Document Management System: Definisi, Manfaat, dan Cara Kerja

Setiap perusahaan harus memiliki document management system. Dari Januari hingga Juli 2025, BSSN mencatat 3,64 miliar serangan siber (Tempo). 83,68% disebabkan oleh serangan malware, dan 4,32% akibat unauthorized access. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya sistem manajemen dokumen yang aman. 

IBM melaporkan bahwa biaya rata-rata global tahun 2025 untuk suatu kebocoran data menurun 9% dari tahun 2024. Ini dilakukan dengan penanganan data breach yang cepat. Maka dari itu, Anda perlu menerapkan DMS yang membantu Anda memantau arsip bisnis secara real-time. 

Apa itu Document Management System?

Document Management System adalah sistem yang menyimpan, mengelola, mengatur, dan melacak dokumen perusahaan secara efisien. Berbeda dari cloud storage, sistem ini mampu melacak dan mengelola arsip bisnis, menggunakan metadata dan fitur built-in. Namun, DMS tidak mengelola semua jenis konten perusahaan, seperti ECM (Enterprise Content Management). 

Dengan DMS software, Anda dapat mengakses dokumen penting dengan cepat, tanpa harus bergantung pada dokumen fisik. Seorang manajer dapat mengatur hak akses, jadi hanya pihak berwenang yang dapat mengedit atau melihat file. Ini membantu perusahaan menjaga keamanan informasi dan mengurangi risiko kehilangan dokumen. 

Cara Kerja Document Management System

Sistem manajemen dokumen memiliki cara kerja berikut:

1. Penginputan dokumen

Pertama, DMS akan menginput dokumen ke dalam repositori-nya. Tergantung pada jenisnya, ada tiga cara untuk memasukkan dokumen ke dalam DMS:

• DMS akan memindai dokumen fisik terlebih dahulu (baik menggunakan sebuah scanner atau OCR),
• DMS akan mengunggah langsung file yang sudah digital, atau
• DMS akan mengimpor dokumen dari aplikasi terintegrasi, seperti email atau ERP.

2. Penyimpanan dan kategorisasi

Setelah dokumen terunggah, Anda dapat meminta DMS untuk mengelompokkannya atau Anda dapat mengkategorikannya sendiri. Jika otomatis, sistem akan mengklasifikasikannya berdasarkan metadata atau aturan yang telah Anda tetapkan. Cara lain untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan AI atau ML. 

3. Pencarian dokumen

Saat user mengetik keyword, sistem akan mencari dokumen tersebut, baik melalui full-text search atau metadata. Beberapa DMS memiliki fitur advanced search untuk menemukan hasil yang persis. Sistem ini akan menggunakan OCR yang memindai teks lengkap untuk kata-kata dalam query. 

4. Pengelolaan arsip digital

Anda dapat mengotomatiskan berbagai proses dalam manajemen dokumen. Pertama-tama, Anda perlu memetakan alur kerja-nya. Lalu, Anda membangunnya menggunakan alat otomatisasi. Untuk memudahkan pengelolaan arsip, Anda juga dapat menghubungkan aplikasi DMS dengan sistem lain. 

5. Keamanan dan kontrol revisi dokumen

Sistem akan mencatat setiap aktivitas pengguna dan perubahan dalam sistem. Document management system melindungi berkas dengan enkripsi dan password. Anda dapat mengatur izin dan level akses menurut atribut atau posisi pekerjaan. Hal ini penting, terutama untuk industri yang berurusan dengan informasi sensitif.

6. Pencadangan dan pemulihan dokumen

DMS back-up dokumen secara otomatis agar tidak ada data yang hilang akibat kesalahan atau bencana. Apabila ada dokumen yang hilang atau rusak, Anda dapat memulihkannya dengan fitur restore. Sistem ini juga memiliki jangka waktu tertentu sebelum cadangan dihapus supaya storage tidak penuh. 

7. Pembuangan dokumen

DMS akan menyimpan dokumen untuk jangka waktu tertentu. UU No. 27 Tahun 2022 mewajibkan perusahaan untuk menghapus data pribadi setelah masa retensi berakhir. Ketika retention policy berakhir, sistem akan mengarsip atau menghapus file secara permanen, sesuai kebijakan internal. 

Manfaat DMS untuk Perusahaan

Document management system mengurangi pemakaian kertas, sehingga lebih efisien. Di samping itu, perusahaan Anda juga memperoleh manfaat lain, yaitu:

• Menghemat biaya operasional: Perusahaan memangkas biaya operasional dengan DMS. Hal ini karena bisnis menghabiskan $120 miliar dolar untuk formulir cetak setiap tahun. 
• Penyimpanan lebih terstruktur: Aplikasi DMS memudahkan perusahaan untuk mencari dan menyimpan dokumen tanpa memerlukan ruangan yang besar. 
• Menjamin keamanan data: Sistem manajemen dokumen meminimalkan risiko pencurian atau kebocoran data penting. Anda dapat mengkonfigurasi izin akses karyawan Anda berdasarkan peran mereka. Sistem ini memiliki fitur enkripsi dan audit trail untuk melindungi data. 
• Menghemat waktu pencarian dokumen: Dibandingkan dengan pencarian berkas secara manual, DMS mencari file dengan cepat. Sistem ini melacak dokumen lewat metadata-nya, yang mempercepat pengambilan. 
• Backup dan recovery lebih mudah: Dengan cadangan, dokumen pun terlindungi dari risiko kebakaran, banjir, atau bencana lainnya. DMS memungkinkan Anda untuk melacak file menurut jenis dan spesifikasinya. 
• Memudahkan akses ke dokumen: DMS software memudahkan karyawan Anda untuk mengakses dokumen di mana pun dan kapan pun, terutama bagi pekerja jarak jauh. 
• Mempermudah approval dan compliance: Dokumen manajemen sistem mencatat riwayat akses; termasuk siapa yang mengakses dokumen, waktu akses, dan setiap perubahan. Hal ini menyederhanakan pelacakan setiap perubahan. 

Jenis-jenis Sistem Manajemen Dokumen (DMS)

Document management system hadir dalam berbagai bentuk untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda-beda. Berikut beberapa jenis DMS yang umum digunakan:

1. Cloud-based DMS

Sistem yang disimpan dan diakses lewat internet. Anda perlu menggunakan jenis ini apabila bisnis Anda menginginkan fleksibilitas tinggi, tanpa harus mengelola server sendiri. Keuntungannya meliputi akses dari mana saja, skalabilitas, biaya lebih rendah, dan pembaruan otomatis dari penyedia layanan. 

2. DMS on-premise (lokal)

Untuk bisnis yang membutuhkan kontrol penuh atas data, gunakan sistem on-premise. Ini adalah sistem manajemen dokumen yang bisa Anda modifikasi dan sesuaikan karena source code-nya open-source. Divisi IT akan menginstal DMS di server perusahaan dan mengelolanya secara internal. Jadi, DMS ini cocok untuk organisasi yang memiliki data sensitif. 

3. Hybrid DMS

Kombinasi DMS berbasis cloud dan on-premise. Aplikasi ini fleksibel dan skalabel, dengan fitur kontrol akses yang mengurangi risiko. Anda dapat mengurangi biaya operasional karena DMS system menyimpan data non-sensitif di cloud. Selain itu, sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. 

4. Industry-specific DMS

Ada beberapa sistem yang telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan industri tertentu. Sistem ini biasanya mencakup fitur khusus; misalnya audit trail, enkripsi tingkat tinggi, compliance management, dan advanced search. Sektor yang umumnya menggunakan jenis DMS software ini adalah akuntansi, hukum, kesehatan, dan konstruksi. 

5. DMS terintegrasi dengan ERP atau CRM

Dalam jenis ini, DMS adalah bagian dari platform yang lebih besar, seperti ERP atau CRM (Customer Relationship Management). Sistem ini menyimpan semua dokumen dalam satu platform, sehingga meningkatkan efisiensi manajemen informasi. DMS software juga memfasilitasi otomatisasi alur kerja.

Komponen dalam Sistem Manajemen Dokumen

Sesuai standar ISO 15489-1:2016, document management system harus memiliki beberapa komponen utama agar pengelolaan dokumen efektif:

1. Metadata dokumen

Setiap dokumen dalam sistem manajemen dokumen harus memiliki metadata yang berisi informasi dasar, seperti:

• Deskripsi isi dokumen,
• Struktur record,
• Konteks bisnis pembuatan dan penggunaan dokumen,
• Relasi dengan berkas lain,
• Identifier (contohnya, tanggal pembuatan dan ukuran berkas), dan
• Informasi terkait dokumen; seperti pengguna terakhir yang mengedit dan waktu penyimpanan terakhir. 

Metadata ini dapat dihasilkan otomatis oleh sistem atau ditambahkan oleh pengguna untuk memudahkan pencarian. 

2. Capture (penangkapan dokumen)

Aplikasi manajemen dokumen Anda harus mampu mengkonversi dokumen fisik ke format digital. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan scanner. Sebagian besar DMS modern memiliki OCR (Optical Character Recognition) untuk mengekstrak data dari hasil pemindaian. Ini memungkinkan penerimaan dokumen dalam format elektronik secara langsung. 

3. Indexing

Pengindeksan menggunakan keyword atau metadata supaya pelacakan dokumen mudah. Sistem akan mengindeks dokumen menurut metadata, OCR, isi teks lengkap atau informasi yang sudah Anda tetapkan secara manual. Hal ini meningkatkan kecepatan dan akurasi pencarian dokumen bisnis Anda. 

4. Storage (penyimpanan)

Komponen storage berperan dalam mengorganisir dokumen perusahaan. DMS wajib melindungi arsip bisnis dari perubahan atau penghancuran tanpa izin. Untuk memastikan keamanan data, sistem ini harus memiliki prosedur perlindungan dan pemulihan berkas. 

5. Retrieval (penarikan dokumen)

Perusahaan Anda harus mampu mencari dan mengakses dokumen dari sistem penyimpanan utama. Dokumen manajemen sistem memfasilitasi penarikan berdasarkan metadata atau keyword. Selain itu, sistem memiliki kontrol versi dan akses agar data terjamin aman dan up-to-date.

