8 Aplikasi Arsip Digital Terbaik dan Efektif di Indonesia 2025

Aplikasi arsip adalah perangkat lunak untuk menyimpan dan mengelola dokumen secara efisien. Aplikasi ini melibatkan pengunggahan, pengkategorian, dan pencarian dokumen melalui sistem berbasis cloud atau lokal, memungkinkan akses cepat kapan saja.

Mengarsipkan dokumen penting untuk menjaga dokumen tersebut dan memudahkan pencarian ketika dibutuhkan. Salah satu sistem penyimpanan arsip yang dapat membantu Anda adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro.

Dengan adanya sistem ini akan membantu Anda untuk mengelola dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aset perusahaan dalam satu sistem yang terintegrasi. Sehingga membuat dokumen Anda selalu terjaga dengan aman dan kegiatan pengarsipan pun akan berjalan lebih cepat.

Apa Itu Aplikasi Arsip?

Aplikasi arsip adalah perangkat lunak untuk mengelola arsip digital yang lebih tersentralisasi, terstruktur, dan aman. Aplikasi ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien.

Sebelumnya, media penyimpanan arsip berupa cetak seperti dokumen-dokumen dalam bentuk kertas. Namun, perkembangan teknologi memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip tersebut tidak lagi dalam media cetak.

Untuk mengarsipkan dokumen, memiliki sistem aplikasi pengarsipan dokumen digital dapat membantu meningkatkan efisiensi. Jenis aplikasi kearsipan pun ada berbagai macam, tidak bisa asal-asalan karena harus menyesuaikan dengan perusahaan.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Arsip Digital

Menggunakan aplikasi arsip digital menawarkan paling tidak lima manfaat sistem penyimpanan arsip, seperti:

• Ramah lingkungan: Mengirim dokumen melalui server cloud yang bebas kertas, mengurangi penggunaan kertas dibandingkan metode konvensional.
• Efisiensi waktu akses: Penyimpanan dokumen yang terstruktur memudahkan pencarian hanya dalam satu klik, serta dapat diakses kapan pun dan di mana pun.
• Meminimalisir penggunaan SDM: Mengurangi kebutuhan karyawan untuk mengelola arsip, memungkinkan akses cepat hanya dengan beberapa klik.
• Keamanan dokumen lebih terjamin: Pengarsipan digital lebih aman dibandingkan dengan metode konvensional, mengurangi risiko kehilangan dokumen.
• Akses mudah dan kolaborasi yang lebih efektif: Karyawan dapat mengakses dokumen dari berbagai perangkat dan bekerja kolaboratif tanpa perlu mencetak atau mengirim berkas fisik.

Salah satu aplikasi arsip dokumen yang dapat Anda gunakan adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro. 

8 Contoh Aplikasi Arsip Digital Terbaik di Indonesia 2025

Berikut adalah 8 rekomendasi aplikasi arsip digital gratis yang dapat Anda manfaatkan sebagai tempat penyimpanan arsip digital:

1. HashMicro

Pengelolaan dokumen yang tidak terstruktur sering kali menjadi hambatan dalam operasional bisnis, mulai dari dokumen yang sulit ditemukan hingga risiko kehilangan data penting.

Untuk itu, HashMicro menghadirkan aplikasi arsip digital yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih aman, cepat, dan efisien. Solusi ini tidak hanya mempermudah proses penyimpanan, tetapi juga memastikan bahwa setiap dokumen dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.

Berikut adalah fitur-fitur unggulan dari HashMicro:

• Folder & Subfolder Management: Fitur ini sangat penting untuk menyusun arsip secara logis dan mudah ditelusuri. Dengan struktur folder yang fleksibel, pengguna bisa mengelompokkan dokumen berdasarkan divisi, tanggal, jenis dokumen, atau proyek tertentu.
• Document & File Management: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengedit, menghapus, dan mencari dokumen dengan mudah. Semua dokumen tersimpan secara digital dan terpusat.
• File Review and Lock Management: Cocok untuk menjaga keamanan arsip. Dokumen penting dapat dikunci agar tidak diubah sembarangan, dan setiap perubahan dapat ditinjau terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang.
• Access Management: Pengelolaan arsip harus memiliki kontrol akses yang ketat. Fitur ini memungkinkan perusahaan mengatur siapa yang bisa melihat, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu.

Penasaran berapa harga aplikasi HashMicro? Anda bisa mengkalkulasi skema harganya dengan mengklik banner di bawah ini.

2. Folderit

Folderit adalah software arsip digital yang dirancang untuk kebutuhan bisnis dari berbagai ukuran, mulai dari usaha kecil hingga korporasi besar. Folderit menawarkan sistem pengarsipan yang lengkap, termasuk manajemen dokumen yang sesuai regulasi, keamanan data tingkat tinggi, serta akses yang mudah dan terkontrol.

Document management system Folderit juga telah terintegrasi dengan cloud server yang dapat menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis dan ramah lingkungan karena bebas kertas.

3. Google Docs

Google Docs adalah salah satu layanan pengolahan kata, presentasi, formulir, lembar sebar, serta penyimpanan data berbasis web. Aplikasi dari Google ini dapat Anda gunakan secara gratis. Google Docs ini tergolong hampir sama dengan Microsoft Office, mulai dari segi kegunaan sampai tampilan.

Namun, yang membedakan aplikasi arsip digital ini adalah aplikasi Google Docs dapat Anda akses dimanapun dan kapan pun. Selama terkoneksi dengan jaringan internet, Anda dapat membuat dan menyunting dokumen.

Adapun cara menyimpan dokumen atau arsip dalam Google Docs adalah pengguna harus memiliki akun email di Google. Jika Anda ingin menyimpan arsip atau dokumen ke dalam folder pribadi, Anda harus membuat folder baru terlebih dahulu.

4. Arsip Manpro

Salah satu opsi aplikasi arsip digital terbaik lainnya adalah Arsip Manpro. Dengan aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola atau memanajemen arsip dengan baik.

Aplikasi Manpro dapat membantu Anda agar pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien.

Selain itu, aplikasi ini juga memiliki keunggulan lainnya, seperti proses penyusunan menu yang user friendly, fleksibel, mudah, dan cepat. Sehingga dapat lebih membantu Anda untuk mengelola arsip dengan mudah.

Kelebihan lain dari aplikasi arsip dokumen ini adalah penggunaan tak terbatas, karena Arsip Manpro memiliki unlimited storage, unlimited User ID, dan Unlimited Project yang membantu mengelola pekerjaan pengguna.

5. E-Surat Integra

E-Surat Integra adalah sistem informasi pengelolaan kegiatan surat-menyurat secara digital/elektronik yang berfungsi untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisinya kepada pihak yang dituju.

Manfaat e-Surat Integra adalah mempermudah Anda dalam mencari arsip ketika Anda perlukan. Contoh penerapan aplikasi e-Surat adalah saat menerima surat masuk, maka surat yang Anda terima secara fisik tersebut terlebih dahulu akan di scan sebagai proses entry.

Sedangkan surat yang Anda terima via aplikasi ini, sebelum memperoleh disposisi serta didistribusikan, maka akan terlebih dahulu melalui proses print. Hal inilah yang membuat proses pengelolaan arsip, baik secara fisik maupun digital menjadi lebih mudah.

6. Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan dan mengakses dokumen dari berbagai perangkat.

Dengan fitur kolaborasi real-time, pengguna dapat berbagi file dengan tim, mengedit dokumen langsung di platform, serta mengatur akses berdasarkan kebutuhan. Keamanan data juga didukung dengan enkripsi dan sistem izin yang dapat dikustomisasi.

7. Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro adalah sistem arsip yang berfokus pada pengelolaan dokumen dalam format PDF. Pengguna dapat membuat, mengedit, mengonversi, dan menandatangani dokumen secara digital, sehingga memudahkan proses administrasi tanpa harus mencetak dokumen fisik.

Dengan fitur OCR (Optical Character Recognition), dokumen cetak dapat diubah menjadi teks digital yang dapat dicari dan diedit.

8. Dropbox

Dropbox adalah layanan penyimpanan dan berbagi file berbasis cloud yang menawarkan sinkronisasi otomatis di berbagai perangkat.

Dengan fitur folder bersama, pengguna dapat bekerja secara kolaboratif dan mengakses dokumen kapan saja. Dropbox juga menyediakan opsi penyimpanan terenkripsi untuk meningkatkan keamanan data.

Fitur Utama dalam Aplikasi Arsip

Berikut adalah beberapa fitur utama dalam aplikasi arsip yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda:

1. Pencarian dan klasifikasi

Memungkinkan pengguna mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, tanggal, atau jenis file untuk akses cepat.

2. Pencarian cepat dan filter dokumen

Fitur pencarian cepat berbasis kata kunci, metadata, atau filter seperti tanggal dan jenis file untuk menemukan dokumen dalam detik.

3. Keamanan dan enkripsi data

Menyediakan enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan otentikasi ganda untuk melindungi informasi sensitif.

4. Sistem backup dan pemulihan data

Fitur backup otomatis dan pemulihan data untuk menjaga keamanan dan memulihkan dokumen yang hilang.

5. Akses cloud dan kolaborasi tim

Memungkinkan akses dan berbagi dokumen dari berbagai perangkat untuk kolaborasi real-time tanpa batasan lokasi.

Cara Kerja Aplikasi Arsip Digital

Aplikasi arsip digital mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang tersimpan di cloud atau server internal. Dokumen diunggah melalui pemindaian, impor file, atau integrasi sistem, lalu dikategorikan dengan metadata untuk mempermudah pencarian.

Pengguna dapat mengakses dokumen kapan saja dengan fitur pencarian cepat dan kontrol akses berbasis peran. Sistem ini juga dilengkapi enkripsi data, audit trail, serta backup otomatis untuk menjaga keamanan dan kepatuhan regulasi.

Dengan mekanisme ini, aplikasi dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen dalam organisasi.

Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital

Memilih aplikasi kearsipan digital yang tepat sangat penting untuk memastikan pengelolaan dokumen yang efisien dan aman. Berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam memilih aplikasi yang sesuai:

• Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis: Pilih aplikasi yang memiliki fitur sesuai, seperti penyimpanan cloud, akses multiuser, dan otomatisasi pengelolaan dokumen.
• Perhatikan kapasitas penyimpanan: Pastikan aplikasi menyediakan kapasitas yang cukup untuk menyimpan semua dokumen, baik dalam versi gratis maupun berbayar.
• Keamanan data yang terjamin: Pilih aplikasi dengan sistem enkripsi, otentikasi dua faktor, serta izin akses untuk mencegah kebocoran data.
• Kemudahan akses dan penggunaan: Pastikan aplikasi dapat diakses di berbagai perangkat seperti komputer, tablet, dan ponsel untuk fleksibilitas kerja.

Kesimpulan

Perkembangan teknologi membuat pengelolaan dokumen menjadi jauh lebih mudah dibandingkan ketika masih menggunakan metode konvensional. Memiliki sistem yang terorganisir dalam memanajemen dokumen-dokumen perusahaan sangat penting, agar suatu saat ketika membutuhkan dokumen tersebut, akan mudah untuk Anda temukan dengan waktu yang singkat.

Salah satu sistem yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah dalam pengarsipan dokumen adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro.

Dengan menggunakan software ini, tentu akan sangat membantu Anda dalam mengarsipkan dokumen-dokumen penting, menemukan dokumen lama hanya perlu waktu yang singkat.

Selain itu, arsip Anda akan tersimpan dalam server cloud yang terlindungi dengan enkripsi berlapis. Dengan begitu, keamanan akan lebih terjamin dan kemudahan dalam mengelompokkan suatu dokumen akan menjadi lebih mudah.

Jika tertarik, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen HashMicro, untuk menghitung estimasi biayanya. Dapatkan juga free demo!

Pertanyaan Seputar Aplikasi Arsip

• Apa saja contoh dari arsip digital?

  Arsip berbentuk rekaman gambar, seperti foto, hasil pemindaian dokumen, blueprint, dan jenis gambar lainnya, disimpan dalam format digital seperti JPG, JPEG, PNG, atau TIFF. Sementara itu, arsip microfilm adalah jenis arsip yang disimpan menggunakan teknologi microfilm.

• 5 langkah penyimpanan arsip?

  Tahapan dalam proses penyimpanan meliputi: 1) Pemeriksaan, 2) Pengindeksan, 3) Pemberian tanda atau kode, 4) Penyortiran, dan 5) Penyimpanan.

• Apa saja contoh dokumen arsip?

  Contohnya meliputi surat resmi, dokumen warkat, akta notaris, surat keputusan pendirian bangunan, sertifikat tanah, perjanjian kontrak, kuitansi, cek, berbagai laporan, microfiche, foto, dan dokumen lainnya.