3 Manfaat Manajemen Aset Sekolah Berbasis Teknologi

Syifa Fadiyah
aset sekolah

Tantangan terbaru yang harus dihadapi sekolah hampir di seluruh dunia adalah bagaimana mengintegrasikan teknologi dengan proses pembelajaran di kelas sambil memastikan kenyamanan siswa, guru, dan aset sekolah.

Selama bertahun-tahun sekolah beroperasi dengan cara yang sama, menggunakan textbook, pulpen, dan kertas. Satu-satunya teknologi yang sering digunakan adalah kalkulator saintifik. Tetapi, seiring dengan meningkatnya intensitas penggunaan smartphone, tablet, cloud computing, dan sosial media, sekolah dituntut untuk mengaplikasikannya.

Hasilnya, sekarang sudah semakin banyak sekolah yang beralih ke laptop, tablet, dan perangkat-perangkat canggih lainnya yang membutuhkan perawatan khusus. Kini hal terpenting yang harus diutamakan adalah bagaimana menggunakan perangkat pintar secara bertanggung jawab, baik di kelas maupun di rumah untuk mengerjakan PR.

Pentingnya manajemen aset sekolah

Gadget yang digunakan di sekolah termasuk dalam fixed asset atau aset tetap.Dalam bisnis, aset tetap merupakan properti yang digunakan untuk produksi dan menghasilkan keuntungan.

Dalam hal ini, “keuntungan” dalam proses pembelajaran adalah terselenggaranya proses pembelajaran dan tersampaikannya ilmu pengetahuan. Dengan demikian, seluruh properti yang ada di dalam ruang kelas adalah aset tetap.

Pengelolaan aset tetap secara manual pun sudah dinilai tidak efektif. Aset-aset lain seperti meja, kursi, atau papan tulis mungkin tidak membutuhkan maintenance yang sesering gadget. Tetapi, tetap saja jika pengelolaan aset-aset tersebut dilakukan secara terpisah akan menyulitkan pihak sekolah dalam mengelola aset secara menyeluruh.

Oleh karena itu, manajemen aset sebaiknya dilakukan secara online dengan bantuan software atau aplikasi yang dapat memudahkan pendataan dan pemantauan aset secara otomatis. Berikut penjelasan manfaat software manajemen aset yang berkaitan dengan aset sekolah.

Menuntut akuntabilitas siswa

Dengan adanya sistem manajemen aset, siswa harus mampu mempertanggungjawabkan aset yang dipinjamkan sekolah. Cara kerjanya juga sangat sederhana. Pihak sekolah dapat melakukan proses check-in dan check-out di awal dan akhir semester untuk mencatat perangkat yang dipinjamkan ke siswa lewat sistem. Jika gadget tersebut digunakan secara bergantian, maka proses check-in dan check-out dapat dilakukan per proyek atau per hari.

Integrasi dengan sistem barcode memungkinkan proses manajemen aset yang jauh lebih baik. Guru atau siswa bisa langsung memindai perangkat yang digunakan secara otomatis. Dengan demikian, nama siswa akan tercatat sebagai pengguna perangkat tersebut dan mereka harus menjaga baik-baik barang yang sedang dipinjamkan. Ketika ada barang yang dikembalikan dan terdapat kerusakan, maka pihak sekolah tahu siapa yang bertanggung jawab atas perangkat tersebut.

Memberikan transparansi

Selain memberikan siswa rasa tanggung jawab, sistem aset dengan barcode dapat memberikan rasa tenang kepada guru karena mereka tahu di mana perangkat-perangkat tersebut berada dengan mudah.

Software manajemen aset dapat memberikan data kepada pengguna kapan saja melalui perangkat apapun. Guru dapat bisa memeriksanya lewat komputer saat di kelas atau di smartphone ketika berada di rumah.

Jika ada input perubahan data aset, sistem yang berbasis cloud ini mampu menampilkan perubahan tersebut pada saat itu juga. Jadi, pihak sekolah tidak perlu membuka dokumen-dokumen offline untuk memastikan update perubahan data tadi.

Menghitung depresiasi

Nilai sebuah komputer dari waktu ke waktu pasti berbeda dari saat komputer tersebut dibeli. Komputer lama biasanya terlihat lebih kotor dan bekerja lebih lambat. Ini lah mengapa nilai sebuah aset akan terus menurun. Hal ini disebut depresiasi aset. Pihak sekolah harus paham betapa pentingnya asuransi aset dan kapan perangkat-perangkat tersebut harus diganti.

Sistem manajemen aset dapat menghitung depresiasi aset secara otomatis dengan berbagai macam metrik yang bisa disesuaikan. Selain itu, sistem juga dapat menjadwalkan maintenance perangkat untuk memaksimalkan waktu gunanya.

Artikel terkait: 3 Alasan Mengapa Depresiasi Aset Harus Dihitung

Kesimpulan

Penggunaan teknologi di dunia pendidikan memerlukan perangkat-perangkat yang menjadi bagian dari aset sekolah. Tetapi untuk mengaplikasikannya, aset tersebut harus dikelola dengan baik dan efisien. Implementasi sistem manajemen aset dapat membuat investasi teknologi di sekolah semakin terorganisir.

 

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles