Apa itu Order Cycle Time: Pengertian, Rumus, dan Contohnya

Apakah proses pemenuhan pesanan Anda lambat? Apakah pelanggan Anda sering mengeluh tentang pengiriman yang terlambat? Apabila ya, itu mungkin karena Anda memiliki order cycle time yang lambat. 

Order cycle time menunjukkan seberapa cepat waktu pesanan diproses. Metrik ini membantu Anda mengidentifikasi hambatan dan memperbaiki masalah dalam proses tersebut. Karena itu, bisnis sering menggunakan OCT untuk mengevaluasi efisiensi operasional mereka.

Survei Deloitte menemukan bahwa eksekutif menaksir tingkat kepercayaan pelanggan terhadap rantai pasokan mereka yang terlalu tinggi dengan rata-rata 20%. Padahal, 46% dari konsumen akan membeli lebih banyak dari perusahaan yang mereka percayai (PwC, 2024). Bahkan, 61% dari konsumen akan merekomendasikan bisnis yang mereka percayai kepada teman atau keluarga. Maka dari itu, Anda harus tahu cara menghitung order cycle time yang benar dan cara mempercepat metrik ini.

Apa itu Order Cycle Time?

Order Cycle Time (OCT) adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu siklus order. Metrik ini melacak durasi dari pemesanan produk hingga pengiriman pesanan. Perusahaan menggunakan waktu siklus pesanan untuk mengelola operasi bisnis. Akan tetapi, Anda dapat memakai OCT untuk menilai performa rantai pasokan dan pemenuhan pesanan. 

OCT yang cepat berarti arus kas yang lebih cepat dan lancar. Bisnis dapat mengantisipasi peningkatan permintaan dengan waktu pemenuhan pesanan yang singkat. Hal ini memungkinkan Anda untuk memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu, yang meningkatkan loyalitas dan tingkat retensi konsumen. 

Manfaat Mengoptimalkan Order Cycle Time Bagi Bisnis

Waktu siklus pesanan memiliki beberapa manfaat, yakni:

1. Mengefisiensikan operasional bisnis

Pemrosesan pesanan yang lambat dapat membengkakkan biaya operasional. Order cycle time mengukur waktu yang dihabiskan untuk satu siklus pesanan. Dengan mempercepat waktu ini, Anda dapat mengoptimalkan operasi bisnis, yang meningkatkan profitabilitas perusahaan. 

2. Memengaruhi kepuasan pelanggan

OCT yang singkat memberikan pengalaman pelanggan yang positif. Mereka akan puas dengan layanan dan cenderung tidak akan komplain tentang keterlambatan pengiriman. Dari situ, Anda dapat membangun loyalitas dan tingkat retensi konsumen. Hal ini akan meningkatkan potensi repeat order dan reputasi bisnis Anda. 

3. Memaksimalkan cash flow perusahaan

Waktu siklus pesanan yang pendek berarti lebih sedikit uang yang terikat pada stok barang. Hal ini mengurangi durasi suatu produk dalam gudang, sehingga meminimalkan carrying cost dan mencegah produk expired. Selain itu, cash flow yang sehat menjaga stabilitas finansial perusahaan dan melindunginya dari gangguan ekonomi. 

4. Mendorong produktivitas warehouse

Waktu siklus pesanan yang optimal meningkatkan produktivitas warehouse. Tim gudang Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu dengan alur gudang yang efisien. Alur ini juga mempercepat durasi pengambilan hingga pengiriman pesanan. 

5. Mendukung supply chain management

Waktu siklus pesanan membantu pengelolaan dan perencanaan rantai pasokan. Metrik ini memudahkan Anda untuk menandai hambatan dalam supply chain. Anda juga dapat mengurangi pengeluaran yang tidak diperlukan. 

Perbedaan Order Cycle Time dan Lead Time

Orang sering menyamakan order cycle time dan lead time sebagai hal yang sama, atau setidaknya mirip. Keduanya adalah metrik yang mengukur waktu yang diperlukan untuk mengirim suatu produk. Namun, OCT dan lead time memiliki beberapa perbedaan:

Aspek	Order cycle time	Lead time
Pengertian	Total waktu untuk memproses pesanan, mulai dari entri pesanan sampai delivery.	Waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menerima pesanannya.
Fokus pengukuran	Perusahaan menerima order hingga mengirimkan produk.	Konsumen memesan produk hingga produk itu sampai ke tangan konsumen.
Tujuan	Menilai efisiensi operasional bisnis dan meningkatkan kepuasan pelanggan	Mengevaluasi durasi yang diperlukan pelanggan untuk menerima pesanan.

Tahapan Order Cycle Time dalam Supply Chain

Order cycle time terdiri dari beberapa tahapan, yaitu:

1. Order entry: Pelanggan akan memesan produk atau jasa dari bisnis.
2. Order processing: Bisnis akan menerima pesanan dan mulai mengelolanya. Pertama, tim akan memverifikasi detail pesanan yang tersimpan dalam sistem. Lalu, mereka akan mengecek ketersediaan stok. 
3. Picking: Picker gudang akan mengambil produk dari rak penyimpanan. Proses ini dapat dilaksanakan menggunakan beberapa metode (seperti single order picking, batch picking, zone picking atau multi-order picking). 
4. Packing: Operator packing akan mengemas produk dengan rapi dan sesuai standar. Tergantung jenis dan durabilitas produk, mereka akan menambahkan kemasan ganda agar isinya terlindungi. 
5. Delivery: Setelah melewati kontrol kualitas, bisnis akan mengirim produk ke pelanggan melalui shipper. Dalam tahap ini, Anda perlu berkoordinasi dengan shipper supaya produk dikirim pada tanggal yang sudah ditentukan sebelumnya. 

Bisnis akan menerima konfirmasi ketika barang tiba di lokasi pelanggan. Sistem akan memperbarui status pesanan dalam database. Setelah itu, rekonsiliasi stok dan perbarui jumlah persediaan.

Langkah-Langkah Menghitung OCT

Sebelum Anda mulai menghitung, Anda perlu mengetahui cara mengkalkulasi waktu siklus pesanan yang besar. Berikut cara menghitung order cycle time:

1. 1. Tentukan periode perhitungan: Tetapkan titik awal dan akhir untuk kalkulasi OCT. Anda memerlukan rentang waktu ini untuk menghitung durasi secara pasti.
   2. Tarik waktu setiap pesanan: Setelah Anda menentukan periode perhitungan, kumpulkan waktu pengiriman dan penerimaan untuk setiap pesanan. Anda dapat mengekstrak data ini dengan cara menyalin data ke sebuah dokumen secara manual. Namun, proses ini dapat diotomatiskan dengan software atau alat ekstraksi data. 
   3. Ukur durasi setiap order: Hitung durasi pesanan secara individual. Anda mendapatkan waktu untuk menyelesaikan order tertentu dengan mengurangi waktu pengiriman dan penerimaan pesanan. 
   4. Hitung average order cycle time: Kalkulasi waktu siklus pesanan rata-rata untuk suatu periode. 

Rumus Order Cycle Time dan Contohnya

Order cycle time adalah metrik yang Anda gunakan untuk melacak kinerja supply chain dan pemenuhan pesanan. Untuk menghitung metrik ini, gunakan rumus berikut:

Setelah Anda menemukan waktu siklus pesanan untuk pesanan tersebut, Anda dapat melakukan ini pada pesanan lain untuk mendapatkan average order cycle time:

Sebagai contoh, bisnis XYZ menerima order pada 11 Juni 2026, jam 08.00 WIB. Mereka mengirimkannya pada 12 Juni 2026, jam 11.00 WIB. Dengan angka itu, mereka memiliki waktu siklus pesanan sebagai berikut:

Order cycle time = 11.00 (12/06/2026) – 08.00 (11/06/2026) = 27 jam

Pada waktu yang sama, mereka sedang memproses 6 pesanan. Jadi, waktu siklus pesanan rata-rata bisnis XYZ adalah:

Average order cycle time = (27 + 24 + 36 + 30 + 16 + 21) / 6 

                                             = 25,7 jam / 25 jam 42 menit

Contoh Penerapan Order Cycle Time dalam Berbagai Industri

Banyak industri menggunakan waktu siklus pesanan untuk meningkatkan efisiensi bisnis mereka. Berikut cara beberapa industri menggunakan OCT:

• Retail. Sektor ritel menghitung OCT untuk memastikan ketersediaan inventaris dan mengurangi waktu tunggu. Mereka bisa memberikan customer service terbaik dengan mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan. 
• E-commerce. Mirip dengan ritel pada umumnya, bisnis e-commerce mengukur waktu siklus pesanan supaya waktu tunggunya tidak lama. 
• FnB. Industri F&B berurusan dengan makanan dan stok yang mudah kedaluwarsa. Restoran menggunakan waktu siklus pesanan untuk meminimalkan spoilage dan memastikan kesegaran bahan. Hal ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengontrol kualitas dengan ketat. 
• IT. Sektor IT menggunakan metrik waktu siklus pesanan untuk memastikan pengembangan software selesai tepat waktu. Mereka melacak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahap agar mereka dapat mengoptimalkan proses dan alur kerjanya.
• Keuangan. Order cycle time memberikan keunggulan kompetitif bagi industri finansial. Mempercepat metrik ini membantu perusahaan menjaga kepuasan pelanggan dan mendukung arus kas mereka. 
• Logistik. Industri logistik membutuhkan proses pemenuhan yang cepat dan efisien. Central warehouse mengoptimalkan waktu siklus pesanan untuk meningkatkan produktivitas gudang. Metrik ini membantu mereka menciptakan tata letak gudang yang efisien dan mengkoordinasi penjadwalan. 
• Manufaktur. Waktu siklus pesanan membantu pabrik manufaktur mengelola kapasitas produksi dan menjadwalkan produksi secara optimal. 

Faktor Penyebab Order Cycle Time Lambat

Order cycle time yang panjang berarti waktu proses pesanan yang lama. Bisnis dengan hal ini akan memiliki biaya operasional yang lebih tinggi. Akibatnya, Anda perlu tahu faktor-faktor yang memengaruhi metrik ini, yaitu:

1. Data tidak sinkron atau real-time

Bisnis perlu akses ke inventaris secara real-time untuk mengefisiensikan waktu siklus pesanan. Data stok barang yang tidak sinkron atau akurat akan memberikan estimasi persediaan yang salah. Ini dapat menyebabkan backorder dan stockout. Beberapa cara untuk meningkatkan visibilitas ini adalah dengan menerapkan sistem terintegrasi dan metode cycle counting. 

2. Proses masih manual

Secara umum, proses manual memperlambat waktu siklus pesanan. Order entry manual akan menambahkan beban kerja ke tim sales. Picking dengan tangan menghambat order fulfillment dan menurunkan efisiensi operasional, jadi Anda harus mengotomatiskan proses tersebut. 

3. Koordinasi antar-divisi buruk

Kurangnya koordinasi antar divisi sales, inventory, warehouse, dan keuangan akan memperlambat order fulfillment. Data antar-departemen tidak akan sinkron, sehingga order processing lama. Karena itu, Anda harus meningkatkan komunikasi antar-divisi dengan menerapkan alat kolaborasi. 

4. Faktor eksternal

Faktor di luar kendali bisnis dapat menghambat proses pesanan Anda. Misalnya, stockout dari supplier memengaruhi kemampuan Anda untuk memproses order konsumen. Cuaca dan rute tidak optimal juga akan menunda pengiriman. Masalah ini sulit diprediksi, tetapi Anda bisa menerapkan real-time tracking dan membangun safety stock sebagai antisipasi. 

Bottleneck ini adalah masalah yang besar, terutama jika Anda kesulitan melacaknya. Berikut hal yang harus Anda periksa ketika proses order fulfillment lambat:

Tahap	Cek
Order entry	Kesesuaian data stok dengan jumlah sebenarnya, dan Metode input order.
Order processing	Keakuratan data pesanan, Metode validasi pesanan, dan Sinkronisasi data antar departemen.
Picking	Alur kerja picker gudang,  Alat tracking produk, Metode picking, dan layout gudang.
Packing	Metode packing.
Delivery	Keakuratan data di shipping label,  Keandalan shipper dalam mengirim produk, dan Tingkat koordinasi dengan shipper.

Strategi Mengurangi Order Cycle Time yang Lama

Untuk mempercepat waktu siklus pesanan, ada beberapa cara yang dapat Anda terapkan:

1. Optimalkan workflow gudang

Optimalkan flow kerja warehouse Anda agar tahapan pengambilan dan pengiriman lebih cepat. Anda dapat mulai dengan mengoptimalkan tata letak atau metode terkait pergudangan. Keduanya akan meminimalkan kesalahan selama proses berlangsung. 

