Kesalahan pencatatan stok, keterlambatan pengiriman, dan penumpukan barang sering menjadi masalah utama dalam operasional gudang. Tanpa sistem yang tepat, pengelolaan stok berisiko tidak akurat dan sulit dikendalikan.
Seiring meningkatnya volume barang dan kompleksitas distribusi, perusahaan membutuhkan solusi yang mampu memantau pergerakan stok secara real-time. Sistem manajemen pergudangan hadir untuk membantu mengelola proses inbound, penyimpanan, hingga outbound secara lebih terstruktur.
Dengan penerapan sistem manajemen pergudangan, perusahaan dapat mengoptimalkan stok, meningkatkan efisiensi operasional, dan meminimalkan kesalahan. Artikel ini akan membahas bagaimana sistem manajemen pergudangan membantu mengelola stok gudang secara optimal serta manfaat yang ditawarkannya bagi bisnis.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Sistem Manajemen Gudang?
Sistem manajemen gudang adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pengawasan aliran barang serta material di dalam gudang. Proses ini mencakup berbagai aktivitas, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, hingga pengiriman produk.
Dalam penerapannya, sistem manajemen gudang bertujuan untuk memastikan setiap pergerakan barang dapat tercatat dan terpantau dengan baik. Pengelolaan gudang yang terstruktur membantu perusahaan menghindari kesalahan pencatatan stok serta meningkatkan efisiensi operasional.
Untuk mendukung hal tersebut, perusahaan umumnya menggunakan teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) dan aplikasi ERP. Teknologi ini memungkinkan pemantauan stok secara real-time, mengoptimalkan alur distribusi, serta membantu menekan biaya operasional.
Komponen-komponen Sistem Manajemen Gudang
Sebuah WMS tidak hanya berfungsi untuk mencatat stok barang, tetapi terdiri dari berbagai komponen yang saling terhubung untuk memastikan proses penyimpanan, pergerakan, dan distribusi barang berjalan lancar.
Berikut adalah komponen-kkomponen dalam sistem manajemen gudang:
1. Pengendalian inventaris
Mengelola data stok secara real-time, termasuk jumlah barang masuk, keluar, dan posisi penyimpanan di gudang. Komponen ini memastikan perusahaan mengetahui stok yang tersedia untuk mencegah overstock atau stock-out.
2. Manajemen penerimaan barang
Berfungsi untuk mencatat dan mengatur proses penerimaan barang dari pemasok. Dengan komponen ini, perusahaan dapat memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order).
3. Manajemen penempatan barang
Membantu menentukan lokasi penyimpanan barang yang paling optimal berdasarkan ukuran, jenis, atau frekuensi pengambilan. Ini memudahkan penataan dan mempersingkat waktu pengambilan barang di kemudian hari.
4. Pengambilan dan pengemasan
Mengatur proses pengambilan barang dari lokasi penyimpanan sesuai dengan pesanan pelanggan dan mempersiapkannya untuk pengiriman. Komponen ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan pengiriman.
5. Analisis gudang
Memberikan data yang akurat tentang pergerakan stok, tingkat efisiensi gudang, hingga performa tenaga kerja. Melalui integrasi aplikasi stok dan akuntansi, hasil analisis ini juga dapat langsung dikaitkan dengan laporan keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan strategis perusahaan.
Proses Sistem Pengelolaan Gudang
Dalam sistem manajemen pergudangan (Warehouse Management System/WMS), terdapat beberapa proses utama yang saling terintegrasi untuk memastikan alur barang di gudang berjalan efisien dan terkontrol. Berikut tahapan proses pengelolaan gudang yang umum diterapkan:
1. Receiving (penerimaan barang)
Receiving merupakan proses awal saat barang masuk ke gudang dari pemasok. Pada tahap ini, barang akan diperiksa dan diberi barcode atau label untuk memudahkan identifikasi SKU serta lokasi penyimpanan di dalam gudang.
