Dalam dunia bisnis yang serba cepat, pengelolaan pengadaan barang dan jasa menjadi aspek kritis yang memengaruhi efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Purchase requisition dan purchase order adalah dua komponen penting dalam proses pengadaan, namun sering terjadi kebingungan mengenai perbedaan antara keduanya.
Artikel ini akan menjelaskan secara mendetail perbedaan antara purchase requisition, yang merupakan permintaan internal untuk membeli barang atau jasa, dan purchase order, yang merupakan komitmen resmi terhadap pemasok.
Lebih lanjut, kita akan menggali bagaimana software procurement modern tidak hanya memperjelas perbedaan ini tetapi juga mengotomatisasi pembuatan kedua dokumen tersebut, mengurangi waktu dan kesalahan, serta meningkatkan transparansi dan kepatuhan dalam proses pengadaan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Purchase Requisition?
Purchase requisition (PR) adalah permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan dalam operasional bisnis. Requisition ini juga dikenal sebagai purchase request.
Purchase requisition merupakan langkah awal dalam proses pengadaan barang dan jasa. Ketika suatu departemen atau individu membutuhkan barang atau jasa tertentu, mereka mengajukan PR sesuai panduan SOP pembelian barang kepada departemen pengadaan atau bagian terkait agar permintaan mereka diregistrasi dan diproses secara formal.
Purchase requisition ini berisi informasi detail mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk jumlah, deskripsi, dan alasan atau justifikasi pembelian.
Setelah purchase requisition disetujui, langkah selanjutnya adalah pembuatan purchase order untuk melaksanakan pembelian barang atau jasa yang diminta. Oleh karena itu, PR menjadi dokumen penting dalam proses pengadaan yang menginisiasi dan memastikan pengadaan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Fungsi Purchase Requisition
Pentingnya purchase requisition dalam proses pengadaan barang dan jasa terletak pada beberapa hal berikut:
1. Mengontrol belanja sejak awal
Setiap permintaan barang/jasa harus masuk sebagai purchase requisition dan lewat approval. Artinya, tidak ada pembelian yang jalan tanpa jejak dan tanpa persetujuan, sehingga belanja di luar anggaran atau titipan pribadi lebih mudah disaring.
2. Menyatukan alur permintaan pengadaan
Alih-alih permintaan datang dari chat, telepon, atau kertas terpisah, semua disalurkan lewat PR dengan format yang sama. Ini membuat tim purchasing bisa melihat semua kebutuhan dalam satu daftar, menentukan prioritas, dan menghindari permintaan ganda untuk barang yang sama.
3. Memberi dasar perencanaan stok dan pembelian
Data PR yang terkumpul menunjukkan pola kebutuhan barang ke depan, bukan cuma kondisi stok hari ini. Dari sini, perusahaan bisa merencanakan pembelian dan persediaan dengan lebih tenang, mengurangi risiko kekurangan barang penting atau menumpuk stok yang jarang dipakai.
4. Pengontrolan persediaan
Purchase requisition membantu mengontrol persediaan karena setiap kebutuhan barang tercatat sebelum dilakukan pembelian.
Dari data PR, tim gudang dan purchasing bisa membandingkan permintaan dengan stok yang masih tersedia, lalu menentukan apakah perlu beli, berapa jumlahnya, dan kapan.
Dengan cara ini, risiko kehabisan barang penting atau menumpuk stok yang jarang terpakai bisa dikurangi.
Perbedaan antara Purchase Requisition dan Purchase Order
Dalam proses pembelian bisnis, penting untuk memahami perbedaan antara purchase requisition (PR) dan purchase order (PO). Meski sama-sama terkait pembelian barang dan jasa, keduanya memiliki tujuan yang berbeda.
| Purchase Requisition (PR) | Purchase Order (PO) |
|---|---|
| Dokumen internal untuk mengajukan permintaan pembelian dan persetujuan dari atasan atau bagian terkait. | Dokumen resmi yang dikirim ke vendor sebagai instruksi pembelian barang atau jasa. |
| Menjelaskan kebutuhan, alasan pembelian, serta spesifikasi barang atau jasa. | Berisi detail barang/jasa yang dipesan, seperti deskripsi, jumlah, dan spesifikasi teknis. |
| Tidak mencantumkan harga final, syarat pembayaran, atau jadwal pengiriman. | Mencantumkan harga, jumlah, tanggal pengiriman, serta syarat pembayaran yang disetujui. |
| Dibuat sebelum PO, digunakan sebagai dasar evaluasi kebutuhan. | Dibuat setelah PR disetujui dan digunakan untuk melanjutkan proses pembelian ke vendor. |
1. Purchase requisition
Purchase requisition (PR) adalah permintaan pembelian yang diajukan secara internal oleh departemen atau individu dalam perusahaan ketika ada kebutuhan barang atau jasa untuk operasional.
