Langkah Penting dalam Mengelola Procurement Planning yang Tepat

Di balik pengadaan yang rapi, selalu ada perencanaan yang jelas tentang apa yang harus dibeli, kapan dibeli, dan berapa jumlahnya. Procurement planning membantu perusahaan menyusun keputusan tersebut sejak awal agar aktivitas operasional tidak berjalan berdasarkan perkiraan semata.

Dalam prosesnya, tim pengadaan perlu menyatukan banyak informasi, mulai dari kebutuhan unit kerja, ketersediaan stok, hingga batas anggaran. Lead time vendor dan jadwal produksi juga ikut menentukan, supaya pembelian tidak terlalu cepat dan tidak terlambat.

Saat procurement planning dijalankan dengan konsisten, perusahaan lebih mudah menjaga ketersediaan barang, mengontrol biaya, dan menetapkan prioritas pembelian. Dampaknya juga terasa pada evaluasi vendor dan kepatuhan prosedur, karena alurnya terdokumentasi dengan lebih rapi.

Apa itu Procurement Planning?

Procurement planning adalah proses merencanakan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasi bisnis. Proses ini melibatkan identifikasi kebutuhan, perencanaan anggaran, dan pemilihan pemasok yang tepat. Dengan perencanaan yang matang, rencana pembelian perusahaan dapat berjalan lebih efisien dan sesuai dengan anggaran perusahaan.

Procurement planning tidak hanya tentang membeli apa yang dibutuhkan, tetapi juga memastikan waktu dan jumlah yang tepat, serta memastikan proses pengadaan secara cerdas. Rencana anggaran yang baik bergantung pada demand forecasting yang akurat, sehingga setiap keputusan pengadaan mendukung tujuan bisnis.

Mengapa Procurement Planning Penting?

Procurement planning sangat penting karena memastikan kelancaran operasional dan mendukung strategi bisnis jangka panjang. Perencanaan yang tepat juga berperan dalam optimalisasi operasional produksi pabrik, terutama dalam menjaga ketersediaan material dan komponen sesuai kebutuhan. Berikut beberapa alasan mengapa procurement planning menjadi krusial bagi perusahaan:

1. Menjaga kelancaran operasional

Procurement planning memastikan setiap barang dan jasa yang diperlukan tersedia tepat waktu, sehingga operasi bisnis berjalan tanpa hambatan. Ini juga memungkinkan rencana pembelian perusahaan selaras dengan kebutuhan nyata di lapangan.

2. Mengoptimalkan anggaran perusahaan

Perencanaan yang baik membantu menyelaraskan budgeting perusahaan dengan pengeluaran aktual, sehingga anggaran perusahaan dapat digunakan secara efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari pemborosan dan mengalokasikan dana ke area yang lebih strategis.

3. Meminimalkan risiko pengadaan

Tanpa procurement planning yang matang, perusahaan rentan terhadap risiko seperti keterlambatan pengiriman atau barang yang tidak sesuai spesifikasi. Dengan perencanaan yang baik, risiko ini dapat diminimalkan, memastikan operasional tetap lancar.

4. Mendukung perencanaan anggaran

Procurement planning membantu dalam menyusun rencana anggaran yang lebih akurat dengan memanfaatkan demand forecasting. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan pengadaan dengan perkiraan permintaan, menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

5. Meningkatkan efisiensi pengadaan

Dengan perencanaan yang baik, setiap proses pengadaan dapat dilakukan lebih efisien. Ini berarti perusahaan dapat memaksimalkan nilai dari setiap pembelian, mendukung pertumbuhan bisnis yang lebih berkelanjutan.

Tahapan dalam Procurement Planning

Setelah memahami pentingnya procurement planning, langkah berikutnya adalah menerapkannya dengan efektif. Proses ini melibatkan perencanaan yang matang dan pengelolaan setiap tahap secara strategis agar selaras dengan tujuan bisnis. Berikut adalah tahapan penting yang perlu Anda ketahui:

1. Analisis kebutuhan

Langkah pertama dan paling mendasar dalam procurement planning adalah melakukan analisis kebutuhan yang komprehensif. Pada tahap ini, perusahaan harus menentukan dengan jelas apa saja barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, serta waktu yang tepat untuk pengadaan.

Misalnya, tim produksi mungkin membutuhkan bahan baku tertentu dalam jumlah besar untuk mendukung lini produksi utama.

Sementara itu, tim IT mungkin memerlukan perangkat lunak baru untuk meningkatkan efisiensi kerja. Procurement planning harus mencakup semua kebutuhan ini, termasuk peralatan kantor, layanan outsourcing, hingga kebutuhan khusus seperti bahan baku yang sulit didapatkan.

Analisis kebutuhan yang baik juga memperhitungkan fluktuasi musiman dan tren pasar yang mungkin mempengaruhi permintaan.

2. Evaluasi pasar dan pemasok

Setelah kebutuhan diidentifikasi, perusahaan harus melakukan evaluasi pasar untuk menemukan pemasok yang paling sesuai. Langkah ini memerlukan riset pasar yang mendalam, termasuk penilaian terhadap pemasok yang ada dan potensi pemasok baru.

Evaluasi ini melibatkan penilaian kualitas produk atau jasa yang ditawarkan, harga yang kompetitif, serta reputasi pemasok dalam hal kepatuhan terhadap jadwal dan kemampuan untuk memenuhi persyaratan khusus. Dalam konteks ini, procurement planning harus mempertimbangkan lebih dari sekadar harga terendah.

3. Pengembangan strategi pengadaan

Setelah evaluasi pasar dan pemasok dilakukan, perusahaan harus mengembangkan strategi pengadaan yang tepat. Strategi ini mencakup metode pengadaan yang akan digunakan, apakah itu pembelian langsung, lelang, kontrak jangka panjang, atau metode lainnya yang paling sesuai dengan kebutuhan dan budgeting perusahaan.

Pengembangan strategi pengadaan juga melibatkan penentuan rencana anggaran yang jelas untuk setiap item yang akan dibeli. Hal ini penting untuk memastikan bahwa anggaran perusahaan digunakan secara efisien, tanpa pemborosan yang tidak perlu.

4. Negosiasi dan penetapan kontrak

Tahap ini adalah salah satu yang paling kritis dalam procurement planning. Setelah strategi pengadaan ditetapkan, perusahaan harus masuk ke tahap negosiasi dengan pemasok yang telah dipilih. Negosiasi ini tidak hanya tentang harga, tetapi juga tentang syarat dan ketentuan lain yang akan dimasukkan ke dalam kontrak.

Negosiasi yang sukses adalah yang mampu mencapai keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan kemampuan pemasok. Procurement planning berperan penting dalam memastikan bahwa semua aspek pengadaan dipertimbangkan dengan cermat, sehingga kontrak yang dihasilkan memberikan perlindungan maksimal bagi perusahaan.

5. Pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi

Setelah kontrak ditandatangani, tahap pelaksanaan pengadaan dimulai. Ini melibatkan pemesanan barang atau jasa sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dalam rencana anggaran. Pada tahap ini, penting untuk memonitor setiap langkah dalam proses pengadaan, mulai dari pengiriman hingga penerimaan barang, untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

Monitoring yang efektif memerlukan sistem pelacakan yang baik, di mana perusahaan dapat memantau status setiap pengiriman secara real-time. Ini membantu dalam mendeteksi dan mengatasi masalah sejak dini, seperti keterlambatan pengiriman atau kualitas barang yang tidak sesuai spesifikasi.

Evaluasi adalah langkah akhir dalam procurement planning. Setelah semua barang atau jasa diterima, perusahaan harus melakukan penilaian terhadap kinerja pemasok dan keseluruhan proses pengadaan.

Hasil evaluasi ini harus digunakan untuk memperbaiki proses pengadaan di masa depan, serta untuk menentukan apakah pemasok tersebut layak untuk kemitraan jangka panjang.

Berikut versi tabel untuk memudahkan Anda memahami tahapan-tahapan utama dalam procurement planning:

Decision Matrix: Kapan Perlu Formal Procurement Planning?

Tabel berikut membantu menentukan kapan procurement planning perlu dibuat lebih formal (terdokumentasi, ada approval, dan punya jadwal yang jelas). Setiap situasi dilengkapi alasan singkat dan contoh kasus agar mudah dibayangkan.

