Apa Itu Sistem HRIS? Kenali Fungsi dan Manfaatnya untuk Bisnis

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh TrueList, 47% perusahaan besar menggunakan sistem HRIS untuk membantu proses kerja HR perusahaan mereka. 

Sistem HRIS atau HRM dapat membantu Anda dalam mengefisiensikan pekerjaan HR, seperti penggajian, penjadwalan, perekrutan, penilaian kinerja, dan tugas HR lainnya. 

Di sebuah kantor, terlihat staf HR sedang sibuk dengan tumpukan berkas. Ada berkas administrasi karyawan, absensi, dan rekrutmen. Ia tampak kebingungan dan lelah karena harus mengelola semua tugas ini secara manual. 

Di lain pihak, karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir fisik, sehingga dapat memperlambat proses persetujuan. Ada pula kesalahan dalam menghitung gaji karyawan karena penggunaan spreadsheet yang rentan terhadap kesalahan manusia. 

Apakah tim HR perusahaan Anda pernah mengalami kewalahan dalam menjalankan pekerjaan seperti di atas?

Maka dari itu, sebelum menerapkan sistem HRIS atau HRMS ini, Anda harus memahaminya secara mendalam terlebih dahulu dalam artikel ini, agar Anda dapat meningkatkan proses kerja tim HR dengan lebih efisien dan memastikan karyawan mendapatkan kesejahteraan.

Key Takeaways Sistem HRM (Human Resource Management) atau HRIS (Human Resource Information System) adalah alat yang mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai aspek manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Tujuan utama dari HRM atau HRIS adalah membantu efisiensi pekerjaan HR, termasuk penggajian, penjadwalan, perekrutan, penilaian kinerja, dan tugas-tugas administratif lainnya. Manfaat penggunaan HRIS melibatkan peningkatan fokus tim HR pada tujuan perusahaan, efisiensi administrasi karyawan, dukungan terhadap kebutuhan karyawan, pengurangan waktu kerja yang terbuang sia-sia, dan peningkatan loyalitas karyawan. Fitur-fitur penting dalam Sistem HRIS mencakup manajemen rekrutmen, manajemen bakat, manajemen karier, screening CV otomatis, absensi dengan face recognition, pengelolaan data kinerja karyawan, dan berbagai fitur lainnya. Kombinasi HRM dan HRIS membantu perusahaan mencapai efisiensi dengan mengembangkan karyawan melalui pendekatan strategis HRM dan mengotomatisasi tugas administratif dengan HRIS. Salah satu sistem HRIS terbaik di Indonesia adalah sistem HRIS HashMicro. Hitung gaji dan PPh 21, kelola cuti dan daftar kehadiran, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya dengan sekali klik! Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

 

Apa Itu HRIS?

HRIS atau human resource information system adalah alat yang mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai aspek manajemen SDM dalam suatu perusahaan. 

Aspek ini termasuk rekrutmen, pelatihan, pengembangan, manajemen kinerja, penggajian, dan administrasi umumnya. 

Sistem HRIS juga biasa dikenal dengan software HRM atau human resources management system mempermudah pengelolaan gaji dan kontrak hingga berbagai administrasi sumber daya manusia yang ada di perusahaan. 

Oleh karena itu, otomatisasi pengelolaan sumber daya manusia menjadi esensial. Dari kemudahan ini, pengelolaan sumber daya manusia sebagai aset penting perusahaan bisa ditingkatkan efisiensinya. Alhasil, produktivitas jadi meningkat yang mana menguntungkan perusahaan dalam jangka panjang!

Selain itu, aplikasi HRIS adalah pembantu  dalam manajemen roster atau mengelola jadwal, mengatur shifting, dan overtime rate.

Jadi, ketika Anda ingin mempunyai manajemen SDM yang baik, Anda harus memahami esensi HRIS system. Ini adalah kunci untuk membuka potensi terbesar perusahaan Anda untuk lebih dekat menuju visi dari proses HR yang diimpikan. 

Lalu, bagaimana software HRIS dapat diimplementasikan dengan cara yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan? Jawabannya terletak pada pemahaman yang mendalam tentang jenis-jenis sistem HRIS yang tersedia. 