Dokumen ini belum dikirim ke vendor, tetapi digunakan sebagai dasar dan permintaan persetujuan sebelum purchase order dibuat.
2. Purchase order
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikirim perusahaan kepada pemasok sebagai instruksi untuk memasok barang atau jasa tertentu. Di dalamnya tercantum detail seperti jenis barang atau jasa, jumlah, harga, jadwal pengiriman, serta syarat pembayaran.
Perbedaan singkat
Purchase requisition adalah permintaan internal untuk membeli, sedangkan purchase order (surat pembelian) adalah instruksi resmi ke vendor setelah pembelian disetujui.
Rincian dan Format Purchase Requisition
Setelah memahami apa itu purchase requisition dan perbedaannya dengan purchase order, penting untuk mengetahui bahwa setiap perusahaan memiliki format PR yang berbeda. Namun, umumnya, dokumen PR mencakup informasi berikut:
- Nomor PR
- Identitas pengaju pembelian barang atau jasa
- Nama vendor yang menjadi penjual
- Produk atau layanan yang ingin dibeli
- Estimasi harga produk atau jasa
- Jumlah produk atau jasa yang dibutuhkan
Purchase requisition adalah dokumen yang dapat dibuat secara manual, tulis tangan di atas kertas dengan format tertentu, atau secara digital melalui formulir elektronik atau aplikasi. Berikut adalah contoh form purchase requisition yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
Semoga contoh purchase requisition ini bisa bermanfaat dan membantu Anda dalam bagamaimana cara membuat purchase requisition.
Ingin Membuat Purchase Requisition Otomatis?
Tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem ini bekerja? Pertama-tama, ketahui terlebih dahulu skema harga software pruchasing terbaik dengan klik banner ini tanpa syarat dan ketentuan khusus!
Langkah-langkah Membuat Purchase Requisition
Agar proses pengadaan lebih tertib, purchase requisition sebaiknya dibuat lewat tahapan yang jelas. Secara umum, langkahnya seperti ini:
- Mengidentifikasi kebutuhan: Tentukan barang atau jasa yang diperlukan: jenis, jumlah, spesifikasi, dan untuk keperluan apa (proyek/divisi mana).
- Mengisi formulir PR: Lengkapi form purchase requisition di sistem atau format yang dipakai perusahaan (manual/digital): data pengaju, departemen, tanggal, dan detail kebutuhan.
- Mencantumkan informasi pemasok: Berikan informasi lengkap tentang pemasok yang diinginkan, termasuk nama pemasok, alamat, nomor telepon, dan email jika diperlukan.
- Menjelaskan alasan dan manfaat: Sertakan penjelasan yang jelas tentang alasan mengapa barang atau jasa tersebut diperlukan, serta manfaat yang diharapkan setelah penerimaan.
- Menggabungkan persetujuan dan tanda tangan: Pastikan purchase requisition Anda mendapatkan persetujuan dari pihak terkait sesuai dengan kebijakan perusahaan. Tambahkan tanda tangan Anda dan tanda tangan pihak yang berwenang untuk memproses pengadaan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda akan dapat membuat PR dengan mudah sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Proses Persetujuan Purchase Requisition
Pada umumnya, proses persetujuan purchase requisition melibatkan beberapa langkah untuk memastikan bahwa contoh purchase requisition telah melalui evaluasi dan persetujuan yang tepat sebelum dilakukan pembelian. Langkah-langkah ini mencakup:
- Submission (pengajuan): Pada langkah ini, pengajuan purchase requisition diajukan oleh departemen yang memerlukan barang atau jasa. Pengajuan ini termasuk informasi penting seperti rincian barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, dan alasan mengapa pembelian ini diperlukan.
- Evaluation (evaluasi): Setelah pengajuan dilakukan, purchase requisition akan dievaluasi oleh tim yang bertanggung jawab dalam proses persetujuan. Tim ini biasanya terdiri dari pihak-pihak yang terkait, seperti manajer departemen yang mengajukan permintaan, tim keuangan, dan tim pengadaan.
- Approval/rework (persetujuan/pembenahan): Setelah evaluasi, purchase requisition dapat disetujui atau memerlukan pembenahan lebih lanjut sebelum disetujui. Jika perlu, tim yang melakukan evaluasi dapat memberikan saran untuk perbaikan atau klarifikasi sebelum persetujuan final diberikan.
