Kas merupakan salah satu aset paling vital dalam perusahaan karena setiap transaksi keuangan bergantung padanya. Untuk menjaga akurasi dan keamanan, perusahaan perlu melakukan kas opname atau pemeriksaan kas secara berkala.
Cash opname adalah proses audit fisik uang tunai, baik kertas, logam, maupun bentuk lainnya, kemudian dibandingkan dengan catatan akuntansi. Jika ditemukan selisih, perusahaan wajib melakukan konfirmasi dan mencatatnya dalam formulir pemeriksaan agar laporan tetap transparan.
Namun, mengandalkan pencatatan manual sering menimbulkan risiko kesalahan yang berujung pada selisih saldo. Dengan Sistem Akuntansi HashMicro, Anda dapat memastikan hasil kas opname adalah akurat serta dapat diandalkan.
Pelajari lebih lanjut dalam artikel ini bagaimana mencegah dan menangani selisih kas agar keuangan perusahaan tetap terkendali. Temukan juga bagaimana software HashMicro membantu Anda mencatat transaksi secara otomatis sehingga proses kas opname berjalan lebih efisien.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Baca Juga: Pahami Software Akuntansi Keuangan bagi Bisnis Anda
Apa itu Cash Opname?
Pada dasarnya, cash opname adalah proses pemeriksaan atau audit kas secara fisik, mencakup uang logam, uang kertas, maupun bentuk lain seperti cek, giro, dan wesel. Aktivitas ini dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang ada secara nyata dengan catatan akuntansi atau mutasi kas perusahaan.
Pemeriksaan ini juga berlaku untuk kas kecil atau petty cash, sehingga sering disebut sebagai bagian dari kas opname yang harus dilakukan tepat pada tanggal neraca. Jika ditemukan perbedaan saldo, selisih tersebut harus segera dikonfirmasi dan dicatat dalam formulir pemeriksaan perusahaan.
Biasanya, cash count adalah bagian dari prosedur auditor yang mencakup pengujian fisik atas kas, persediaan, hingga aset berwujud lainnya. Dengan demikian, kas opname adalah langkah penting untuk memastikan laporan keuangan transparan, mendeteksi selisih kas lebih awal, dan menjaga kepercayaan terhadap kondisi finansial perusahaan.
Apa Tujuan Dilakukannya Cash Opname?
Secara umum, cash opname adalah prosedur penting untuk memastikan kesesuaian antara saldo kas fisik dan catatan akuntansi perusahaan. Tujuan utama dari proses ini adalah menjaga keakuratan laporan keuangan sekaligus meningkatkan kontrol internal terhadap dana kas.
Berikut adalah beberapa tujuan spesifik dari dilakukannya kas opname di dalam perusahaan:
- Memastikan keberadaan saldo kas: Proses cash count adalah cara praktis untuk memverifikasi apakah saldo kas kecil yang tercatat di neraca benar-benar ada secara fisik. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan kepemilikan aset kas tersebut bukan hanya sekadar angka di pembukuan.
- Membuktikan kesesuaian dengan catatan akuntansi: Kas opname adalah langkah penting untuk memastikan nominal kas sesuai dengan pembukuan yang dimiliki perusahaan. Jika ditemukan selisih, maka perusahaan bisa segera melakukan klarifikasi dan pembetulan.
- Meningkatkan pertanggungjawaban pengeluaran dana: Proses cash opname juga bertujuan memastikan setiap pengeluaran kas kecil dapat dipertanggungjawabkan dengan baik. Hal ini membantu kasir maupun manajer keuangan menjaga transparansi dan akuntabilitas.
- Mengontrol batasan penggunaan kas: Dengan melakukan pemeriksaan, perusahaan dapat melihat apakah penggunaan dana kas kecil sesuai dengan kebijakan internal. Efeknya, penggunaan dana tetap terarah dan risiko penyalahgunaan bisa ditekan.
- Mendeteksi adanya fraud atau kecurangan: Karena kas kecil mudah dipindahtangankan, kas opname adalah cara untuk menelusuri potensi kecurangan. Proses ini membantu perusahaan mendeteksi lebih dini tindakan fraud yang bisa merugikan bisnis.
- Meningkatkan transparansi keuangan: Cash opname memastikan seluruh transaksi kas tercatat dengan jelas dan terbuka. Dampaknya, keandalan laporan keuangan perusahaan lebih terjamin, baik untuk kebutuhan internal maupun audit eksternal.
- Menjadi bentuk internal control: Melalui kas opname, perusahaan bisa memastikan seluruh transaksi kas kecil sudah sesuai prosedur. Jika ada kekeliruan, manajemen dapat segera melakukan perbaikan agar sistem keuangan lebih solid.