Saat kita melihat lebih dalam dunia human capital management (HCM), kita menemukan dua jenis utama yang menggerakkan roda perusahaan. 

Pertama, HRM Payroll yang berarti pondasi dalam menjalankan tugas sehari-hari, seperti rekrutmen dan administrasi personil, memastikan bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan diikuti dengan ketat. 

Sementara itu, ada juga HRM Talent Management yang mengharuskan HR untuk memiliki  pandangan jangka panjang dalam merencanakan mengarahkan fokus pada pengembangan karyawan, seperti dengan talent mapping serta menjadi agen perubahan di perusahaan untuk mencapai visi dan misi perusahaan. 

Dengan integrasi antara keduanya, proses kerja HR di perusahaan dipastikan bisa berjalan efisien dan mampu meningkatkan produktivitas karyawan.

Cara Kerja Software HRM untuk Membantu HR

Sama seperti software lainnya, HRM system dapat membantu kerja HR terutama dalam mengelola karyawan. Kita tahu jika karyawan adalah aset penting perusahaan untuk mengembangkan performanya.

Software HRM bekerja dengan mengotomatisasi sejumlah tugas yang biasanya diurus oleh departemen sumber daya manusia.

Dengan sistem ini, Anda dapat mengelola informasi karyawan, seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, dan catatan gaji, serta mengatur proses-proses seperti penggajian dan manajemen kehadiran.

Semua informasi ini tersedia secara terpusat dan dapat diakses oleh berbagai pihak, memungkinkan manajer HRD dan staf untuk berkolaborasi lebih efisien.

Selain itu, software HRM juga membantu perusahaan mematuhi peraturan perpajakan dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.

Seluruh sistem ini dirancang untuk mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu dan memungkinkan tim sumber daya manusia untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis, seperti pengembangan karyawan dan perencanaan sumber daya manusia yang lebih efektif.

Fungsi HRIS (HRM Software) bagi Perusahaan

Bayangkan Anda bisa mengurus gaji dengan otomatis, tanpa perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam dalam perhitungan rumit. Anda juga dapat dengan mudah mengelola waktu lembur karyawan, memantau absensi, dan mengatur cuti secara efisien. 

Semua itu hanya beberapa dari banyak kemudahan yang akan Anda nikmati dari penggunaan sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM) dalam perusahaan Anda.

Oleh karena itu, Anda tidak bisa menganggap remeh sistem ini karena adanya segudang manfaat lain yang diberikan, seperti:

Mempertajam fokus ke tujuan perusahaan

Menggunakan sistem HRIS memungkinkan tim HR di perusahaan Anda untuk memfokuskan upaya mereka pada tujuan bisnis utama. 

Dengan otomatisasi tugas-tugas administratif, HR dapat bekerja secara lebih strategis dalam merancang kebijakan, merencanakan sumber daya manusia, dan mengoptimalkan penggunaan karyawan, sehingga membantu perusahaan mencapai kesuksesan jangka panjang.

Membantu proses administrasi karyawan

Seperti yang disebutkan tadi, dengan pengelolaan data yang efisien dan otomatisasi tugas-tugas rutin, seperti pemantauan absensi, pelaporan kinerja, dan pengelolaan dokumen karyawan.

Perusahaan Anda dapat memangkas waktu yang dihabiskan untuk administrasi, sehingga memungkinkan staf HR untuk lebih fokus pada inisiatif strategis dan pelayanan yang lebih baik kepada karyawan yang ada.

Anda dapat menemukan detail lebih lanjut tentang berbagai rekomendasi aplikasi absensi karyawan terbaik, yang akan membantu Anda dalam memilih opsi yang paling cocok untuk kebutuhan perusahaan Anda.

Mendukung kebutuhan karyawan

Dengan akses yang mudah ke informasi pribadi, jadwal kerja, dan pengajuan cuti, karyawan Anda juga dapat merasa lebih terlibat dalam pengelolaan aspek-aspek terkait pekerjaan mereka. 

Ini membantu meningkatkan kepuasan karyawan dan memastikan bahwa kebutuhan mereka diakomodasi dengan lebih baik, menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan harmonis.

