SOP gudang adalah prosedur standar yang mengatur setiap aktivitas dalam warehouse management system mulai dari penerimaan, penyimpanan hingga pengiriman barang.
Umumnya, perusahaan membutuhkan SOP penyimpanan gudang yang baik agar pengelolaan barang lebih teratur dan risiko kesalahan dapat diminimalkan. Bagaimana tidak? Setiap detik dalam pengelolaan gudang memengaruhi efisiensi operasional bisnis.
Tanpa SOP yang jelas, kesalahan dalam pengelolaan inventaris atau pengiriman barang bisa mengarah pada kerugian besar, baik dari sisi finansial maupun reputasi perusahaan.
Penting untuk memahami dengan baik proses dan tahapan dalam SOP gudang agar bisnis Anda tetap berjalan lancar dan efisien. Untuk itu, jangan tunggu sampai masalah besar datang, mari pahami SOP gudang yang efektif dalam artikel berikut ini!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu SOP Gudang?
SOP gudang adalah pedoman tertulis yang perusahaan manfaatkan dalam pelaksanaan rutinitas operasional gudang pada suatu perusahaan. Penerapannya membantu karyawan dalam pengambilan keputusan dan penggunaan fasilitas secara efektif dan efisien.
Umumnya, manajemen gudang menggunakan dokumen SOP gudang yang berisi deskripsi tugas, alur kerja, dan peraturan keamanan yang harus karyawan patuhi.
Dokumen ini juga berisi SOP pengambilan barang di gudang dan SOP penyimpanan barang di gudang. Format SOP warehouse dalam aplikasi gudang berisi kombinasi antara narasi dan flowchart yang menggambarkan alur dari sistem gudang.
Manfaat Pembuatan SOP Gudang
Sadarkah Anda? Dalam penerapannya, SOP gudang membawa lima manfaat yang selaras dengan efisiensi operasional. 5 manfaat utama dari penerapan SOP gudang tersebut adalah:
- Mengurangi kesalahan operasional: SOP memberikan panduan jelas bagi karyawan dalam menyelesaikan tugas, sehingga risiko kesalahan dan kelalaian dapat diminimalkan.
- Meningkatkan efisiensi dan kemandirian: Dengan prosedur yang terdokumentasi, karyawan dapat bekerja lebih mandiri tanpa bergantung pada arahan manajemen setiap saat.
- Sebagai standar pelatihan karyawan baru: SOP menjadi materi training yang efektif untuk mempercepat adaptasi karyawan baru, terlebih jika aplikasi stok barang terbaik Anda terintegrasi dengan software HRIS.
- Menjadi acuan evaluasi kinerja: SOP menciptakan tolok ukur yang jelas dalam menilai kinerja operasional gudang, sehingga proses evaluasi menjadi lebih objektif dan terukur.
- Menjamin kelangsungan operasional: Dalam situasi darurat atau pergantian staf, SOP memastikan operasional gudang tetap berjalan lancar sesuai prosedur.
Tahukah Anda?
Peran software inventory memungkinkan Anda untuk memonitor jumlah stok barang yang tersedia, melacak perpindahan barang secara langsung, dan menentukan waktu yang optimal untuk melakukan pemesanan atau produksi barang secara efisien.
Dapatkan demo gratis sekarang!
6 Tahapan Penting dalam Pembuatan SOP Gudang
Pernahkah Anda merasa kewalahan dengan pengelolaan SOP pengeluaran barang gudang yang tidak teratur dan sering terjadi kesalahan?
Masalah ini terjadi karena SOP Anda tidak cukup efisien. Agar kesalahan proses perancangan SOP gudang ini tidak terjadi lagi, Anda perlu memperhatikan dan menerapkan enam tahapan pembuatan standar operasional prosedur gudang berikut ini:
1. Tahap persiapan
Pada tahap ini, manajemen gudang, kepala departemen, serta pihak-pihak yang memiliki kepentingan membentuk tim penyusun SOP penyimpanan barang di gudang. Tim ini akan bertanggungjawab atas bawahan dan paham betul akan cara bekerja di dalam gudang.
Terdapat empat langkah dari tahapan persiapan, yaitu:
- Mengidentifikasi kebutuhan: Pahami kebutuhan operasional, kebutuhan pengelolaan stok, hingga kebutuhan keamanan dan keselamatan kerja di dalam gudang.
- Mengevaluasi dan menilai kebutuhan: Bertujuan untuk membantu tim untuk memprioritaskan kebutuhan yang lebih penting untuk diatasi terlebih dahulu.
- Menetapkan kebutuhan: Mencakup proses peneatapan dan verifikasi tindak lanjut.
- Menentukan tindakan: Eksekusi tindakan penyimpanan di gudang.
2. Tahap perencanaan
Selanjutnya, tim penyusun mulai untuk menetapkan strategi, rencana, dan program kerja yang akan karyawan laksanakan. Tahap perencanaan terbagi menjadi tiga langkah, yaitu:
- Penyusunan strategi: Tim penyusun SOP warehouse melakukan pemetaan proses bisnis. Hal ini agar keseluruhan proses yang berlangsung di gudang dapat terlihat.
