Proforma Invoice: Definisi, Manfaat dan Contohnya

Saat ini masih banyak orang yang belum memahami secara jelas apa itu proforma invoice. Mudahnya, proforma invoice adalah faktur yang telah disiapkan oleh penyuplai sebelum menyediakan barang atau jasa.

Bagi Anda yang merupakan seorang pebisnis tentunya perlu memahami pentingnya faktur proforma, karena di Indonesia sendiri Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor PER-20/BC/2016 mengatur proforma invoice sebagai dokumen pemberitahuan nilai barang untuk keperluan penyelesaian kewajiban pabean di Bea Cukai.

Agar pemanfaatannya semakin optimal, maka penggunaan Sistem E-Invoicing dapat mengotomatiskan pembuatan invoice dan proses penagihan ke pelanggan. Contoh proforma invoice dan template faktur juga tersedia sehingga memudahkan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice adalah faktur sementara yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai estimasi resmi sebelum barang dikirim atau layanan diberikan. Dokumen ini memuat rincian harga, jumlah, dan spesifikasi transaksi sehingga kedua pihak memiliki pemahaman yang sama sejak awal.

Selain itu, proforma invoice juga dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk pengajuan kredit atau pinjaman karena menunjukkan perkiraan nilai transaksi.

Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice

Dokumen invoice seperti e-invoice dan proforma invoice adalah dua dokumen yang umum digunakan dalam transaksi bisnis. Keduanya memiliki perbedaan dalam beberapa aspek, di antaranya:

Kesimpulannya, invoice adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti tagihan setelah transaksi selesai. Sementara itu, proforma invoice berfungsi sebagai perkiraan biaya yang diberikan kepada pembeli sebelum barang diterima.

Selain itu, ada faktur pajak yang berbeda dari kedua dokumen tersebut. Faktur pajak digunakan untuk pencatatan PPN yang wajib dilaporkan ke pemerintah, sedangkan commercial invoice hanya berfungsi sebagai dokumen tagihan tanpa kewajiban perpajakan langsung.

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice adalah dokumen yang membantu kelancaran transaksi sebelum pengiriman barang atau layanan. Meskipun bukan faktur resmi, dokumen ini memiliki sejumlah fungsi yang membantu kelancaran transaksi, di antaranya:

• Penawaran awal: Memberikan gambaran awal kepada pembeli mengenai detail transaksi, seperti harga, jumlah, dan deskripsi produk atau jasa.
• Dokumen pendukung pembayaran di muka: Digunakan untuk mempermudah proses pembayaran di muka sebelum pengiriman barang atau layanan.
• Dokumen Bea Cukai: Membantu dalam proses Bea Cukai untuk ekspor atau impor barang.
• Kesepakatan transaksi: Digunakan untuk memberikan kepastian awal mengenai persyaratan dan rincian transaksi antara penjual dan pembeli.

Contoh di lapangan dengan pembuatan proforma invoice secara otomatis dengan Software Invoice dari HashMicro, membantu tim operasional perusahaan Brinks dalam merencanakan jenis kendaraan yang dibutuhkan, jumlah personel keamanan, serta rute pengiriman berdasarkan dimensi dan nilai barang yang tertera dalam dokumen tersebut.

Peran Proforma Invoice dalam Bisnis

Proforma invoice berperan memberikan kejelasan dan struktur pada transaksi sebelum pengiriman barang atau jasa, sekaligus memudahkan aspek operasional dan administratif.

Dalam transaksi yang memerlukan pembayaran di muka, faktur proforma menjamin pembayaran pembelian dan menjadi bukti bagi penjual.

Selain itu, pengiriman faktur ini menandakan kemungkinan besar penjualan akan terjadi, meski masih memungkinkan ada perubahan atau pembatalan. Berikut adalah beberapa peran dari proforma invoice dalam bisnis:

• Memberikan informasi kepada pembeli

Proforma invoice memberikan rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang akan diterima oleh pembeli, termasuk harga, jumlah, dan spesifikasi. Proforma invoice juga berfungsi sebagai alat untuk memberikan perkiraan harga kepada pembeli sebelum transaksi resmi dilakukan.

• Membantu pembeli untuk mendapatkan izin impor

Dalam konteks perdagangan internasional, proforma invoice sering digunakan oleh pembeli untuk mengajukan izin impor. Dokumen ini menyediakan informasi yang diperlukan oleh otoritas bea cukai untuk menilai nilai dan jenis barang yang akan diimpor.

• Membantu penjual mendapatkan persetujuan pembeli

Penjual dapat menggunakan faktur proforma untuk mendapatkan konfirmasi atau persetujuan dari pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Ini membantu mengurangi risiko ketidaksesuaian atau perselisihan setelah barang atau jasa diterima.

• Memudahkan proses pembelian

Faktur ini menjadi sarana komunikasi awal antara penjual dan pembeli terkait detail transaksi, termasuk harga, jumlah, dan syarat pembayaran. Pembeli dapat dengan mudah memverifikasi dan menyetujui rincian transaksi sebelum melanjutkan ke tahap pembayaran dan pengiriman.

• Meningkatkan transparansi transaksi

Dengan menyediakan semua rincian transaksi di awal, faktur proforma meningkatkan transparansi antara penjual dan pembeli. Ini memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan, termasuk biaya dan jadwal pengiriman.

Setelah mengetahui manfaat dari proforma invoice, Anda bisa mulai mempertimbangkan penggunaan aplikasi invoice dengan fitur yang lengkap untuk mendukung efisiensi proses pembuatan invoice bisnis Anda.

