Di era serba teknologi saat ini, banyak inovasi-inovasi teknologi bermunculan untuk mempermudah aktivitas manusia baik itu dalam hal pendidikan dan pekerjaan. Salah satu teknologi yang dapat membantu di dunia pekerjaan adalah HRIS (human resource information system). Apakah Anda pernah mendengar istilah HRIS? HRIS adalah suatu sistem untuk mengelola data sumber daya manusia. Sebagai orang yang berkecimpung dalam dunia bisnis, Istilah HRIS merupakan salah satu hal yang penting Anda perhatikan.
Seperti yang kita ketahui, sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya yang mempengaruhi keberhasilan perusahaan. Jika perusahaan masih mengelola data SDM secara manual tentu akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Perusahaan dapat menggunakan Aplikasi HRIS agar proses manajemen sumber daya manusia di perusahaan dapat lebih efisien.
Daftar Isi
Apa Itu HRIS?
HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information System. Sistem ini sering kali disebut sebagai HRMS (Human Resource Management System). HRIS adalah software untuk mengelola data atau informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Hal ini termasuk, kinerja SDM, kehadiran atau izin, hingga penilaian kinerja karyawan. Selain itu, Manajer HRD dapat mengelola data karyawan mulai dari data pribadi, profil, gaji melalui HRIS. Manajer juga dapat memilih siapa yang berhak melihat dan mengelola data karyawan guna menghindari pencurian data. HRIS juga memudahkan manajer HRD dalam proses rekrutmen dan mengurangi biaya operasional HRD.
Dapat disimpulkan, HRIS adalah perangkat lunak yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola berbagai aktivitas yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Software ini merupakan salah satu modul yang ada dalam sistem ERP tersedia dalam 3 jenis yaitu cloud, on-premise dan mobile. Software HRIS juga bisa terintegrasi dengan modul lainnya.
Lengkapi Form Berikut Ini dan Dapatkan Demo Software HashMicro GRATIS!
Fungsi HRIS (HRM Software) bagi Perusahaan
HRIS adalah software yang berguna untuk mengelola data sumber daya manusia. Hal ini tentunya wajib perusahaan lakukan untuk menunjang produktivitas kerja di perusahaan. Adapun manfaat dari software bagi perusahaan adalah
Meningkatkan keamanan dan fleksibilitas data karyawan
Karena data sumber daya manusia dalam perusahaan merupakan data personal, maka hanya HRD dan orang yang berkepentingan yang dapat mengakses data informasi dalam sistem. Karena hal ini, HRIS berguna untuk menghindari pencurian data karyawan dari orang-orang tertentu.
Mempermudah kontrol kinerja karyawan
Dengan adanya sistem HRM, dapat memudahkan HRD untuk memantau pegawai mana yang kinerjanya lambat, berkembang dan totalitas. Software HRIS juga Terdapat KPI atau key performance indicator, dimana manajer HRD dapat mengontrol kinerja karyawan dan membandingkan kinerja. Hal ini tentunya akan membantu HRD dalam membuat sistem penilaian kinerja.
Menghemat biaya operasional HRD
Jika perusahaan mengelola data karyawan secara manual, tentunya akan mengeluarkan biaya operasional HRD seperti kertas, pulpen, dan lainnya. Dengan menggunakan software ini dapat mengurangi biaya pengeluaran perusahaan, karena seluruh kegiatan yang berkaitan dengan data SDM dapat ditangani oleh HRIS secara otomatis.
Menyederhanakan proses rekrutmen
Dengan menggunakan Human Resource Management System, sistem ini dapat memudahkan Manajer HRD dengan membuat tahapan rekrutmen dan juga kriteria rekrutmen. Hal ini dapat membantu HRD mencari karyawan mulai dari tahapan hingga proses rekrutmen dalam waktu lebih efektif. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan EVA recruitment management system untuk menyederhanakan proses rekrutmen di perusahaan Anda seperti mengotomatiskan screening CV, pengiriman jadwal interview maupun test, dan lainnya.
Mengoptimalkan pengambilan keputusan
Dengan menggunakan HRM software, dapat membantu manager HRD mengambil keputusan dengan baik. Alasannya karena data sumber daya manusia dapat ditinjau melalui sistem terpusat dan otomatis sehingga, manajer dapat dengan mudah mencari karyawan yang berkontribusi terhadap perusahaan.
Meningkatkan kepuasan pegawai
Dengan menggunakan HRM software, karyawan dapat berkomunikasi dengan mudah dan transparan dengan tim personalia. Tidak hanya itu, Sistem HRIS juga dapat membantu perusahaan meminimalisir kesalahan dalam perhitungan gaji. Dengan ini, dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan menimbulkan motivasi yang lebih tinggi.