2. Evaluasi supplier dan shipper

Pada setiap kuartal, tinjau kinerja supplier dan shipper Anda. Performa mereka memiliki pengaruh terhadap kecepatan bisnis dalam memenuhi pesanan. Anda dapat menggunakan KPI untuk menilai keduanya:

• Supplier: Review kualitas produk mereka, tingkat cacat, tingkat pengiriman yang akurat dan tepat waktu, kepatuhan terhadap kontrak, dan keandalan-nya. 
• Shipper: Evaluasi biaya pengiriman, kepatuhan shipper terhadap kontrak, waktu shipping, serta tingkat pengambilan dan pengiriman yang tepat waktu. 

3. Otomatisasi alur kerja pemrosesan pesanan

Digitalisasi proses Anda dengan mengotomatiskan proses yang masih manual. Otomatisasi membuat order fulfillment lebih efisien, terutama jika Anda menargetkan tugas rutin. Anda dapat melakukan ini dengan WMS (Warehouse Management System) atau sistem khusus workflow automation. 

4. Monitor proses secara rutin

Pantau setiap tahap order processing secara teratur. Ukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses setiap pesanan Kemudian, identifikasi area yang perlu perbaikan dan ambil tindakan yang sesuai. Dengan ini, Anda dapat mengefisiensikan order cycle time bisnis Anda. 

5. Tingkatkan kemampuan pekerja

Latih pekerja Anda untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi mereka. Mengajari pekerja Anda tentang rute dan metode picking terbaik akan mempercepat proses pemenuhan pesanan. Pelatihan penggunaan tools juga membantu mengoptimalkan proses operasional. 

Catatan: Selain meningkatkan kemampuan mereka, jangan lupa untuk memperbaiki koordinasi antar-tim.

6. Terapkan WMS dan tools lainnya

Implementasikan WMS dalam siklus pesanan. Cari software yang mengintegrasikan sales, inventory, warehouse dan keuangan dalam satu sistem. Ini akan membantu Anda memantau inventaris Anda secara real-time. Di samping itu, Anda juga dapat menerapkan alat lain, contohnya:

• Barcode atau RFID: Mempermudah pelacakan persediaan.
• Cobot atau AMR (Automotive Mobile Robot): Mengefisiensikan picking.

Kesimpulan

Order cycle time dapat mempercepat atau memperlambat proses fulfillment, tergantung pada durasinya. OCT yang singkat dan efisien akan menurunkan biaya operasional bisnis dan meningkatkan tingkat pemenuhan pesanan tepat waktu. Hal ini dapat meningkatkan loyalitas konsumen dan repeat order.  

Akan tetapi, proses order fulfillment manual menyulitkan identifikasi bottleneck, yang dapat memperlambat OCT. Data asinkron juga dapat menyebabkan order cycle time yang lambat. Untuk mencegah ini, Anda perlu mengimplementasikan software dalam proses pemenuhan pesanan. Pilih sistem pergudangan yang memiliki integrasi bawaan dengan sales dan keuangan supaya Anda dapat mengotomatiskan proses. 

Pertanyaan Seputar Order Cycle Time

Mengapa order cycle time penting untuk bisnis?

Order cycle time penting karena memengaruhi operasi bisnis dan kepuasan pelanggan. Semakin lama waktu pemenuhan pesanan, semakin besar kemungkinan konsumen Anda akan beralih ke kompetitor. Anda tidak bisa memaksimalkan efisiensi operasional tanpa mengetahui waktu yang diperlukan untuk memenuhi satu pesanan. Hal ini juga berlaku untuk arus kas dan rantai pasokan.

Apa dampak order cycle time yang terlalu lama?

Order cycle time yang terlalu lama berdampak pada waktu pemenuhan pesanan Anda. Waktu pengiriman yang lama akan menyebabkan turunnya kepuasan pelanggan dan berkurangnya peluang repeat order. Ini juga dapat menekan cash flow, yang meningkatkan biaya operasional dan penyimpanan.

Bisakah order cycle time digunakan sebagai KPI?

Ya, Anda dapat menggunakan order cycle time sebagai KPI untuk mengevaluasi proses order fulfillment dan supply chain Anda. Metrik ini mengukur berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk memenuhi satu pesanan. Jadi, Anda dapat menilai seberapa efektif proses pemenuhan pesanan dan pengelolaan rantai pasokan Anda dengan KPI ini.

Apa masalah umum dengan order cycle time?

Kendala umum dalam order cycle time adalah proses yang masih manual dan stok tidak tersedia. Proses produksi akan tertunda apabila mereka tidak memiliki stok bahan baku. Sementara itu, proses pemenuhan pesanan bisa lambat karena proses picking dan packing secara manual.