Inventory Management System: Pengertian, Fungsi, dan Metode

Inventory Management System adalah alat untuk mengelola stok barang dalam bisnis, memantau jumlah, lokasi, dan status barang, memastikan ketersediaan yang tepat tanpa kelebihan atau kekurangan. Sistem ini membantu memenuhi permintaan pelanggan secara efisien dengan menjaga stok yang sesuai.

Sebagai pengusaha atau pihak yang mengatur persediaan, Anda mungkin sering menghadapi masalah seperti overstock, understock, atau keterlambatan dalam pelacakan barang. Kondisi ini dapat menurunkan efisiensi operasional dan berdampak pada kepuasan pelanggan.

Dengan sistem manajemen persediaan yang tepat, bisnis dapat menjaga ketersediaan stok secara optimal dan mencegah kerugian. Inventory Management System dapat membantu perusahaan memenuhi permintaan pelanggan lebih cepat sekaligus meningkatkan efisiensi operasional.

Apa Itu Inventory Management System?

Inventory Management System adalah sistem yang digunakan untuk mengatur, mengelola, dan memantau persediaan barang dalam bisnis, mencakup proses perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penggunaan stok, pencatatan, hingga pengelolaan siklus hidup produk. Sistem manajemen inventaris ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dalam pemesanan, pemrosesan, dan pengiriman barang.

Terdapat beberapa variasi inventory system, mulai dari metode manual, sistem terkomputerisasi, hingga yang memanfaatkan teknologi RFID (Radio Frequency Identification). Pemilihan metode yang tepat bergantung pada kebutuhan dan skala operasional perusahaan.

Tujuan utama manajemen inventory adalah memastikan ketersediaan barang yang tepat, di tempat dan waktu yang tepat, dengan jumlah yang sesuai. Pendekatan yang efektif membantu perusahaan menghindari kekurangan stok, menjaga kelancaran operasional, dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.

Dengan pengelolaan persediaan yang terstruktur menggunakan sistem manajemen inventory, bisnis dapat merespons permintaan pasar lebih cepat dan menjaga kepuasan pelanggan. Hal ini menjadi landasan penting untuk mendukung pertumbuhan dan daya saing perusahaan.

Fungsi Sistem Manajemen Inventory

Dalam dunia bisnis yang kompetitif seperti sekarang, Anda membutuhkan sistem inventory yang dapat memberikan data yang akurat dan real-time tentang barang-barang yang Anda miliki. Sistem manajemen inventaris sendiri dibagi menjadi dua, yaitu periodic inventory system dan perpetual inventory system. berikut adalah manfaatnya: 

1. Penyimpanan data terpusat

Apakah Anda sering merasa kebingungan dalam mengelola stok barang di berbagai tempat? Semakin banyak lokasi stok yang harus Anda kelola, semakin sulit Anda mengelola pesanan dan melacak ketersediaan stok yang Anda miliki. 

Namun jangan khawatir, karena stress dan kebingungan yang Anda alami dalam mengelola stok akan segera tergantikan dengan rasa lega dan percaya diri karena adanya inventory system.

Sistem manajemen inventory yang memadai akan membantu Anda untuk mengetahui ketersediaan barang dan menemukan lokasinya hanya dalam hitungan detik, bahkan sekalipun barang berada di gudang atau toko yang berbeda.

Anda juga tidak perlu lagi khawatir tentang proses pesanan dan pelacakan kurir pengiriman. Semua itu dapat dilakukan dengan mudah melalui sistem yang sama. 

2. Memastikan ketersediaan barang

Bayangkan jika Anda memiliki toko atau perusahaan, dan setiap kali pelanggan datang untuk membeli produk, Anda kehabisan stok. Situasi ini tidak hanya mengecewakan pelanggan tetapi juga menyebabkan Anda kehilangan peluang bisnis berharga. Namun, masalah ini dapat teratasi dengan adanya inventory management system.

Sistem ini memungkinkan Anda mengawasi ketersediaan stok dan memastikan barang selalu berada pada tingkat yang mencukupi. Selain itu, sistem akan memberi notifikasi otomatis ketika stok menipis sehingga Anda tidak terlambat melakukan pemesanan ulang.

Dengan begitu, inventory management system berfungsi untuk mencegah permasalahan seperti overstock, stockout, serta kehilangan penjualan akibat stok yang tidak terkendali.

3. Meningkatkan efisiensi

Kita semua tahu betapa rumitnya mengelola stok barang, bukan? Bayangkan jika kita harus melakukannya secara manual – rasanya seperti mimpi buruk yang tak berkesudahan. Tetapi jangan khawatir inventory system akan mengubah semuanya. 

System inventory ini mengubah laporan inventory bulanan hingga tahunan dari sesuatu yang memakan waktu berhari-hari menjadi pekerjaan yang selesai dalam hitungan detik. Anda bisa bernapas lega karena tidak perlu lagi menghitung barang secara manual atau menghadapi kemungkinan kesalahan manusia.

4. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Menghitung inventory dengan tepat menggunakan inventory system dapat membantu Anda dalam banyak cara yang sangat berguna. Pertama-tama, inventory system akan membantu Anda memenuhi pesanan pelanggan secara akurat.

Bayangkan betapa frustrasinya pelanggan jika mereka memesan sesuatu yang seharusnya tersedia menurut sistem inventory, namun ternyata stoknya kosong. Dengan mengelola inventory melalui sistem yang efisien, Anda dapat memastikan bahwa setiap pesanan pelanggan dapat dipenuhi dengan cepat dan tanpa hambatan.

Ini bukan hanya tentang mengelola barang melalui sistem inventory, tetapi juga tentang mengelola hubungan dengan pelanggan Anda. Jadi, jangan meremehkan pentingnya menghitung inventory dengan tepat dalam bisnis Anda melalui penggunaan sistem inventory yang efektif.

5. Meningkatkan margin keuntungan

Berpikirlah sejenak tentang berapa banyak uang yang mungkin telah Anda habiskan untuk barang-barang yang sebenarnya tidak Anda perlukan. 

Bayangkan pula, gudang Anda adalah tempat berharga di perusahaan Anda dan mengisi gudang dengan barang yang tidak Anda butuhkan dan menyebabkan pemborosan ruang berharga.

Hal-hal tersebut tentu merugikan Anda bukan?

Dengan mengadopsi software stok barang akan membantu Anda mengatasi hal tersebut. Mulai dari mengelola sumber daya perusahaan dengan bijaksana, menghemat uang, ruang, dan menghindari pemborosan.

Komponen Inventory Management System

Setiap komponen memiliki peran khusus yang saling mendukung dalam memastikan pengelolaan persediaan berjalan dengan efisien dan akurat. Berikut beberapa komponen inventory management system:

1. Perangkat lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan komponen vital dalam Inventory Management System (IMS) yang berfungsi untuk memproses data persediaan secara efisien dan mendukung pengambilan keputusan bisnis.

Sistem manajemen inventaris ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang khusus sesuai kebutuhan bisnis, seperti pelacakan stok, pemantauan pergerakan barang, hingga analisis tren persediaan.

Dengan perangkat lunak yang tepat, perusahaan dapat memastikan pengelolaan persediaan yang lebih akurat dan responsif terhadap perubahan permintaan pasar.

2. Perangkat keras (Hardware)

Perangkat keras berperan sebagai media fisik untuk menyimpan dan mengakses data persediaan dalam inventory system.

Ini mencakup berbagai perangkat seperti barcode scanner untuk memindai produk, komputer untuk mengelola data, printer untuk mencetak label atau laporan, serta perangkat mobile yang memudahkan akses data di lapangan.

Penggunaan perangkat keras yang tepat dan terintegrasi dengan baik sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan memastikan data persediaan selalu up-to-date.

3. Database

Database dalam inventory system berfungsi sebagai tempat penyimpanan semua data terkait persediaan, transaksi, dan laporan bisnis.

Sistem manajemen inventaris ini mengelola data secara terstruktur, memungkinkan akses cepat dan efisien ke informasi yang dibutuhkan.

Karena itu, dengan menggunakan database yang kuat dan terorganisir, perusahaan dapat melacak persediaan secara real-time dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi data yang akurat.

Fitur-fitur Utama Sistem Manajemen Inventory

Inventory management system modern dilengkapi dengan sejumlah fitur canggih yang membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan persediaan mereka. Berikut adalah beberapa fitur utama yang sering ditemukan dalam sistem manajemen inventory: 

1. Inventory operations management

Manage all transfer operations management

Fitur ini memastikan bahwa barang dicatat secara akurat saat diterima, pengiriman dikelola dengan lancar, pergerakan stok internal dilacak di seluruh lokasi, dan pengembalian diproses secara efektif, sehingga meningkatkan akurasi inventaris secara keseluruhan dan kepuasan pelanggan

Automated QR Code or RFID scanning

Fungsionalitas canggih dari sistem manajemen inventory, dapat membantu Anda melacak setiap item atau batch dengan cepat dan akurat menggunakan aplikasi scan barcode terbaik dan teknologi RFID (Radio-Frequency Identification) yang dapat dipasangkan pada setiap stok.

Fitur ini dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk pemindai genggam dan ponsel pintar, memberikan kemudahan dan efisiensi dalam mengelola inventaris.

Quality Control

Quality control adalah alat penting untuk mempertahankan standar tinggi dalam manajemen produk. Hal ini memungkinkan bisnis untuk secara sistematis memeriksa dan mengevaluasi inventaris mereka, memastikan bahwa setiap barang memenuhi kriteria kualitas tertentu sebelum disimpan, digunakan, atau dikirim. 

Dengan mengintegrasikan pemeriksaan kualitas ke dalam proses manajemen inventory, fitur ini membantu mengidentifikasi cacat atau inkonsistensi sejak dini, sehingga mengurangi risiko ketidakpuasan pelanggan atau pengembalian yang mahal.

2. Product expiry dashboard

Expiry alert

Pengingat kadaluarsa yang akan datang dalam system inventory adalah alat proaktif yang dirancang untuk mencegah kerugian akibat produk kadaluarsa. Fungsi ini, yang merupakan bagian integral dari sistem inventory, secara otomatis memantau tanggal kadaluarsa item dalam inventaris Anda dan mengirimkan pemberitahuan tepat waktu sebelum item tersebut mencapai masa kedaluwarsa.

Dengan adanya sistem manajemen inventory, Anda dapat memastikan bahwa tindakan yang tepat dapat diambil, baik itu memprioritaskan penjualan atau penggunaan barang-barang tersebut, atau menghapusnya dari stok untuk menjaga standar kualitas.

Sistem inventory yang efisien ini membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih efektif, mengurangi risiko kerugian finansial dan mempertahankan kualitas produk.

Removal strategy for each location

Fitur ini adalah pendekatan yang disesuaikan untuk mengoptimalkan penarikan stok di berbagai area penyimpanan. Fungsi ini memungkinkan Anda menetapkan aturan FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out), atau berdasarkan FEFO (First-Expiry, First-Out) tanggal kedaluwarsa, nomor batch, dan kriteria lainnya.

Dengan menyesuaikan strategi penghapusan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik dan dinamika setiap lokasi penyimpanan, Anda dapat memastikan bahwa produk yang tepat tersedia pada waktu dan tempat yang tepat.

3. Internal transfer management

Fitur ini dalam sistem inventaris barang menyederhanakan proses pemindahan barang di dalam perusahaan, melintasi berbagai departemen, gudang, atau lokasi. Sistem inventaris barang ini memungkinkan pelacakan dan pengelolaan stok secara efisien saat pergerakannya dilakukan secara internal.

Baik itu memindahkan material untuk produksi, mendistribusikan kembali stok untuk menyeimbangkan inventaris, atau memindahkan aset untuk kebutuhan operasional, fitur dari sistem inventaris barang ini menyederhanakan logistik, menjaga transparansi tingkat stok, dan mengurangi kemungkinan perbedaan stok internal.

Fitur ini sangat membantu dalam mengoptimalkan manajemen inventory dan menjaga akurasi data stok dalam organisasi.

4. Automated reordering 

Fitur ini merupakan alat strategis yang dirancang untuk mempertahankan tingkat stok optimal dan mencegah kehabisan stok. Hal ini memungkinkan bisnis untuk menetapkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya mengenai kapan dan berapa banyak inventaris yang harus dipesan ulang.

Ketika stok mencapai ambang batas tertentu, sistem secara otomatis memicu pemesanan ulang, memastikan pasokan produk yang konsisten. Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan mengurangi pemantauan manual tetapi juga membantu menjaga aliran inventaris tetap stabil.

5. Pivot reporting

Laporan pivot menawarkan cara yang dinamis dan fleksibel untuk menganalisis dan memvisualisasikan data inventory. Alat ini memungkinkan pengguna dengan mudah mengatur ulang sejumlah besar informasi inventaris ke dalam konfigurasi berbeda, memungkinkan mereka melihat dan menilai data dari berbagai perspektif.

Dengan membuat tabel dan bagan pivot, bisnis dapat menelusuri detail atau memperkecil gambaran umum, mengungkap wawasan terkait tren penjualan, tingkat stok, kinerja pemasok, dan banyak lagi.

6. Integrasi dengan warehouse system

3D view 

Fitur tampilan 3D menawarkan representasi virtual tiga dimensi dari ruang gudang Anda. Alat imersif ini memungkinkan pengguna menavigasi tata letak gudang secara visual, memberikan pandangan realistis tentang bagaimana barang diatur dan disimpan.

Ini membantu pemanfaatan ruang yang lebih baik, identifikasi barang lebih cepat, dan perencanaan operasi gudang yang lebih efisien. Dengan menawarkan gambaran keseluruhan gudang, fitur ini meningkatkan pemahaman tentang dinamika penyimpanan.

Capacity tracking 

Hal ini penting untuk memaksimalkan penggunaan ruang gudang dan memastikan manajemen inventaris yang efisien. Fitur ini terus memantau dan melaporkan ruang yang tersedia versus ruang yang ditempati di dalam gudang, memberikan wawasan waktu nyata mengenai pemanfaatan kapasitas. 

Dengan memahami berapa banyak ruang yang tersedia, bisnis dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai tingkat stok berdasarkan batch tracking, mengoptimalkan tata letak penyimpanan, dan menghindari kelebihan atau kekurangan pemanfaatan ruang.

Hal ini tidak hanya membantu dalam menjaga gudang yang terorganisir dan efisien tetapi juga memainkan peran penting dalam perencanaan kebutuhan inventaris di masa depan, permintaan musiman, dan penskalaan operasi.

Put away strategy 

Strategi put away merupakan komponen penting untuk mengatur dan mengoptimalkan penyimpanan barang di gudang. Fungsi ini memungkinkan bisnis menentukan metode dan lokasi terbaik untuk menyimpan inventaris masuk, berdasarkan faktor-faktor seperti jenis produk, ukuran, frekuensi akses, dan kondisi penyimpanan.

Fitur ini tidak hanya menyederhanakan proses penyimpanan tetapi juga meminimalkan risiko kerusakan atau kesalahan penempatan, memastikan produk disimpan di lokasi yang paling sesuai, siap diambil dengan cepat bila diperlukan.

Untuk melihat bukti nyata bagaimana Inventory Management System HashMicro bisa membantu proses bisnis perusahaan sekelas Banban, Anda bisa simak videonya di bawah ini!

Industri Apa Saja yang Membutuhkan Sistem Manajemen Inventaris?

1. Retail

Industri retail memerlukan sistem untuk melacak stok barang dan memenuhi permintaan pelanggan. Manajemen inventaris yang baik membantu mencegah kekurangan atau kelebihan stok, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan kepuasan pelanggan.

2. Manufaktur

Sektor manufaktur bergantung pada manajemen inventaris untuk mengelola bahan baku dan produk jadi. Sistem yang efektif dapat memastikan kelancaran proses produksi dan membantu dalam perencanaan serta pengendalian biaya.