Fitur-Fitur Utama HRIS
Fitur HRIS merupakan hal yang sangat penting untuk melancarkan kegiatan operasional bisnis Anda. Berikut fitur-fitur yang perusahaan butuhkan yang seharusnya ada dalam perusahaan.
Manajemen penggajian
FItur payroll management merupakan fitur yang paling penting dalam sistem HRM. Setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang tentunya berbeda-beda. Oleh karena itu, pendistribusian gaji dalam perusahaan bisa kompleks. Menggunakan HRIS dengan fitur payroll management dapat membantu membuat seluruhnya menjadi lebih sederhana.
Dengan adanya fitur ini, Anda dapat menghitung gaji karyawan secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja, dan potongan pajak. Dengan begitu, Anda dapat meminimalisir kesalahan dalam penghitungan gaji yang sangat minim. Anda juga dapat membuat Slip gaji dapat terbuat secara digital dan tersimpan dengan baik di sistem. Laporan terkait gaji setiap karyawan dapat perusahaan tinjau dalam satu layar sehingga manajer HRD dapat dengan mudah memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.
Manajemen rekrutmen
Melalui fitur ini, Manajer HRD dapat dengan mudah menyusun semua tahapan dalam proses rekrutmen dalam satu aplikasi mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan. Dengan fungsi drag and drop, manajer dapat memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.
Manajemen waktu
Perusahaan tidak perlu mencatat kehadiran karyawannya secara manual melalui kertas atau spreedsheet karena, sistem HRM dapat diintegrasikan dengan RFID atau sistem kehadiran biometrik. Selain itu, Karyawan juga dapat mengajukan cuti, melihat sisa cuti, melihat jam kerja, sehingga, gaji setiap karyawan dapat dihitung melalui sistem secara akurat dan otomatis.
Manajemen pajak
Fitur manajemen pajak dalam sistem HRIS dapat menghitung pajak Tiap karyawan dalam suatu perusahaan. Sistem ini dapat dengan mudah memonitor dan mengelola seluruh Informasi keuangan mulai dari NPWP, data BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan.
Manajemen penilaian
Sistem HRIS yang baik tentunya harus memiliki proses evaluasi yang baik. Hal ini sangat berguna untuk manajemen penilaian seluruh karyawan perusahaan. Melalui sistem ini, Manajer HRD dapat membuat lembar evaluasi seperti evaluasi diri, penilaian 360 derajat hingga skala peringkat untuk diberikan ke setiap karyawannya. Setiap hasil evaluasi. Perusahan dapat meninjau kemajuan karyawan dari setiap hasil penilaian pada sistem HRIS.
Manajemen keuangan
Berbagai biaya yang perusahaan keluarkan dan pengembalian uang yang karyawan ajukan dapat ditinjau melalui sistem. Seperti misalnya, Ketika ingin bertemu dengan klien, menghadiri acara penting, ataupun untuk kebutuhan pribadi karyawan. Dengan ini perusahaan dapat meninjau biaya dan pengeluaran bisnis.
Jenis software HRIS
Software HRM/HRIS dibagi menjadi 3 berdasarkan fungsinya. Ketiga jenis software ini juga yang paling banyak perusahaan cari. Berikut adalah ketiga jenis software tersebut dan penjelasannya
HRIS Operasional
Jenis ini merupakan modul yang terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR yang berkaitan dengan kegiatan operasional. HR dapat mengelola administrasi karyawan, Penilaian kinerja karyawan, pengelolaan absensi, izin, payrol hingga penggajian.
HRIS Tactical
Memiliki fungsi utama untuk menyediakan data pendukung pada manajer dalam pengambilan keputusan terkait alokasi sumber daya. Jenis ini juga terintegrasi mengelola kebutuhan HRD dalam hal manpower planning, recruitment, training atau development.
HRIS Strategic
Software Hris jenis strategis merupakan software yang dilengkapi modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya. Strategi dilakukan melalui performance review dan goal alignment.
Kesimpulan
Artikel diatas merupakan penjelasan tentang software HRIS, fitur-fitur, hingga jenisnya. Sumber daya manusia yang baik tentu akan berpengaruh terhadap kesuksesan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengelola SDM dengan baik agar perusahaan dapat mendapatkan keuntungan yang lebih.
Perusahaan dapat menggunakan software HRIS dari Hashmicro untuk mengelola berbagai proses administrasi karyawan Anda. Modul ini juga terintegrasi dan terdapat fitur yang terbaik yang dapat Anda manfaatkan untuk mengelola Seluruh proses administrasi karyawan Anda.