2. Put-away (penyimpanan barang)
Setelah diterima, barang ditempatkan ke lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Dengan bantuan barcode, sistem dapat mengarahkan karyawan ke lokasi penyimpanan yang tepat sehingga proses pencarian barang menjadi lebih cepat dan akurat.
3. Picking (pengambilan barang)
Picking adalah proses pengambilan barang dari lokasi penyimpanan sesuai pesanan pelanggan. Tahap ini merupakan salah satu proses paling krusial karena berpengaruh langsung pada kecepatan dan ketepatan pemenuhan pesanan.
4. Packing (pengepakan barang)
Barang yang telah diambil kemudian dikemas sesuai pesanan. Proses packing memastikan produk terlindungi dengan baik untuk meminimalkan risiko kerusakan sebelum dikirim ke pelanggan.
5. Dispatching (pengiriman barang)
Dispatching merupakan proses pengiriman barang dari gudang ke pelanggan. Pengiriman dianggap berhasil jika barang yang tepat dikirim ke pelanggan yang tepat, melalui metode pengiriman yang sesuai, dan tiba tepat waktu.
6. Returns (pengembalian barang)
Returns adalah proses pengelolaan barang yang dikembalikan oleh pelanggan. Pada tahap ini, sistem akan memperbarui data stok dan mencatat kondisi barang sebelum dikembalikan ke lokasi penyimpanan atau diproses lebih lanjut.
7. Stock Take (perhitungan stok)
Stock take dilakukan untuk mencocokkan jumlah stok fisik di gudang dengan data yang tercatat di sistem. Proses ini penting untuk menjaga akurasi inventaris dan mencegah selisih stok.
8. Reporting (pelaporan gudang)
Tahap akhir adalah reporting, yaitu penyusunan laporan terkait aktivitas gudang dan kondisi stok. Laporan ini membantu perusahaan memantau kinerja gudang, seperti inventory on hand, outbound harian, hingga laporan supplier dan pengiriman.
Tipe-tipe Sistem Manajemen Gudang
Terdapat berbagai jenis sistem warehouse yang dapat diterapkan oleh perusahaan, masing-masing dengan kelebihan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Untuk memahami lebih dalam, berikut ini adalah beberapa tipe sistem pergudangan yang dapat menjadi contoh sistem pergudangan modern Anda.
1. Standalone WMS
Sistem manajemen warehouse standalone WMS adalah solusi yang membantu perusahaan untuk menyesuaikan operasional warehouse. Dengan aplikasi WMS ini, perusahaan memiliki kendali penuh atas pengelolaan gudang, dari segi keamanan hingga fungsionalitas.
2. Cloud WMS
Cloud WMS menawarkan kemudahan akses dan implementasi yang lebih cepat. Aplikasi stok barang berbasis cloud ini memungkinkan perusahaan mengelola operasional bisnis secara efisien tanpa perlu khawatir dengan pembaruan dan perawatan perangkat lunak.
3. WMS Berbasis SCM (Supply Chain Management)
WMS Berbasis SCM (Supply Chain Management) mengintegrasikan sistem manajemen gudang dengan keseluruhan proses rantai pasokan, mulai dari pengadaan hingga distribusi. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan aliran barang dengan memanfaatkan data dan informasi dari berbagai bagian rantai pasokan secara real-time.
HashMicro WMS hadir sebagai salah satu solusi yang mendukung integrasi ini secara otomatis dan scalable sesuai kebutuhan bisnis.
4. WMS on-premise
WMS dengan jenis on-premise diinstal dan dikelola oleh internal di server perusahaan sendiri. Sistem ini cocok untuk perusahaan dengan gudang besar dan kompleks karena kontrol penuh atas data dan keamanan.
5. Supply chain WMS
Tipe ini merupakan bagian dari Supply Chain Management (SCM) dan tidak hanya mengelola gudang, tetapi juga proses distribusi dan logistik hingga ke pelanggan. Sistem ini memaksimalkan visibilitas rantai pasok, sehingga cocok untuk bisnis dengan jaringan distribusi luas.
