Sadarkah Anda? Tanpa order management system yang tepat, proses pemesanan barang bisa menjadi rumit dan penuh kesalahan, terutama ketika volume pesanan meningkat. Dampaknya, operasional bisnis Anda dapat terhambat, mempengaruhi kepuasan pelanggan, dan bahkan merusak reputasi bisnis.
OMS sendiri bukan hanya soal memproses pesanan, melainkan mengintegrasikan berbagai aspek bisnis seperti pengelolaan inventaris, pembayaran, dan pelacakan pengiriman dalam satu sistem yang terhubung.
Untuk itu, perlu pemahaman mendalam mengenai apa itu dan bagaimana sebenarnya OMS bekerja dalam workflow bisnis modern. Ingin mendapat jawaban lengkapnya? Baca terus artikel ini agar pemahaman mengenai order management system Anda bertambah.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Order Management System?
Order management system adalah perangkat lunak yang membantu bisnis mengelola seluruh proses pemesanan barang, mulai dari penerimaan hingga pemenuhan order. Secara rinci, sistem OMS mengotomatisasikan proses transaksi, inventaris, dan pengiriman paket.
Di Indonesia, OMS digunakan dalam berbagai jenis industri bisnis, seperti e-commerce, distributor atau grosir, hingga perusahaan manufaktur berskala menengah ke atas. Hal ini berkaitan erat dengan fungsi order management yang krusial dalam menjamin kelancaran workflow usaha.
Fungsi Order Management System
Layaknya roda gigi mesin yang saling mengikat dan menjalankan mesin, OMS adalah tolak ukur dalam menilai lancar atau tidaknya workflow perusahaan. Memegang peranan penting dalam bisnis, berikut adalah beberapa fungsi order management system yang perlu Anda ketahui:
1. Penerimaan dan pemrosesan pesanan
Utamanya, order management system berfungsi untuk memastikan bisnis menerima dan memproses pesanan secara otomatis dari berbagai saluran, seperti website, aplikasi mobile, dan marketplace. Proses ini mempercepat alur kerja dan mengurangi potensi kesalahan manusia dalam pencatatan pesanan.
Misalnya, Anda memiliki e-commerce fashion di platform Tokopedia dan Shopee. Jika Anda menerima pesanan baru melalui dua platform tersebut secara bersamaan, Anda tidak perlu lagi pusing mencatat detail pesanan dengan pulpen dan kertas.
Seluruh pesanan Anda akan masuk dalam gawai atau perangkat Anda yang terintegrasi dengan OMS. Hal ini mengurangi risiko pesanan terlewat atau tercatat ganda, memastikan semua pesanan tercatat dan segera Anda proses dengan cepat.
2. Pengelolaan inventaris
Order atau pesanan tidak hanya terikat dengan fungsi menerima dan mengirim paket, melainkan juga inventaris dan update stok barang. Jika order baru muncul, Anda perlu melakukan pembaruan jumlah stok barang, selain dari mencatat pesanan.
Ini menjadi penting agar Anda tidak kehabisan stok atau terjebak dengan stok berlebih yang merugikan. Di samping itu, informasi stok juga menjadi indikator penting untuk pelanggan sebelum melakukan pembelian.
Bayangkan saja apabila seorang pelanggan check-out 20 stel kemeja, tetapi ternyata, Anda hanya memiliki 18 stel. Menginformasikan kesalahan stok ini tidak hanya berimbas pada hilangnya peluang penjualan, melainkan juga menurunnya pengalaman pelanggan saat belanja di toko online Anda.
3. Pengiriman barang
OMS mempermudah bisnis dalam mengatur pengiriman barang kepada pelanggan. Sistem ini dapat memilih metode pengiriman yang paling efisien berdasarkan lokasi dan jenis barang.
Misalnya, Anda akan mengirim peralatan rumah tangga berat, sistem ini akan merekomendasikan jasa logistik yang menyediakan pengangkutan khusus untuk barang besar. Dengan ini, setelan pengiriman barang menjadi lebih mudah serta meminimalkan keterlambatan atau kesalahan delivery.
4. Integrasi dengan sistem lain
Salah satu kekuatan utama OMS adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan perangkat lunak lain seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), dan SCM (Supply Chain Management).
Mengapa fungsi order management system ini menjadi penting? Anda bisa membayangkan skema kerjanya seperti ini: Saat order barang masuk, tim penjualan bisa langsung melihat status pengiriman produk dan menghubungi pelanggan dengan informasi terbaru.
Di sisi lain, tim logistik bisa mendapatkan update real-time tentang persediaan produk di gudang, mempermudah mereka dalam merencanakan pengiriman. Ini akan membuat Anda mudah mengoperasikan usaha secara efisien dan terorganisir.
Meskipun demikian, memilih sistem ERP yang tepat bersama dengan modul CRM dan SCM terbaik bukanlah perkara mudah. Terlebih lagi, Anda perlu mempertimbangkan sisi harga implementasi. Untuk itu, Anda dapat klik banner berikut untuk mengetahui harga software ERP-OMS terbaik.
5. Pelaporan dan analisis pesanan
Berlanjut kepada fungsi OMS kelima, sistem ini berperan sebagai penyedia laporan mendalam terkait status pesanan, tren penjualan, serta kinerja pengiriman. Data ini sangat berguna untuk perencanaan bisnis jangka panjang.
Sebagai contoh, pemilik toko fashion akan mampu mengetahui tren penjualan berdasarkan musim dan bulan-bulan tertentu seiring dengan perkembangan e-commerce. Ini membantu mereka, mungkin juga Anda, dalam merencanakan jumlah produksi serta strategi pemasaran yang tepat.
Selain itu, pelaporan ini dapat membantu untuk mengidentifikasi hambatan dalam pengiriman, seperti daerah-daerah yang sering mengalami keterlambatan, dan memberi insight bagi perusahaan untuk memperbaiki distribusi atau memilih metode pengiriman yang lebih baik.
6. Manajemen retur dan pengembalian
Terakhir, OMS berfungsi dalam menjamin pengelolaan retur barang yang efisien. Order management system memastikan bahwa pelanggan dapat dengan mudah mengajukan pengembalian dan mendapat verifikasi kondisi barang secara otomatis.
Misalnya, jika pelanggan ingin melakukan retur karena ukuran kemeja yang mereka pesan kekecilan, sistem akan melakukan konfirmasi otomatis sesuai dengan T&C yang Anda atur di awal instalasi. Dengan ini, proses pengembalian barang akan selesai lebih cepat, meningkatkan pengalaman pelanggan Anda.
Manfaat Order Management System
Setidak-tidaknya terdapat lima manfaat utama dari order management system yang dapat Anda rasakan setelah implementasi. Kelima manfaat tersebut meliputi:
- Menyederhanakan alur kerja antar departemen dalam bisnis
- Memastikan konsistensi data pelanggan di seluruh saluran penjualan
- Membantu bisnis menanggapi permintaan pasar dengan lebih cepat dan akurat
- Mempercepat waktu respons terhadap masalah pengiriman atau transaksi
- Mengurangi biaya operasional dan meningkatkan profitabilitas melalui otomatisasi sistem
Fitur-fitur OMS yang Penting untuk Bisnis
Salah satu ciri dari order managemet system terbaik adalah adanya fitur software e-commerce yang komprehensif dan terbaru. Karena tidak dapat kita pungkiri, sebuah sistem selalu dinilai dari modul atau fitur-fiturnya yang implementatif.
Untuk itu, Anda perlu tahu jika OMS terbaik akan selalu memiliki enam fitur krusial berikut:
1. Otomatisasi pesanan
Fitur ini memungkinkan pemrosesan pesanan secara otomatis, mulai dari penerimaan hingga pengiriman, tanpa intervensi manual. Fitur ini penting untuk bisnis yang menerima volume pesanan tinggi, seperti e-commerce besar atau perusahaan yang menjual produk musiman dengan tingkat permintaan tinggi.
2. Pembaruan inventaris instan
Fitur inventaris membuat sistem mampu memperbarui jumlah stok setiap kali ada transaksi. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, sistem langsung mengurangi jumlah stok yang tersedia, dan ketika ada retur atau pengembalian barang, stok akan diperbarui kembali.
3. Pengelolaan pengiriman terintegrasi
Dengan OMS, Anda dapat melacak setiap pesanan secara real-time untuk mengetahui di mana posisi barang dan kapan pesanan tersebut sampai di tangan pelanggan. Fitur ini akan membuat Anda mampu memilih mitra pengiriman yang paling efisien berdasarkan waktu pengiriman dan biaya.
4. Manajemen hubungan pelanggan
Order management system atau software ERP e-commerce wajib terhubung dengan modul CRM, mengapa? Dengan terhubungnya OMS dan CRM, Anda akan dapat melacak riwayat pembelian pelanggan, preferensi produk, dan pola perilaku belanja mereka.
Data ini membantu bisnis untuk memberikan layanan yang lebih personal dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Misalnya, jika pelanggan sering membeli produk tertentu, sistem dapat memberikan rekomendasi produk serupa atau mengirimkan tawaran diskon untuk produk yang relevan.
5. Integrasi pembayaran yang lancar
Fitur ini memberikan banyak opsi pembayaran yang terintegrasi dalam sistem, seperti kartu kredit, transfer bank, pembayaran digital, hingga pembayaran di tempat (COD). Dengan ini, Anda memberikan kenyamanan kepada pelanggan dalam memilih metode yang sesuai dengan preferensi mereka.
6. Analisis dan laporan lengkap
Fitur pelaporan dan analisis OMS memungkinkan Anda untuk mendapatkan wawasan mendalam tentang kinerja operasional perusahaan. Laporan ini mencakup berbagai aspek, mulai dari keuangan, status pesanan, waktu pengiriman, hingga tren penjualan produk tertentu.
Dengan data ini, bisnis dapat mengambil keputusan yang lebih berbasis data untuk meningkatkan efisiensi operasional, merencanakan strategi pemasaran, dan mengelola persediaan dengan lebih baik.
Tingkatkan Pelayanan Pesanan dan Kepuasan Pelanggan Anda Secara Bersamaan dengan Order System HashMicro
Mengetahui keenam fitur order management system di atas, mungkin Anda bertanya-tanya, vendor software manakah yang menyediakan enam fitur penting tersebut? Jawabannya dapat Anda temukan dalam sistem HashMicro.
Sejak berdiri pada tahun 2015, vendor ini terus berkomitmen dalam menyediakan sistem order terbaik yang memenuhi kebutuhan pebisnis di Indonesia. Bersama 2.000+ klien di sampingnya, HashMicro terus berinovasi untuk menciptakan sistematika teknologi yang mampu mengefisiensikan workflow bisnis Anda.
Beberapa wujud dari komitmen tersebut dapat Anda lihat dari spesifikasi enam fitur penting OMS di atas. Pun Anda juga dapat merasakan berbagai manfaat atau keuntungan dari HashMicro, seperti:
- Tawaran demo gratis yang membantu Anda melihat performa sistem sebelum implementasi.
- Konsultasi kebutuhan bisnis dengan tim ahli untuk memetakan apa sesungguhnya masalah dan solusi yang tepat untuk perusahaan Anda.
- Bebas biaya tambah user sampai kapanpun agar tim Anda selalu perform dengan bantuan sistem.
- Kemampuan integrasi yang kuat antara sistem OMS HashMicro dengan modul CRM dan SCM.
- Skalabilitas OMS HashMicro begitu fleksibel, mengikuti pertumbuhan bisnis Anda di masa depan.
- Opsi kustomisasi yang terbuka lebar, membuat Anda mampu memiliki sistem yang lebih personal dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
- Dukungan after sales dari tim HashMicro tersedia kapan saja dan dimana saja, membantu Anda menangani masalah bisnis yang mungkin terjadi dengan cepat dan efisien.
Kesimpulan
Menjaga bisnis Anda tetap kompetitif menjadi hal yang palimg krusial saat ini. Sehubungan dengan itu, order management system hadir untuk mengelola pesanan secara efisien. OMS membuat Anda mungkin untuk menerima, memproses, dan mengelola pesanan secara otomatis dan cepat.
Untuk itu, jika Anda ingin memanfaatkan keuntungan dari sistem manajemen pesanan yang lebih efektif, HashMicro menawarkan solusi OMS yang lengkap dan terintegrasi. Dengan fitur-fitur yang ada, HashMicro menawarkan pengalaman mengoperasikan sistemnya secara langsung melalui demo gratis.
Tertarik mencobanya? Klik banner berikut untuk mendapatkan akses cepatnya!
Pertanyaan Seputar Order Management System
-
Apa itu Order Management System (OMS)?
Order Management System (OMS) adalah perangkat lunak yang mengelola seluruh proses pemesanan dari penerimaan hingga pengiriman. Sistem ini memungkinkan bisnis untuk memproses pesanan secara otomatis dan mengatur inventaris serta pengiriman.
-
Mengapa perusahaan membutuhkan order management system?
Perusahaan membutuhkan OMS untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manual dalam pemrosesan pesanan. Dengan OMS, bisnis dapat memantau status pesanan dan pengiriman secara real-time.
-
Bagaimana order management system dapat meningkatkan efisiensi operasional?
OMS mengurangi waktu proses pesanan dengan otomatisasi berbagai tugas manual. Sistem ini mempercepat pembaruan inventaris dan pengaturan pengiriman, mengurangi kesalahan. Dengan ini, OMS memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat.
-
Fitur-fitur penting apa yang harus ada dalam sebuah order management system?
OMS harus memiliki fitur otomatisasi pemrosesan pesanan dan pembaruan inventaris secara real-time. Selain itu, integrasi dengan sistem pembayaran dan pelacakan pengiriman sangat penting. Fitur pelaporan dan analisis kinerja juga diperlukan untuk pengambilan keputusan berbasis data.
