Aplikasi document management system membantu Anda lebih fokus pada pengarsipan file perusahaan. Banyak pegiat usaha hanya fokus pada keuangan, pengelolaan inventaris, dan hal semacamnya. Namun, kurang peka terhadap pengelolaan dokumen perusahaan. Padahal dokumen termasuk aset penting yang dapat menunjang kegiatan berbisnis Anda. Maka dari itu, sebaiknya pahami pentingnya mengelola dokumen perusahaan yang baik agar membawa perubahan ke arah yang lebih baik untuk perusahaan Anda. Di era berbasis teknologi seperti saat ini, mengelola dokumen tidak lagi menyulitkan. Hal ini karena sudah banyak software-software pendukung yang bisa mengefektifkan kegiatan berbisnis Anda.
Untuk kebutuhan manajemen dokumen, Anda bisa menggunakan Document Management System. Dengan menggunakan DMS, Anda dapat berbagi dokumen tanpa batasan media penyimpanan secara cepat dan mudah. Tidak hanya itu, Anda juga bisa membagikan dokumen penting seperti video, e-book, dan lainnya dengan unlimited storage. Apabila Anda ingin mengimplementasikan DMS untuk bisnis, maka Anda bisa mengunduh skema perhitungan harga di sini. Lalu, mengenai pentingnya penggunaan aplikasi DMS dan manfaatnya, berikut ulasannya!
Baca juga: Simak Penjelasan Lengkap Document Management System
Daftar Isi
Bagaimana Aplikasi Document Management System Beroperasi untuk Sebuah Perusahaan?
Setiap jenis usaha akan mencoba mengatur, menjaga, dan merawat dokumen yang dimilikinya sebagai bukti dari aset perusahaan tersebut. Caranya cukup mengubah segala jenis dokumen dari kertas menjadi bentuk elektronik. Untuk dokumen yang masih berbentuk fisik seperti faktur dan lainnya, maka dokumen yang ada bisa di scan lalu disambungkan ke sistem dalam bentuk elektronik. Tumpukan dokumen bisa Anda ubah menjadi bentuk elektronik agar Anda mudah menemukannya. Dokumen perusahaan yang sudah jadi akan diberi tanda sesuai dengan kategori yang dokumen tersebut miliki, seperti berdasarkan divisi, nomor urut, vendor, atau hal lainnya.
Sedangkan apabila Anda menggunakan Document Management System Anda dapat menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik secara otomatis dan dapat Anda akses kapanpun dan dimanapun dengan mudah. Keuntungan yang Anda rasakan tidak hanya mengenai kemudahan dalam mengakses saja tetapi juga kemudahan dalam mendapatkan dokumen secara tepat dan cepat dengan hitungan detik saja.
Baca juga: Berbagai Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Bisnis Anda!
Apa Saja Komponen Penting dalam Aplikasi Document Management System?
Ada banyak unsur-unsur yang penting dalam menerapkan aplikasi document management system. Namun, ada komponen yang wajib ada karena bersifat penting dalam sistem manajemen dokumen ini, seperti penyimpanan, metadata, pengindeksan, dan sebagainya. Berikut dokumen penting dalam DMS yang perlu Anda ketahui beserta penjelasannya:
Metadata dokumen
Setiap perusahaan memiliki dokumen yang harus bersatu dengan meta datanya. Misalnya, tanggal dan waktu Anda menyimpan atau terakhir mengedit dokumen tersebut, nama user yang menyimpan dokumen tersebut, dan format penulisan dari dokumen. Dengan menggunakan Document Management System, maka Anda bisa mengambil metadata dokumen tersebut atau meminta user lain untuk memberikan informasi yang sedang Anda butuhkan.
Penangkapan dokumen pada aplikasi document management system
Capturing menjadi bagian dari tahapan dokumen yang harus ada. Hal ini karena pada proses capturing segala dokumen yang berbentuk hard file akan melalui tahapan scanning untuk bisa Anda simpan ke format elektronik. Ada beberapa sistem yang menggunakan software optical character recognition pada penangkapan dokumen. Adanya penggunaan software tersebut agar gambar digital yang ada bisa berubah dari dokumen scan menjadi tulisan yang bisa Anda baca. Proses capturing masuk ke dalam penerimaan dokumen dalam format elektronik ataupun file digital lainnya.
Pengindeksan
Pada manajemen dokumen proses pengindeksan juga termasuk tahapan penting karena dapat membantu Anda dalam mencari dokumen elektronik yang sudah tersimpan dalam sistem. Proses pengindeksan yang sederhana seperti melacak dokumen dalam suatu sistem atau Anda bisa mengelompokan secara khusus tumpukan dokumen berdasarkan metadatanya yang isinya telah Anda ambil dari setiap dokumen. Tahapan pengindeksan dapat membantu Anda memproses mencari dokumen dengan cepat, tepat, dan efisien.
Penyimpanan
Pada proses ini dokumen disimpan pada tempat penyimpanan satu arah atau terpusat agar Anda bisa lebih mudah mengambilnya sewaktu-waktu. Penyimpanan ini terdiri dari lokasi yang spesifik untuk masing-masing dokumen. Setiap dokumen yang disimpan terdapat informasi seperti lamanya dokumen yang telah Anda simpan, memindahkan dokumen melalui media yang bervariasi, hingga penghapusan dokumen.
Penarikan dokumen pada aplikasi document management system
Retrieval menjadi faktor paling penting dalam sistem manajemen dokumen perusahaan. Cara ini berhubungan dengan cara Anda untuk mengambil dokumen dari penyimpanan pusat. Pada proses retrieval ini, proses yang harus Anda lewati sangat panjang untuk mengatur soal akses dan izin ke setiap dokumen. Ketika Anda ingin menarik dokumen, Anda bisa dengan mudah mengaksesnya dengan pengenalan khusus yang unik, seperti metadata.
Versioning
Pada proses ini Anda dapat melihat cara dokumen keluar dan masuk dari sistem. Adanya versioning membantu Anda untuk mengakses dokumen update atau dokumen dengan versi yang sebelumnya. Hal ini karena setiap dokumen pasti mengalami perubahan sepanjang masa. Versioning Anda butuhkan untuk mengakses salinan versi sebelumnya sebagai referensi.
Pencarian
Adanya pencarian membantu Anda untuk mendapatkan dokumen-dokumen perusahaan dengan mudah. Anda juga bisa mencari folder tertentu dengan menggunakan atribusi atau pencarian teks penuh. Atribusi pada bagian ini sudah termasuk nama dokumen, penanda dari dokumen, dan sebagainya.
Pembagian atau distribusi
Ketika Anda sedang mengimplementasikan manajemen yang cepat dan efisien, maka proses pembagian dokumen baik itu secara sebagian atau menyeluruh harus Anda atur. Hal ini bertujuan agar seluruh pembagian dokumen hanya dapat Anda atur bersama dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem pada DMS juga akan memberikan izin untuk user yang diberikan askes untuk “melihat” data atau “mengedit” data.
Keamanan dokumen
Untuk menjaga sebuah dokumen Anda tidak cukup jika sistem manajemen hanya menggunakan sistem manajemen dokumen. Maka dari itu, Anda perlu menyimpan dokumen ke tempat yang berpusat agar lebih aman. Hal yang perlu Anda perhatikan pada sebuah dokumen adalah backing up. Sebuah dokumen tanpa adanya backup adalah sebuah kerugian bagi perusahaan. Hal ini karena apabila ada retasan sebuah sistem atau website maka ini menjadi bencana alam.
Apa Saja Manfaat DMS untuk Perusahaan Anda?
Apabila Anda menggunakan DMS untuk perusahaan yang Anda kembangkan, maka ada banyak keuntungan yang bisa perusahaan lakukan. Ada beberapa manfaat DMS untuk perusahaan Anda seperti lebih ramah lingkungan, akses dokumen kapan saja dan dimana saja, pencarian lebih cepat, dan keamanan terjamin. Manfaat dari DMS pertama yaitu lebih ramah lingkungan, Anda bisa meninggalkan cara lama berbagi dokumen. Anda bisa menggunakan fitur berbagi dokumen lewat server cloud yang bebas kertas dan ramah lingkungan. Manfaat kedua DMS adalah akses dokumen kapan dan di mana saja. Anda bisa lebih mudah membuka ponsel melalui ponsel pintar. Selanjutnya, manfaat DMS adalah pencarian lebih cepat yang mana Anda tidak membutuhkan waktu uang lama untuk mencari dokumen, Anda bisa menemukan dokumen cukup dengan satu klik. Terakhir, manfaat dari penggunaan DMS pada perusahaan adalah sistem manajemen yang menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis.
Baca juga: Simak Penjelasan Lengkap Document Management System!
Kesimpulan
Penyimpanan dan pengarsipan dokumen yang baik perlu Anda terapkan pada bisnis usaha Anda. Namun, jika Anda mengelola dokumen secara manual segalanya akan lebih memakan waktu. Apalagi jika terdapat kesalahan atau kekeliruan dalam meletakkan dokumen sehingga menyulitkan Anda ketika sedang membutuhkannya. Document Management System HashMicro hadir sebagai solusi untuk mengelola banyaknya dokumen perusahaan Anda. Dengan menggunakan Document Management System, Anda bisa dengan mudah membagikan dokumen tanpa ada batasan dalam menyimpannya. Anda juga bisa membagikan dokumen yang memiliki ukuran penyimpanan besar tanpa khawatir dengan storage. Jadwalkan demo gratis sekarang!