Fungsi Sistem Manajemen Gudang untuk Bisnis Ritel
Saat ini, mempunyai sebuah sistem manajemen pergudangan menjadi kewajiban bagi pemilik bisnis ritel, mengingat manajemen gudang umumnya mencakup banyak proses yang terkesan sangat kompleks. Penerapan sistem manajemen pergudangan memiliki berbagai fungsi dan manfaat, antara lain:
1. Optimalkan efisiensi multi-gudang
Semakin besar dan banyak gudang atau lokasi penyimpanan yang bisnis miliki, maka pengelolaannya juga akan semakin kompleks. Dengan Sistem Manajemen Pergudangan, pengelolaan berbagai gudang ini bisa pebisnis lakukan secara bersamaan secara mudah melalui satu sistem manajemen gudang terpusat.
2. Mempercepat dan mempermudah pengambilan barang
Sistem Manajemen Pergudangan memiliki beragam fitur untuk mempermudah penataan rak di gudang. Bisnis ritel dapat mengatur dan membuat kategori rak berdasarkan jenis atau fungsi dari barang dan memberikan penomoran pada rak melalui manajemen stok gudang.
3. Mengelola inventaris dan dokumentasi keluar masuknya barang
Seringkali pemilik dan staf bisnis ritel kesulitan untuk mengelola inventaris dan melacak keluar masuknya barang gudang. Hal ini dapat berdampak pada persediaan barang, sehingga penting untuk menggunakan contoh sistem pergudangan yang mudah melacak barang dan menentukan strategi penyimpanan barang yang optimal.
4. Menghemat biaya dan waktu
Penggunaan Sistem Manajemen Pergudangan membuat perhitungan terhadap kapasitas gudang menjadi lebih akurat. Dengan begitu, bisnis ritel bisa menghindari pemborosan pemakaian rak atau ruang gudang dengan mengoptimalkan tata kelola ruang menggunakan sistem.
5. Memaksimalkan penggunaan ruang pada gudang
Tidak jarang bisnis ritel belum memaksimalkan tata kelola ruang di gudang secara efisien, sehingga menghambat keluar masuknya barang yang bisa mengganggu pelayanan. Dengan sistem, bisnis ritel dapat mengoptimalkan tata kelola gudang secara lebih efisien.
Manfaat Sistem Manajemen Gudang bagi Perusahaan
Memahami fungsi utama sistem manajemen pergudangan dapat membantu perusahaan mengoptimalkan proses penyimpanan, pendataan, dan distribusi barang, yang membawa manfaat signifikan bagi operasional dan kepuasan pelanggan.
1. Meningkatkan efisiensi penyimpanan barang
Manajemen pergudangan ini mengoptimalkan penyimpanan barang dengan lokasi strategis yang memudahkan akses. Pengelolaan yang baik memungkinkan perusahaan menggunakan ruang secara efektif, mengurangi risiko kehilangan atau penumpukan barang yang tidak diinginkan.
2. Pendataan stok yang akurat
Sistem manajemen gudang mencatat dan memantau pergerakan barang secara real-time untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok. Informasi akurat tentang ketersediaan barang mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan responsif terhadap kebutuhan pasar.
3. Mencegah kesalahan distribusi
Mengotomatiskan proses pengambilan dan pengemasan dengan teknologi seperti barcode dan RFID dapat mencegah kesalahan distribusi. Hal ini meningkatkan kecepatan dan akurasi pengiriman, sehingga secara langsung berdampak positif pada kepuasan pelanggan.
4. Meminimalkan biaya transportasi
Sistem manajemen gudang modern mengoptimalkan rute pengiriman dan menggabungkan pesanan untuk efisiensi biaya. Dengan manajemen yang baik, perusahaan dapat merencanakan pengiriman yang lebih efisien, mengurangi waktu dan bahan bakar yang digunakan.