- Penyusunan perencanaan kerja: Berlangsung penyusunan dokumen SOP gudang yang mencakup nama, tanda tangan penanggung jawab, dan kode barang maupun dokumen.
- Penyusunan pedoman: Pengesahan rencana kerja setelah penyortiran untuk diterapkan secara kontinyu.
3. Tahap penyusunan
Pada tahap ini, tim masuk dalam penyusunan SOP warehouse sesuai dengan pemetaan perencanaan. Alur kerja sudah dinarasikan dengan menuliskan people in charge (PIC), keperluan dokumen, dan masalah yang kira-kira akan terjadi beserta solusinya
Hal penting yang harus tim penyusun standar operasional prosedur gudang perhatikan adalah penetapan metode, teknik penulisan SOP, penyediaan draft SOP, dan finalisasi berupa persetujuan direksi atas standar yang akan berlaku.
4. Tahap uji coba
Tahapan ini untuk menguji coba draft pedoman SOP warehouse yang sudah direksi setujui. Proses ini bertujuan agar apabila ada hal-hal yang kurang jelas maupun mengganggu sistem kerja gudang, maka tim penyusun dapat langsung merevisi SOP yang ada.
5. Tahap penyempurnaan
Pada tahap ini, karyawan yang telah melaksanakan operasional gudang sesuai SOP dapat memberikan kritik dan saran pada SOP. Setelah kritik dan saran masuk, tim penyusun dapat langsung menyesuaikan standar operasional prosedur gudang dan menyempurnakan kembali dokumen tersebut.
6. Tahap implementasi dan pemeliharaan
Setelah melewati berbagai tahap, standar operasional prosedur (SOP) sudah siap untuk karyawan gudang implementasikan dalam pekerjaan sehari-hari.
SOP yang sudah perusahaan tetapkan melalui persetujuan HR menjadi pedoman baru bagi karyawan dan dapat berubah sewaktu-waktu apabila terdapat proses audit.
Proses audit tersebut melalui beberapa tahapan, seperti:
- Perencanaan kegiatan audit.
- Pembentukan tim audit.
- Pelaksanaan dan pemeliharaan audit.
- Perbaikan SOP operasional gudang sesegera mungkin.
Baca juga: Memahami Apa itu SOP GA (General Affair) dan Manfaatnya
Jenis-Jenis SOP Pengelolaan Barang
Berikut ini adalah beberapa jenis SOP yang umum digunakan dalam pengelolaan barang di berbagai sektor industri:
1. SOP penerimaan barang gudang
Penerimaan barang gudang merupakan proses pertama sebelum Anda masuk tahap penyimpanan gudang. Penerimaan barang gudang harus berjalan dengan teliti dan sabar agar kesalahan dapat minimal terjadi.
Tahapan pertama dari SOP gudang ini penting untuk memastikan bahwa proses penerimaan barang di gudang berjalan dengan efisien. Ini karena, apabila ada karyawan yang tidak menaati SOP penerimaan barang gudang, maka akan terjadi berbagai masalah yang akan merugikan.
Misalnya, jika karyawan gudang tidak melakukan pemeriksaan kualitas yang ketat terhadap barang gudang melalui Warehouse Management System (WMS), maka barang rusak atau cacat kemungkinan besar akan perusahaan Anda terima secara sukarela.
Contoh SOP penerimaan barang gudang
Penyusunan SOP penerimaan barang gudang dapat terbilang rumit dan kompleks. Terkadang perusahaan menjumpai kesulitan dalam penyusunannya. Untuk mempermudah proses perusahaan Anda dalam menyusun SOP, Anda dapat melihat contoh berikut:
https://www.workmate.asia/id/blog/sop-gudang-definisi-dan-contohnya/
2. SOP penyimpanan barang di gudang
Setelah proses penerimaan, sudah tentu Anda akan memasuki prosedur SOP penyimpanan barang di gudang. SOP ini memuat standar keselamatan kerja, lengkap dengan tata cara yang terstruktur, guna meminimalisir potensi kecelakaan dalam gudang.
SOP penyimpanan barang gudang ini melewati tiga langkah implementatif, meliputi:
- Penerimaan barang: Setelah barang tiba, lakukan pemeriksaan kualitas untuk memastikan kesesuaian dengan dokumen pengiriman.
- Pengelompokan dan penandaan: Kelompokkan barang berdasarkan kategori, ukuran, atau jenisnya. Berikan label untuk memudahkan proses identifikasi.
- Penyimpanan yang tepat: Tempatkan barang sesuai dengan tempat yang telah tim gudang tentukan, pastikan tidak ada barang yang saling menutupi. Gunakan rak atau pallet yang sesuai agar barang tersimpan dengan aman dan tidak mudah rusak.
