Dalam mengelola persediaan, risiko kehabisan persediaan, penumpukan barang mati, hingga kehilangan peluang penjualan bisa terjadi kapan saja.Tanpa laporan stok barang yang jelas, barang akan sulit dilacak, pencatatan tidak sinkron, dan keputusan bisnis jadi spekulatif.
Kondisi ini dapat membuat kerugian finansial semakin besar. Solusi dari kekacauan ini adalah dengan menggunakan software stok barang yang mampu menyajikan laporan stok barang secara real-time, akurat, dan mudah untuk Anda pantau.
Simak artikel ini untuk mengetahui selengkapnya mengenai format laporan stok barang gudang yang profesional dan cara mudah memanajemennya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Laporan Stok Barang Gudang?
Laporan stok barang gudang adalah dokumen yang mencatat jumlah dan kondisi barang yang ada di gudang. Laporan ini membantu bisnis memantau stok barang secara real-time, mengurangi risiko kehabisan atau kelebihan stok, dan membuat keputusan pengadaan yang lebih tepat.
Dokumen contoh laporan gudang memastikan efisiensi operasional perusahaan. Ini semakin optimal jika Anda mengolaborasikannya dengan aplikasi stok barang, memungkinkan pemilik bisnis dan manajer untuk memantau barang yang keluar-masuk gudang secara real-time.
Mengapa Perlu Membuat Laporan Stok Barang?
Membuat laporan stok barang penting untuk mengetahui jumlah persediaan dan memastikan akurasi pencatatan perusahaan. Dengan laporan yang tepat, jumlah barang fisik di gudang bisa dicocokkan dengan pembukuan sehingga meminimalkan risiko kesalahan yang memengaruhi laporan keuangan.
Laporan stok juga membantu mengidentifikasi selisih antara catatan dan kondisi barang di gudang. Hal ini penting untuk mengetahui adanya kehilangan, kerusakan, atau kesalahan pencatatan sehingga perusahaan bisa segera melakukan tindakan korektif.
Selain itu, laporan stok barang memungkinkan perusahaan menganalisis tren persediaan dan penjualan dari waktu ke waktu. Dengan data ini, manajemen bisa merencanakan strategi bisnis yang lebih efektif dan menjaga kelancaran operasional.
Fungsi dan Manfaat Laporan Stok Barang Gudang
Laporan stok barang gudang membawa beberapa manfaat signifikan bagi perkembangan bisnis, antara lain:
1. Memantau persediaan real-time
Tanpa format stock opname, Anda bisa kewalahan memantau ribuan item, termasuk fill rate formula. Adanya laporan ini membantu Anda tahu stok apa yang tersedia, menipis, atau perlu diisi ulang secara real-time.
2. Instrumen pengambilan keputusan
Laporan stok barang menyediakan data faktual untuk mendukung pengambilan keputusan, seperti produk yang perlu reorder, dan produk slow-moving.
3. Menjaga keseimbangan stok
Jika Anda menerapkan software inventory, seperti dari HashMicro, laporan ini akan membantu Anda dalam mengidentifikasi barang yang bergerak lambat dan barang yang cepat habis. Alhasil, Anda dapat menjaga keseimbangan stok melalui rencana pengadaan yang terukur dan presisi.
Anda juga dapat membaca tips penyimpanan barang dari kami untuk mengetahui lebih lanjut.
4. Mencegah kehilangan dan penyusutan
Selisih antara data sistem dan kondisi fisik barang dapat menandakan kehilangan, kerusakan, atau kesalahan input. Dengan laporan stok barang yang diperbarui secara rutin, tim dapat lebih cepat menindaklanjuti ketidaksesuaian dan mencegah kerugian.
5. Kepatuhan dan audit
Kartu stok barang Excel yang teratur membantu perusahaan dalam mematuhi peraturan dan standar audit. Dengan riwayat stok yang tercatat jelas, proses audit jauh lebih cepat dan transparan.
Cara Mengatur Stok Barang di Gudang
Mengatur stok barang di gudang secara efisien sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan mencegah kerugian akibat kesalahan pencatatan atau pengelolaan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil:
1. Menyiapkan gudang penyimpanan yang memadai
Pastikan gudang memiliki ruang yang cukup dan terorganisir dengan baik untuk menyimpan barang. Gunakan rak atau etalase untuk memisahkan jenis barang dan memudahkan akses. Jika ruang terbatas, manfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan persediaan barang dagangan.
2. Membuat dan mencatat daftar stok
Tunjuk satu orang khusus yang bertanggung jawab dalam pencatatan stok barang masuk dan keluar. Gunakan sistem pencatatan manual atau digital untuk memastikan data akurat dan mudah diakses. Data ini penting untuk pengontrolan, pengambilan keputusan, dan perencanaan bisnis.
3. Membuat perkiraan (forecast) persediaan dan jadwal stok
Buat perkiraan jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode tertentu berdasarkan data historis dan proyeksi penjualan. Selain itu, buat jadwal untuk menentukan kapan sebaiknya melakukan pembelian atau restock barang. Hal ini membantu menghitung budget persediaan dan menghindari kehabisan stok.
4. Memberikan kode pada setiap produk
Berikan kode unik pada setiap barang, terutama jika memiliki variasi seperti warna, ukuran, atau model. Kode ini mempermudah identifikasi dan penataan barang di gudang. Penggunaan barcode juga dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan stok.
5. Memisahkan stok lama dan baru
Pisahkan stok lama dan baru untuk memudahkan perhitungan jumlah stok yang terjual dan belum terjual. Hal ini juga membantu dalam penerapan metode FIFO (First In, First Out), di mana barang lama dikeluarkan terlebih dahulu untuk mengurangi risiko kerugian.
6. Melakukan pengecekan sebelum barang disimpan
Pastikan untuk selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak gudang. Pengecekan ini membantu mengetahui ada atau tidaknya barang yang rusak, salah produksi, atau kesalahan lainnya sebelum disimpan. Barang yang cacat sebaiknya dipisahkan dan diberi tanda khusus.
Tips Menyusun Laporan Stok Barang
Menyusun laporan stok barang secara manual, misalnya menggunakan Microsoft Excel, memang masih umum dilakukan. Agar prosesnya lebih mudah dan minim kesalahan, ada beberapa tips praktis yang bisa diterapkan.
1. Kelompokkan barang berdasarkan jenis
Jika bisnis Anda memiliki berbagai jenis barang, pisahkan dan kelompokkan sesuai kategori. Misalnya, untuk toko bahan kue, rak A bisa digunakan untuk tepung (terigu, sagu, tapioka), sedangkan rak B untuk coklat (batangan, bubuk, meses). Cara ini mempermudah pencarian dan pencatatan barang.
2. Gunakan nota penjualan dan pembelian sebagai referensi
Data stok harus dicatat dengan teliti, namun kesalahan manusia bisa saja terjadi. Untuk meminimalkan risiko, selalu cek stok dengan bukti transaksi harian, baik dari nota penjualan maupun pembelian, atau melalui data aplikasi pencatatan. Dengan cara ini, laporan stok menjadi lebih akurat dan mudah dibuat.
Langkah-langkah Membuat Laporan Stok Barang
Laporan stok barang sangat penting untuk proses inventaris, terutama jika bisnis Anda memiliki lebih dari satu gudang. Dengan laporan yang teratur, pengelolaan barang menjadi lebih mudah dan akurat. Berikut langkah-langkah yang bisa diterapkan.
1. Siapkan data stok
Langkah pertama adalah menyiapkan data stok barang secara lengkap dan akurat. Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi penjualan dan pembelian. Data ini juga bisa digunakan untuk menganalisis target pasar dan merencanakan penjualan periode berikutnya.
2. Buat perkiraan persediaan (forecast)
Setelah data siap, buat perkiraan kebutuhan stok untuk periode tertentu. Forecast ini membantu menentukan jumlah barang yang harus tersedia agar operasional bisnis tetap lancar dan tidak kehabisan stok.
3. Periksa barang sebelum disimpan
Sebelum barang dimasukkan ke rak, lakukan pengecekan untuk memastikan kondisi barang sesuai dan lengkap. Identifikasi barang yang rusak, cacat, atau salah produksi agar tidak tercampur dengan stok yang layak.
4. Beri kode pada setiap barang
Memberikan kode unik pada setiap barang memudahkan identifikasi dan penataan di gudang. Kode juga membantu staf menjawab pertanyaan pelanggan mengenai ketersediaan barang dan mempermudah pembuatan laporan stok.
5. Pisahkan stok lama dan baru
Pisahkan stok lama dan baru untuk memudahkan penghitungan barang yang sudah terjual atau belum terjual. Metode ini juga membantu mengelola rotasi barang, misalnya menggunakan prinsip FIFO (First In, First Out) agar barang lama keluar lebih dulu.