5. Memastikan ketersediaan stok tepat waktu
Contoh sistem pergudangan membahas mengenai stok barang tersedia sesuai dengan permintaan melalui prediksi yang akurat. Memanfaatkan data historis memungkinkan perusahaan mengelola stok secara proaktif, memberikan pelayanan tepat waktu dan menjaga reputasi bisnis.
6. Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
Sistem Manajemen Pergudangan dapat membantu bisnis ritel untuk meningkatkan kecepatan proses dan pelayanan. Terlebih, kemudahan pengoperasian akses sistem memungkinkan pengelolaan seluruh transaksi dapat pebisnis lakukan secara cepat.
7. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Selain menghemat waktu, sistem juga meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal ini terjadi karena dalam melakukan pemrosesan transaksi tidak membutuhkan waktu yang lama. Dengan bantuan sistem yang menyederhanakan seluruh pengelolaan gudang, kinerja staf bisnis ritel juga meningkat.
8. Mempermudah evaluasi manajemen pergudangan
Melalui pemanfaatan retail software, pemilik bisnis dapat mengetahui seberapa efisien manajemen gudang melalui laporan analitik lengkap yang bisa dilihat dalam berbagai format. Dengan begitu, pebisnis dapat mengukur sejauh mana performa dan kesuksesan pengelolaan gudang.
Setelah mengetahui manfaat dari aplikasi gudang terbaik, Anda bisa mendapatkan penawaran harga untuk pembelian sistem management gudang dengan meng-klik skema harga di bawah ini!
Daftar Software yang Terintegrasi dengan Sistem Manajemen Gudang
Dalam upaya mengoptimalkan fungsionalitas sistem manajemen pergudangan, Anda perlu mengetahui jenis software apa yang harus terintegrasi dengan contoh sistem pergudangan, meliputi:
1. Sistem manajemen pembelian
Dengan sistem ini, bisnis ritel dapat lebih mudah untuk merencanakan dan mengontrol pembelian barang dan mengotomatiskan pembuatan PO (Purchase Order). Selain itu, Sistem Manajemen Pembelian dapat mengelola vendor atau supplier untuk memperoleh penawaran terbaik.
2. Sistem manajemen inventaris
Integrasi dengan Sistem Manajemen Inventaris dapat mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau proses stock transfer, mengestimasi kebutuhan inventaris, hingga mengefektifkan pengelolaan stok di berbagai gudang.
3. Sistem akuntansi
Integrasi dengan Sistem Akuntansi berguna untuk membantu bisnis ritel menjalankan perhitungan dan estimasi budget untuk mengelola gudang secara lebih akurat. Sistem ini hadir sebagai solusi untuk mengotomatisasi seluruh pencatatan dan pelacakan transaksi keuangan.
Efisiensikan Persediaan Stok Barang Anda dengan Software Inventaris HashMicro
Berdiri sejak 2015 di Singapura, HashMicro adalah perusahaan asli Indonesia yang menyediakan software inventaris terbaik di Asia Tenggara. Sistem Manajemen Pergudangan dari HashMicro merupakan bagian dari manajemen stok gudang canggih yang ada di Indonesia.
Dipercaya oleh 2000+ perusahaan, seperti Marimas, Banban, Brinks, dan Pertamina, HashMicro menawarkan demo gratis. Tanpa perlu berinvestasi tinggi, Anda dapat mengetahui bagaimana software gudang beroperasi dalam perusahaan Anda.
- RFID warehouse: Penggunaan teknologi RFID untuk mengotomatisasi proses pelacakan pergerakan stok yang masuk dan keluar dari rak gudang.
- Stock forecasting: Sistem yang menganalisis data historis penjualan, tren musiman, dan faktor lainnya untuk memprediksi permintaan barang di masa depan.
- Fast & slow moving: Analisis data historis terkait stok barang di gudang untuk mengidentifikasi barang yang bergerak cepat (fast moving) lambatl (slow moving) dalam inventaris.
