Contoh Surat Penawaran Harga untuk Berbagai Bisnis

Surat penawaran digunakan oleh penjual untuk mengenalkan produk atau layanan kepada calon pembeli, baik berdasarkan permintaan atau untuk menawarkan harga barang kepada konsumen, seperti pelaku usaha atau perusahaan.

Di Indonesia sendiri, peraturan mengenai penawaran harga telah diatur dalam Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 4 Tahun 2022 yang mengatur tentang evaluasi kewajaran harga dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.

Dalam pembuatan surat penawaran, penggunaan software CRM dapat membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan efisien. Dengan menggunakan software CRM, penjual dapat mengurangi waktu dan biaya operasional dalam membuat penawaran harga.

Pengertian Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga adalah surat atau dokumen resmi yang menawarkan produk atau jasa, termasuk detail barang, potongan harga, dan syarat dan ketentuan yang berlaku. Dokumen ini biasanya penjual kirim ke calon pelanggan berdasarkan permintaan mereka untuk barang atau jasa tertentu.

Pembuatan surat ini dengan document management software yang tepat dapat mempemudah untuk mempromosikan produk-produk terbaru yang baru saja dihadirkan ke publik dengan pengelolaan dokumen perusahaan yang lebih mudah, aman dan akses lebih fleksibel.

Jenis-Jenis Surat Penawaran Harga

Berbagai jenis surat penawaran dapat digunakan untuk alasan tertentu tergantung pada persyaratan industri. Berikut penjelasan berbagai jenis surat penawaran harga:

1. Surat penawaran harga

Surat penawaran harga adalah salah satu jenis surat yang cukup terkenal di dunia bisnis. Dalam surat ini, penjual atau perusahaan yang menjual suatu produk menawarkan harga tertentu dari produk tersebut kepada pihak lain, biasanya toko, perusahaan, instansi, atau lembaga tertentu.

Tergantung pada jenis hubungan antara perusahaan dan pelanggan, surat penawaran ini harus memuat nama perusahaan, informasi pelanggan, tanggal kedaluwarsa, deskripsi barang atau jasa, harga dan informasi terkait lainnya.

2. Surat penawaran penjualan

Surat penawaran penjualan merupakan sebuah dokumen yang berisi ringkasan pesanan pembeli, biasanya dikirimkan kepada mereka setiap kali mereka memesan produk atau layanan tertentu dari penjual.

Dokumen ini juga memberikan gambaran umum tentang biaya yang terkait dengan pemenuhan pesanan dari pembeli potensial.

3. Pesanan pembelian

Pesanan pembelian (PO) adalah dokumen bisnis resmi pertama dan penawaran  yang pembeli keluarkan kepada penjual yang menyatakan jenis, jumlah, dan harga yang mereka sepakati untuk suatu produk atau layanan.

Pada dasarnya, ini merupakan dokumen resmi yang memungkinkan pembeli untuk membeli sekarang dan membayar nanti.

4. Penawaran perjalan bisnis

Kutipan perjalanan bisnis adalah dokumen yang berisi biaya perjalanan, akomodasi, dan transportasi untuk melakukan perjalanan bisnis.

Biasanya agen perjalanan akan kirim ke pemilik kepentingan bisnis atau perusahaan yang secara teratur membawa karyawannya ke luar negeri untuk urusan bisnis.

5. Penawaran acara perusahaan

Terakhir, ada penawaran acara perusahaan yang biasa perencana acara gunakan untuk memberikan informasi  biaya untuk perencanaan acara  perusahaan.

Kutipan tersebut berisi gambaran tentang biaya dekorasi, makanan, lokasi, dan hal-hal lain yang acara tersebut perlukan.

Penawaran yang perencana acara kirim biasanya merupakan kombinasi kutipan yang dikirim oleh orang yang berbeda dan merupakan bagian integral dari acara tersebut.

Komponen dalam surat penawaran harga

Saat menulis surat ini, ada beberapa hal yang harus perusahaan perhatikan dalam penulisannya, yaitu:

1. Tanggal penawaran

Waktu penawaran adalah informasi berupa tanggal dan bulan saat penawaran berlangsung. Perusahaan perlu berhati-hati saat mengirimkan produk ke konsumen. Dengan cara ini perusahaan dapat mengirimkan produk ke konsumen tepat waktu.

