5 Cara Efektif Mengoptimalkan Manajemen Persediaan

Kanya Anindita
Manajemen Persediaan | Cara Mengoptimalkan Inventory Management

Manajemen persediaan merupakan aspek krusial dalam bisnis apapun, terutama bisnis ritel, grosir, dan manufaktur. Bila tidak dikelola dengan baik, persediaan Anda bisa mengakibatkan kerugian yang besar bagi bisnis Anda. Ini bisa dikarenakan oleh kekurangan stok sehingga pemenuhan kebutuhan konsumen tertunda atau kelebihan stok sehingga biaya inventaris menjadi membengkak.

Berikut ini adalah beberapa cara sederhana dan efektif yang dapat Anda lakukan untuk mengoptimalkan inventory management Anda.

1. Atur & Pantau Tingkat Persediaan

Buatlah manajemen persediaan Anda menjadi lebih mudah dengan mengatur par level atau tingkat persediaan minimum setiap produk Anda. Tingkat persediaan minimum adalah jumlah minimum persediaan yang harus Anda miliki setiap saat. Bila stok barang Anda berkurang hingga di bawah tingkat persediaan minimum, maka Anda harus segera melakukan pemesanan ulang.

Idealnya, Anda memesan ulang barang agar jumlahnya melebihi tingkat persediaan minimum yang sudah ditentukan. Tingkat persediaan minimum setiap produk tentunya berbeda. Ini biasanya ditentukan dari seberapa cepat produk tersebut terjual dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya.

Mengatur dan memantau tingkat persediaan secara manual tentunya akan sangat merepotkan, terutama bila jenis produk Anda sangat bervariasi. Jadi, sebaiknya Anda menggunakan sistem yang memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan pengaturan tingkat persediaan dan memberikan peringatan setiap kali stok Anda mencapai batas minimum yang Anda tentukan.

2. Gunakan Metode FIFO & FEFO

Anda mungkin sudah akrab dengan istilah FIFO (First-In-First-Out). Metode ini lazim digunakan oleh perusahaan-perusahaan ritel dan grosir yang menjual banyak jenis produk. Produk-produk yang lebih dahulu masuk di gudang atau yang berada di tempat penyimpanan lebih lama harus keluar atau terjual lebih dahulu.

Dalam kasus bisnis makanan dan minuman (food and beverage), metode serupa yang banyak digunakan adalah FEFO (First-Expired-First-Out). Berbeda dari FIFO, metode FEFO mengharuskan Anda untuk memprioritaskan produk-produk yang masa kedaluwarsanya lebih cepat untuk lebih cepat terjual.

Metode FIFO dan FEFO membantu memastikan bahwa produk yang Anda jual ke konsumen adalah produk yang layak jual dan memiliki masa pakai yang cukup panjang. Kedua metode ini juga membantu Anda mengurangi kerugian inventaris dikarenakan pemborosan ruangan serta barang-barang yang usang dan rusak.

3. Adopsi Sistem Manajemen Persediaan Otomatis

Saat ini sistem manajemen persediaan merupakan perangkat lunak yang wajib dimiliki oleh retailer, wholesaler, dan manufacturer. Cara manual sangat tidak efisien dan sulit membantu Anda mengoptimalkan manajemen persediaan Anda.

Sistem manajemen persediaan otomatis membantu menghemat banyak waktu, biaya, dan tenaga. Sistem ini memungkinkan Anda mengatur dan memonitor tingkat persediaan, membuat laporan inventaris real-time, memantau perpindahan barang, dan bahkan memprediksi kebutuhan inventaris Anda. Semua itu dapat dilakukan melalui satu sistem saja.

Baca juga artikel yang terkait: Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

4. Lakukan Audit Inventaris Secara Reguler

Berikut ini adalah beberapa alasan utama mengapa audit inventaris sangat penting dilakukan:

  1. Untuk mencocokkan jumlah aktual barang dalam persediaan dengan laporan akuntansi sambil menyesuaikan perbedaan
  2. Untuk mengetahui barang atau produk mana yang kelebihan atau kekurangan persediaan
  3. Untuk mengurangi pembelian atau pengadaan inventaris yang tidak perlu
  4. Untuk membandingkan penghitungan fisik aktual dan mencocokkannya dengan laporan bisnis
  5. Untuk membantu menentukan efektivitas dan membantu mengidentifikasi masalah dalam manajemen persediaan Anda
  6. Untuk membantu mengidentifikasi setiap kegagalan akibat dari kurangnya keamanan yang mengakibatkan kerugian, pencurian, atau penyalahgunaan

Audit inventaris dapat dilakukan sekali dalam sebulan, sekali dalam setiap trimester atau triwulan, atau sekali setahun, tergantung pada jumlah stok barang Anda. Beberapa metode audit inventaris yang umumnya digunakan, yakni; inventaris fisik, pengecekan di tempat, dan penghitungan siklus. Dengan sistem manajemen persediaan, prosedur ini dapat dilakukan secara otomatis.

5. Optimalkan Manajemen Supplier

Manajemen persediaan akan sulit dioptimalkan tanpa meningkatkan manajemen supplier. Dengan manajemen supplier yang lebih sederhana dan konsisten, maka Anda akan dapat mengelola inventaris Anda dengan lebih efisien.

Pastikan Anda memiliki komunikasi yang baik dengan pemasok Anda. Ketahui waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang. Dokumentasikan kesepakatan antara Anda dan pemasok dengan baik.

Dengan EQUIP Purchasing dari HashMicro, Anda dapat menyimpan seluruh data transaksi dan kontrak Anda dengan supplier, menjadwalkan pembelian, membuat dan mengirim blanket order secara otomatis, dan bahkan memungkinkan pemasok untuk mengirimkan penawarannya melalui supplier portal. Sistem ini juga dapat diintegrasikan dengan EQUIP Inventory sehingga akan dapat mengoptimalkan pengelolaan inventaris Anda secara menyeluruh.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai sistem manajemen inventaris dari HashMicro, silakan kunjungi website kami dan berdiskusi langsung dengan ahli software kami.

 

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles