Purchase Order dan Invoice, Apa Bedanya?

Dias Marendra
the-difference-between-purchase-order-and-invoice

Dalam menjalankan usaha, anda tidak akan terlepas dari istilah purchase order dan invoice. Dua hal ini akan selalu hadir dalam keseharian anda di kantor. Namun sayangnya, masih ada banyak orang yang belum memahami apa bedanya dari kedua terminologi ini.

Meski isinya kurang lebih sama, namun purchase order (PO) dan invoice memiliki sejumlah perbedaan mendasar di antara keduanya. Nah, supaya tidak malu saat berhadapan dengan vendor saat melakukan pembelian karena salah menggunakan istilah, anda perlu membaca terlebih dahulu artikel ini.

Pengertian purchase order

PO adalah sebuah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli (anda/perusahaan anda) yang ditujukan pada pihak penjual barang. Isi dari dokumen PO pada umumnya mencantumkan detail dari barang yang ingin anda beli dari sang penjual. Detil ini biasanya berupa nama barang yang ingin dibeli, jumlahnya, warna, harga, dan lain-lainnya yang dianggap perlu.

purchase-order-vs-invoice

Pembeli diharuskan untuk mencantumkan apa saja yang ingin dibeli dari supplier dengan lengkap dan jelas. Hal ini penting untuk menghindari kebingungan dari penjual atau supplier dan salah kirim barang pun tak akan terjadi. Jika kedua belah pihak sudah menyepakati isi dari purchase order, maka dokumen ini akan menjadi kontrak yang mengikat kedua belah pihak secara hukum.

Pengertian invoice

Jikalau PO dikirimkan oleh pembeli kepada supplier, maka invoice bisa dibilang kebalikannya. Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual (supplier) yang ditujukan pada pihak pembeli barang. Isi dari dokumen invoice kurang lebih sama dengan dokumen PO, hanya saja tujuannya yang berbeda.

invoice-vs-poInvoice dibuat sebagai bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang/jasa yang sudah diproduksi/dilakukan oleh penjual. Sama seperti PO, invoice mengikat pihak penjual dan pembeli secara hukum. Pada tahap ini, invoice menunjukkan bahwa pembeli berhutang kepada penjual.

Ada dua cara penyampaian invoice yang biasa dilakukan penjual kepada pembeli. Yang pertama, invoice dikirimkan kepada pembeli saat barang sudah sampai di tangan pembeli, umumnya saat mendekat jatuh tempo. Cara pertama ini ditempuh umumnya karena kedua belah pihak sudah bekerja sama cukup lama. Cara kedua yakni saat purchase order sudah disepakati oleh kedua belah pihak dan pihak pembeli sudah menyelesaikan pembayaran.

Secara ringkasnya, berikut ini perbedaan dan persamaan dari purchase order dan invoice. Perhatikan kata yang dicetak tebal karena itu yang menjadi inti perbedaan atau kesamaan dari kedua istilah.

Perbedaan:

  • Purchase order (PO) dibuat oleh pembeli dan ditujukan pada penjual, sedangkan invoice dibuat oleh penjual ditujukan kepada pembeli.
  • Isi dari PO adalah rincian lengkap pemesanan barang/jasa yang ingin dibeli. Sedangkan invoice adalah rincian penagihan atas barang/jasa yang dijual kepada pembeli.
  • Purchase order dikirimkan pada saat pembeli memesan barang/jasa. Invoice dikirimkan pada saat barang/jasa selesai dikirim/dikerjakan dan dikirim dari penjual ke pembeli atau pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran pesanan.

Persamaan:

  • Kedua dokumen sama-sama mengikat pembeli dan penjual secara hukum.
  • PO dan invoice sama-sama jadi tanda bukti adanya transaksi jual beli antara pembeli dan penjual.
  • Isi dari PO dan invoice memiliki informasi yang hampir sama, yakni mengenai pembeli dan penjual, alamat, no telpon dan lain sebagainya.

Kesimpulan

Purchase order dan invoice adalah bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan sehari-hari di perusahaan anda. Kalau sampai saat ini anda masih kesulitan membuat purchase order dan invoice dengan benar, anda bisa memanfaatkan software pembelian dari HashMicro.

Software pembelian yang mudah, praktis dan lengkap ini sudah terbukti meningkatkan efisiensi proses pembelian sejumlah perusahaan di berbagai negara, seperti Indonesia, Singapura, dan berbagai negara lainnya.

Klik link ini untuk cari tahu lebih lanjut mengenai purchase order atau hubungi customer support kami untuk berkonsultasi mengenai software pembelian.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles