penyelamat utama Anda saat terjadi audit dari dinas terkait.

2. Monitoring Evaluasi dan Presensi

Melacak kehadiran dan progres belajar peserta magang sangat penting sebagai bukti bahwa proses pelatihan benar-benar berjalan. Data ini membuktikan bahwa perusahaan tidak sekadar melakukan eksploitasi tenaga kerja murah. Gunakan aplikasi khusus tim HR perusahaan yang memadai untuk mencatat aktivitas harian mereka secara otomatis.

3. Pemanfaatan Teknologi untuk Manajemen Kontrak

Penggunaan spreadsheet manual sangat rawan kesalahan, terutama dalam memantau tanggal berakhirnya masa magang. Saya sangat menyarankan beralih ke sistem yang dapat memberikan notifikasi otomatis menjelang berakhirnya kontrak. Ini memungkinkan Anda mengambil keputusan perpanjangan atau penghentian tepat waktu tanpa risiko hukum.

Studi Kasus: Kontrak Magang dan Risiko Kesalahan Administratif

Pada 2023, sebuah startup digital di Jakarta menghadapi sengketa ketenagakerjaan akibat kontrak magang yang menggunakan terminologi hubungan kerja. Pemberian KPI, bonus, serta penyebutan gaji dan cuti membuat Disnaker menetapkan status peserta sebagai karyawan.

Kasus ini menegaskan bahwa ketidaktepatan istilah dan struktur kontrak magang dapat berujung pada konsekuensi hukum. Risiko tersebut sering muncul ketika pengelolaan kontrak dilakukan tanpa standar dan kontrol yang jelas.

Untuk menghindari hal serupa, perusahaan besar seperti Alfa Group pasti menggunakan sistem yang lengkap seperti sistem HRM terintegrasi milik HashMicro untuk mengelola kontrak magang secara terstruktur dan sesuai regulasi. Pendekatan berbasis sistem HRM membantu memastikan konsistensi administrasi sekaligus menekan risiko kepatuhan sejak awal.

Kesimpulan

Kontrak magang berperan penting dalam menjaga kepatuhan ketenagakerjaan dan mencegah risiko hukum. Pengelolaan yang tidak terstruktur dapat memicu sanksi dan perubahan status kerja yang merugikan perusahaan.

Dengan pengelolaan yang sistematis, dokumen pemagangan dapat tercatat rapi, masa berlaku terpantau, dan ketentuan kontrak tetap sesuai regulasi. Pendekatan ini membantu meningkatkan perlindungan hukum sekaligus efisiensi kerja HR.

Untuk memastikan program pemagangan berjalan aman dan profesional, penggunaan sistem pengelolaan HR yang tepat patut dipertimbangkan. Anda juga dapat memanfaatkan sesi konsultasi untuk menilai efektivitas pengelolaan kontrak magang secara menyeluruh.

Pertanyaan Seputar Kontrak Magang

• Berapa lama durasi maksimal kontrak magang?

  Sesuai Permenaker No. 6 Tahun 2020, jangka waktu pemagangan paling lama adalah 1 (satu) tahun.

• Apakah peserta magang dapat THR?

  Secara hukum tidak wajib karena bukan pekerja, namun perusahaan boleh memberikannya sebagai kebijakan.

• Bisakah kontrak magang diputus sepihak?

  Bisa, jika ada pelanggaran perjanjian atau kondisi force majeure, namun harus sesuai prosedur kontrak.