Procurement meliputi apa saja?

Procurement meliputi proses identifikasi kebutuhan, pencarian dan seleksi vendor, permintaan penawaran, negosiasi, pengadaan barang atau jasa, serta evaluasi kinerja vendor.

Apa tugas dari procurement?

Tugas procurement mencakup memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan biaya optimal, memilih vendor yang tepat, mengelola dokumen pembelian, melakukan negosiasi, dan menjaga transparansi dalam seluruh proses pengadaan.

Apa saja skill procurement?

Skill yang dibutuhkan antara lain kemampuan negosiasi, analisis data, manajemen vendor, pemahaman kontrak, ketelitian dalam administrasi, serta pemanfaatan software procurement.

Mengatasi Risiko Dark Purchasing dengan Program Procurement

Dark purchasing adalah kondisi ketika transaksi dilakukan tanpa sistem akuntabilitas yang jelas sehingga potensi biaya dan keuntungan tidak tercatat dengan baik. Kondisi ini dapat merugikan perusahaan, padahal semuanya bisa dikendalikan melalui sistem akuntansi yang tepat.

Mulai dari perlengkapan kantor hingga perjalanan bisnis, pembelian yang tidak tercatat bisa terjadi tanpa disadari. Software procurement membantu melacak seluruh transaksi agar perusahaan terhindar dari risiko dark purchasing.

Program procurement adalah aplikasi digital untuk mengatur pembelian barang dan jasa di berbagai industri, mulai dari manufaktur hingga retail. Dengan pencatatan digital yang dapat diaudit, software procurement dari Hashmicro membantu perusahaan mencegah penipuan dan manipulasi dalam transaksi.

Key Takeaways

Dark purchasing adalah pembelian yang dilakukan tanpa prosedur resmi atau pencatatan yang jelas sehingga sulit dilacak dan berisiko menimbulkan kerugian.
Dark purchasing ditandai dengan pengeluaran tak terlacak, proses tidak transparan, dan pembelian yang tidak mengikuti prosedur.
Dark purchasing terjadi karena pembelian dilakukan tanpa standar yang jelas dan masih mengandalkan proses manual yang sulit dilacak.
Software Procurement HashMicro menjadi solusi untuk menekan dark purchasing dengan kontrol dan pencatatan pembelian yang otomatis.

Klik untuk Demo Gratis!

Daftar Isi:

Apa Itu Dark Purchasing?

Dark purchasing adalah kondisi ketika pembelian dilakukan tanpa melalui prosedur resmi atau tanpa pencatatan yang jelas dalam sistem perusahaan. Praktik ini membuat transaksi sulit dilacak sehingga biaya, alokasi anggaran, dan kebutuhan aktual tidak dapat dipantau dengan akurat.

Selain menimbulkan kebocoran anggaran, dark purchasing juga membuka peluang terjadinya manipulasi dan penipuan karena tidak adanya jejak audit yang memadai. Jika dibiarkan, fenomena ini dapat mengganggu efisiensi operasional dan merugikan perusahaan dalam jangka panjang.

Ciri-ciri Dark Purchasing

Sebelum memahami bagaimana cara mencegahnya, penting untuk mengenali tanda-tanda yang menunjukkan bahwa praktik ini sedang terjadi dalam perusahaan Anda:

Ketidakmampuan untuk melacak pengeluaran perusahaan
Aktivitas pembelian tidak sepenuhnya transparan
Kurangnya arah dan strategi procurement yang jelas
Distribusi pembelian tanpa perjanjian kontrak sama sekali
Membeli item yang sama oleh departemen yang berbeda tetapi dari satu vendor

Mengapa Dark Purchasing Bisa Terjadi?

Untuk memahaminya lebih jauh, Anda perlu melihat faktor-faktor yang biasanya mendorong munculnya praktik ini di dalam proses pengadaan perusahaan:

1. Terjadinya kegiatan purchasing tanpa standar yang jelas

Desentralisasi tanpa sistem yang mencakup semua jenis pengeluaran dalam organisasi berakibat pembelian barang yang sama atau serupa terbagi dari beberapa pemasok. Maka, Anda tidak dapat mendapat keuntungan yang seharusnya bisa terperoleh seperti diskon untuk pembelian dalam jumlah banyak. Anda terpaksa membayar lebih untuk barang-barang yang dibeli. Padahal untuk mengontrol biaya pembelian dan menghindari pengadaan yang tidak perlu Anda dapat menintegrasikannya dengan system management inventaris. Sehingga Anda dapat menyimpan biaya yang tidak seharusnya Anda keluarkan.

Dalam menegosiasikan harga dengan vendor, banyaknya kuantitas barang belanja barang berbanding lurus dengan pengaruh yang pembeli miliki atas harga jual. Karena, pembeli akan menjadi mitra bisnis yang lebih menarik bagi pemasok.

Mengizinkan pengeluaran tak langsung untuk ditangani dengan cara yang terdesentralisasi akan mempermudah adanya pengeluaran ‘nakal’ atau pembelian dari vendor yang tidak resmi dan terjadi secara teratur sehingga kurang adanya kejelasan tentang apa yang mereka belanjakan

2. Ketergantungan pada metode manual, tidak menggunakan program procurement

Pembelian akan terasa kabur ketika tidak ada cara yang konsisten dan dapat dijadikan standar untuk melacak proses dan pembayaran. Lakukan analisis pengeluaran secara akurat. Tindakan purchasing terlalu sering terlihat sebagai suatu hal remeh, padahal termasuk bagian strategis dari bisnis.