- Final Approval (persetujuan akhir): Setelah pembenahan, jika diperlukan, langkah terakhir adalah persetujuan akhir oleh pihak yang berwenang, yang biasanya merupakan manajer tingkat lebih tinggi. Persetujuan ini menandai bahwa PR telah memenuhi semua persyaratan dan dapat dilanjutkan ke langkah selanjutnya dalam proses pengadaan barang atau jasa.
Setelah proses persetujuan selesai, PR kemudian dapat digunakan sebagai dasar untuk pembuatan purchase order.
Anda Bingung Approve PR?
Apakah Anda bingung mana purchase requisition yang harus diisi karena banyaknya faktor? Gunakan sistem procurement untuk sortir vendor, harga, dan penawaran dengan cepat. Coba sekarang!
Implementasi Purchase Order setelah Purchase Requisition Disetujui
Setelah purchase requisition disetujui, langkah berikutnya adalah mengimplementasikan purchase order (PO) agar proses pembelian berjalan rapi dan terdokumentasi. Berikut penjabarannya.
1. Menyiapkan Purchase Order
Susun dokumen PO berdasarkan PR yang telah disetujui. Cantumkan detail barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, harga, syarat pembayaran, alamat pengiriman, serta ketentuan lainnya yang relevan. Pastikan informasi sudah lengkap dan sesuai kebutuhan agar tidak terjadi revisi berulang.
2. Mengirim Purchase Order ke Vendor
Kirim PO kepada vendor yang telah dipilih, sesuai dengan hasil evaluasi atau kontrak yang berlaku. Sebelum dikirim, pastikan kembali kesesuaian spesifikasi, ketersediaan barang, dan jadwal pengiriman yang disepakati agar kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama.
3. Monitoring Status Pesanan
Setelah PO dikirim, lakukan monitoring terhadap status pesanan. Pantau konfirmasi dari vendor, jadwal produksi atau pengiriman, dan estimasi waktu tiba. Jika ada perubahan, segera koordinasikan dan pastikan perubahannya tercatat dengan jelas di sistem atau dokumen internal.
4. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang/Jasa
Saat barang atau jasa diterima, lakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas berdasarkan PO dan dokumen pendukung seperti delivery order. Catat setiap ketidaksesuaian dan komunikasikan ke vendor untuk tindak lanjut, misalnya penggantian, retur, atau penyesuaian invoice.
5. Penutupan dan Evaluasi Proses
Setelah proses pembelian selesai dan pembayaran dilakukan, tutup PO di sistem dan lakukan evaluasi singkat terhadap keseluruhan proses.
Identifikasi kendala yang muncul dan peluang perbaikan, misalnya di sisi vendor, alur approval, atau akurasi spesifikasi, agar proses pembelian berikutnya dapat berjalan lebih efisien.
Dengan melakukan evaluasi secara berkala, Anda dapat terus meningkatkan efisiensi dan keberhasilan proses pembelian di perusahaan Anda.
Kendala Umum dalam Proses Purchase Requisition dan Cara Mengatasi
Selama proses PR, Anda mungkin menghadapi beberapa kendala yang dapat mempengaruhi efisiensi dan kecepatan dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan Anda. Namun, jangan khawatir karena ada cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi kendala pembuatan contoh purchase requisition tersebut.
Kendala dalam purchase requisition
Berikut ini adalah beberapa kendala umum yang mungkin Anda temui dalam proses purchase requisition:
- Terlambatnya pengajuan PR, yang dapat mempengaruhi waktu pengadaan barang dan jasa.
- Kesalahan dalam pengisian formulir PR, seperti informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat.
- Proses persetujuan yang lambat, yang menghambat langkah selanjutnya dalam pengadaan.
- Keterbatasan anggaran atau sumber daya yang mempengaruhi kemampuan untuk memenuhi kebutuhan pengadaan.
- Kesulitan dalam komunikasi antara tim yang terlibat dalam proses PR.
Cara mengatasi kendala purchase requisition
Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi kendala-kendala PR:
- Buatlah jadwal pengajuan PR yang teratur dan pastikan untuk mengikutinya secara konsisten.
- Periksa kembali formulir PR sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahwa informasi yang tercantum lengkap dan akurat.
- Komunikasikan dengan semua pihak terkait mengenai pentingnya mengikuti timeline yang telah ditetapkan untuk proses persetujuan.
- Terapkan sistem pengawasan anggaran yang efektif untuk memastikan bahwa sumber daya yang tersedia dapat digunakan dengan bijaksana.
- Gunakan alat komunikasi yang efisien, seperti email atau platform kolaborasi online, untuk memudahkan komunikasi antara tim yang terlibat dalam proses PR.