Mengurangi waktu kerja yang terbuang sia-sia

Dengan otomasi seperti yang disebutkan di atas, karyawan dan staf HR Anda dapat fokus ke tugas-tugas yang lebih bernilai tambah. 

Dengan tereliminasinya waktu yang terbuang sia- sia, perusahaan Anda dapat mengoptimalkan waktu kerja, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien.

Meningkatkan loyalitas karyawan

Efisiensi yang dihasilkan dari penggunaan sistem HRIS bukan hanya mempengaruhi internal perusahaan, tetapi juga dapat membantu meningkatkan loyalitas karyawan. 

Karyawan yang merasa dihargai diberikan peluang untuk bertumbuh secara profesional dan memiliki work-life balance yang baik.

Dengan meningkatnya loyalitas karyawan, perusahaan dapat mengurangi turnover rate, menghemat biaya rekrutmen, serta membangun fondasi tim yang stabil dan produktif.

Fitur-fitur Utama yang Ada dalam software HRD/HRIS

HashMicro HRIS adalah aplikasi sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) yang menyediakan berbagai fitur penting untuk pengelolaan karyawan.

Dalam memilih sistem HRIS, Anda dapat mempertimbangkan beberapa fitur – fitur yang bisa membantu proses manajemen staf HR dari perekrutan sampai penilaian kinerja, seperti:

Recruitment management	Talent management	Career management
Screening CV yang membantu dalam menyeleksi dan menilai CV secara otomatis.	Absensi face recognition yang dilengkapi dengan integrasi GPS untuk mengurangi kecurangan pegawai.	Mengumpulkan dan menganalisis data kinerja karyawan seperti evaluasi kinerja dari  KPI, target pencapaian, dan umpan balik dari rekan kerja atau atasan.
Survey atau tes untuk membuat beberapa pertanyaan melalui sistem bagi calon karyawan.	Payroll otomatis untuk generate payslip per karyawan berdasarkan data yang telah diinput.	Employee disciplinary yang membantu HR memberikan surat peringatan secara real-time kepada karyawan yang telah melanggar peraturan perusahaan.
Penjadwalan interview otomatis untuk mengatur jadwal wawancara kerja dengan calon karyawan.	Sistem rostering yang dapat membantu dalam penjadwalan jam kerja karyawan.	Orientation request yang memudahkan proses on & off-boarding untuk karyawan baru.

Cara Menentukan Sistem HRIS Terbaik dengan Tepat

Menentukan sistem HRIS yang terbaik untuk perusahaan Anda adalah keputusan yang sangat penting. 

Setiap HR di perusahaan pasti memiliki kebutuhan tersendiri, sehingga menemukan solusi yang tepat dapat meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya manusia, memperkuat budaya perusahaan, dan mendukung pertumbuhan bisnis.

Berikut ini adalah beberapa cara penting yang bisa Anda terapkan dalam menentukan sistem HRIS yang terbaik:

Memahami fitur-fitur yang harus sistem HRIS miliki

Bayangkan Anda telah mempunyai sistem HRIS, namun tidak mengenal bahkan memahami fitur-fitur yang disediakan. Pastinya akan memberikan dampak yang buruk bagi perusahaan dan karyawan, bukan?

Anda perlu mengidentifikasi software HRM yang memiliki beberapa fitur seperti manajemen data karyawan, manajemen absensi, proses rekrutmen, evaluasi kinerja, penjadwalan, serta pelaporan dan analisis. 

Selain itu, pastikan sistem HR yang Anda pilih memiliki fitur-fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data karyawan dan informasi sensitif perusahaan. 

Menentukan fitur-fitur yang paling penting dan relevan dengan kebutuhan tim HR Anda adalah langkah penting untuk mempersempit pilihan sistem HRIS di pasar.

Mempunyai user interface yang mudah digunakan 

User interface yang intuitif dan mudah digunakan adalah faktor penting bagi tim HR agar mudah dipahami.

Hal ini akan membantu tim HR dalam mengoperasikan sistem HRIS dengan efisien, sehingga dapat mempelajarinya lebih mudah. Bayangkan sistem HRIS yang mempunyai tampilan kuno, pastinya tim HR Anda akan kesulitan untuk mengaksesnya.

Sebagai contoh, tim HR perusahaan Anda dapat mempermudah karyawan untuk mengajukan cuti, melihat laporan kinerja pribadi, dan mengakses data karyawan dengan cepat dan efisien. 

Dengan memiliki user interface yang ramah pengguna juga memungkinkan tim HR untuk dengan mudah dalam mengelola data, merespons permintaan, dan mengawasi proses kerja  karyawan dengan lebih efektif.

Dapat dikustomisasi dan diintegrasikan dengan modul lainnya

Menyesuaikan software HRIS dengan kebutuhan tim HR perusahaan Anda adalah hal yang sangat penting. 

Pastikan sistem HRIS dapat dikustomisasi untuk mencocokkan proses dan kebijakan internal Anda. 

Selain itu, penting juga untuk memeriksa apakah sistem HRIS dapat diintegrasikan dengan aplikasi atau modul lain yang digunakan perusahaan Anda, seperti sistem akuntansi, manajemen proyek, manajemen kompetensi, dan modul yang dibutuhkan oleh tim HR. 

Integrasi yang lancar antara sistem-sistem ini dapat meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Mengetahui kebutuhan bisnis 

Menentukan aplikasi HRIS yang tepat melibatkan pemahaman mendalam terhadap kebutuhan bisnis dan salah satu faktor kunci yang harus dipertimbangkan adalah jumlah karyawan. 

Perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar mungkin memerlukan sistem HRIS yang lebih canggih dan terpadu untuk mengelola informasi karyawan, penggajian, dan manajemen kinerja. 

Sebaliknya, perusahaan yang lebih kecil dapat memilih solusi yang lebih sederhana tetapi tetap efektif sesuai dengan skala operasional. 

Dengan pendekatan yang tepat sesuai dengan jumlah karyawan, Anda dapat memastikan implementasi sistem HRIS yang sesuai dan mendukung pertumbuhan dan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

Perbedaan HRM dengan HRIS

Anda mungkin sering mendengar atau membaca istilah ini saling bergantian sehingga Anda bertanya-tanya apa perbedaan esensial antara Human Resource Management (HRM) dan Human Resource Information Systems (HRIS)?

Disini kami akan menjawab pertanyaan Anda ini dan melihat bagaimana keduanya berperan dalam membentuk lingkup HRM yang modern

Perbandingan antara HRM dan HRIS, dapat Anda lihat sebagai berikut:

Kriteria‎	HRM	HRIS
Ruang Lingkup                      ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎	Berfokus pada aspek strategis dan manusiawi dalam manajemen SDM. Seperti kebijakan, budaya perusahaan, dan pengembangan karyawan.	Terutama berfokus pada pengolahan data administratif SDM. Seperti penggajian, absensi, dan manajemen data karyawan.
Pendekatan                         ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎	Lebih bersifat konseptual dan berorientasi pada manusia dan memerlukan interaksi manusia dalam mengelola SDM.	Lebih bersifat teknis dan berorientasi pada teknolog dan berfokus pada otomatisasi dan pengolahan data.
Skala operasi                      ‎ ‎ ‎ ‎	Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah yang mengutamakan pendekatan manusiawi dalam manajemen SDM.	Ideal untuk perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang besar yang memerlukan pengolahan data SDM yang efisien.
Keuntungan utama              ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎	Meningkatkan hubungan antara manajemen dan karyawan, mempromosikan budaya perusahaan yang positif, dan pengembangan sumber daya manusia.	Mengurangi kesalahan manusia dalam pengelolaan data SDM, meningkatkan efisiensi, dan memberikan akses cepat ke informasi yang relevan.
Tantangan utama                 ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎	Memerlukan waktu dan upaya lebih dalam pengembangan kebijakan SDM serta interaksi manusiawi yang intens.	Memerlukan investasi teknologi dan pelatihan untuk memastikan sistem berjalan lancar dan aman.

Pada Intinya, Sistem HRIS atau HRM adalah sebuah solusi yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan Anda. 

Dengan menggabungkan kedua pendekatan ini untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan Anda.

Dengan menggunakan HRM untuk mengembangkan karyawan dan mengadopsi HRIS untuk mengotomatisasi tugas-tugas administratif, perusahaan Anda dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke upaya pengembangan bisnis yang strategis.

Percayakan Solusi HRIS Anda pada HashMicro

 

HashMicro HRIS adalah aplikasi sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) yang menyediakan berbagai fitur penting untuk pengelolaan karyawan, gaji, dan absensi. Ini sangat cocok untuk perusahaan kecil dan menengah yang ingin mengelola sumber daya manusia dengan efisien.

Fitur-fitur yang ditawarkan oleh HRIS dari HashMicro meliputi pengelolaan data karyawan, seperti data pribadi, kontak, pendidikan, dan pengalaman kerja. Aplikasi ini juga menyediakan fasilitas untuk mengelola data gaji, seperti pembayaran gaji, potongan, dan tunjangan. Selain itu, Software HRM HashMicro juga menyediakan fitur pengelolaan absensi, seperti pengajuan cuti, izin, dan laporan absensi.

Secara keseluruhan, HashMicro HRIS adalah aplikasi yang sangat cocok untuk perusahaan kecil dan menengah yang ingin mengelola sumber daya manusia dengan efisien dan efektif. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh proses HR dalam satu platform, sehingga memudahkan pengelolaan dan memberikan waktu yang lebih banyak untuk fokus pada aktivitas strategis lainnya.

Jika Anda tertarik dengan software HRIS HashMicro, Anda bisa pertimbangkan untuk melihat penawaran dan skema harga yang ditawarkan dengan mengklik gambar di bawah ini!

Kesimpulan

Kami harap setelah membaca dengan seksama artikel ini, Anda menjadi lebih mengerti betapa pentingnya sistem Human Resources Management (HRM) dalam mengoptimalkan operasional perusahaan Anda. 

Software HRIS adalah bukan hanya tentang otomatisasi tugas-tugas administratif, tetapi juga alat strategis yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis utama, meningkatkan produktivitas, serta memperkuat hubungan dengan karyawan.

Sebagai langkah pertama dalam mengadopsi sistem HRIS yang efektif, kami merekomendasikan salah satu sistem HRIS terbaik, yaitu HashMicro. HashMicro adalah mitra yang dapat membantu Anda memilih, mengimplementasikan, dan mengintegrasikan solusi HRM yang sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan Anda. 

Dengan sistem HRIS dari HashMicro, Anda dapat mengambil langkah proaktif menuju masa depan yang lebih cerah dalam dunia bisnis yang selalu berubah. Jangan ragu untuk mencoba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar HR Sistem

• Apa saja jenis pekerjaan divisi HR di perusahaan?

  Jenis pekerjaan yang ada di divisi HR perusahaan meliputi:
  1. Kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan.
  2. Manajemen kompensasi dan tunjangan.
  3. Pengembangan potensi sumber daya manusia.
  4. Pengelolaan perkembangan dan perubahan organisasi.
  5. Evaluasi dan penilaian kinerja karyawan.

• Apa fungsi dari HR?

  Ada lima fungsi utama dari HR. Beberapa di antaranya adalah rekrutmen tenaga kerja, pengawasan dan pengelolaan kinerja karyawan, pengembangan sumber daya manusia, pemberian kompensasi dan tunjangan bagi karyawan, serta perencanaan karier. Baca selengkapnya di sini!

• Apa manfaat HRIS bagi karyawan?

  Manfaat HRIS bagi karyawan meliputi pengelolaan hubungan antar karyawan dengan efektif, perekrutan dan retensi karyawan berprestasi, administrasi kompensasi dan manfaat karyawan, serta penerapan tindakan berbasis keselamatan dan kesehatan.

• Mengapa HR penting dalam perusahaan?

  HR mengupayakan karyawan agar bekerja di perusahaan menjadi pengalaman terbaik. Selain itu, peran HR juga penting dalam menyesuaikan talenta yang bekerja dengan kebutuhan perusahaan saat ini dan kedepannya. Baca selengkapnya di sini!

• Apakah HRIS wajib diterapkan di semua jenis perusahaan?

  HRIS sangat esensial bagi berbagai jenis perusahaan karena mempermudah pertukaran informasi yang mendukung kinerja perusahaan. HRIS tidak hanya bermanfaat bagi divisi HR, tetapi juga memberikan manfaat bagi karyawan dalam berbagai aspek. Baca selengkapnya di sini!