Produk yang tidak dikirim  sesuai kesepakatan awal antara penjual dan konsumen tentu akan mengecewakan konsumen. Hal ini dapat mengurangi kepercayaan konsumen terhadap bisnis.

2. Masa berlaku

Dalam isi surat juga harus mencantumkan masa berlaku pembuatan suatu produk. Jika perusahaan penjual dan konsumen menyepakati jangka waktu produksi satu bulan, ini harus diperhatikan.

Jika masa berlaku tidak perusahaan penjual tepati, konsumen akan kecewa. Hal ini dapat menyebabkan konsumen enggan untuk membeli kembali  produk  perusahaan.

3. Nomor penawaran

Komponen nomor penawaran memiliki fungsi untuk memberikan identitas setiap transaksi yang dilakukan. Sebagai aturan, setiap penawaran memiliki istilah yang berbeda.

Nomor penawaran memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan eksekusi produk dari waktu ke waktu.

4. ID pelanggan

Akan lebih baik jika surat berisi informasi tentang identitas klien. Ini bisa menjadi nomor unik yang berbeda dari pelanggan ke pelanggan lainnya. Selain itu dengan adanya identitas pelanggan dapat memudahkan dalam mengidentifikasi kebutuhan setiap pelanggan.

Anda dapat mempermudah penyimpanan data pelanggan yang tersusun rapih dan akurat menggunakan sistem Customer Data Integration (CDI). 

5. Alamat pelanggan

Alamat pelanggan juga harus tercantum dalam surat penawaran. Mengapa? Karena alamat pelanggan membantu perusahaan untuk mengirimkan produk yang telah pelanggan pesan. Sehingga hal tersebut dapat memudahkan perusahaan dalam pengiriman.

6. Deskripsi produk

Setiap produk yang tersedia dalam surat penawaran harga harus tersaji dalam deskripsi produk. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi tentang produk yang penjual tawarkan.

7. Syarat & ketentuan

Syarat dan ketentuan umum harus berlaku untuk setiap produk yang perusahaan tawarkan. Informasi ini harus perusahaan penjual dan konsumen diskusikan. Jika kedua belah pihak setuju, produk akan perusahaan penjual pasok.

8. Contact person

Jika konsumen membutuhkan informasi lebih lanjut tentang produk, konsumen dapat menghubungi perusahaan penjual melalui kontak yang tersedia.

Dengan cara ini, kepercayaan konsumen dapat terjaga jika perusahaan Anda menyediakan contact person yang dapat dihubungi.

Contoh Surat Penawaran Harga

Sebelum Anda membuat penawaran resmi untuk klien atau mitra bisnis, penting untuk memiliki referensi surat penawaran harga yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Format surat penawaran harga yang jelas dan terstruktur dengan baik akan membantu Anda menyampaikan informasi secara profesional.

Berikut ini adalah beberapa panduan contoh surat penawaran harga proyek yang dapat Anda gunakan sebagai referensi, mulai dari penawaran harga barang hingga jasa.

Anda juga bisa download surat penawaran harga Excel untuk mempermudah pembuatan surat penawaran yang rapi dan efisien.

1. Surat penawaran harga yang simpel

2. Surat penawaran harga barang

3. Surat penawaran harga jasa

Kesimpulan

Itulah pembahasan mengenai surat penawaran harga. Kita menjadi mengerti bagaimana surat penawaran harga menjadi sangat penting untuk sebuah perusahaan yang memiliki produk untuk dijual kepada konsumennya.

Jika Anda memiliki sebuah perusahaan yang membutuhkan pengelolaan dokumen yang baik, jangan ragu untuk mendapatkan konsultasi gratis dari tim kami.

Pertanyaan Seputar Request for Quotation

• Apa itu surat penawaran harga?

  Surat penawaran harga adalah surat yang berisi informasi harga barang atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan penawaran harga kepada calon pembeli atau klien.

• Apa jenis surat penawaran?

  Terdapat beberapa jenis surat penawaran, seperti:

  1. Surat penawaran harga
  2. Surat penawaran penjualan
  3. Surat penawaran pembelian
  4. Setiap jenis surat penawaran ini memiliki tujuan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan transaksi bisnis.