7 Komponen ERP dan Fungsinya dalam Operasional Bisnis

Sistem ERP makin banyak dipakai perusahaan untuk mengelola proses bisnis secara terintegrasi. Karena itu, memahami komponen ERP penting sejak awal agar kamu tahu fondasi apa saja yang membentuk cara kerja ERP di operasional harian.

Masalahnya, banyak proyek ERP tidak sesuai harapan karena komponen yang dipilih tidak selaras dengan kebutuhan proses. Panorama Consulting Group melaporkan sekitar 50% proyek ERP gagal mencapai tujuan awalnya.

Tanpa pemahaman yang jelas, ERP justru berisiko menjadi sistem yang rumit dan tidak selaras dengan proses kerja. Karena itu, mengenal komponen ERP dan perannya sejak awal membantu perusahaan membangun sistem yang lebih terstruktur, efisien, dan relevan dengan kebutuhan operasional bisnis.

Apa Itu Komponen ERP

Komponen ERP adalah elemen utama yang membentuk sistem ERP agar mampu menjalankan dan menghubungkan berbagai proses bisnis dalam satu platform terintegrasi. Setiap komponen memiliki peran spesifik, mulai dari pengelolaan data hingga pengaturan alur kerja antar divisi.

Secara umum, komponen ERP mencakup struktur teknis dan fungsional yang bekerja secara bersamaan. Struktur ini memastikan data dari keuangan, persediaan, produksi, hingga SDM dapat saling terhubung tanpa perlu input berulang.

Dengan komponen yang tersusun dengan baik, ERP membantu perusahaan menjaga konsistensi data dan kelancaran proses operasional. Inilah yang membuat ERP mampu mendukung pengambilan keputusan berbasis data secara lebih cepat dan terukur.

7 Komponen Modul ERP Berdasarkan Fungsi Bisnis

Komponen ERP biasanya dibagi berdasarkan fungsi kerja di perusahaan supaya alur data dari satu tim ke tim lain tetap nyambung dan tidak dobel input. Pembagian ini juga memudahkan perusahaan menentukan prioritas implementasi, karena tiap fungsi punya kebutuhan data, approval, dan laporan yang berbeda.

1. Keuangan, akuntansi, dan pelaporan

Fungsi sistem akuntasi adalah pencatatan transaksi, pengaturan kas, piutang–utang, anggaran, hingga laporan keuangan periodik. Informasi pentingnya ada pada konsistensi chart of accounts, penomoran dokumen, serta jejak audit agar setiap angka bisa ditelusuri sumbernya.

2. Inventory dan gudang

Komponen ERP ini memastikan stok masuk–keluar tercatat rapi, lokasi penyimpanan jelas, dan ketersediaan barang selalu terbarui. Hal yang krusial biasanya mencakup pengelolaan SKU, satuan (unit) berbeda, mutasi antar lokasi, dan pengendalian selisih stok.

3. Pembelian (Procurement) dan manajemen vendor

Bagian ini mengatur permintaan pembelian, pemilihan pemasok, negosiasi harga, hingga penerimaan barang dan pencocokan dokumen. Informasi yang wajib dijaga adalah data vendor, riwayat harga, SLA pengiriman, serta alur approval agar belanja tetap terkendali.

4. Penjualan dan manajemen pelanggan (CRM)

Fungsi ini berfokus pada pengelolaan prospek, aktivitas penjualan, hingga histori interaksi pelanggan dalam satu sistem terpusat.

Informasi seperti status deal, riwayat transaksi, dan batas kredit pelanggan tersinkron dengan stok serta keuangan, sehingga tim sales dapat menindaklanjuti peluang dengan data yang akurat dan konsisten.

5. Produksi dan perencanaan operasi

Bagian ini mendukung penyusunan rencana produksi, kebutuhan bahan, serta pemantauan proses hingga hasil akhir. Informasi pentingnya biasanya mencakup BOM (bill of materials), jadwal kerja, pemakaian material, dan pencatatan hasil/retur produksi agar biaya dan stok tetap akurat.

6. Sumber daya manusia dan administrasi karyawan

Dengan komponen ERP ini, perusahaan dapat mengelola data karyawan, kehadiran, cuti, payroll, serta administrasi yang berdampak ke biaya tenaga kerja.

Hal yang krusial adalah konsistensi data master karyawan, aturan payroll, serta integrasi biaya gaji ke pencatatan keuangan agar pelaporan biaya tidak berantakan.

7. Pemeliharaan aset dan operasional peralatan

Bagian ini mengatur data aset (mesin, kendaraan, perangkat), jadwal perawatan, dan riwayat perbaikan. Informasi pentingnya ada pada pencatatan downtime, biaya maintenance, dan umur aset sehingga perusahaan bisa mengambil keputusan perbaikan atau penggantian dengan dasar yang jelas.

Peran Komponen ERP dalam Integrasi Data Perusahaan

Integrasi data menjadi salah satu peran terpenting dari komponen ERP. Tanpa integrasi yang baik, setiap fungsi akan bekerja dengan data masing-masing dan berisiko menimbulkan selisih informasi.

Ilustrasi berikut menunjukkan bagaimana implementasi sistem ERP saling terhubung dan membentuk alur data perusahaan yang lebih rapi.

Studi Kasus Integrasi Data Operasional melalui Komponen ERP

Integrasi data sering menjadi tantangan ketika setiap divisi bekerja dengan sistem dan format data yang berbeda. Integrasi komponen ERP membantu perusahaan menyatukan data lintas fungsi agar operasional lebih terkendali dan keputusan bisa diambil lebih cepat.

1. Integrasi data produksi dan keuangan di PT Semen Indonesia

Sebagai perusahaan dengan aktivitas produksi berskala besar, PT Semen Indonesia menghadapi tantangan dalam menyelaraskan data produksi, pemakaian bahan baku, dan biaya operasional.

Sebelumnya, data dari lapangan produksi dan laporan keuangan sering terlambat tersinkronisasi, sehingga evaluasi biaya baru dilakukan setelah periode berjalan.

Dengan mengintegrasikan produksi, persediaan, dan keuangan dalam satu sistem ERP, pemakaian material dan output produksi langsung tercatat sebagai biaya. Hal ini memudahkan manajemen memantau efisiensi dan mengendalikan biaya sejak proses berlangsung.

2. Sinkronisasi data penjualan dan stok di Alfamart

Dalam bisnis ritel dengan ribuan gerai, konsistensi data penjualan dan stok menjadi faktor krusial. Alfamart menghadapi risiko selisih data ketika transaksi penjualan, pergerakan barang di gudang, dan pencatatan keuangan tidak terhubung secara real time.

Melalui integrasi komponen penjualan, persediaan, dan pengadaan dalam ERP, setiap transaksi di gerai langsung memperbarui data stok dan kebutuhan pengadaan.
Hasilnya, perusahaan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap ketersediaan barang, menekan risiko kehabisan stok, dan mempercepat proses pelaporan operasional harian.

Kesimpulan

Komponen ERP berperan penting dalam membangun sistem kerja yang terintegrasi dan saling terhubung antar fungsi bisnis. Tanpa pemahaman yang tepat, data berisiko terpecah, proses melambat, dan keputusan diambil berdasarkan informasi yang tidak konsisten.

Melalui integrasi komponen ERP, perusahaan dapat menyatukan alur data dari operasional harian hingga pelaporan manajemen. Dampaknya, kontrol bisnis menjadi lebih rapi, visibilitas meningkat, dan risiko kesalahan akibat input berulang dapat ditekan.

Bagi perusahaan yang ingin memastikan proses integrasi berjalan optimal, langkah terbaik adalah memulai dengan evaluasi kebutuhan yang tepat. Anda dapat menjadwalkan konsultasi gratis untuk mendiskusikan solusi yang sesuai dengan kondisi dan tantangan operasional bisnis Anda.

Pertanyaan (FAQ) Seputar Komponen ERP

• Apa saja 5 tahapan implementasi ERP?

  Rencana yang direkomendasikan mencakup lima tahap utama implementasi ERP, yaitu perencanaan, desain, konfigurasi, penerapan, dan dukungan. Setiap tahap berperan penting dalam memastikan sistem dapat berjalan dengan baik dan sesuai kebutuhan perusahaan.

• Apa beda ERP dan CRM?

  Perbedaan ERP dan CRM ada pada fokusnya: ERP mengelola operasional internal seperti keuangan, SDM, dan inventaris agar proses lebih efisien, sedangkan CRM mengelola interaksi pelanggan seperti penjualan, pemasaran, dan layanan untuk mendorong pendapatan. ERP menekan biaya operasional, CRM memperkuat pertumbuhan pelanggan.

• Fungsi utama ERP?

  Secara umum, fungsi aplikasi ERP meliputi peningkatan efisiensi dan produktivitas kerja, penyatuan berbagai proses bisnis dalam satu sistem, serta kemudahan koordinasi antar departemen.