Mengelola proyek jangka panjang sering kali menantang, terutama dalam menjaga arus kas tetap stabil. Progress invoicing hadir sebagai solusi efektif untuk menagih pembayaran bertahap sesuai kemajuan proyek, bukan setelah semuanya selesai.
Banyak perusahaan kini memanfaatkan software konstruksi untuk mengotomatisasi proses penagihan progresif. Dengan sistem ini, bisnis dapat memantau progres, mengirim tagihan, dan mengelola keuangan proyek dengan lebih efisien.
Jika dikelola dengan benar, progress invoicing bukan hanya menjaga stabilitas kas, tapi juga memperkuat hubungan dengan klien. Mari kita bahas bagaimana metode ini bekerja dan mengapa penting bagi kesuksesan proyek Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Progress Invoicing?
Progress invoicing, atau yang sering saya sebut sebagai faktur progresif, adalah sebuah metode penagihan di mana perusahaan mengirimkan faktur kepada klien secara berkala dalam beberapa tahapan selama siklus hidup proyek.
Penagihan dilakukan berdasarkan persentase pekerjaan yang telah diselesaikan atau pencapaian milestone tertentu yang telah disepakati dalam kontrak. Pendekatan progress billing ini sudah menjadi standar industri untuk proyek-proyek jangka panjang dan bernilai besar.
Dengan progress invoicing, setiap faktur yang diterbitkan mencerminkan nilai pekerjaan yang telah diselesaikan hingga tanggal penagihan, yang idealnya didokumentasikan dengan laporan kemajuan sebagai bukti otentik.
Hal ini membantu dalam mengelola modal kerja, memberikan transparansi penuh kepada klien mengenai bagaimana anggaran mereka dialokasikan dan dimanfaatkan.
Mengapa Progress Invoicing Penting untuk Bisnis Proyek?
Penerapan progress invoicing menjadi sebuah keputusan strategis yang dapat menentukan keberhasilan finansial sebuah proyek jangka panjang. Oleh karena itu, progress invoicing menjadi tulang punggung manajemen keuangan untuk bisnis berbasis proyek di seluruh dunia.
Berikut alasan progress invoicing penting untuk bisnis proyek:
1. Menjaga stabilitas arus kas (cash flow)
Progress billing menciptakan aliran pendapatan yang stabil dan dapat diprediksi. Sehingga, dengan menerima pembayaran bertahap, perusahaan dapat menutupi biaya operasional yang sedang berjalan, mengurangi ketergantungan pada pinjaman, dan menjaga bisnis tetap berjalan lancar.
2. Meningkatkan akurasi pembiayaan proyek
Metode ini secara alami mendorong pemantauan teratur dan menyetujui progres pekerjaan. Proses evaluasi berkala ini memungkinkan deteksi dini jika terjadi pembengkakan biaya (cost overrun) atau penyimpangan dari anggaran yang direncanakan.
Seperti yang dilaporkan oleh PwC, pemantauan ketat dapat meningkatkan keberhasilan proyek. Penyesuaian dapat dilakukan lebih awal, dan keputusan finansial yang lebih akurat dapat diambil berdasarkan data kemajuan aktual, bukan sekadar asumsi.
3. Membangun transparansi dan kepercayaan dengan klien
Ketika klien menerima progress billing disertai dengan laporan kemajuan yang terperinci, mereka mendapatkan visibilitas yang jelas tentang bagaimana dana mereka digunakan. Klien merasa lebih terlibat, sehingga dapat mengurangi potensi sengketa atau kesalahpahaman di kemudian hari, serta memperkuat reputasi perusahaan.
4. Memudahkan pengelolaan anggaran dan pelaporan
Dengan memecah proyek besar menjadi beberapa tahap penagihan, tim keuangan dapat lebih mudah melacak pendapatan dan pengeluaran untuk setiap fase. Ini sangat menyederhanakan proses pelaporan keuangan dan analisis profitabilitas proyek.
5. Mengurangi risiko kerugian finansial
Menerima pembayaran secara bertahap secara signifikan mengurangi risiko kerugian total jika proyek tiba-tiba dibatalkan oleh klien atau terhenti karena faktor eksternal. Sebagian besar biaya yang telah dikeluarkan sudah tertutupi oleh pembayaran yang telah diterima.
Bagaimana Mekanisme Kerja Progress Invoicing?
Setiap langkah progrss billing dirancang untuk memastikan bahwa penagihan yang dilakukan benar-benar mencerminkan nilai pekerjaan yang telah diselesaikan, sehingga adil bagi kontraktor dan klien. Keberhasilan implementasinya sangat bergantung pada kejelasan komunikasi dan dokumentasi yang rapi dan terpusat.
Berikut adalah rincian dari setiap tahapan dalam mekanisme kerja progress invoicing yang perlu Anda kuasai.
1. Penyusunan kontrak dan jadwal pembayaran
Langkah pertama adalah menyusun kontrak yang secara menyebutkan penggunaan metode progress invoicing. Kontrak mencakup total nilai proyek, rincian pekerjaan, dan yang terpenting, schedule of values.
Menurut Investopedia, schedule of values adalah dokumen yang memecah total biaya proyek menjadi item-item pekerjaan spesifik dan menetapkan nilai untuk masing-masing item. Dokumen ini akan menjadi dasar utama untuk menghitung persentase penyelesaian dan jumlah tagihan di setiap periode.
2. Pelaksanaan dan pelacakan progres proyek
Setelah kontrak disetujui, pekerjaan konstruksi atau pengembangan proyek dimulai. Selama fase ini, manajer proyek bertanggung jawab untuk secara cermat melacak kemajuan setiap item pekerjaan yang tercantum dalam schedule of values.
Pelacakan ini harus didasarkan pada data aktual di lapangan, misalnya, volume beton yang sudah dicor, jumlah meter persegi dinding yang sudah dicat, atau modul software yang sudah selesai dikembangkan. Tujuannya adalah memastikan perhitungannya objektif, akurat, dan dapat diverifikasi oleh pihak klien atau konsultan pengawas.
3. Penerbitan faktur progresif
Pada interval waktu yang telah disepakati, misalnya setiap akhir bulan, tim proyek akan menghitung total persentase penyelesaian proyek hingga saat itu. Berdasarkan persentase ini, tim keuangan akan menerbitkan faktur progresif kepada klien.
Faktur tersebut harus secara jelas merinci total nilai pekerjaan yang telah selesai, jumlah yang telah ditagihkan pada periode sebelumnya, dan jumlah tagihan untuk periode saat ini, sering kali juga menyertakan potongan untuk retensi jika disepakati dalam kontrak.
4. Pembayaran dan rekonsiliasi
Setelah menerima faktur, klien akan meninjau dan memverifikasi laporan kemajuan yang dilampirkan sebelum melakukan pembayaran sesuai dengan termin yang disepakati. Setelah pembayaran diterima, tim akuntansi perusahaan akan mencatatnya dan melakukan rekonsiliasi dengan data proyek.
Tahap-tahapan ini terus berulang hingga proyek selesai sepenuhnya, di mana progress billing terakhir akan diterbitkan untuk menagih sisa pembayaran, termasuk pelepasan dana retensi yang ditahan selama proyek.
Perbedaan Progress Invoicing dengan Metode Penagihan Lainnya
Memilih metode penagihan yang tepat adalah keputusan strategis yang berdampak langsung pada manajemen keuangan dan hubungan dengan klien. Progress invoicing adalah salah satu dari beberapa pendekatan yang umum digunakan, dan penting bagi para pemimpin bisnis untuk memahami perbedaannya dengan metode lain.
Berikut perbedaan perbedaan utama antara progress invoicing dan beberapa alternatif penagihan lain:
1. Progress invoicing vs Penagihan standar (standard invoicing)
Perbedaan paling mendasar terletak pada waktu penagihan. Penagihan standar biasanya dilakukan setelah seluruh barang atau jasa diserahkan sepenuhnya kepada klien dalam satu faktur tunggal. Sebaliknya, progress invoicing dirancang khusus untuk mengisi kekosongan tersebut dengan menyediakan pembayaran bertahap yang berkelanjutan.
2. Progress invoicing vs Penagihan milestone (milestone billing)
Milestone billing menagih sejumlah uang yang telah ditentukan sebelumnya ketika sebuah milestone atau tahap proyek yang jelas tercapai, seperti ‘penyelesaian fondasi’ atau ‘pemasangan atap’. Progress invoicing didasarkan pada persentase kumulatif dari total pekerjaan yang diselesaikan dalam periode waktu tertentu, misalnya per bulan.
3. Progress invoicing vs. Retainer
Retainer adalah pembayaran di muka yang dilakukan oleh klien untuk mengamankan jasa sebuah perusahaan selama periode waktu tertentu. Pembayaran retainer bersifat reguler, misalnya bulanan. Sebaliknya, progress invoicing secara langsung terikat pada output dan kemajuan fisik atau fungsional dari sebuah proyek, sehingga setiap tagihan harus dapat dipertanggungjawabkan dengan pekerjaan yang telah selesai.
Tantangan dalam Menerapkan Progress Invoicing Secara Manual
Proses manual progress invoicing sangat rentan terhadap berbagai masalah yang dapat mengikis efisiensi, akurasi, dan bahkan hubungan baik dengan klien. Ketergantungan pada input data manual, perhitungan yang kompleks, dan koordinasi antar departemen yang tidak terintegrasi sering kali menjadi sumber utama masalah.
Berikut adalah beberapa tantangan utama yang sering saya temui di lapangan ketika perusahaan mencoba menerapkan progress invoicing tanpa dukungan sistem yang memadai.
1. Kesulitan melacak progres secara akurat
Jika masih menggunakan catatan manual atau progress billing yang diperbarui secara berkala menyebabkan perhitungan persentase penyelesaian menjadi tidak valid, subjektif, dan berisiko tinggi ditolak oleh klien yang pada akhirnya menunda pembayaran.
2. Risiko human error dalam perhitungan
Perhitungan untuk progress invoicing bisa menjadi sangat kompleks, melakukan semua ini secara manual sangat rentan terhadap human error. Kesalahan sekecil apa pun dapat mengakibatkan penagihan yang lebih rendah (kerugian bagi perusahaan) atau lebih tinggi (menyebabkan sengketa dengan klien).
3. Administrasi yang rumit dan memakan waktu
Proses manual menuntut banyak pekerjaan administratif yang berulang dan melelahkan. Seluruh proses ini tidak hanya memakan banyak waktu berharga yang seharusnya bisa dialokasikan untuk tugas strategis lainnya, tetapi juga membuat siklus penagihan menjadi lambat, yang pada akhirnya menunda penerimaan kas yang sangat dibutuhkan.
4. Potensi sengketa dengan klien
Ketika data progres tidak didukung oleh dokumentasi yang kuat dan perhitungannya tidak transparan, klien dapat mempertanyakan keabsahan jumlah yang ditagihkan dalam progress billing. Kurangnya sistem terpusat yang dapat menyajikan data secara jelas dan terperinci sering kali menjadi pemicu utama sengketa.
Contoh Praktis Progress Invoicing dalam Proyek Konstruksi
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, mari kita simulasikan penerapan progress invoicing pada sebuah proyek konstruksi fiktif. Misalkan sebuah perusahaan konstruksi, PT Konstruksi Jaya, mendapatkan kontrak untuk membangun sebuah gudang dengan total nilai proyek sebesar Rp 5 miliar.
Dalam kontrak, disepakati bahwa penagihan progress billing akan dilakukan setiap akhir bulan berdasarkan persentase penyelesaian pekerjaan yang dihitung dari schedule of values. Dana retensi sebesar 5% juga disepakati, yang akan ditagihkan setelah masa pemeliharaan selesai.
Proses ini dimulai dengan memecah total nilai proyek menjadi beberapa komponen pekerjaan utama: pekerjaan persiapan (10% bobot), fondasi (20% bobot), struktur baja (30% bobot), atap dan dinding (25% bobot), dan penyelesaian akhir (15% bobot).
Pada akhir bulan pertama, manajer proyek melakukan opname lapangan dan menemukan bahwa pekerjaan persiapan telah selesai 100% dan pekerjaan fondasi telah selesai 50%. Dengan demikian, total progres kumulatif proyek pada akhir bulan pertama adalah (100% dari 10%) + (50% dari 20%) = 10% + 10% = 20%.
Berdasarkan progres tersebut, tim keuangan PT Konstruksi Jaya akan menerbitkan faktur pertama. Nilai pekerjaan yang telah selesai adalah 20% dari Rp 5 miliar, yaitu Rp 1 miliar. Dari jumlah ini, perusahaan akan menahan retensi sebesar 5%, yaitu Rp 50 juta.
