Apa yang Membuat Sistem Informasi Sekolah Penting?

Daftar Isi:

Definisi Sistem Manajemen Sekolah

Sistem informasi sekolah adalah platform digital yang mempermudah staf dalam mengelola berbagai kegiatan manajemen dan administrasi secara online. Sistem ini dirancang untuk mempercepat proses pengelolaan sekolah, termasuk pencatatan data siswa, pengaturan jadwal, dan kehadiran.

Dengan akses online, seluruh informasi terkait dapat diperoleh dengan mudah dan akurat. Selain itu, sistem ini memungkinkan interaksi lebih efisien antara semua pihak yang terkait dengan sekolah, seperti guru, siswa, dan orang tua.

Informasi dapat diakses kapan saja melalui berbagai perangkat, seperti PC, laptop, tablet, dan smartphone, tanpa harus datang langsung ke sekolah, selama perangkat tersebut terhubung dengan internet.

Alasan Penggunaan Sistem Manajemen Sekolah

Implementasi sistem manajemen sekolah sifatnya sangat penting untuk diterapkan pada sektor pendidikan. Penggunaan sistem manajemen sekolah akan sangat membantu sekolah dalam menjalankan kegiatan belajar-mengajar setiap harinya. Salah satunya sistem absensi yang dapat melalui digital dan tidak perlu absen secara manual lagi.

Selain itu sistem ini juga diapat dikustomisasi sesuai kebutuhan operasional sekolah. Entah itu penggunaannya untuk pendataan nilai, absensi siswa, manajemen perpustakaan semuanya dapat dilakukan dengan sistem manajemen sekolah.

1. Memudahkan Manajemen Data Kehadiran

Merekam dan melihat kembali daftar kehadiran siswa merupakan fitur utama dari berbagai Sistem Informasi Sekolah. Sistem Informasi Sekolah ini dapat membuat berbagai macam laporan kehadiran per kelas, individu, gender, atau lainnya sepanjang masa pembelajaran.

Lebih jauh lagi, sistem ini dilengkapi fitur SMS yang bisa memberitahukan orang tua ketika siswa tersebut absen. Tentunya sistem ini akan membuat para siswa berpikir dua kali untuk bolos kelas tanpa alasan.

Penggunaan pulpen dan kertas untuk mencatat ternyata sudah ketinggalan zaman!

Baca juga: Memaksimalkan Sistem Informasi Restoran dengan Software POS

2. Manajemen Pekerjaan Rumah yang Mudah

Di platform ini, siswa dapat mengunduh, mengunggah, atau mengerjakan tugas, pekerjaan rumah, catatan, dan proyek mereka. Hal ini memungkinkan karena Sistem Informasi Sekolah terbuat agar siapa pun mudah mengaksesnya tanpa harus berinteraksi satu sama lain.

Sistem ini juga menyiapkan kustomisasi dan dapat mengintegrasikan berbagai macam warna, gambar, video, atau lampiran lainnya. Yang pasti, sistem ini akan memudahkan siswa jika ingin melihat dokumen-dokumen terdahulu.

3. Manajemen Ujian yang Baik

Salah satu fitur yang membuat Sistem Informasi Sekolah penting adalah bagaimana mengatur ujian. Tidak semua sekolah menyukai ujian pilihan ganda. Bisa jadi ada sekolah yang menyukai ujian berbentuk esai. Apapun bentuknya, sistem harus bisa mengakomodasi kebutuhan tersebut.

Siswa dapat melakukan ujian di dalam sistem maupun di luar sistem. Jika siswa melakukan ujian di luar sistem, proses penilaian dan hasil masih bisa tetap terhitung di dalam sistem. Nilai raport juga bisa terhitung di dalam sistem berdasarkan nilai harian dan nilai ujian yang ada.

Lebih lanjut, adanya pandemi juga memaksa agar pembelajaran dapat terlaksana secara tidak langsung. Oleh karena itu, penggunaan manajemen e-learning menjadi hal yang penting karena memudahkan untuk melakukan monitoring perkembangan siswa hingga mengelola tugas dan kuis.

4. Kemudahan Pembayaran

Ketika awal semester, biasanya bank akan penuh antrian panjang oleh orang tua atau siswa yang hendak membayar uang sekolah. Untungnya, software manajemen sekolah menyediakan platform di mana pembayaran orang tua siswa dapat membayar secara online. 

Ini merupakan metode yang sangat efektif karena dapat meminimalisir keterlambatan pembayaran uang kuliah berkat fitur SMS yang dapat mengingatkan orang tua.

5. Peningkatan Efisiensi

Sistem ini memiliki fitur yang dapat menghubungkan orang tua, murid, guru, dan admin sekolah. Broadcast SMS, email, atau pemberitahuan khusus dapat terkirimkan secara bersamaan untuk menginformasikan aktivitas di sekolah. Komunikasi yang demikian dapat dilakukan tanpa ada hambatan.

6. Menelusuri Kendaraan Sekolah

Sekolah biasanya menyediakan kendaraan yang berfungsi untuk berbagai macam aktivitas seperti antar jemput, mengantar siswa yang mengikuti kompetisi, atau yang lainnya.

Sistem ini dapat memonitor rute yang dilalui kendaraan sekolah, melaporkan jarak tempuh, hingga menjadwalkan perawatan. Dengan terpantaunya kondisi kendaraan, tentunya sekolah akan teringankan dalam manajemennya. Selain itu, orang tua pun dapat merasa tenang karena seluruh aspek manajemen kendaraan turut menjadi perhatian.

7. Memudahkan Penerimaan Siswa Baru

Salah satu aspek penting lainnya dari Sistem Informasi Sekolah adalah manajemen penerimaan siswa dengan cara mengatur data calon siswa dan mengurangi penggunaan kertas.

Data calon siswa tersimpan di satu data base dan dapat diakses kapanpun bahkan sampai mereka lulus. Selain itu, kesalahan karena human error seperti dokumen hilang atau terduplikasi dapat terhindari.

8. Orang Tua Dapat Mengakses

Sistem Informasi Sekolah penting karena bisa menghubungkan sekolah secara langsung dengan orang tua. Sistem ini akan menginfokan perkembangan proses pembelajaran muridnya karena tentu saja orang tua tidak bisa selalu mengunjungi sekolah untuk tahu bagaimana aktivitas anaknya di sekolah.

Informasi ini dapat diakses di sistem kapan saja, mulai dari performa hingga tugas-tugas apa saja yang sedang dikerjakan. Dengan demikian, sekolah dan orang tua juga sama-sama memiliki tanggung jawab dalam mendidik anak mereka.

9. Efektivitas Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Lainnya

Sistem ini dapat mengatur karyawan dan tugas mereka secara efektif dan cair. Kehadiran karyawan dapat direkap dengan mudah, penggajian juga dihitung oleh sistem berdasarkan kehadiran, bonus, cuti, dsb.

Begitupun pembayarannya yang dapat dilakukan dengan beberapa klik di sistem.

10. Manajemen Inventaris yang Mudah

Setiap sekolah biasanya memiliki koperasi. Sistem inventaris yang baik akan memudahkan manajemen koperasi. Sistem ini akan memberi tahukan apa saja item yang masih tersedia, mana yang akan habis, dan dapat melakukan permintaan purchase order secara oromatis.

11. Adanya Umpan Balik atau Feedback

Salah satu alasan penting penggunaan sistem manajemen sekolah adalah kemampuannya dalam mengumpulkan dan memproses umpan balik atau feedback secara efektif.

Sistem ini memungkinkan guru, siswa, dan orang tua untuk memberikan masukan yang dapat dianalisis secara real-time, sehingga sekolah dapat segera melakukan perbaikan atau penyesuaian yang diperlukan.

Tantangan dalam Implementasi Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Meskipun sistem informasi manajemen sekolah menawarkan berbagai manfaat dalam mempermudah pengelolaan dan administrasi, penerapannya di sekolah tidak selalu berjalan lancar. Berikut adalah beberapa tantangan yang umum dihadapi:

• Kurangnya Keterampilan Teknologi di Kalangan Pengguna: Tidak semua staf sekolah memiliki keterampilan teknologi yang memadai untuk mengoperasikan sistem informasi. Pelatihan yang intensif diperlukan agar semua pengguna dapat memahami dan menggunakan fitur sistem dengan baik.
• Biaya Implementasi dan Pemeliharaan: Penerapan sistem informasi memerlukan investasi yang signifikan, mulai dari pengadaan perangkat keras, perangkat lunak, hingga biaya pemeliharaan dan pembaruan sistem secara berkala. Hal ini bisa menjadi hambatan bagi sekolah dengan anggaran terbatas.
• Resistensi Terhadap Perubahan:  Para staf maupun siswa, terkadang menunjukkan resistensi terhadap perubahan karena sudah terbiasa dengan sistem manual. Proses adaptasi ini memerlukan waktu dan pendekatan yang tepat agar penerapan sistem dapat diterima dengan baik.

Dengan memahami tantangan-tantangan ini, sekolah dapat lebih siap dalam menghadapi proses implementasi sistem informasi manajemen dan memastikan bahwa manfaat dari sistem tersebut dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Fitur Sistem Manajemen Sekolah HashMicro

Smart Education Solution menjadi solusi utama bagi sekolah untuk mensederhanakan Sistem Manajemen Sekolah agar lebih efektif. Berbagai fitur pada software ini mampu memberikan kustomisasi yang menyesuaikan dengan kebutuhan sekolah. Berbagai urusan administrasi dan operasional juga dengan mudah diselesaikan. Fitur yang tersedia pada Software Sekolah HashMicro antara lain:

• Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) Online: Mudahkan penerimaan siswa baru, mulai dari pelacakan, screening nilai siswa, hingga pendaftaran siswa dalam satu sistem secara online

• Cloud Penyimpanan Data Personal Siswa: Fitur ini mampu menyimpan data masing-masing siswa dalam satu storage secara lengkap. Mulai dari data pribadi, ringkasan hasil nilai akhir semester, riwayat kedisiplinan, prestasi, dan status pembayaran SPP sekolah

• Digitalisasi Absensi Siswa; Pencatatan absensi siswa menjadi lebih mudah dan tidak perlu menggunakan metode manual lagi. Rekapitulasi kehadiran siswa juga lebih akurat yang berguna untuk evalusasi bagi siswa di akhir semester.

• Subject & Classes Management: Pengaturan jadwal mata pelajaran, kelas, dan guru yang mengajar setiap harinya semakin teratur dan otomatis. Fitur ini mampu mengurangi potensi terjadinya bentrokan jadwal sehingga aktivitas pengajaran semakin efektif.

• Exam & Assignment Management: Pengelolaan penilaian terhadap tugas, PR, dan ujian semakin tertata dengan baik serta mampu melacak perkembangan nilai individu siswa secara efisien. Pengumpulan tugas pun dapat dilakukan dengan mudah melalui pengumpulan secara online
• Software Perpustakaan Akademi & Sekolah: Fitur yang mampu melakukan manajemen perpustakaan secara teratur. Fitur ini dapat melacak ketersediaan buku serta menata rak buku dan administrasi peminjaman buku secara otomatis
• Pembayaran SPP & Administrasi Online: Mengelola metode pembayaran SPP dan data tagihan kepada wali murid melalui notifikasi yang diterima langsung. Metode pembayaran SPP ini pun tersedia melalui berbagai macam jenis pembayaran.

Kesimpulan

Pentingnya Software Informasi Sekolah dapat dinilai dari bagaimana sistem tersebut dapat melancarkan berbagai proses manajemen sekolah dengan fitur-fiturnya. Jika kini Anda telah menggunakan sistem manajemen sekolah, pastikan Anda telah memiliki semua fitur di atas.

Jika Anda tidak puas dengan sistem sekolah yang Anda gunakan sekarang, Anda bisa mencoba demo gratis dari Sistem Manajemen Sekolah terlengkap milik HashMicro untuk melihat bagaimana sistem kami bekerja. Bicarakan segala kebutuhan bisnis Anda dengan Kami, dan dapatkan skema perhitungan harga agar Anda mengetahui kalkulasinya secara lengkap.