Cloud ERP adalah sistem manajemen bisnis terintegrasi yang berjalan melalui jaringan internet dan menggabungkan berbagai proses operasional dalam satu platform. Mulai dari keuangan, inventaris, hingga penjualan, sistem ini memungkinkan akses data secara real-time tanpa bergantung pada lokasi tertentu.
Penggunaan sistem berbasis cloud memberi fleksibilitas dalam menjalankan aktivitas bisnis harian. Data yang selalu diperbarui membantu manajemen mengambil keputusan lebih cepat dan mendukung kolaborasi antar tim secara lebih efisien, terutama pada perusahaan dengan struktur kerja yang dinamis.
Di Indonesia, pemanfaatan Cloud ERP juga perlu memperhatikan regulasi terkait pengelolaan sistem elektronik dan data, seperti aturan mengenai penyelenggaraan sistem elektronik serta ketentuan perlindungan data pribadi. Kepatuhan terhadap regulasi ini penting agar pengelolaan data bisnis dan informasi pengguna tetap aman, legal, dan selaras dengan praktik tata kelola perusahaan yang baik. Karena itu, memahami cara kerja dan karakteristik Cloud ERP menjadi langkah awal sebelum menentukan kesesuaiannya dengan kebutuhan bisnis.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pengertian ERP Berbasis Cloud
Cloud ERP adalah sistem manajemen sumber daya perusahaan (ERP) berbasis komputasi awan. ERP cloud software mengintegrasikan keuangan, SDM, manufaktur, dan rantai pasokan dalam satu platform yang dapat diakses real-time. Vendor juga menangani pemeliharaan, keamanan data, dan pembaruan sistem.
Secara prinsip, Cloud ERP membantu perusahaan mengelola operasional secara efisien dan terpusat. Pengguna dapat mengakses data dan aplikasi dari mana saja melalui internet untuk mendukung produktivitas bisnis.
Keunggulan Cloud ERP untuk Skala Enterprise
Salah satu keraguan besar yang seringkali dialami oleh pebisnis ketika memutuskan untuk menggunakan sistem ERP yakni: “Apakah biaya yang saya keluarkan akan sebanding dengan hasil yang saya dapatkan?”
Berikut adalah beberapa manfaat jangka panjang dari implementasi sistem Cloud ERP pada bisnis Anda:
- Memangkas biaya operasional secara keseluruhan: ERP berbasis cloud mengurangi biaya operasional digitalisasi retail dan bisnis lainnya secara signifikan daripada ERP on-premises yang memerlukan biaya awal untuk server, implementasi, dan staf IT.
- Memaksimalkan kinerja dengan otomatisasi: Cloud ERP mengotomatiskan tugas rutin dan proses bisnis, mengurangi kesalahan manusia dan membebaskan waktu tenaga kerja untuk tugas strategis.
- Mengoptimalkan skalabilitas, aksesibilitas, dan adaptasi bisnis secara efisien: Memungkinkan perusahaan berkembang dengan mudah tanpa menambah server, serta memungkinkan akses informasi bisnis real-time dari perangkat apapun.
- Meningkatkan kolaborasi dengan integrasi antar-modul: Integrasi antar-modul ERP memastikan data yang dimasukkan di satu modul langsung diperbarui di modul lain yang relevan, mempermudah kolaborasi antar departemen.
- Terhindar dari risiko kebocoran data: Vendor ERP biasanya memiliki sertifikat ISO yang menjamin kualitas dan keamanan sistem, memberikan jaminan keamanan yang lebih baik untuk bisnis.
Cara Kerja Sistem ERP Berbasis Cloud
Cloud ERP berfungsi dengan menyediakan sistem manajemen bisnis yang terintegrasi dan berbasis internet, memungkinkan perusahaan untuk mengakses data dan aplikasi bisnis dari mana saja dan kapan saja.
Semua informasi penting, mulai dari data keuangan, inventaris, hingga penjualan, disimpan di server cloud yang aman, sehingga tidak perlu khawatir tentang penyimpanan data di server lokal yang memerlukan biaya pemeliharaan tinggi.
Pengguna di seluruh departemen perusahaan dapat mengakses data yang sama secara real-time, memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Dengan rencana implementasi ERP yang terpusat, proses bisnis dapat dipantau dan dianalisis secara langsung, memberi wawasan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Selain itu, penyedia Cloud ERP secara rutin melakukan pembaruan sistem otomatis dan menjaga keamanan data dengan enkripsi serta pencadangan yang teratur, sehingga perusahaan bisa fokus pada pengembangan bisnis tanpa khawatir tentang masalah teknis.
Perbandingan Cloud ERP, On-Premise, dan Hybrid ERP
Tiga tipe utama sistem ERP, yaitu Cloud, On-Premise, dan Hybrid, masing-masing memiliki struktur teknologi dan metode implementasi yang berbeda. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai setiap sistem dan teknologinya untuk membantu Anda memilih yang terbaik.
| Kategori | ERP Cloud | ERP on-Premise | ERP Hybrid |
| Definisi | Dioperasikan di internet dan dihosting di server penyedia layanan. Akses secara remote melalui web. Pemeliharaan dan pembaruan yang dikelola oleh penyedia. | Terinstal langsung pada server perusahaan. Memerlukan hardware dan software lokal, dengan pemeliharaan oleh tim IT internal perusahaan. | Kombinasi ERP Cloud dan On-Premise. Mengintegrasikan infrastruktur cloud dengan sistem lokal, pengelolaan aplikasi dan data yang fleksibel. |
| Kelebihan |
|
|
Memiliki mekanisme fallback atau ketika internet terganggu, akses beralih ke server lokal. Setelah internet kembali stabil, data disinkronkan kembali ke server cloud secara berkala. |
| Kekurangan | Akses membutuhkan koneksi internet yang stabil. |
|
|
| Cocok untuk | Perusahaan dengan koneksi internet stabil, tidak memiliki tim IT yang memadai, serta ingin kemudahan dari segi aksesibilitas dan fleksibilitas | Perusahaan dengan koneksi internet yang kurang stabil, memiliki tim IT yang memadai, dan menginginkan kontrol penuh atas sistem ERP. | Perusahaan berlokasi di area dengan keterbatasan internet, memiliki tim IT yang memadai, tetapi ingin menggunakan sistem cloud. |
Fitur Kunci yang Wajib Dimiliki Cloud ERP
Sistem Cloud ERP menawarkan berbagai fitur yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis modern. Berikut adalah beberapa fitur utamanya:
- Manajemen keuangan terintegrasi: Mengelola laporan keuangan, anggaran, dan arus kas secara real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih akurat.
- Automasi proses bisnis: Mengotomatiskan tugas-tugas seperti manajemen inventaris, penggajian, dan pembelian untuk meningkatkan efisiensi operasional.
- Akses data real-time: Memberikan akses langsung ke data bisnis kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung internet.
- Manajemen rantai pasok: Mengoptimalkan alur kerja supply chain mulai dari perencanaan hingga pengiriman untuk memastikan kelancaran operasional.
- Dukungan multi-lokasi dan multi-mata uang: Mempermudah operasional perusahaan yang memiliki cabang di berbagai lokasi atau bekerja dengan mata uang berbeda.
- Keamanan data tingkat tinggi: Menyediakan enkripsi dan perlindungan data yang ketat untuk menjaga kerahasiaan dan integritas informasi bisnis.
Pendekatan Strategis dalam Implementasi Cloud ERP
Implementasi ERP Cloud melibatkan berbagai strategi yang harus dipertimbangkan dengan cermat untuk memastikan kesuksesan dan efisiensi sistem. Berikut adalah beberapa strategi yang umum digunakan dalam implementasi ERP Cloud:
1. Multi-tenant SaaS
Multi-tenant Software as a Service (SaaS) adalah pendekatan di mana satu versi dari aplikasi ERP di-host di server penyedia layanan dan digunakan bersama oleh beberapa perusahaan atau “tenant”. Strategi ini menawarkan keuntungan biaya yang signifikan karena infrastruktur dan sumber daya bersama digunakan oleh semua tenant.
2. Single tenant SaaS
Single tenant SaaS adalah pendekatan di mana setiap perusahaan memiliki instance atau salinan yang terpisah dari aplikasi ERP di server penyedia layanan.
Meskipun ini memungkinkan lebih banyak kontrol dan keamanan terhadap data karena tidak ada berbagi sumber daya dengan perusahaan lain, biaya awal dan kompleksitas manajemen bisa lebih tinggi dibandingkan dengan multi-tenant SaaS.
3. Public Cloud
Public Cloud melibatkan menggunakan infrastruktur cloud yang disediakan oleh penyedia layanan seperti AWS, Google Cloud, atau Microsoft Azure untuk menjalankan ERP. Strategi ini menawarkan fleksibilitas yang tinggi dalam hal skalabilitas, aksesibilitas global, dan biaya awal yang rendah karena menggunakan sumber daya yang sudah ada.
Namun, kekhawatiran keamanan data dan ketergantungan pada koneksi internet yang stabil menjadi perhatian utama dalam implementasi ini.
4. Private Cloud
Private Cloud melibatkan infrastruktur cloud yang didedikasikan sepenuhnya untuk satu perusahaan atau organisasi. Pendekatan ini menawarkan tingkat kontrol, keamanan, dan privasi yang tinggi atas data, serta kemampuan untuk menyesuaikan infrastruktur sesuai kebutuhan.
Namun, biaya awal untuk membangun dan mengelola private cloud bisa lebih tinggi dibandingkan dengan public cloud, serta memerlukan keahlian teknis yang lebih untuk pengelolaan dan pemeliharaannya.
Dengan mempertimbangkan dengan hati-hati setiap opsi dan menyelaraskannya dengan strategi bisnis, perusahaan bisa memaksimalkan manfaat sistem ERP Cloud yang mereka gunakan. Pendekatan ini juga mencerminkan pemanfaatan teknologi komputasi berbasis cloud secara strategis untuk mendorong efisiensi dan skalabilitas bisnis.
Hambatan dan Risiko dalam Penerapan ERP Cloud
Meskipun banyak kelebihan, bukan berarti tanpa hambatan. Begitu juga dengan Cloud ERP. Sebab, proses implementasi sistem ini memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat untuk memastikan semua aplikasi terhubung dengan benar dan data ditransfer dengan aman.
Mari kita telusuri beberapa tantangan utama dari integrasi ERP berbasis cloud:
1. Memastikan proses transisi berjalan dengan lancar
Proses adaptasi dan training saat beralih ke sistem baru memang merupakan tahapan yang harus dilewati perusahaan saat implementasi sistem. Salah satu kunci keberhasilan transisi ini adalah merencanakan proses transisi sistem secara komprehensif, termasuk validasi data dan pengujian sistem pasca-migrasi.
Contohnya berupa pelatihan untuk karyawan tentang cara menggunakan sistem baru, serta menyediakan sumber daya seperti tutorial atau FAQ. Dengan melakukan langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan transisi ke solusi ERP cloud berjalan lancar.
2. Ketergantungan pada vendor penyedia cloud ERP
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, memilih menggunakan ERP berbasis cloud berarti kendali utama sistem berada di tangan vendor dan perusahaan tidak memiliki kontrol penuh.
Sehingga, perusahaan perlu selalu berhubungan dengan vendor jika memerlukan bantuan terkait sistem yang dibeli tersebut.
Maka dari itu, perusahaan harus memastikan bahwa mereka memilih vendor cloud ERP yang dapat diandalkan untuk dukungan teknis dan pemeliharaan sistem.
3. Kesulitan migrasi data dan integrasi dengan sistem lain
Seluruh proses bisnis di perusahaan Anda pastinya saling berhubungan satu sama lain. Sebagai contoh: Proses akuntansi pastinya akan berhubungan ke manajemen supply chain, yang didalamnya sudah termasuk procurement, inventory, dan warehouse.
Solusinya, sedari awal perusahaan perlu memastikan apakah sistem cloud ERP tersebut bisa diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada dan memiliki paket sistem yang terintegrasi dengan seluruh bisnis Anda.
Kesimpulan
Cloud ERP menjadi solusi modern bagi perusahaan yang ingin mengelola operasional bisnis secara terintegrasi, fleksibel, dan dapat diakses secara real-time. Dengan sistem berbasis cloud, perusahaan memiliki kemudahan dalam menyesuaikan skala penggunaan serta meningkatkan efisiensi proses lintas departemen.
Penerapan Cloud ERP juga membantu bisnis merespons perubahan dengan lebih cepat, baik dari sisi operasional maupun pengambilan keputusan. Namun, keberhasilan implementasinya tetap bergantung pada kesiapan internal perusahaan serta pemilihan sistem yang sesuai dengan kebutuhan industri.
Bagi perusahaan yang masih dalam tahap eksplorasi, berkonsultasi secara gratis dengan penyedia solusi ERP dapat menjadi langkah awal untuk memahami manfaat, tantangan, dan strategi implementasi yang tepat sebelum melakukan adopsi sistem.
Pertanyaan Seputar Cloud ERP
-
Apakah manfaat utama yang bisa didapat dari penerapan Cloud ERP?
Manfaat utama dari Cloud ERP adalah akses yang lebih mudah dan fleksibilitas dalam mengelola data perusahaan. Dengan mengadopsi model cloud, perusahaan dapat mengurangi biaya infrastruktur fisik serta memperoleh akses real-time ke informasi penting dari mana pun, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik di antara tim yang terdistribusi secara geografis.
-
Bagaimana Cloud ERP dapat meningkatkan efisiensi operasional?
Cloud ERP memungkinkan integrasi proses bisnis yang lebih lancar, mengurangi redundansi, dan mempercepat akses data kunci. Dengan menyatukan fungsi-fungsi seperti keuangan, manufaktur, persediaan, dan sumber daya manusia dalam satu platform, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan manusia, serta meningkatkan produktivitas dengan aliran kerja yang lebih terstruktur.
-
Bagaimana Cloud ERP dapat mendukung skalabilitas perusahaan?
Cloud ERP memungkinkan perusahaan untuk memperluas atau menurunkan kapasitas dan fitur sesuai kebutuhan tanpa harus menginvestasikan dalam perangkat keras baru secara signifikan. Kemampuan untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan pertumbuhan atau perubahan perusahaan menjadi lebih mudah, memberikan fleksibilitas yang diperlukan dalam lingkungan bisnis yang selalu berubah.
-
Apakah ada manfaat lain yang bisa diperoleh dari Cloud ERP selain efisiensi dan skalabilitas?
Selain efisiensi operasional dan skalabilitas, Cloud ERP juga memungkinkan perusahaan untuk menerapkan analisis data canggih dan kecerdasan buatan (AI) untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam. Dengan menganalisis data secara menyeluruh, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cerdas, meramalkan tren pasar, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat.