Maka, jumlah yang dapat ditagihkan pada faktur pertama adalah Rp 1 miliar – Rp 50 juta = Rp 950 juta. Proses serupa akan diulang setiap bulannya, di mana progres kumulatif akan dihitung dan tagihan akan disesuaikan dengan pembayaran yang telah diterima sebelumnya, hingga proyek mencapai penyelesaian 100%.
Maksimalkan Manajemen Progress Invoicing dengan Software Konstruksi HashMicro
Perusahaan dapat mengatasi tantangan dalam progress billing seperti pelacakan progres yang tidak akurat, kesalahan perhitungan manual, dan administrasi yang memakan waktu dengan bantuan teknologi canggih yang memungkinkan perusahaan untuk fokus pada penyelesaian proyek sambil menjaga kesehatan arus kas.
Salah satu yang direkomendasikan adalah Software Konstruksi HashMicro yang canggih, perusahaan dapat memantau progres proyek secara real-time, mengelola Rencana Anggaran Biaya (RAB) dengan akurat, dan mengotomatiskan pembuatan faktur progresif.
Hal ini memberikan visibilitas 360 derajat terhadap seluruh operasional proyek dan memastikan setiap keputusan didasarkan pada informasi yang akurat dan terkini, dari lapangan hingga kantor pusat.
Fitur Software Konstruksi HashMicro:
- Budget S-Curve Management: Menyediakan visualisasi perbandingan antara rencana dan realisasi progres proyek secara real-time untuk dasar penagihan yang akurat dan transparan.
- In-Depth Job Estimates (RAB): Memfasilitasi pembuatan Rencana Anggaran Biaya yang detail dan terstruktur, yang menjadi fondasi untuk perhitungan progress invoicing.
- Automated Project Invoice: Mengotomatiskan pembuatan faktur proyek berdasarkan progres pekerjaan yang telah tercatat, mengurangi waktu administrasi dan mempercepat siklus penagihan.
- Integrated with Accounting: Terintegrasi langsung dengan sistem akuntansi untuk melacak laporan laba rugi, neraca, dan arus kas per proyek secara otomatis setelah setiap transaksi penagihan.
- Variation Order Management: Mengelola dan melacak perubahan lingkup pekerjaan (pekerjaan tambah/kurang) secara sistematis, memastikan penyesuaian biaya terintegrasi langsung ke dalam perhitungan tagihan berikutnya.
Coba langsung keunggulan Software Konstruksi HashMicro dengan mengikuti demo gratis sekarang!
Kesimpulan
Kesimpulannya, progress invoicing adalah metode penting bagi perusahaan dengan proyek jangka panjang, terutama di industri konstruksi. Dengan menyesuaikan penagihan sesuai progres pekerjaan, bisnis dapat menjaga arus kas tetap stabil dan transparan.
Namun, penerapan manual progress billing sering memunculkan risiko kesalahan dan keterlambatan administrasi. Di sinilah Software Konstruksi HashMicro membantu mengotomatiskan proses agar lebih akurat dan efisien.
Dengan dukungan sistem terintegrasi ini, perusahaan dapat fokus pada kualitas proyek dan pertumbuhan bisnis berkelanjutan. Coba demo gratis HashMicro untuk merasakan kemudahan mengelola progress invoicing secara profesional.
Pertanyaan Seputar Progress Invoicing
-
Apa saja industri yang paling sering menggunakan progress invoicing?
Industri yang paling sering menggunakan progress billing adalah konstruksi, rekayasa, manufaktur skala besar, pengembangan software kustom, dan layanan konsultasi jangka panjang. Pada dasarnya, metode ini cocok untuk setiap proyek di mana pengerjaannya memakan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun.
-
Bagaimana cara menghitung progress invoicing?
Perhitungannya didasarkan pada persentase penyelesaian pekerjaan yang disepakati dalam ‘schedule of values’. Jumlah tagihan dihitung dengan mengalikan persentase progres kumulatif dengan total nilai kontrak, lalu dikurangi jumlah yang telah dibayarkan sebelumnya.
-
Apa perbedaan utama antara progress invoicing dan milestone billing?
Perbedaannya terletak pada pemicu penagihan. Progress invoicing didasarkan pada persentase pekerjaan yang selesai dalam periode waktu tertentu (misalnya, bulanan), sedangkan milestone billing didasarkan pada pencapaian tahap-tahap spesifik yang telah ditentukan sebelumnya, seperti ‘penyelesaian fondasi’.
