Open Bill di Perusahaan F&B dan Skenario Implementasinya

Anda pasti sudah cukup sering mendengar istilah close bill dan split bill. Namun, apakah Anda pernah mendengar open bill? Mungkin masih terdengar asing di telinga, tapi sebenarnya sudah Anda praktikkan dalam kehidupan sehari-hari.

Di restoran, kafe, dan bar dengan sistem payment modern, ketiga metode tersebut pun kerap Anda temui. Ada tempat yang mengharuskan pelanggan untuk membayar di muka. Ada pula restoran atau kafe yang meminta pelanggan untuk membayar di akhir.

Supaya Anda bisa mengelola pembayaran dengan maksimal, pelajari apa itu open bill, kelebihan dan kekurangannya, dan kecocokan metode ini dengan cara kerja perusahaan Anda.

Mengenal Konsep Open Bill

Open bill atau open tab adalah salah satu status pembayaran di mana pelanggan memesan menu terlebih dahulu, kemudian baru membayar di akhir. Sesuai namanya, pelanggan bisa menambah pesanan ke tagihan yang sama, lalu membayar sekaligus di akhir sebelum tagihan ditutup.

Open bill bukanlah metode pembayaran seperti tunai atau QRIS, melainkan status kapan transaksi diselesaikan dan rincian pesanan pelanggan diatur. Kata ‘open’ menandakan status pesanan Anda masih aktif di sistem pembayaran dan belum selesai. Sebaliknya, close bill berarti transaksi telah dibayar dan selesai.

Apa Bedanya Open Bill, Close Bill, dan Split Bill?

Ketiga istilah ini umum dipakai sehari-hari. Perbedaannya terletak di metode pelanggan Anda membayar.

1. Pada open bill, tagihan masih terbuka sehingga pelanggan bisa menambah pesanan ke bill yang sama, lalu membayar sekaligus di akhir.
2. Pada close bill, transaksi sudah diselesaikan (sudah dibayar) sehingga tagihan ditutup dan tidak bisa ditambah lagi.
3. Sementara split bill berarti satu tagihan dibagi menjadi beberapa pembayaran, misalnya per orang atau per item.

Kelebihan Open Bill Dibanding Close Bill

Sistem open bill memiliki beberapa manfaat, terutama untuk keefektifan Anda memenuhi pesanan, antara lain:

1. Pelayanan yang lebih fleksibel

Tidak semua pelanggan memesan sekali, lalu selesai. Di restoran dan cafe dengan sistem dine-in, pelanggan sering memesan tambahan seperti lauk, minuman, dessert, dan lain sebagainya. Kadang ada juga pelanggan yang pindah meja atau gabung dua meja.

Akan lebih efektif bagi manajemen dan pelanggan jika menggunakan open bill, karena dari sistem POS cukup mengganti meja dan menambah order sebelum finalisasi.

2. Draft tagihan bisa ditunjukkan ke pelanggan

Setelah pelanggan selesai bersantap dan akan membayar, bagian kasir Anda bisa mengonfirmasi lagi dengan pelanggan. Selanjutnya, pelanggan bisa mengecek ulang jika ada item yang tak sesuai dan membayar sesuai tagihan, lengkap dengan pajak dan promo jika berlaku.

3. Manajemen diskon/promo lebih mudah

Dengan open bill, diskon dan promo lebih mudah diaplikasikan karena seluruh item order ada di satu transaksi. Sebagai contoh, lebih praktis menerapkan diskon 40% untuk 4 buah donat di salah satu bundling package, daripada menghitung diskon bertingkat 20% lalu 3% untuk 2 donat.

4. Lebih rapi untuk kitchen workflow

Jika sistem POS Anda terintegrasi dengan kitchen display system, tentu lebih mudah untuk melacak pesanan pelanggan menggunakan open bill. Semua pesanan tambahan akan terlihat sebagai kelanjutan pesanan, alih-alih sebagai order baru.

Dari kasir pun tidak perlu menjelaskan bahwa itu merupakan tambahan pesanan, sebab sudah ditandai oleh sistem.

5. Antrean kasir lebih cepat

Karena membayar di akhir, staff kasir hanya perlu mengonfirmasi pesanan ke pelanggan saja. Alhasil, antrean lebih cepat karena pelanggan tak berlama-lama berdiri di depan kasir.

Apakah Bisnis F&B Anda Cocok untuk Metode Open Bill?

Dengan penjabaran manfaat di atas, apakah Anda tertarik untuk menggunakan sistem open bill? Namun sebelum itu, pastikan bahwa tipe pelayanan bisnis Anda cocok.

Anda bisa menggunakan open bill jika usaha Anda:

• Lebih dominan di pelayanan dine-in dan table service, di mana tamu duduk lama dan sering pesan bertahap.
• Sering mengalami pelanggan yang tambah pesanan.
• Sering kedatangan pelanggan yang minta split bill per orang atau per item.
• Banyak pelanggan yang pindah meja, atau ada waiting list.
• Ada service charge dan pajak yang perlu konsisten dihitung dari satu tagihan.
• Shift ramai di jam tertentu sehingga perlu alur pembayaran yang cepat.

Akan tetapi, Anda tidak perlu menerapkan open bill—cukup close bill saja—ketika skenario di bawah lebih sesuai dengan realita Anda.

• Counter service dan pelayanan take away lebih dominan.
• Outlet kecil dengan satu kasir dan alur pemesanan yang singkat.
• Jarang terjadi pindah meja di tempat makan Anda.
• Menu yang sudah fixed dan jarang ada tambahan setelah orderan pertama.

Jadi, demi pelayanan pelanggan yang optimal, pertimbangkan dengan bijak apakah usaha Anda lebih cocok dengan metode open bill atau close bill.

3 Skenario Open Bill yang Perlu Sistem POS

Ada banyak skenario yang sering terjadi di restoran. Ketiga skenario di bawah ini tentu pernah Anda alami paling tidak sekali; dan susah untuk rapi tanpa sistem POS.

1. Pelanggan tambah pesanan berkali-kali 

Pada jam makan ramai, pelanggan jarang berhenti di pesanan pertama. Setelah makanan datang, mereka bisa menambah minuman, cemilan, dan makanan penutup. Seringkali pesanan tersebut tak disebutkan sekaligus.

Jika tak ada sistem POS digital, sangat rawan untuk pesanan yang keliru atau tidak tercatat. Sementara itu, dengan sistem POS, setidaknya Anda bisa mencatat pesanan dengan lebih akurat dan tinggal dicek jika ada kendala kedepannya.

2. Pembayaran dibagi (split bill) atau split payment

Skenario ini paling sering muncul saat rombongan makan bersama. Ada yang ingin bayar per orang, per item, atau kombinasi metode pembayaran (misalnya sebagian tunai dan sisanya QR). Biasanya, dari restoran akan mengelompokkan menjadi satu transaksi besar dan akan dibayar oleh salah satu anggota.

Namun, jika ada sistem point of sale, split bill bisa dilakukan dan kasir tinggal memilih pemisahan yang dibutuhkan.

3. Meja pindah, gabung meja, atau ganti jumlah orang

Di lapangan, banyak tamu sering berubah meja. Ada tamu yang pindah karena area terlalu dingin, ada rombongan yang gabung dua meja, atau ada tambahan orang yang datang belakangan.

Lewat POS, staff Anda bisa memindahkan tagihan ke meja baru, menggabungkan pesanan, atau menata ulang transaksi tanpa mengulang input. Transaksi tetap sama, hanya konteks mejanya yang berubah.

Kalau bisnis Anda sering menemui tiga skenario di atas, open bill akan jauh lebih mudah dijalankan saat didukung aplikasi POS restoran. Sebab, alur di bisnis F&B perlu detail yang jelas sekaligus kecepatan pelayanan yang baik, dengan kualitas makanan dan minuman yang terjaga.

Pertanyaan Seputar Open Bill

• Bagaimana cara kerja sistem open bill?

  Sistem ini mencatat semua transaksi pelanggan dalam satu tagihan hingga waktu tertentu. Pelanggan melunasi tagihan tersebut sekaligus saat selesai, seperti di restoran setelah selesai makan.

• Apakah open bill hanya berlaku di restoran?

  Tidak. Hotel, pusat kebugaran, dan bisnis lain yang menyediakan layanan berulang juga menggunakan metode pembayaran ini, seperti mencatat biaya layanan kamar atau langganan.

• Bagaimana software POS membantu dalam open bill?

  Software POS seperti HashMicro membantu bisnis mengelola pembayaran open bill dengan mencatat transaksi, mengatur tagihan, dan meminimalkan kesalahan manual secara otomatis.