Komponen yang Harus Ada dalam Proforma Invoice

Meskipun faktur proforma hanya terpakai sebagai dokumen sementara. Namun, informasi terkait data pembelian harus disertakan dengan lengkap. Berikut ini adalah komponen penting yang harus ada dalam faktur proforma:

• Identitas dari penjual (nama, nama toko, dan alamat)

Komponen ini penting untuk mengidentifikasi siapa yang menjual produk atau jasa. Hal ini juga membantu pembeli dalam menghubungi penjual jika ada masalah terkait transaksi atau pengiriman barang. Nama toko dan alamat juga memberikan kejelasan mengenai lokasi usaha penjual.

• Tanggal faktur proforma terbit

Tanggal ini penting untuk pencatatan administrasi dan juga sebagai referensi jika ada ketidaksesuaian antara pengiriman dan pembayaran yang terjadi di masa depan.

• Nama deskripsi produk atau jasa

Setiap barang atau jasa yang ditawarkan harus disebutkan secara jelas dalam faktur proforma, dengan rincian deskripsi yang cukup agar pembeli tahu apa yang sedang dibeli.

• Hal terkait harga juga tarif pengiriman sampai pajak

Ini mencakup rincian harga barang atau jasa, biaya pengiriman (shipping fee), serta pajak yang dikenakan (jika ada). Menyertakan semua biaya ini memberikan gambaran lengkap tentang total pembayaran yang diperlukan oleh pembeli.

• Rincian dan total pembayaran

Faktur proforma harus mencakup total biaya yang harus dibayar oleh pembeli, yang mencakup harga barang atau jasa, biaya pengiriman, pajak, serta biaya tambahan lainnya jika ada.

• Menyetujui tanggal jatuh tempo

Tanggal ini menunjukkan kapan pembayaran harus dilakukan oleh pembeli. Meskipun faktur proforma belum mengikat secara hukum, mencantumkan tanggal jatuh tempo memberikan pembeli gambaran waktu yang tepat untuk melunasi pembayaran, serta memudahkan penjual dalam merencanakan arus kas.

Cara Membuat Proforma Invoice

Proforma invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang memberikan gambaran awal tentang barang yang akan diterima oleh pembeli. Membuat faktur proforma dengan benar akan memastikan informasi yang disampaikan akurat dan mencerminkan profesionalisme bisnis Anda.

Berikut ini adalah cara membuat proforma invoice yang akan memudahkan pembeli memahami informasi yang tercantum di dalamnya:

1. Gunakan template atau format yang ada: Mulailah dengan menggunakan template yang sudah tersedia untuk memudahkan proses pembuatan.
2. Isi informasi dasar: Contoh proforma invoice yang baik berisikan detail penting seperti tanggal pembuatan, nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, deskripsi produk, harga, total, jumlah produk, tanggal pengiriman, dan nomor invoice.
3. Tandatangani dan cap dokumen: Setelah faktur selesai dibuat, pastikan untuk menandatangani dan mencap dokumen tersebut sebagai bukti keabsahan.
4. Periksa kembali untuk akurasi: Sebelum mengirimkan invoice kepada pelanggan, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidakakuratan data.
5. Berikan kesan profesionalisme: Proforma invoice yang rapi dan akurat memberikan kesan awal yang positif kepada pelanggan mengenai profesionalisme bisnis Anda.

Contoh Proforma Invoice

Contoh proforma invoice ini sekilas tidak terlihat perbedaannya dengan invoice penjualan biasa. Dengan sistem ini proses pembuatan, pengiriman, hingga pencatatan faktur dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi. 

Contoh proforma invoice ini memiliki syarat tertulis yang menyatakan dengan benar isi dari tagihan yang dicatat dari billing system perusahaan. Berikut ini adalah ketiga ciri dari faktur proforma:

1. Memperhatikan harga hingga semua detail kecil pun. Terlebih dari kualitas dan kuantitas produk yang terjual.
2. Memberikan harga penawaran (quotation) kepada pelanggan.
3. Mencatatkan total harga.

Kesimpulan

Dengan semakin pesatnya teknologi, penggunaan faktur proforma secara manual sudah tidak efisien karena banyaknya waktu yang terbuang jika masih menggunakan cara manual. Oleh karena itu, perusahaan perlu beralih menggunakan sistem berbasis cloud. 

Sistem E-Invoicing dapat membantu bisnis untuk mengotomatiskan aktivitas perusahaan. Gunakan aplikasi invoice dengan fitur yang lengkap dan software yang menyediakan berbagai solusi perangkat lunak yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Ingin memudahkan pengelolaan invoice bisnis Anda? Hubungi tim expert kami untuk konsultasi gratis.

Pertanyaan Seputar Mengenai Proforma Invoice

• Kapan proforma invoice digunakan?

  Proforma invoice digunakan sebelum transaksi resmi dilakukan, seperti untuk penawaran harga, proses ekspor-impor, atau untuk mendapatkan persetujuan pembeli atas detail transaksi.

• Apakah proforma invoice mengikat secara hukum?

  Proforma invoice umumnya tidak mengikat secara hukum karena hanya berupa dokumen estimasi. Namun, isinya bisa menjadi dasar kesepakatan antara pembeli dan penjual sebelum transaksi final.

• Apa saja yang harus ada dalam proforma invoice?

  Proforma invoice harus mencantumkan detail barang atau jasa, harga, kuantitas, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan informasi penjual serta pembeli. Dokumen ini memberikan gambaran jelas tentang transaksi.