Contoh SOP penyimpanan barang gudang sejatinya bergantung pada proses atau kegiatan yang terjadi. Sesuai dengan langkah-langkah yang ada di atas, staf gudang akan melakukan prosedur operasional, meniru dari peraturan yang ada.
3. SOP pengiriman barang gudang
Jenis SOP gudang yang terakhir adalah, SOP pengiriman barang gudang. Dalam prosedur ini, terdapat banyak elemen yang patut Anda perhatikan, mulai dari pengambilan barang, penyortiran barang, hingga pengepakan barang.
SOP pengiriman barang gudang yang ketat dapat meminimalkan kesalahan pengiriman, menjaga kualitas barang, dan menghindari kerugian finansial serta reputasi akibat pelanggaran SOP.
Prosedur pengiriman ini melibatkan lima langkah yang krusial. Berikut adalah penjelasan selengkapnya terkait tahapan SOP pengiriman barang:
- Order placement: Perusahaan Anda menerima dan meng-input pesanan pelanggan ke sistem manajemen pesanan untuk menentukan lokasi gudang yang sesuai.
- Mengambil persediaan: Barang terdata akan staf kumpulkan dari persediaan sesuai metode pengambilan barang yang ada, misalnya satuan, zona, atau batch.
- Sortir barang: Staf gudang akan menyortir barang pesanan sesuai dengan alamat tujuan. Hal ini menjadi krusial karena menjadi poros akurasi dan kepuasan pelanggan.
- Pengemasan: Karyawan mengemas barang dengan aman sesuai dengan SOP pengiriman, termasuk di dalamnya aspek berat barang dan pelabelan.
- Pengiriman: Pesanan dikirim ke pelanggan atau menunggu pengiriman batch guna efisiensi biaya delivery. Di sini, sistem pelacakan digunakan untuk memantau pengiriman dan feedback pelanggan.
Contoh SOP pengiriman barang gudang
Penyusunan SOP pengiriman barang gudang juga dapat terbilang rumit dan kompleks. Tak jarang, perusahaan menjumpai kesulitan dalam proses penyusunan SOP pengiriman barang gudang.
Untuk mempermudah proses perusahaan Anda dalam penyusunan SOP, Anda dapat melihat contoh berikut:
Permudah Pembuatan SOP Gudang dengan Software HashMicro
Menyusun dan menerapkan SOP gudang secara manual seringkali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. HashMicro menghadirkan solusi berbasis teknologi yang mampu mengotomatisasi proses pembuatan hingga penerapan SOP gudang secara menyeluruh.
Berikut ini fitur-fitur unggulan yang software HashMicro tawarkan kepada Anda, selain dari keuntungan demo gratis, konsultasi bisnis gratis, dan bebas biaya tambah user:
- Alur persetujuan digital: Memungkinkan proses review dan persetujuan SOP dilakukan secara digital dan terstruktur oleh pihak-pihak terkait.
- Monitoring dan audit trail: Memudahkan pemantauan pelaksanaan SOP dan menyediakan rekam jejak aktivitas untuk kebutuhan audit internal.
- Notifikasi & pengingat otomatis: Mengirimkan notifikasi kepada staf gudang terkait SOP baru atau pembaruan prosedur yang harus segera diterapkan.
- Kustomisasi sesuai dengan kebutuhan: SOP dapat disesuaikan dengan alur dan struktur organisasi masing-masing perusahaan, tidak harus terpaku pada format baku.
Kesimpulan
SOP gudang merupakan pedoman yang perusahaan gunakan dalam setiap jenis operasional yang berada di gudang dan perusahaan susun berdasarkan kebutuhan gudang. Prosedur ini terbilang rumit dan sering menemui tantangan dalam implementasi manualnya.
Untuk itu, Anda mungkin memerlukasi solusi cerdas yang dapat menunjang penerapan SOP warehouse. Salah satu solusi yang dapat Anda pertimbangkan adalah software inventori HashMicro.
Terintegrasi dengan aplikasi barcode dan modul gudang lainnya, Anda dapat melacak tiap-tiap barang beserta stock-nya melalui kode. Coba demo gratis sistemnya untuk mencoba pengalaman hebat ini secara langsung!
Pertanyaan Seputar SOP Gudang
-
Mengapa SOP penyimpanan barang penting untuk perusahaan?
SOP membantu mencegah kerusakan barang, mengurangi risiko kehilangan, mempercepat proses pencarian barang, dan menjaga keteraturan operasional gudang.
-
Apa saja komponen penting dalam SOP penyimpanan barang?
Komponen pentingnya meliputi, pengelompokan barang, sistem pelabelan, prosedur penerimaan dan penempatan barang, sistem rotasi stok (FIFO/LIFO), serta aturan keamanan dan kebersihan.
-
Bagaimana cara menyusun SOP penyimpanan barang yang efektif?
Mulailah dengan menganalisis kebutuhan gudang, buat alur kerja yang jelas, tetapkan standar penanganan barang, libatkan tim gudang saat penyusunan, dan lakukan pelatihan serta evaluasi secara berkala.