- Packaging management: Fitur yang digunakan untuk manajemen dan pelacakan kontainer atau wadah yang digunakan untuk menyimpan barang di gudang.
Sebagai contoh, Banban mempercayai Sistem Manajemen Pergudangan HashMicro untuk mendapatkan insight menyeluruh pada stok mereka. Simak selengkapnya pada video sistem pergudangan berikut!
Kesimpulan
Pergudangan adalah tugas yang sangat kompleks, khususnya pada perusahaan besar. Meski begitu strategi dan implementasi sistem pergudangan yang tepat dapat membuat kegiatan ini menjadi jauh lebih sederhana.
Sistem Manajemen Pergudangan berbasis cloud dapat mengoptimalkan efisiensi multi-gudang sekaligus memaksimalkan penggunaan ruang. Penataan yang sistematis membuat pengambilan barang lebih cepat. Ingin tahu cara kerja sistem ini untuk bisnis Anda? Jadwalkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Sistem Manajemen Gudang
-
Mengapa manajemen gudang menjadi faktor penting dalam operasional perusahaan?
Manajemen pergudangan adalah salah satu aspek krusial dalam menjalankan operasional suatu perusahaan. Warehouse berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan, oleh karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara efektif untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
-
Apa saja prinsip-prinsip warehouse management?
Prinsip-prinsip warehouse management berfokus pada pengelolaan gudang yang efisien, akurat, dan terkontrol. Prinsip utamanya meliputi akurasi data stok agar persediaan selalu sesuai kondisi fisik, efisiensi alur kerja untuk mempercepat proses penerimaan hingga pengiriman barang, serta optimalisasi ruang penyimpanan agar kapasitas gudang dimanfaatkan maksimal. Selain itu, standarisasi prosedur penting untuk mengurangi kesalahan operasional, keamanan barang untuk mencegah kerusakan dan kehilangan, serta pemanfaatan teknologi seperti sistem warehouse management guna meningkatkan visibilitas, pelacakan, dan pengambilan keputusan yang lebih tepat.
Baca selengkapnya di sini!
-
Apa itu manajemen stok?
Manajemen stok adalah bagian dari keseluruhan sistem manajemen gudang. Pada dasarnya, proses ini terjadi di gudang dan melibatkan pengaruh tingkat stok oleh faktor eksternal (seperti pesanan pembelian) dan faktor internal (seperti pasokan barang).
-
Apa yang dimaksud dengan stock opname?
Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang di gudang sebelum dipasarkan atau dijual. Kegiatan ini perlu dilakukan secara akurat dan teliti agar terhindar dari kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan, serta untuk menghindari terlewatnya barang tertentu.
-
Apa peran manajemen gudang pada rantai pasok?
Manajemen gudang berperan penting dalam rantai pasok sebagai penghubung antara proses produksi, pemasok, dan distribusi. Fungsinya mencakup penerimaan, penyimpanan, pengelolaan stok, hingga pengiriman barang secara efisien dan akurat. Dengan manajemen gudang yang baik, perusahaan dapat menjaga ketersediaan barang, mengurangi biaya penyimpanan, mempercepat pemenuhan pesanan, serta meminimalkan risiko kehabisan atau kelebihan stok. Baca selengkapnya di sini!
-
Apa saja jenis – jenis gudang?
Jenis-jenis gudang meliputi gudang penyimpanan (storage warehouse) untuk menyimpan barang jangka pendek atau panjang, gudang distribusi yang berfungsi menyalurkan barang ke pelanggan, gudang bahan baku untuk menyimpan material produksi, gudang barang jadi untuk produk siap jual, gudang berikat untuk barang impor/ekspor dengan fasilitas kepabeanan, gudang pendingin (cold storage) untuk produk suhu khusus, serta gudang transit untuk penyimpanan sementara sebelum pengiriman lanjutan.