**Bagaimana Cara Mengatasi Dark Purchasing?**

Untuk mencegah kerugian yang lebih besar, perusahaan perlu memahami langkah-langkah strategis yang dapat dilakukan untuk mengontrol dan menghilangkan praktik ini. Berikut langkah-langkah yang dapat diterapkan:

1. Lakukan otomatisasi

Tidak hanya mengotomatiskan seluruh proses pengeluaran, sistem ini memungkinkan Anda untuk fokus pada perusahaan dan mengurangi jumlah waktu untuk mengelola proses pengeluaran, serta mencegah karyawan melakukan manipulasi selama proses transaksi. Karena tindakan ini dapat meningkatkan risiko keuangan Anda.

Pastikan seluruh pembelian melalui mitra vendor pilihan perusahaan. Pembelian tidak langsung cenderung terjadi dalam jumlah kecil sehingga mungkin luput dari perhatian, terutama karena terjadi di banyak departemen. Menggunakan satu sistem untuk semua pengeluaran perusahaan tidak hanya akan menghapuskan dark purchasing tetapi juga menambah keuntungan. Otomatisasi purchasing dapat mempersingkat proses permintaan dan pengadaan barang, menumbuhkan visibilitas dan transparansi dalam kegiatan transaksi, serta meningkatkan kontrol dan keamanan.

**2. Gunakan program procurement terpusat**

Program procurement terpusat berbasis cloud menghadirkan peluang untuk menghubungkan perusahaan dengan aktivitas pembelian antar departemen melalui penyediaan SOP purchasing dan sistem terpadu yang memungkinkan kontrol serta pengoptimalan barang secara komprehensif. Melalui sistem ini, kebutuhan tiap departemen dapat terkoordinasikan sebelum melakukan transaksi untuk menerima harga yang lebih murah.

Selain itu, gunakan juga program procurement yang terintegrasi dengan software akuntansi. Software akuntansi dapat membantu Anda mencatat transaksi pembelian secara otomatis, mencocokkan faktur dengan pesanan, serta mengelola pembayaran ke supplier.

3. Edukasi

Kurangnya pengetahuan tentang bagaimana proses pengadaan bekerja dalam suatu organisasi menghasilkan kurangnya kendali atas hal tersebut. Oleh karena itu, komunikasikan dan beri pemahaman terhadap karyawan mengenai kebijakan dan strategi dalam melakukan tindakan procurement. Para pemangku kepentingan di perusahaan juga perlu memahami pentingnya proses procurement yang terbuka. Identifikasi dan tetapkan tanggung jawab pengadaan dengan jelas dalam perusahaan

Amankan Pengadaan Perusahaan dengan Software Procurement HashMicro

Dengan menggunakan sistem procurement HashMicro, perusahaan dapat mengelola setiap proses pembelian secara terpusat, transparan, dan minim risiko manipulasi. Otomatisasi pencatatan dan kontrol yang lebih ketat membantu menekan dark purchasing sekaligus meningkatkan efisiensi pengadaan.

Anda juga dapat mencoba demo gratis untuk melihat langsung bagaimana sistem ini bekerja dan memberikan nilai bagi bisnis Anda. Berikut fitur-fitur yang menjadikannya solusi terbaik:

Akses Database Vendor yang Lengkap: Memastikan seluruh pembelian hanya dilakukan melalui vendor resmi yang sudah terverifikasi.
Daftar Vendor dengan Status Blacklist: Membantu mencegah transaksi dengan vendor bermasalah atau tidak terpercaya.
Manajemen RFQ, PR, dan PO Terintegrasi: Menstandarkan proses pengadaan agar seluruh permintaan hingga pesanan tercatat rapi dan mudah dilacak.
Persetujuan Otomatis untuk Setiap Transaksi: Memberikan kontrol berlapis sehingga tidak ada pembelian yang terjadi tanpa otorisasi.
Proses Tender Online yang Transparan: Menjamin setiap proses pengajuan penawaran vendor berlangsung terbuka dan dapat diaudit.
Lihat Analisis Pengadaan di Satu Dashboard: Menyediakan data menyeluruh untuk mendeteksi anomali atau pengeluaran tidak wajar dengan cepat.
Referensi dan Riwayat Harga Pembelian: Memudahkan perusahaan membandingkan harga dari waktu ke waktu agar tidak terjadi pembelian di luar standar biaya.

Kesimpulan

Dark purchasing menyediakan kesempatan untuk terjadinya penipuan dalam proses procurement, karena adanya kelalaian atas kontrak pembelian. Fenomena ini dapat semua industri alami dan merupakan ancaman utama untuk proses transaksi yang lebih efisien dan optimal. Sebaiknya perusahaan tidak menganggap remeh kegiatan purchasing dalam tingkat paling sederhana sekali pun dan mulai menerapkan strategi yang terintegrasi dengan software procurement.

Dapatkan demo gratis software procurement HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Program Procurement

Procurement meliputi apa saja?

Procurement meliputi proses identifikasi kebutuhan, pencarian dan seleksi vendor, permintaan penawaran, negosiasi, pengadaan barang atau jasa, serta evaluasi kinerja vendor.
Apa tugas dari procurement?

Tugas procurement mencakup memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan biaya optimal, memilih vendor yang tepat, mengelola dokumen pembelian, melakukan negosiasi, dan menjaga transparansi dalam seluruh proses pengadaan.
Apa saja skill procurement?

Skill yang dibutuhkan antara lain kemampuan negosiasi, analisis data, manajemen vendor, pemahaman kontrak, ketelitian dalam administrasi, serta pemanfaatan software procurement.