Contoh Penggunaan Aplikasi DMS di Berbagai Industri

Meskipun semua industri menggunakan document management system, cara mereka menggunakannya berbeda-beda:

• Distribusi. Distribution center membutuhkan DMS untuk mengelola rantai pasokan. Mereka menggunakannya untuk menyimpan bukti pengiriman (PoD), faktur, kontrak, dan korespondensi dengan vendor. Ini juga mempermudah kepatuhan, terutama bagi center yang mendistribusikan makanan atau material sensitif. 
• Hukum. Semua firma hukum wajib melindungi data klien mereka. Namun, jenis dokumen yang harus mereka lindungi bervariasi. Contohnya, firma yang berurusan dengan kekayaan intelektual harus menjaga kerahasiaan kontrak IP klien mereka. 
• IT. Perusahaan IT menggunakan DMS untuk dua tujuan, melindungi IP dan data klien mereka. Mereka harus menjaga kerahasiaan spec sheet dan source code mereka. Mereka juga harus melindungi data pribadi user (sesuai UU No. 27 Tahun 2022). 
• Kesehatan. Menurut UU No. 17 Tahun 2023, rumah sakit dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya wajib membuat dan merahasiakan rekam medis pasien. DMS dapat mengenkripsi dokumen tersebut, bersama invoice dan kartu BPJS. 
• Keuangan. POJK No. 38 Tahun 2016 mewajibkan bank umum untuk menyediakan audit trail. Kontrol versi dan jejak audit yang biasanya disediakan oleh aplikasi DMS membantu dalam hal ini. 
• Konstruksi. Supaya pekerjaan selalu terkini, perusahaan konstruksi menggunakan DMS system untuk kontrol versi blueprint dan BIM. 
• Manufaktur. ISO 9001 mewajibkan bisnis untuk menyimpan dokumen yang mendukung operasional sistem manajemen mutu (QMS). Ini termasuk approved vendor list (AVL), jadwal produksi, rencana mutu, hingga instruksi pengujian. 
• Pendidikan. Lembaga pendidikan menggunakan DMS software untuk merahasiakan data pribadi, seperti catatan siswa dan rekam medis. Mereka juga menggunakannya untuk mengelola dokumen terkait karyawan mereka.
• Retail dan E-commerce: Bisnis ritel dan e-commerce memakai aplikasi DMS untuk menyimpan dan mengelola informasi penting terkait vendor dan pelanggan. Beberapa dokumen yang mereka kelola adalah PO, faktur, dan kontrak.

Kesimpulan

Dibandingkan dengan sistem digital, pengelolaan berkas secara manual menguras waktu dan tenaga. Karena itu, Anda sebaiknya beralih ke document management system jika belum melakukannya. Sistem ini menghemat waktu dan uang yang Anda habiskan untuk menyimpan dan melacak dokumen perusahaan. Jadi, Anda dapat mengalokasikan sumber daya untuk tugas-tugas yang lebih penting.

Pertimbangkan sektor bisnis Anda dan pilih sistem yang pas. Kemudian, tentukan vendor Anda berdasarkan reputasi mereka, serta kemampuan mereka untuk menjaga keamanan data dan mendukung perusahaan Anda. Hal ini akan memastikan dokumen penting dan data sensitif aman.

Pertanyaan Seputar Document Management System

• Siapa yang bertanggung jawab atas aplikasi DMS?

  Divisi IT, Document Management Officer (DMO), manajer masing-masing divisi, dan karyawan di departemen terkait bertanggung jawab dalam menggunakan DMS. Mereka harus memastikan pengelolaan dokumen yang aman dan terstruktur. Bagi bisnis yang menggunakan atau berencana memakai DMS berbasis cloud, vendor juga bertanggung jawab atas hosting server.

• Apa saja dampak jika perusahaan tidak menerapkan manajemen dokumen?

  Tanpa manajemen dokumen yang baik, perusahaan Anda akan mengalami kesulitan dalam mencari data. Dokumen penting bisa hilang dan data Anda berisiko bocor. Secara keseluruhan, efisiensi operasional bisnis Anda akan melambat, yang juga akan memperlambat produktivitas dan pengambilan keputusan.

• Bisakah DMS diintegrasikan dengan ERP?

  Ya, Anda dapat mengintegrasikan dokumen manajemen sistem dengan ERP. DMS terintegrasi menyimpan dokumen penting secara otomatis, sehingga mempermudah dokumentasi dan record keeping. Sistem DMS khusus industri juga mengikuti peraturan dan standar industri tertentu, memastikan kepatuhan sistem.

• Apakah DMS cocok untuk perusahaan kecil?

  Ya, dokumen manajemen sistem pas untuk UMKM dan perusahaan kecil. Beberapa aplikasi yang bagus untuk UMKM adalah Dropbox, Google Drive, dan OneDrive. Google Drive dan OneDrive menyediakan storage gratis (15 dan 5 GB), sebelum Anda perlu membeli paket storage tambahan. Sementara itu, Dropbox menawarkan paket gratis dengan nama Dropbox Basic.