Pengertian dan Manfaat OCR Invoice bagi Bisnis

Pengelolaan invoice manual sering menimbulkan masalah seperti salah input data dan proses pencatatan yang lambat. Tanpa bantuan OCR invoice, tim keuangan harus mengetik ulang informasi dari dokumen fisik, yang berisiko menimbulkan kesalahan.

Lebih jauh lagi, penumpukan invoice kertas menyulitkan pencarian dokumen dan memperlambat proses verifikasi. Akibatnya, tim keuangan bisa kehilangan efisiensi dan peluang penting.

Di sinilah software invoice hadir sebagai solusi modern untuk mengekstrak data utama dari semua format faktur. Apakah Anda ingin tahu lebih lanjut? Simak artikel ini untuk mengetahui apa itu OCR invoice dan manfaatnya bagi bisnis.

Apa Itu OCR Invoice?

OCR (Optical Character Recognition) invoice adalah teknologi yang mengubah teks dari dokumen cetak atau gambar menjadi data digital yang dapat Anda edit. Teknologi ini mengekstrak informasi penting dari invoice, seperti nomor faktur, tanggal, supplier, hingga total pembayaran.

Tren penggunaan OCR software semakin meningkat karena banyak perusahaan ingin mempercepat proses pencatatan dan mengurangi human error. Sektor seperti manufaktur, ritel, dan layanan keuangan kini mengadopsinya untuk mengelola ribuan invoice dengan lebih efisien.

Manfaat Menggunakan OCR Invoice

Manfaat OCR invoice adalah meningkatkan efisiensi dan akurasi data keuangan. Teknologi ini bekerja dengan mengekstrak informasi invoice secara otomatis. Selain itu, berikut manfaat lain yang bisa diperoleh bisnis.

1. Mengurangi pekerjaan manual: OCR menghapus kebutuhan input data manual, seperti mengetik ulang nomor invoice, sehingga menghemat waktu dan biaya tenaga kerja.
2. Meminimalkan kesalahan: OCR mengurangi risiko salah input, seperti salah ketik jumlah pembayaran, yang bisa menyebabkan kerugian atau diskon terlewat.
3. Mempercepat pemrosesan: OCR mempercepat siklus pembayaran, seperti mempercepat validasi invoice supplier, sehingga lebih banyak invoice bisa diproses dengan sumber daya yang sama.
4. Memudahkan kepatuhan: Dengan bantuan e-invoice, OCR menjaga akurasi data, seperti pencatatan pajak otomatis, untuk mematuhi regulasi keuangan dan mengurangi risiko ketidakpatuhan.
5. Meningkatkan manajemen invoice: OCR mendigitalkan invoice, seperti menyimpan faktur dalam database digital, sehingga mudah dicari dan mempermudah audit.
6. Fleksibel: OCR modern dapat membaca berbagai format, seperti PDF, gambar hasil scan, atau invoice dalam bahasa asing, sehingga cocok untuk supplier beragam.

Bagaimana Cara Kerja OCR Invoice?

OCR invoice adalah teknologi yang membaca dan mengubah teks dari dokumen fisik menjadi data digital. Cara kerjanya yaitu dengan memindai, mengenali, lalu mengekstrak informasi penting dari invoice untuk diproses secara otomatis.

1. Pemindaian & pengunggahan dokumen: Pengguna memindai invoice lalu mengunggahnya ke aplikasi invoice melalui komputer atau integrasi cloud.
2. Pengolahan gambar: OCR menyesuaikan ukuran gambar dan membersihkan noise agar sistem lebih mudah mengenali teks.
3. Pengenalan teks: Sistem mengenali teks dari invoice (tanggal, nomor, item, total, deskripsi) dan langsung mengubahnya menjadi format digital yang bisa Anda olah.
4. Validasi & verifikasi data: OCR memeriksa data sesuai format standar (misalnya tanggal, angka) lalu membandingkannya dengan data buyer/supplier untuk mencegah kesalahan.
5. Ekspor data invoice: Pengguna mengekspor data yang sudah software verifikasi ke format CSV, Excel, atau lainnya untuk menghubungkannya dengan sistem akuntansi atau manajemen.
6. Pengarsipan data: Pengguna menyimpan invoice dalam format digital atau fisik, lalu mengaturnya berdasarkan kategori, tanggal, atau buyer, serta mengamankannya melalui cloud storage.

Setelah mengetahui cara kerjanya, apakah Anda tertarik untuk mencoba aplikasi OCR? Klik banner di bawah untuk mengetahui fitur, manfaat, dan skema harga yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Perbedaan OCR Invoice dan Manual Invoice

Perbedaan antara OCR invoice dan manual invoice dapat terlihat jelas dari sisi efisiensi dan akurasi. Sama halnya dengan penggunaan OCR purchase order, teknologi ini membantu bisnis mengurangi pekerjaan repetitif dan mempercepat proses administrasi.

Berikut adalah perbedaannya:

Permudah Pengelolaan OCR Invoice dengan Software Invoice HashMicro

OCR invoice sering menghadapi tantangan ketika dokumen memiliki format berbeda atau kualitas scan yang rendah. Kondisi ini dapat membuat sistem salah mengenali data, sehingga risiko kesalahan pencatatan tetap muncul.

Software Invoicing HashMicro hadir di Indonesia sebagai solusi terbaik untuk mengambil informasi penting dari berbagai format faktur. Dipercaya lebih dari 2.000 perusahaan di Asia Tenggara, sistem ini menyederhanakan penagihan, meningkatkan transparansi, dan menghindari kerugian.

Berikut fitur unggulan Aplikasi Invoice HashMicro:

1. Terintegrasi dengan Hashy AI untuk Finance: Melacak dan mengingatkan pelanggan akan tagihan yang belum dibayar sekaligus membuat faktur langsung untuk mempercepat proses penagihan.
2. Pembuatan invoice: Buat faktur dengan template yang dapat disesuaikan untuk tiap klien, lalu cetak atau kirim langsung melalui email.
3. Manajemen pajak & diskon: Hitung pajak dan diskon secara otomatis pada faktur tertentu dengan e-Invoicing HashMicro.
4. Manajemen pembayaran online: Permudah pelanggan membayar melalui payment gateway online dan kirim bukti pembayaran pada portal yang sama.
5. Manajemen batas kredit: Atur batas kredit khusus untuk setiap klien sesuai harga produk atau layanan yang ditawarkan.
6. Persetujuan & validasi faktur: Proses persetujuan dan validasi faktur dengan harga khusus atau diskon dapat dilakukan langsung dalam sistem.
7. Laporan faktur real-time: Pantau umur faktur, identifikasi faktur yang belum dibayar, dan ketahui total pendapatan secara instan.

Kesimpulan

OCR invoice adalah teknologi yang mampu mengenali dan mengekstrak data dari dokumen faktur, baik fisik maupun digital. Sistem ini membantu bisnis mencatat informasi penting secara otomatis tanpa input manual.

Software Invoice HashMicro mendukung otomatisasi tersebut dengan fitur lengkap yang terintegrasi dengan modul akuntansi dan ERP lainnya. Pengguna dapat mengelola faktur lebih cepat, akurat, dan transparan.

Rasakan kemudahan mengelola invoice dengan HashMicro melalui demo gratis. Klik sekarang dan buktikan bagaimana sistem ini mampu memangkas pekerjaan manual serta meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar OCR Invoice

• Apa itu OCR invoice?

  OCR invoice mengenali dan mengekstrak teks dari dokumen invoice, baik cetak maupun digital. Sistem ini memproses otomatis data seperti nomor faktur, tanggal, dan jumlah tanpa input manual.

• Bagaimana cara kerja OCR invoice?

  Invoice tersebut memindai dokumen dan mengubah karakter tercetak menjadi teks digital yang terbaca sistem. Teknologi ini lalu memetakan data ke format terstruktur agar mudah Anda integrasikan ke software akuntansi atau ERP.

• Apa manfaat utama menggunakan OCR invoice?

  Invoice jenis ini mempercepat pencatatan, mengurangi human error, dan meningkatkan efisiensi kerja. Teknologi ini juga menjaga akurasi data keuangan sekaligus menghemat biaya operasional bisnis.