Kelola Purchase Requisition Lebih Mudah dengan HashMicro
Kalau PR, PO, dan RFQ masih jalan lewat email dan spreadsheet, risiko pembelian di luar prosedur, duplikasi, dan kebocoran biaya akan selalu ada. Software procurement HashMicro merapikan seluruh alur ini dalam satu sistem, dari permintaan internal sampai evaluasi vendor.
Yang Anda dapat sebagai pengambil keputusan dengan menggunakan HashMicro adalah:
1. PO, RFQ & PR Management
Satu sistem untuk membuat dan mengelola PR, RFQ, dan PO. PR yang disetujui bisa langsung dikonversi menjadi PO, sementara RFQ dapat dikirim ke beberapa vendor untuk membandingkan harga dan syarat dengan cepat.
2. PR Approval Management
Setiap permintaan pembelian mengikuti alur persetujuan yang jelas. Hanya PR yang sudah di-approve yang bisa dilanjutkan menjadi PO, sehingga belanja di luar anggaran atau di luar kewenangan dapat diblok sejak awal.
3. Online Portal for Suppliers
Vendor menerima RFQ, mengirim penawaran, dan memperbarui status pengiriman melalui portal. Komunikasi tidak lagi tercecer di email, dan seluruh riwayat interaksi terdokumentasi dengan rapi.
4. Vendor / Supplier Rating
Kinerja pemasok dinilai berdasarkan harga, kualitas, dan ketepatan pengiriman. Fitur ini membantu mempertahankan vendor yang konsisten performanya dan mengevaluasi ulang vendor yang sering bermasalah.
5. Blanket Order Management
Kontrak pembelian jangka panjang dapat dibuat sebagai blanket order, sehingga pembelian berulang dapat ditarik dari kontrak yang sama. Ini memudahkan penguncian harga dan mengurangi pekerjaan administrasi PO.
6. Landed Cost Calculation
Sistem menghitung total biaya pengadaan (harga beli, ongkos kirim, pajak, bea, dan biaya lain), sehingga Anda dapat melihat biaya riil per item dan menetapkan harga jual serta margin dengan lebih presisi.
Pada akhirnya, software procurement HashMicro membantu Anda menjaga pengeluaran tetap terkendali, mempersingkat proses persetujuan, dan memberi visibilitas penuh atas apa yang dibeli, dari siapa, dan dengan biaya berapa
Kesimpulan
Dalam dunia bisnis yang dinamis, pengelolaan purchase requisition dan purchase order yang efisien adalah kunci untuk memastikan kelancaran operasional dan keberhasilan strategi pengadaan.
Software procurement dari HashMicro telah terbukti sebagai solusi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan ini tetapi juga menawarkan nilai tambah melalui automasi, analisis data, dan integrasi yang mulus.
Untuk melihat bagaimana software ini dapat mengubah proses pengadaan Anda, kami mengundang Anda untuk mengakses demo gratis dan mengalami sendiri keunggulan yang ditawarkan. Ambil langkah pertama menuju transformasi pengadaan dengan HashMicro hari ini.
Pertanyaan Seputar Purchase Requisition
-
Bagaimana cara mengelola purchase requisition yang efektif?
Untuk mengelola purchase requisition yang efektif, perusahaan dapat menggunakan software manajemen pengadaan yang terintegrasi. Software ini dapat membantu mengotomatisasi proses, memudahkan tracking, dan memastikan semua permintaan pembelian sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.
-
Apa saja yang perlu diperhatikan dalam proses approval purchase requisition?
Dalam proses approval purchase requisition, penting untuk memastikan bahwa permintaan tersebut memiliki justifikasi yang jelas, sesuai dengan anggaran, dan sudah mendapatkan persetujuan dari semua pihak yang berwenang. Verifikasi ketersediaan barang atau jasa dan mengevaluasi vendor juga merupakan langkah penting.
-
Apa dampak dari purchase requisition yang tidak dikelola dengan baik?
Purchase requisition yang tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan overstocking atau understocking, pemborosan anggaran, penundaan proyek, ketidaksesuaian dengan kebutuhan operasional, dan potensi masalah audit dan compliance.
-
Bagaimana peran teknologi dalam pengelolaan purchase requisition?
Teknologi memainkan peran penting dalam pengelolaan purchase requisition dengan menyediakan platform digital untuk memproses, melacak, dan mengelola permintaan pembelian secara real-time. Hal ini meningkatkan akurasi, mengurangi kesalahan manusia, dan mempercepat proses approval serta pengadaan.
-
Bagaimana cara meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan purchase requisition?
Meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan purchase requisition dapat dilakukan dengan mengimplementasikan sistem ERP yang terintegrasi, melatih staf tentang proses pengadaan yang benar, serta menerapkan kebijakan yang jelas dan transparan mengenai persetujuan dan pengelolaan permintaan pembelian.