Contoh Penerapan Procurement Planning Berdasarkan Kondisi Perusahaan

• Nilai belanja besar: Perusahaan distribusi rutin membeli barang promosi dalam jumlah besar saat mendekati periode kampanye. Setelah membuat rencana pembelian bulanan dengan approval, PO bisa digabung dan negosiasi harga lebih stabil.
• Multi lokasi: Jaringan toko memiliki pola penjualan berbeda per kota. Dengan kalender replenishment per cluster, pengiriman jadi lebih terjadwal dan stok antar lokasi lebih seimbang.
• Lead time panjang: Pabrik mengandalkan bahan baku impor yang sering terlambat datang. Setelah menetapkan safety stock dan rencana pengadaan per kuartal, downtime produksi berkurang.
• Barang kritikal & compliance: Perusahaan kesehatan perlu memastikan dokumen dan expiry selalu sesuai. Procurement planning formal membantu memastikan barang datang dengan batch yang benar dan proses audit lebih rapi.
• Permintaan fluktuatif: Bisnis F&B mengalami lonjakan saat musim liburan. Review mingguan untuk kebutuhan bahan utama membuat ketersediaan terjaga dan sisa stok pasca puncak lebih rendah.
• Banyak stakeholder: Proyek konstruksi menerima permintaan dari lapangan yang sering berubah. Template request + jadwal pengadaan per proyek membuat spesifikasi lebih jelas sebelum PO dibuat.

Kesimpulan

Procurement planning membantu perusahaan menjaga pengadaan tetap terarah dan selaras dengan kebutuhan operasional. Dengan perencanaan yang rapi, kontrol anggaran lebih mudah dilakukan dan keputusan pembelian jadi lebih konsisten.

Saat prosesnya terdokumentasi dengan baik, risiko seperti pembelian mendadak, keterlambatan barang, dan biaya tak terduga bisa ditekan. Dampaknya juga terasa pada evaluasi vendor dan kepatuhan prosedur, karena indikator kinerja dapat dipantau lebih jelas.

Jika perusahaan ingin merapikan strategi pengadaan dan menyusun procurement planning yang lebih sesuai dengan kondisi operasional, konsultasi gratis bisa menjadi langkah awal untuk dapat memetakan kebutuhan, prioritas, dan pendekatan yang paling relevan sebelum menentukan langkah berikutnya.

Pertanyaan Seputar Procurement Planning

• Apa itu procurement planning dan mengapa penting bagi perusahaan?

  Procurement planning adalah proses merencanakan dan mengelola pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasional perusahaan. Ini penting untuk memastikan bahwa pengadaan dilakukan secara efisien, tepat waktu, dan sesuai anggaran, yang pada akhirnya mendukung kelancaran operasional dan tujuan bisnis.

• Bagaimana procurement planning membantu dalam pengelolaan anggaran perusahaan?

  Dengan procurement planning yang tepat, perusahaan dapat menyusun rencana anggaran berdasarkan perkiraan permintaan yang akurat. Ini membantu memastikan bahwa pengeluaran pengadaan sesuai dengan budgeting perusahaan, mengurangi risiko pemborosan, dan memaksimalkan efisiensi penggunaan dana.

• Apa manfaat menggunakan demand forecasting dalam procurement planning?

  Demand forecasting membantu perusahaan memprediksi kebutuhan barang dan jasa dengan lebih akurat, sehingga rencana anggaran bisa disusun dengan tepat. Ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok, mengurangi biaya penyimpanan, dan memastikan pengadaan dilakukan sesuai kebutuhan pasar.

• Bagaimana HashMicro dapat membantu dalam procurement planning?

  HashMicro menawarkan solusi ERP yang dirancang untuk mengoptimalkan procurement planning. Dengan fitur-fitur seperti manajemen inventaris, pelacakan biaya, dan analitik real-time, HashMicro membantu perusahaan memastikan bahwa proses pengadaan lebih efisien, transparan, dan sesuai dengan tujuan bisnis.

• Apa saja tahapan penting dalam procurement planning?

  Tahapan penting dalam procurement planning meliputi analisis kebutuhan, evaluasi pemasok, pengembangan strategi pengadaan, negosiasi dan penetapan kontrak, serta pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi. Setiap tahap ini berperan dalam memastikan bahwa pengadaan berjalan lancar dan sesuai rencana.