Dalam era digital yang terus berkembang, memastikan setiap interaksi dengan pelanggan berjalan lancar dan efisien dapat menjadi tantangan, terutama ketika jumlah panggilan dan permintaan pelanggan meningkat.
Oleh karena itu, penggunaan software call center menjadi kunci untuk mengoptimalkan pengelolaan pelayanan pelanggan bagi perusahaan. Solusi ini tidak hanya memungkinkan Anda untuk menangani volume panggilan yang besar, tetapi juga memberikan sejumlah fitur unggul yang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.
Salah satu manfaat utama dari penggunaan software call center adalah kemampuannya untuk meningkatkan produktivitas dan responsivitas. Dengan adanya sistem yang terotomatisasi, panggilan pelanggan dapat dialokasikan dan diprioritaskan secara efisien, memastikan bahwa setiap pertanyaan atau masalah pelanggan mendapatkan tanggapan yang cepat.
Dengan menerapkan aplikasi call center, Anda dapat memberikan pelayanan yang lebih optimal, responsif dan dapat memberikan solusi terbaik dengan cepat. Software call center yang tepat dapat membantu perusahaan dalam memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Masalah yang Umumnya Terjadi Jika Menangani Permintaan Pelanggan Secara Manual di Perusahaan
Melayani pelanggan secara manual dapat memberikan tantangan yang signifikan bagi perusahaan, terutama dalam era dimana teknologi semakin mendominasi. Dalam proses manual, berbagai masalah dapat timbul, mulai dari ketidakakuratan data hingga kurangnya efisiensi dalam memberikan layanan.
Inilah mengapa perusahaan perlu memahami dan mengatasi masalah-masalah tersebut agar dapat memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik dan efektif.
Dampaknya dapat sangat merugikan, seperti pengiriman produk yang salah atau ketidaksesuaian dalam penanganan permintaan pelanggan. Oleh karena itu, peningkatan akurasi data menjadi krusial dalam menjaga kualitas layanan.
Jika tidak ada sistem yang dapat mengelola dan merespons permintaan dengan cepat, pelanggan mungkin merasa diabaikan atau kurang dihargai. Kecepatan dalam memberikan solusi dan informasi yang dibutuhkan menjadi kunci dalam membangun kepuasan pelanggan yang tinggi.
Di bawah ini adalah beberapa masalah yang biasanya terjadi jika masih melayani pelanggan secara manual:
- Kesalahan dalam input data pelanggan.
- Kurang responsif.
- Ketidakmampuan melacak riwayat pelanggan.
- Respon yang tidak konsisten
- Kesulitan dalam menangani volume panggilan yang tinggi.
Dalam menghadapi tantangan ini, Anda perlu melihat solusi teknologi yang dapat mengoptimalkan dan menyederhanakan proses layanan pelanggan, yaitu software call center.
Apa Itu Software Call Center?
Call center merupakan pusat layanan pelanggan yang dapat mereka gunakan untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai produk/jasa dan juga untuk menyampaikan keluhan atas produk/jasa perusahaan yang mereka gunakan.
Adanya call center bertujuan untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dan menekan anggaran melalui standarisasi, kelancaran dan menyeragamkan layanan bagi pelanggan. Dalam menjalankan aktivitas customer service, software call center dapat menghemat waktu dan mempermudah pekerjaan tim customer service Anda ketika melayani pelanggan.
Software call center dirancang untuk mengelola hubungan antara pelanggan dan bisnis melalui saluran telepon. Salah satu rekomendasi software call center yang dapat Anda gunakan adalah aplikasi call center dari Hashmicro untuk terhubung dengan konsumen melalui berbagai cara yang lebih personal. Anda dapat mengklik banner di bawah ini untuk mendapatkan skema harganya.
Industri Apa Saja yang Membutuhkan Software Call Center?
Hampir semua jenis bisnis membutuhkan software call center untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, terutama mereka yang menawarkan jasa kepada pelanggan. Sebab kepuasan pelanggan sangat penting di era persaingan bisnis ketat seperti saat ini.
Aplikasi ini memiliki peran yang sangat penting, sehingga banyak perusahaan yang menggunakan jasa call center dengan berbagai layanan. Khususnya perusahaan yang customer related seperti inventory, e-commerce, ataupun perusahaan jasa.
Berikut adalah beberapa industri yang menggunakan jasa call center:
1. Perusahaan e-commerce atau online shop
Bisnis yang bergerak di bidang e-commerce atau online shop harus memastikan pelanggan mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan kapanpun dan dimanapun. Untuk memberikan layanan terbaik, setiap agen harus mendapatkan informasi pelanggan mengenai billing, inventaris, preferensi dan manajemen logistik.
Dengan aplikasi call center, Anda dapat memberikan akses sama kepada seluruh agen sehingga mereka dapat memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten dan menyenangkan.
2. Pariwisata dan perhotelan
Seperti yang kita ketahui, industri pariwisata dan perhotelan sangat mengutamakan kepuasan pelanggan dengan memastikan pelanggan mendapatkan kenyamanan.
Adanya software call center dapat mempermudah pelayanan pelanggan seperti rencana perjalanan, pemesanan tiket, info asuransi perjalanan, dan pemesanan hotel. Software ini akan selalu siap membantu pelanggan Anda kapanpun dan apapun yang mereka butuhkan.
3. Perbankan dan finansial
Bisnis yang bergerak di bidang perbankan, asuransi, atau investasi, sangat penting untuk menyediakan pusat layanan yang mudah dan menyenangkan. Alasannya, bisnis tersebut perlu mengelola semua data pelanggan dengan aman.
Selain itu, semua karyawan berkepentingan harus memiliki akses informasi pelanggan yang relevan seperti portofolio produk, preferensi komunikasi, dan histori interaksi untuk memberikan pelayanan yang lebih personal dan kepuasan pelanggan.
4. Kesehatan dan medis
Pelayanan kesehatan harus dilakukan secara cepat dan akurat, termasuk dukungan call center mereka. Oleh karena itu, adanya pusat panggilan tidak hanya memudahkan pelanggan mendapatkan penanganan, tetapi juga seluruh data baik informasi pelanggan maupun keadaan real bisnis harus saling terintegrasi.
Salah satu solusi paling efektif adalah aplikasi call center yang memudahkan industri kesehatan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasien secara menyeluruh.
Bagaimana Cara Memilih Software Call Center untuk Perusahaan Anda?
Dalam memilih software call center untuk perusahaan Anda terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pilihlah software call center yang memiliki fitur lengkap, selain itu juga mudah dalam menggunakannya dan menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis Anda.
Ada beberapa tips yang perlu menjadi pertimbangan Anda sebelum memilih software call center yang akan Anda terapkan dalam perusahaan Anda. Berikut adalah tips memilih software call center yang cocok untuk bisnis Anda:
- Lakukan riset mengenai perusahaan penyedia aplikasi call center.
- Sesuaikan fitur yang tersedia dengan kebutuhan bisnis Anda.
- Pastikan aplikasi yang akan Anda gunakan user friendly dan fleksibel.
- Perbanyak referensi dari ulasan atau testimoni pelanggan yang sudah menggunakannya.
- Sesuaikan dengan budget yang sudah Anda anggarkan.
5 Rekomendasi Software Call Center Terbaik untuk Perusahaan Anda
1. Software Helpdesk HashMicro
Aplikasi helpdesk dari HashMicro dapat memudahkan tugas administrasi back-end perusahaan sehingga membantu Anda memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan Anda.
Software ini terintegrasi dengan sistem CRM unggulan yang memungkinkan Anda untuk mendapatkan laporan mendalam dari aktivitas tim customer service anda. Salah satu jenis laporan yang bisa anda dapatkan dari software HashMicro adalah laporan demografis dan analisis internal.
Selain terintegrasi dengan sistem CRM, aplikasi ini juga dapat terintegrasi dengan software akuntansi dan software inventory. Dengan integrasi ini, Anda dapat mengalami peningkatan efisiensi dalam manajemen layanan pelanggan, memungkinkan tim helpdesk untuk dengan mudah mengakses informasi terkait akuntansi dan stok barang.
Integrasi ini membantu menyelesaikan masalah dengan menyediakan visibilitas menyeluruh terhadap aspek keuangan dan inventarisasi. Ini tidak hanya memberikan kemudahan dalam pelacakan data transaksi pelanggan, tetapi juga meningkatkan responsivitas tim helpdesk dalam menanggapi pertanyaan atau keluhan pelanggan dengan informasi yang lebih lengkap dan akurat.
Berikut adalah fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi helpdesk HashMicro:
- Ticket Tracking Prioritization
- Call & Email Management
- Team & Agent Management
- Ticket Portal
- Live Chat Support
- In-Depth Reporting
Lebih Lanjut
2. LiveAgent
Aplikasi LiveAgent menghubungkan pelanggan dengan tim customer service multi-saluran mereka secara langsung. Oleh karena itu, Anda dapat membantu pelanggan melalui saluran apa pun yang Anda pilih.
LiveAgent dapat menjadi solusi hemat biaya untuk usaha kecil dan menengah yang mengandalkan layanan call center karena aplikasi ini tidak mengenakan biaya penggunaan telepon per menit. Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan LiveAgent:
- Interactive Voice Response (IVR)
- Rekaman panggilan tak terbatas
- Pengaturan rute panggilan
- Bantuan teknik selama 24/7
3. osDial
osDial adalah call center application software yang menggunakan lisensi Open Source untuk mengurangi biaya operasional perusahaan tanpa mengorbankan kualitas atau fungsinya.
Aplikasi ini mampu melakukan panggilan dengan dialer yang paling fleksibel dan hemat biaya. Beberapa fitur osDial adalah sebagai berikut:
- Predictive dialer yang dapat menghemat waktu dan biaya panggilan.
- Rekaman panggilan yang fleksibel.
- Mesin penjawab otomatis.
- Interactive Voice Response (IVR)
4. CloudTalk
CloudTalk adalah perusahaan call center di Indonesia yang inovatif karena menyediakan berbagai fitur unik untuk penggunanya. Misalnya, terdapat fitur antrian kustom yang memungkinkan tim support untuk menentukan agen mana yang paling sesuai untuk menyelesaikan masalah pelanggan tertentu.
Fitur ini berguna untuk meniadakan transfer panggilan yang dapat menambah gesekan pada pengalaman pelanggan. Berikut adalah beberapa fitur lainnya yang ada pada CloudTalk:
- SMS / pesan teks dengan template.
- Power dialer dengan skrip dan survei, smart dialer, dan Click-to-Call.
- Interactive Voice Response (IVR) Dengan sistem Drag and Drop builder.
- Distribusi panggilan masuk dan panggilan keluar.
5. Five9
Five9 merupakan aplikasi call center berbasis cloud. Aplikasi Five9 menyediakan fitur auto dialer yang mendukung berbagai mode panggilan seperti prediktif, pratinjau, dan banyak lagi.
Aplikasi ini juga mampu menarik informasi penelepon dari platform bisnis, seperti CRM dan menampilkannya di layar untuk membantu agen personalisasi percakapan. Fitur yang ada pada Five9 sebagai berikut:
- Interactive Voice Response (IVR)
- Predictive and Progressive dialer
- Preview Dialer
- TCPA Compliance
Kesimpulan
Penggunaan aplikasi call center dapat membantu bisnis dalam menghemat waktu dan mempermudah pekerjaan tim customer service saat melayani pelanggan. Software call center memungkinkan Anda untuk terhubung dengan konsumen melalui berbagai cara yang lebih personal.
Salah satu rekomendasi terbaik yang dapat Anda gunakan adalah software helpdesk dari HashMicro dalam memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan Anda. Dengan berbagai fitur unggul yang dimiliki, aplikasi Helpdesk HashMicro menjadi sebuah solusi terkemuka dalam mengelola layanan pelanggan.
Misalnya, fitur call & email management yang dapat membantu Anda dalam mengelola komunikasi dengan pelanggan melalui berbagai saluran, memberikan pendekatan yang komprehensif terhadap pelayanan pelanggan.
Dengan menggunakan software call center dari HashMicro, Anda dapat memberikan pelayanan lebih optimal, responsif dan dapat memberikan solusi terbaik dengan cepat. Oleh karena itu, segera daftarkan diri Anda dan dapatkan demo gratis sekarang juga!