3. E-commerce

Dengan pertumbuhan pesat e-commerce, manajemen inventaris sangat penting untuk mengelola volume pesanan dan memastikan pengiriman tepat waktu.

4. Distribusi dan Logistik

Industri distribusi dan logistik membutuhkan sistem untuk melacak pergerakan barang dan mengelola gudang. Kebutuhan ini sangat penting untuk meningkatkan efisiensi rantai pasokan dan memastikan pengiriman tepat waktu.

Tren Penggunaan Cloud-based Inventory System untuk Mengelola Inventaris

Saat ini, Cloud-based inventory system menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan dibandingkan dengan on-premise inventory management system. Hal ini disebabkan oleh sejumlah alasan, terutama keunggulan fleksibilitas yang dimiliki oleh sistem berbasis cloud.

Pertama-tama, penggunaan Cloud-based inventory system memungkinkan perusahaan untuk mengakses dan mengelola data mereka secara efisien dari mana saja, kapan saja. Ini sangat penting, terutama ketika perusahaan memiliki lebih dari satu gudang yang tersebar di lokasi yang berjauhan. 

Dengan data terintegrasi di cloud, tim manajemen dapat dengan mudah melacak persediaan, melakukan pembaruan, dan membuat keputusan strategis tanpa terbatas oleh batasan geografis.  

Cloud-based inventory system dapat dengan mudah diubah dan diperluas sesuai dengan pertumbuhan bisnis tanpa memerlukan investasi besar dalam infrastruktur fisik. Ini memberikan kemudahan dibandingkan dengan on-premise system yang memerlukan instalasi perangkat keras dan pemeliharaan yang kompleks.

Tidak hanya itu, keamanan data menjadi prioritas dalam Cloud-based inventory system. Penyedia layanan cloud umumnya menyediakan tingkat keamanan yang tinggi, termasuk enkripsi data dan tindakan keamanan canggih lainnya, menjadikan opsi ini dapat dipercaya untuk menjaga kerahasiaan dan integritas informasi perusahaan.

Untuk itu, kami merekomendasikan Anda menggunakan inventory management system dari HashMicro. Karena solusi ini merupakan perangkat yang tepat untuk membantu bisnis Anda mengelola inventaris perusahaan secara optimal!

HashMicro adalah penyedia perangkat lunak yang telah terbukti membantu ribuan bisnis, dari skala kecil hingga besar, dalam mengoptimalkan manajemen inventory mereka. Dengan HashMicro, Anda dapat mengalami transformasi positif dalam cara Anda mengelola persediaan Anda. Coba gratis sekarang!

Apabila Anda tertarik dengan sistem manajemen inventaris dari HashMico, Anda dapat mengetahui skema harga atau estimasi biaya dengann meng-klik banner di bawah berikut.

Tingkatkan Efisiensi Bisnis Anda dengan HashMicro Sistem Manajemen Inventory

HashMicro adalah penyedia sistem manajemen inventaris yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola stok barang secara efisien. Sistem ini menawarkan berbagai fitur canggih yang mempermudah pelacakan, pengelolaan, dan analisis inventaris.

Berikut adalah beberapa aspek penting dari sistem manajemen inventaris HashMicro:

1. Otomatisasi Stok Masuk-Keluar dengan RFID: Meningkatkan akurasi dan efisiensi operasional gudang, memberikan visibilitas real-time terhadap stok, serta menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas karyawan.

2. Model 3D Gudang: Memfasilitasi perencanaan penempatan barang, optimalisasi ruang, dan deteksi masalah logistik untuk pengambilan keputusan strategis.

3. OCR untuk Penerimaan Barang: Mempercepat proses penerimaan barang dan memastikan data inventaris selalu akurat dan terkini.

4. Peramalan Stok: Mengurangi risiko kelebihan dan kekurangan stok, meminimalkan biaya persediaan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dengan ketersediaan barang yang tepat waktu.

5. Aturan Pengisian Ulang Berdasarkan Run Rate: Meningkatkan efisiensi pengelolaan stok dan memastikan ketersediaan barang sesuai permintaan pelanggan.

6. Manajemen Pengemasan: Meningkatkan pengorganisasian dan efisiensi penyimpanan barang serta memudahkan pelacakan inventaris.

Kesimpulan 

Jadi, secara singkat, Sistem Manajemen Inventory adalah sistem yang membantu bisnis persediaan barang mereka atau mengotomatiskan pengelolaan inventaris dengan sebuah sistem inventaris, baik itu aset mereka sendiri maupun barang dagangan.

Sebagai salah satu penyedia terbaik, HashMicro menyediakan perangkat lunak manajemen inventaris yang terintegrasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis yang unik. System inventory HashMicro menjadi solusi terbaik untuk menyelesaikan seluruh proses bisnis Anda.

Tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem HashMicro bekerja? Coba demo gratis system inventory-nya sekarang juga dan temukan alasan mengapa vendor ini menjadi pilihan favorit pebisnis Indonesia!

Pertanyaan Seputar Sistem Manajemen Inventory

• Bagaimana cara mengelola sistem inventory yang baik?

  Cara mengelola sistem inventory yang baik adalah sebagai berikut:
  1. Mengidentifikasi prioritas.
  2. Mencatat seluruh informasi produk dengan teliti.
  3. Melakukan audit inventaris secara berkala.
  4. Menggunakan prinsip 80-20 dalam pengelolaan persediaan.
  Baca selengkapnya di sini!

• Apa peran manajemen inventory dalam bisnis?

  Manajemen persediaan barang dalam bisnis retail memungkinkan Anda untuk mengawasi perolehan, penyimpanan, dan penjualan produk pada setiap tahapnya, guna memastikan ketersediaan produk dan juga mengoptimalkan biaya produksi. Sistem persediaan merupakan langkah penting yang membantu bisnis dalam memonitor stok barang. Baca selengkapnya di sini!

• Apa akibatnya jika suatu perusahaan tidak bisa menjalankan manajemen inventory dengan baik?

  Jika pengendalian persediaan tidak optimal, dapat menyebabkan beberapa konsekuensi, termasuk kehilangan konsumen. Pengendalian persediaan yang buruk membuat perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan konsumen dengan baik. Akibatnya, konsumen akan mencari perusahaan lain yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Baca selengkapnya di sini!

• Mengapa perlu diadakan pengendalian pada persediaan bahan baku dan produksi?

  Jika proses produksi mengalami hambatan, perusahaan tidak akan dapat memenuhi permintaan konsumen dengan baik. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan bahan baku memiliki peran yang krusial dan berpengaruh pada kegiatan produksi dalam memenuhi permintaan konsumen.

• Apa saja yang harus diperhatikan dalam melakukan manajemen persediaan?

  Faktor-faktor yang perlu diperhatikan termasuk suhu, temperatur, kelembaban, kebersihan, dan keamanan yang harus dijaga dengan baik. Selain itu, sistem penataan persediaan di gudang juga harus diperhatikan agar tidak mengganggu jalannya proses produksi atau proses penerimaan dan pengeluaran barang persediaan. Baca selengkapnya di sini!

• Bagaimana cara memilih software inventory yang tepat?

  Pilih software inventory yang sesuai dengan ukuran dan kebutuhan bisnis Anda. Pastikan memiliki fitur utama seperti pelacakan stok, manajemen pesanan, dan integrasi dengan sistem lain. Pertimbangkan juga skalabilitas, kemudahan penggunaan, serta dukungan teknis yang tersedia.

• Apa saja keuntungan dari sistem inventaris berbasis cloud?

  Sistem inventaris berbasis cloud memungkinkan akses data secara real-time dari mana saja. Penyimpanan cloud mengurangi risiko kehilangan data dan biaya infrastruktur. Selain itu, sistem ini mudah diintegrasikan dan diperbarui secara otomatis.

• Apa saja metode mengelola persediaan yang tepat bagi bisnis?

  Beberapa metode yang umum digunakan antara lain Just-in-Time (JIT), Economic Order Quantity (EOQ), dan Days Sales of Inventory (DSI).