Cara Membuat Laporan Stok Barang Gudang
1. Identifikasi
Daftar & kategorikan barang sesuai jenis/SKU.
2. Satuan
Gunakan unit konsisten: pcs, kg, liter.
3. Format
Susun tabel stok dengan kolom lengkap.
4. Catat
Input setiap transaksi stok masuk/keluar.
5. Nilai Stok
Kalikan jumlah stok dengan harga per unit.
6. Periode
Cantumkan periode jelas, misal bulanan.
7. Rekonsiliasi
Bandingkan laporan dengan stok fisik rutin.
8. Kode Barang
Gunakan kode unik untuk tiap item gudang.
9. Verifikasi
Periksa ulang angka sebelum laporan dibagikan.
10. Software WMS
Gunakan WMS HashMicro untuk otomatisasi laporan stok.
Berikut adalah cara membuat laporan stok barang yang harus Anda lakukan dengan seksama:
1. Identifikasi dan Kategorisasi Barang
Daftar semua item di gudang, termasuk bahan baku, barang jadi, dan barang dalam proses. Kelompokkan berdasarkan jenis, SKU, atau divisi agar penyusunan laporan lebih terstruktur.
2. Tentukan Satuan Ukuran
Gunakan satuan konsisten seperti pcs, liter, kg, atau pack, sesuai jenis barang. Satuan ini juga akan dipakai di seluruh kolom pergerakan stok.
3. Tentukan Format Laporan
Buat format laporan dalam tabel Excel atau sistem inventory. Kolom utama biasanya mencakup: tanggal transaksi, kode barang, nama barang, jumlah masuk, jumlah keluar, saldo akhir, dan lokasi penyimpanan.
4. Kumpulkan dan Catat Data Stok
Input barang masuk dan keluar setiap kali terjadi transaksi. Data bisa diambil dari DO, PO, nota retur, atau hasil stock opname.
5. Hitung Jumlah dan Nilai Stok
Jumlah stok dihitung dari selisih barang masuk dan keluar. Nilai stok dihitung berdasarkan harga per unit dikali jumlah stok terakhir.
6. Tetapkan Periode Pelaporan
Cantumkan periode pelaporan seperti 01–30 September 2025 atau Minggu ke-2 Q3. Format ini mempermudah pencarian dan pengecekan histori stok.
7. Rekonsiliasi dengan Stok Fisik
Lakukan perbandingan stok di sistem dengan kondisi fisik secara mingguan atau bulanan. Koreksi langsung bila ditemukan selisih.
8. Gunakan Kode Barang Konsisten
Terapkan kode unik untuk tiap barang dan pastikan digunakan di seluruh sistem pembelian, penjualan, dan pergudangan.
9. Verifikasi dan Distribusi Laporan
Periksa angka dan format sebelum laporan dikirim ke manajemen, auditor, atau tim purchasing. Laporan biasanya didistribusikan dalam bentuk PDF, Excel, atau dashboard software inventory.
Format Laporan Stok Barang Gudang Lengkap
Mengelola gudang tanpa contoh laporan pembelian barang dan stok yang jelas bisa menyebabkan kekacauan. Untuk itu, Anda perlu format laporan stok barang gudang yang praktis, terstruktur, dan mudah implementasinya.
Berikut adalah elemen penting yang harus ada dalam laporan stok barang gudang:
- Tanggal transaksi: Mencatat kapan barang masuk atau keluar gudang.
- Kode barang: Memudahkan identifikasi produk dan mencegah duplikasi.
- Nama barang: Menampilkan deskripsi produk yang jelas.
- Jumlah masuk: Menunjukkan berapa banyak barang yang diterima.
- Jumlah keluar: Mencatat berapa unit barang yang digunakan atau dijual.
- Sisa stok: Menampilkan ketersediaan barang setelah transaksi.
- Lokasi penyimpanan: Membantu tim gudang menemukan barang dengan cepat.
- Keterangan: Ruang tambahan untuk catatan penting seperti retur, barang rusak, atau catatan khusus lainnya.
Download Contoh Laporan Stok Barang Gudang Excel
Kami menyediakan contoh laporan stok barang gudang dan dalam format Excel yang dapat Anda download dan sesuaikan. Gunakan akses download ini untuk membuat tabel stok barang yang profesional bagi bisnis Anda. Berikut kami berikan Anda kesempatan untuk download template stok barang excel gratis.
Contoh Laporan Stok Barang
Download Contoh Laporan Stok Barang
Laporan Stok Opname
Download Contoh Laporan Stok Opname Full
Excel memang bagus untuk awal, tapi begitu stok makin banyak, file jadi ribet, rawan salah hitung, dan tidak bisa membuat laporan instan. Bayangkan tiap cabang punya sheet sendiri; alhasil, perlu disatukan lagi!
Jika memakai software inventory, Anda hanya perlu mengklik beberapa kali untuk membuat semua laporan stok. Bisa export banyak format dari CSV, PDF, XLSX, ada template siap pakai, dan update data real-time tanpa harus utak-atik rumus.
Penasaran? Klik tombol di bawah untuk mencoba demo gratisnya!
Solusi Membuat Laporan Stok Gudang Lebih Efisien dengan HashMicro
Jika bisnis Anda melibatkan banyak jenis barang dan SKU, pengelolaan multi-gudang, atau laporan keuangan yang kompleks, maka penggunaan Excel saja tidak lagi cukup.
Untuk mengatasi berbagai tantangan tersebut, banyak perusahaan telah beralih ke software manajemen stok barang yang lebih modern dan terintegrasi.
HashMicro menawarkan Software Inventory yang terotomatisasi, akurat, dan terintegrasi, sehingga Anda tidak perlu lagi mencatat transaksi secara manual.
Selanjutnya, sistem HashMicro memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh proses logistik, mulai dari keluar-masuk barang di gudang, proses pengepakan, hingga pengiriman akhir ke pelanggan.
Beberapa fitur software inventory ini adalah :
- Otomatisasi Proses Stok Masuk dan Keluar: Setiap transaksi tercatat secara otomatis, sehingga risiko kesalahan akibat input manual dapat diminimalkan.
- Pemantauan Multi-Gudang dalam Satu Platform: Kelola dan pantau stok di berbagai lokasi gudang secara terpusat dan real-time.
- Pengelompokan Barang yang Lebih Terstruktur: Pisahkan kategori barang seperti bahan baku, suku cadang, dan alat tulis kantor untuk laporan yang lebih rapi dan analisis yang lebih akurat.
- Integrasi dengan Sistem Lain: HashMicro dapat diintegrasikan dengan sistem penjualan, pembelian, akuntansi, bahkan ERP seperti SAP, demi operasional yang lebih efisien.
- Stock Forecasting Berdasarkan Data Historis: Perencanaan pembelian menjadi lebih tepat sasaran dengan fitur analisis kebutuhan stok berdasarkan tren dan riwayat transaksi.
- Laporan Keuangan Terintegrasi: Data stok dapat langsung diolah menjadi laporan keuangan, memudahkan proses audit dan pengambilan keputusan strategis.
- User-Friendly Interface: Antarmuka yang sederhana memudahkan tim operasional dalam menggunakan sistem, bahkan tanpa latar belakang teknis.
“Laporan stok manual sering molor, dan gudang kami jadi susah ketahuan mana barang yang kosong. Dengan HashMicro, laporan langsung muncul otomatis dan stok bisa dipantau setiap saat.”
— Anandia Denisha, Regional Manager
Kesimpulan
Adanya contoh laporan stok barang gudang membuat Anda mampu memantau stok barang secara akurat, menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan, serta meningkatkan efisiensi operasional gudang.
Guna mengoptimalkan pembuatan laporan gudang Anda, gunakan software inventory dari HashMicro. Perangkat lunak ini mengotomatisasikan seluruh proses inventory dengan berfokus pada efisiensi, visibilitas, dan skalabilitas.
Apabila Anda tertarik mencobanya, Anda dapat mengakses demo gratis di sini.
Pertanyaan Seputar Contoh Laporan Stok Gudang
-
Bagaimana cara membuat laporan stok barang gudang harian yang efektif?
Untuk membuat laporan stok barang gudang harian yang efektif, mulailah dengan menyiapkan template stok barang excel. Isi format stok barang excel dengan informasi penting seperti nama barang, jumlah stok awal, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan jumlah stok akhir. Pastikan setiap perubahan stok dicatat dengan detail untuk menghindari kesalahan dan menjaga keakuratan data.
-
Apa saja elemen penting dalam laporan stok barang gudang?
Elemen penting dalam laporan stok barang gudang meliputi nama barang, kode barang, jumlah stok awal, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan jumlah stok akhir.
Selain itu, laporan juga harus mencantumkan periode waktu laporan serta informasi tambahan seperti harga barang jika diperlukan. Dengan elemen-elemen ini, laporan dapat memberikan gambaran lengkap tentang kondisi stok barang di gudang.
-
Masalah utama Laporan stok barang manual?
1. Data sering tidak akurat karena salah input: Satu kesalahan ketik saja bisa membuat jumlah stok terlihat lebih banyak atau lebih sedikit dari kondisi sebenarnya. Akibatnya, keputusan pembelian barang bisa salah arah.
2. Sulit melacak stok real-time antar gudang: Excel tidak mampu menampilkan pergerakan barang secara langsung. Saat satu gudang mengeluarkan stok, gudang lain tidak mendapat update otomatis, sehingga rawan duplikasi pesanan atau kehilangan stok.
3. Risiko overstock atau stockout meningkat: Tanpa sistem otomatis, sulit memprediksi kapan barang menumpuk berlebihan atau habis mendadak. Kondisi ini bisa berujung pada pemborosan biaya penyimpanan atau hilangnya peluang penjualan.4. Membutuhkan banyak waktu untuk rekonsiliasi: Tim gudang harus rutin mencocokkan data manual dengan stok fisik. Proses ini melelahkan, rawan error, dan menyita jam kerja yang seharusnya bisa dipakai untuk aktivitas produktif lainnya
-
Bagaimana cara mencegah kesalahan dalam laporan stok barang gudang?
Untuk mencegah kesalahan dalam laporan stok barang gudang, lakukan pengecekan rutin sebelum dan sesudah penyimpanan barang di gudang. Gunakan sistem kode atau barcode untuk memudahkan pelacakan.Selain itu, pastikan semua pergerakan stok, baik barang masuk maupun keluar, dicatat dengan teliti. Menggunakan software manajemen stok barang yang terintegrasi juga dapat membantu mengurangi risiko kesalahan.
-
Bagaimana persiapan proses stock opname?
1. Menyiapkan anggota tim: Bentuk tim yang jumlah anggotanya seimbang dengan jumlah barang persediaan, dan bagi tim menjadi dua divisi: penghitung dan auditor, masing-masing dipimpin oleh ketua.
2. Menyusun tata letak barang: Atur tata letak barang di gudang dengan memberi kode atau menggunakan barcode untuk memudahkan proses stock opname. Persiapan ini harus dilakukan beberapa hari sebelum kegiatan dimulai.
3. Melakukan pengecekan: Setelah penghitungan stok oleh divisi penghitung, lakukan pengecekan oleh tim audit untuk memastikan jumlah dan kondisi barang. Hasilnya kemudian direkap dan disusun menjadi laporan stok barang gudang. -
Bagaimana tahapan pemeriksaan stok barang di gudang?
1. Perencanaan stock opname: Tentukan tanggal dan tim yang akan terlibat, serta metode yang akan digunakan (fisik atau sistem komputerisasi).
2. Pencatatan awal stok: Catat jumlah stok awal sebagai referensi untuk perbandingan dengan hasil stock opname.
3. Pelaksanaan stock opname: Tim melakukan penghitungan fisik stok barang dengan teliti, mencatat kondisi barang seperti yang rusak atau kadaluwarsa.
4. Pencatatan hasil stock opname: Catat hasil penghitungan stok aktual dan identifikasi perbedaan dengan stok awal.
5. Penghitungan nilai stok: Hitung nilai total stok dengan mengalikan jumlah barang dengan harga per unit untuk menentukan nilai persediaan.
6. Penginputan data ke sistem: Masukkan hasil stock opname ke dalam sistem manajemen persediaan untuk mempermudah pembuatan laporan.
7. Pembuatan laporan stok barang gudang: Gunakan data stock opname untuk membuat laporan yang mencakup jumlah stok, yang sudah dijual, dan nilai total stok. Anda juga dapat download template stok barang excel yang tersedia di laman ini.
8. Verifikasi dan revisi: Verifikasi keakuratan laporan dan revisi jika ada kesalahan atau ketidaksesuaian.
9. Distribusi laporan: Distribusikan laporan yang sudah diverifikasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
10. Tindak lanjut: Tentukan tindakan lanjut berdasarkan hasil laporan, seperti pembelian stok atau perbaikan manajemen persediaan
