Banyak bisnis mengalami kesulitan menjaga efisiensi karena tidak memahami inventory usage secara mendalam. Padahal, metrik ini penting untuk mengetahui seberapa banyak stok yang benar-benar digunakan dalam periode tertentu.
Tanpa pemantauan yang tepat, perusahaan bisa menghadapi pemborosan, kelebihan stok, atau bahkan kekurangan barang penting. Hal ini dapat mengganggu stabilitas operasional dan menekan profitabilitas bisnis.
Untuk mengatasinya, Anda dapat memanfaatkan software manajemen inventaris yang membantu melacak, menganalisis, dan mengoptimalkan penggunaan stok secara akurat. Ingin tahu lebih lanjut? Baca artikel ini sampai selesai.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Inventory Usage (Penggunaan Inventaris)?
Inventory usage atau penggunaan inventaris adalah aktivitas pencatatan dan pelacakan barang yang keluar dari gudang untuk digunakan dalam operasional perusahaan.
Inventory usage mencerminkan seberapa banyak persediaan yang telah dipakai dalam periode tertentu dan menjadi bagian penting dari pengelolaan inventaris.
Melalui pencatatan yang terstruktur, perusahaan dapat mengetahui pergerakan stok secara real-time dan memahami pola penggunaan inventaris dalam aktivitas bisnis sehari-hari.
Perbedaan Inventory Usage dan Cost of Goods Sold (COGS)
Dalam pengelolaan persediaan dan keuangan perusahaan, istilah inventory usage dan Cost of Goods Sold (COGS) sering digunakan secara berdampingan. Agar tidak terjadi kesalahan pemahaman dalam pencatatan dan analisis bisnis, berikut perbedaan inventory usage dan COGS yang dirangkum dalam tabel:
| Aspek | Inventory Usage | COGS |
| Fokus | Pemakaian barang dari stok | Nilai biaya yang diakui sebagai beban |
| Waktu Pencatatan | Saat barang digunakan | Saat barang terjual |
| Dampak Keuangan | Belum langsung memengaruhi laba rugi | Langsung memengaruhi laba rugi |
| Fungsi Utama | Monitoring pergerakan dan penggunaan stok | Menghitung keuntungan bisnis |
Jenis-jenis Penggunaan Inventaris
Penggunaan inventaris dalam perusahaan dapat diklasifikasikan berdasarkan fungsi dan peran barang dalam aktivitas bisnis. Secara umum, terdapat tiga jenis utama penggunaan inventaris, yaitu:
- Penggunaan Bahan Baku Langsung (Direct Materials): Inventaris yang digunakan sebagai komponen utama dalam proses produksi dan secara langsung membentuk produk akhir.
- Penggunaan Bahan Baku Tidak Langsung (Indirect Materials): Inventaris yang mendukung proses produksi, namun tidak menjadi bagian dari produk jadi, seperti bahan pendukung atau perlengkapan produksi.
- Penggunaan Barang Jadi (Finished Goods): Inventaris berupa produk akhir yang telah siap untuk dijual atau didistribusikan kepada pelanggan.
Mengapa Menganalisis Inventory Usage Sangat Penting bagi Bisnis?
Sebelum masuk ke pembahasan lebih lanjut, perlu dipahami bahwa analisis inventory usage merupakan bagian penting dari pengelolaan persediaan yang berdampak langsung pada efisiensi operasional dan akurasi pengendalian biaya.
Pemahaman yang tepat atas penggunaan inventaris membantu perusahaan menilai kinerja operasional secara menyeluruh. Berikut penjelasan tiap aspeknya:
1. Mengoptimalkan level stok untuk mencegah pemborosan
Salah satu manfaat paling signifikan dari menganalisis inventory usage adalah kemampuan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan secara presisi. Dengan memahami pola konsumsi setiap item, perusahaan dapat menghindari dua masalah utama dalam manajemen inventaris, yaitu kelebihan stok (overstock) dan kekurangan stok (stockout).
Overstock tidak hanya memakan ruang gudang yang berharga, tetapi juga mengikat modal kerja dalam aset yang tidak produktif dan meningkatkan risiko kerusakan atau keusangan barang. Sebaliknya, stockout dapat menyebabkan hilangnya penjualan, mengecewakan pelanggan, dan merusak reputasi merek Anda dalam jangka panjang.
2. Meningkatkan akurasi forecasting dan perencanaan pembelian
Data historis inventory usage adalah sumber informasi paling berharga untuk membuat peramalan permintaan (demand forecasting) yang akurat. Dengan menganalisis tren penggunaan dari waktu ke waktu, termasuk fluktuasi musiman atau lonjakan permintaan yang disebabkan oleh promosi, perusahaan dapat memprediksi kebutuhan stok di masa depan dengan tingkat keyakinan yang lebih tinggi.
Akurasi peramalan ini secara langsung berdampak pada efektivitas perencanaan pembelian, memungkinkan tim pengadaan untuk memesan jumlah barang yang tepat pada waktu yang tepat. Hal ini tidak hanya mencegah penumpukan stok yang tidak perlu, tetapi juga memastikan ketersediaan produk saat dibutuhkan.
3. Mengidentifikasi produk slow-moving dan dead stock
Analisis inventory usage secara efektif menyoroti produk mana yang memiliki pergerakan lambat (slow-moving) atau bahkan yang sudah tidak bergerak sama sekali (dead stock). Produk-produk ini merupakan beban finansial bagi perusahaan karena terus menghabiskan biaya penyimpanan tanpa memberikan kontribusi pendapatan yang sepadan.
Dengan mengidentifikasi item-item ini lebih awal, manajemen dapat mengambil tindakan strategis, seperti membuat program diskon, menawarkan bundel produk, atau bahkan melakukan likuidasi stok. Tindakan proaktif ini membantu membebaskan ruang gudang dan modal kerja yang dapat dialokasikan kembali untuk produk yang lebih cepat laku dan menguntungkan.
4. Meningkatkan efisiensi arus kas perusahaan
Manajemen inventaris yang efisien memiliki korelasi langsung dengan kesehatan arus kas (cash flow) perusahaan. Ketika bisnis menginvestasikan terlalu banyak modal pada stok yang lambat terjual, uang tersebut menjadi terjebak dan tidak dapat digunakan untuk kebutuhan operasional lainnya, seperti membayar pemasok, menggaji karyawan, atau berinvestasi dalam pertumbuhan.
Dengan menganalisis inventory usage untuk menjaga tingkat persediaan yang optimal, perusahaan memastikan bahwa modal kerja digunakan secara efisien. Siklus konversi kas (cash conversion cycle) menjadi lebih pendek, yang berarti uang dari penjualan dapat lebih cepat kembali ke perusahaan untuk diputar kembali.
5. Menyederhanakan proses audit dan pelaporan keuangan
Data penggunaan inventaris yang tercatat dengan baik dan akurat sangat menyederhanakan proses audit internal maupun eksternal. Auditor memerlukan jejak yang jelas tentang pergerakan stok untuk memverifikasi nilai persediaan yang tercantum dalam neraca dan keakuratan Harga Pokok Penjualan (HPP) di laporan laba rugi.
Ketika data inventory usage dikelola secara sistematis, proses penyediaan bukti dan rekonsiliasi menjadi jauh lebih cepat dan mengurangi risiko temuan audit. Selain itu, pelaporan keuangan bulanan atau tahunan menjadi lebih andal, memberikan kepercayaan lebih kepada para pemangku kepentingan seperti investor dan kreditur.
Rumus dan Cara Menghitung Inventory Usage Secara Akurat
Menghitung inventory usage merupakan proses akuntansi dasar untuk mengetahui nilai persediaan yang digunakan dalam periode tertentu. Meskipun rumusnya sederhana, akurasi perhitungan sangat bergantung pada ketelitian data stok awal, pembelian, dan stok akhir.
Proses ini umumnya dilakukan di akhir periode akuntansi dan dapat menjadi lebih kompleks seiring skala operasional bisnis. Oleh karena itu, pemahaman yang tepat atas setiap komponen perhitungan sangat penting.
Berikut penjelasan lengkap mengenai rumus, contoh, dan tantangannya.
1. Rumus dasar inventory usage
Rumus dasar untuk menghitung penggunaan inventaris atau inventory usage sangatlah sederhana dan didasarkan pada tiga komponen utama, yaitu stok awal, total pembelian selama periode tersebut, dan stok akhir. Secara matematis, rumus ini dapat dituliskan sebagai berikut:
Inventory Usage = Stok Awal + Pembelian Baru – Stok Akhir.
Stok Awal adalah nilai persediaan yang Anda miliki di awal periode akuntansi, Pembelian Baru adalah total nilai semua persediaan yang dibeli dan diterima selama periode tersebut, sedangkan Stok Akhir adalah nilai persediaan yang tersisa di akhir periode yang sama setelah dilakukan perhitungan fisik atau stock opname.
2. Langkah-langkah perhitungan (contoh praktis)
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, mari kita gunakan contoh sebuah kedai kopi bernama Kopi Senja yang ingin menghitung penggunaan biji kopi Arabika selama bulan April.
Pertama, Kopi Senja melakukan stock opname pada 1 April dan menemukan ada 20 kg biji kopi di gudang (Stok Awal). Selama bulan April, mereka melakukan dua kali pembelian dari pemasok, masing-masing sebanyak 50 kg, sehingga total pembelian adalah 100 kg (Pembelian Baru).
Pada akhir bulan, tanggal 30 April, tim melakukan stock opname kembali dan menemukan sisa biji kopi sebanyak 15 kg (Stok Akhir). Dengan menggunakan rumus, perhitungannya menjadi: (20 kg + 100 kg) – 15 kg = 105 kg. Jadi, inventory usage biji kopi Kopi Senja selama April adalah 105 kg.
3. Tantangan umum dalam perhitungan manual
Meskipun rumusnya terlihat sederhana, melakukan perhitungan inventory usage secara manual, terutama menggunakan spreadsheet, sering kali dihadapkan pada berbagai tantangan yang dapat mengancam akurasi data. Salah satu tantangan terbesar adalah human error, seperti kesalahan input data saat mencatat pembelian atau hasil stock opname, yang dapat menyebabkan perhitungan menjadi tidak valid.
Selain itu, proses ini sangat memakan waktu, terutama bagi bisnis dengan ratusan atau ribuan SKU yang tersebar di beberapa lokasi penyimpanan. Data yang terfragmentasi di berbagai spreadsheet juga menyulitkan proses rekonsiliasi dan analisis tren secara komprehensif. Untuk mengatasi tantangan tersebut, banyak bisnis modern beralih menggunakan software stok barang yang mampu mengotomatiskan proses perhitungan.
5 Strategi Jitu untuk Mengoptimalkan Inventory Usage
Berikut adalah lima strategi jitu yang dapat Anda terapkan untuk mengoptimalkan penggunaan inventaris secara efektif.
1. Terapkan metode penilaian inventaris (FIFO/LIFO) secara konsisten
Memilih dan menerapkan metode penilaian inventaris seperti First-In, First-Out (FIFO) atau Last-In, First-Out (LIFO) secara konsisten adalah langkah fundamental dalam optimasi.
Metode FIFO, yang mengasumsikan barang yang pertama masuk adalah yang pertama keluar, sangat ideal untuk produk yang mudah rusak atau memiliki masa kedaluwarsa, seperti makanan atau farmasi, karena membantu mengurangi risiko kerugian akibat produk usang.
Di sisi lain, LIFO mungkin lebih cocok untuk produk yang tidak terpengaruh oleh waktu. Konsistensi dalam penerapan metode ini memastikan bahwa nilai inventory usage dan stok akhir dihitung dengan cara yang sama setiap periode, sehingga menghasilkan data yang dapat diandalkan untuk analisis tren dan pelaporan keuangan.
2. Manfaatkan analisis ABC untuk memprioritaskan stok
Analisis ABC adalah teknik manajemen inventaris yang mengklasifikasikan barang ke dalam tiga kategori berdasarkan nilainya terhadap bisnis. Kategori A adalah produk bernilai tertinggi yang memberikan kontribusi pendapatan terbesar (misalnya, 20% produk yang menyumbang 80% pendapatan), Kategori B adalah produk bernilai menengah, dan Kategori C adalah produk bernilai terendah yang jumlahnya paling banyak.
Dengan menggunakan analisis ini, Anda dapat memfokuskan upaya pemantauan dan kontrol pada item Kategori A yang paling krusial. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola penggunaan inventaris secara lebih efisien dengan mengalokasikan sumber daya secara proporsional sesuai dengan tingkat kepentingannya.
3. Tetapkan reorder point dan safety stock yang dinamis
Untuk menghindari stockout yang merugikan, sangat penting untuk menetapkan reorder point (titik pemesanan kembali) dan safety stock (stok pengaman) untuk setiap item inventaris. Reorder point adalah level stok minimum yang memicu pesanan pembelian baru, sedangkan safety stock adalah persediaan ekstra untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman dari pemasok.
Kunci optimasinya adalah membuat parameter ini dinamis, bukan statis, dengan secara rutin meninjaunya berdasarkan data inventory usage terbaru. Dengan demikian, Anda dapat menyesuaikan level stok pengaman sesuai dengan perubahan pola konsumsi dan volatilitas pasar, sehingga mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.
4. Lakukan audit inventaris dan cycle counting secara rutin
Tidak ada sistem yang sempurna, dan selisih antara data inventaris di sistem dengan jumlah fisik di gudang hampir tidak dapat dihindari. Untuk menjaga akurasi data, lakukan audit inventaris secara rutin melalui cycle counting, yaitu proses menghitung sebagian kecil inventaris secara berkala, alih-alih melakukan stock opname besar-besaran setahun sekali.
Pendekatan ini tidak terlalu mengganggu operasional harian dan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi serta memperbaiki akar penyebab selisih stok lebih cepat. Data inventaris yang akurat adalah prasyarat mutlak untuk menghitung inventory usage yang benar dan membuat keputusan optimasi yang efektif.
5. Gunakan software manajemen inventaris terintegrasi
Strategi paling efektif untuk mengoptimalkan inventory usage di era digital adalah dengan mengadopsi teknologi. Sebuah software stok barang yang terintegrasi mengotomatiskan hampir semua aspek pelacakan dan analisis, mulai dari pencatatan barang masuk dan keluar secara real-time hingga perhitungan penggunaan inventaris secara otomatis.
Sistem seperti ini dapat memberikan notifikasi otomatis ketika stok mencapai reorder point, menghasilkan laporan analisis ABC, dan bahkan menyediakan fitur peramalan permintaan berdasarkan data historis. Dengan menghilangkan proses manual, Anda tidak hanya mengurangi risiko human error tetapi juga membebaskan waktu tim untuk fokus pada analisis strategis dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Peran Teknologi dalam Melacak dan Menganalisis Inventory Usage
Di tengah persaingan bisnis yang semakin dinamis, penggunaan metode manual untuk melacak inventory usage sudah tidak lagi memadai. Keterbatasan visibilitas data dan tingginya risiko kesalahan pencatatan membuat perusahaan sulit mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Teknologi, khususnya software manajemen inventaris dan sistem ERP, kini menjadi solusi utama dalam pengelolaan persediaan.
Melalui otomatisasi, teknologi memungkinkan perusahaan memantau setiap pergerakan inventaris secara real-time, mulai dari penerimaan, penggunaan, hingga penjualan. Data yang akurat dan terintegrasi memberikan gambaran menyeluruh atas kondisi persediaan dan membantu perusahaan merespons perubahan operasional dengan lebih efektif.
Sistem terintegrasi seperti yang ditawarkan oleh HashMicro menyatukan data lintas departemen dalam satu platform terpadu. Hal ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan inventory usage, dan mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih strategis.
Optimalkan Manajemen Bisnis Anda dengan Solusi dari HashMicro
HashMicro menawarkan software manajemen inventaris terintegrasi yang membantu bisnis mengotomatisasi dan menyederhanakan proses operasional. Solusi ini memungkinkan perusahaan mengatasi tantangan seperti perhitungan inventory usage yang memakan waktu hingga kesulitan memantau pergerakan stok secara real-time.
Dengan integrasi penuh antar modul, HashMicro memberikan visibilitas menyeluruh terhadap seluruh aktivitas bisnis. Sistem ini membantu memastikan setiap keputusan terkait perencanaan pembelian dan penggunaan stok didasarkan pada data yang akurat dan terkini.
Fitur Software Manajemen Inventaris HashMicro:
- Stock Forecasting: Menganalisis data penggunaan historis untuk memprediksi kebutuhan inventaris di masa depan, membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan mencegah stockout.
- Inventory Movement Tracking: Memberikan visibilitas penuh atas setiap pergerakan barang antar gudang atau lokasi, memastikan data stok selalu akurat dan terpusat.
- Stock Aging Analysis: Mengidentifikasi produk yang bergerak lambat (slow-moving) berdasarkan data penggunaan, memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan promosi sebelum menjadi dead stock.
- FEFO & FIFO Management: Mengotomatiskan prioritas pengeluaran barang berdasarkan tanggal kedaluwarsa atau tanggal masuk untuk mengurangi pemborosan dan kerugian akibat produk usang.
- Automated Reorder Point: Memberikan notifikasi otomatis kepada tim pengadaan ketika level stok mencapai titik minimum yang telah ditentukan, memastikan ketersediaan barang tanpa intervensi manual.
Dengan HashMicro, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, transparansi data, dan otomatisasi proses manajemen inventaris yang lebih baik. Untuk melihat bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda secara nyata, jangan ragu untuk mencoba demo gratisnya sekarang juga.
Kesimpulan
memahami dan mengoptimalkan inventory usage menjadi kunci penting bagi bisnis yang ingin menjaga efisiensi dan stabilitas operasional. Metrik ini membantu Anda mengetahui seberapa efektif perusahaan memanfaatkan persediaan untuk mendukung penjualan dan produksi.
Dengan pengelolaan yang tepat, bisnis dapat menghindari penumpukan stok, mengurangi risiko kekurangan barang, serta menjaga arus kas tetap sehat. Langkah ini juga berkontribusi dalam meningkatkan profitabilitas dan daya saing perusahaan di pasar yang dinamis.
Untuk mendukung proses tersebut, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan software manajemen inventaris HashMicro yang membantu memantau dan mengatur stok secara otomatis. Coba pelajari lebih lanjut kemampuannya dengan menjadwalkan demo gratis sekarang juga.
Pertanyaan Seputar Inventory Usage
-
Seberapa sering sebaiknya saya menghitung inventory usage?
Frekuensi perhitungan sangat bergantung pada jenis industri Anda. Untuk bisnis ritel atau F&B dengan perputaran cepat, perhitungan bulanan sangat direkomendasikan. Namun, untuk industri dengan siklus penjualan lebih panjang, perhitungan kuartalan mungkin sudah cukup.
-
Apa yang dianggap sebagai tingkat inventory usage yang baik?
Tidak ada satu angka pasti karena sangat bervariasi. Metrik yang lebih penting adalah rasio perputaran inventaris. Tingkat penggunaan yang sehat adalah yang seimbang, di mana Anda dapat memenuhi permintaan tanpa menahan stok berlebih yang membebani arus kas.
-
Bagaimana inventory usage memengaruhi profitabilitas perusahaan?
Inventory usage adalah komponen utama dalam perhitungan HPP, yang memengaruhi laba kotor. Mengelolanya dengan baik dapat menekan HPP, mengurangi biaya penyimpanan, dan meminimalkan kerugian, yang semuanya berkontribusi pada peningkatan profitabilitas.
-
Apakah nilai inventory usage bisa negatif?
Secara teoretis, tidak. Jika hasil perhitungan Anda negatif, ini hampir selalu menunjukkan adanya kesalahan dalam pencatatan data, seperti kesalahan dalam stock opname atau kesalahan dalam mencatat jumlah pembelian yang masuk.