Dokumen yang Perusahaan Perlukan dalam Prosedur Cash Opname
Umumnya, cash opname dilakukan oleh auditor dengan melaksanakan pengujian fisik yang melibatkan perhitungan aset atau aktiva berwujud. Misalnya, persediaan, kas, perlengkapan, bangunan, dan lainnya.
Dalam hal ini, tentunya perusahaan juga memerlukan dokumen pendukung, seperti:
1. Laporan penerimaan barang (receiving report)
Laporan penerimaan barang adalah laporan yang mencakup data hasil pemeriksaan barang yang telah perusahaan terima. Di dalam laporan ini berisi data yang meliputi tanggal penerimaan barang, nomor order pembelian, nama barang, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang.
Bahkan laporan ini umumnya juga mencakup catatan hasil pemeriksaan barang, seperti cocok tidaknya barang dengan pembelian, adanya kerusakan barang, dan lainnya. Umumnya, staf bagian penerimaan barang akan mengisi formulir setelah menerima dan memeriksa barang.
2. Nota debet
Debit note atau nota debet adalah dokumen bukti transaksi yang perusahaan dapatkan melalui pengembalian barang yang terjadi karena berbagai hal. Dokumen ini biasanya pembeli kirim karena terdapat kesalahan pengiriman tipe atau barang mengalami kerusakan. Hal ini adalah salah satu fasilitas yang perusahaan berikan pada customer.
3. Invoice pemasok
Dokumen faktur atau invoice dari pemasok (vendor) juga termasuk salah satu dokumen yang perusahaan perlukan dalam prosedur cash opname. Invoice vendor adalah dokumen yang pemasok buat untuk pihak pembeli barang. Umumnya, dokumen ini berguna sebagai alat untuk melakukan penagihan dari pemasok barang atau jasa.
4. Jurnal pengeluaran kas
Pengeluaran kas juga merupakan salah satu dokumen dalam prosedur cash opname. Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang perusahaan gunakan untuk mencatat semua pengeluaran uang tunai dan kas. Pada intinya, jurnal ini mencakup transaksi perusahaan yang berkaitan dengan pengeluaran kas.
Tahukah Anda? Ada sebuah sistem yang dapat menyediakan seluruh dokumen di atas dengan otomatis dan akurat. Sistem ini digunakan dan diakui oleh 2.250+ pebisnis sukses di Asia Tenggara untuk mengefisiensikan bisnisnya. Coba demo gratisnya sekarang dengan klik banner berikut ini.
Bagaimana Prosedur dalam Melakukan Cash Opname?
Setelah mengetahui dokumen-dokumen yang diperlukan, selanjutnya perusahaan perlu mengetahui langkah yang tepat dalam melakukan cash opname. Cash opname harus perusahaan lakukan dengan tepat dan akurat, karena berkaitan dengan keuangan perusahaan.
Berikut tahapan atau prosedur dalam melakukan cash opname:
1. Melakukan perhitungan kas secara fisik (cash count)
Langkah awal yang dapat perusahaan lakukan dalam prosedur cash opname adalah melakukan perhitungan kas pada hari pertama kerja tahun buku. Hal ini bertujuan agar dapat memastikan keberadaan fisik kas tersebut.
Umumnya, pihak pemeriksa atau auditor harus mengawasi pelaksanaan perhitungan kas secara fisik ini dan disaksikan oleh kasir. Langkah berikutnya adalah membuat berita acara perhitungan dengan tanda tangan pihak kasir yang bersangkutan di dalamnya.
2. Melakukan perhitungan mundur ke posisi tutup buku
Langkah selanjutnya dalam prosedur cash opname adalah melakukan perhitungan mundur ke posisi tutup buku. Dalam hal ini, pihak pemeriksa akan melakukan perbandingan jumlah dari hasil pemeriksaan sebelumnya dengan saldo yang ada pada buku besar. Tujuannya adalah memastikan kas fisik sesuai dengan yang tertera pada saldo di buku besar.
3. Membuat daftar cek dan kasbon sementara
Langkah berikutnya yang harus perusahaan lakukan adalah membuat daftar cek dan kasbon sementara. Dalam hal ini, perusahaan perlu mempersiapkan daftar rincian bukti kasbon sementara yang masih tertunda atau pending bill. Tentunya, hal ini juga harus lengkap dengan bukti pendukung yang belum dibukukan.
4. Membuat berita acara pemeriksaan cash opname
Langkah terakhir dalam prosedur cash opname adalah membuat berita acara pemeriksaan kas. Umumnya, terdapat beberapa pihak yang perlu menandatangani berita acara ini, minimal oleh kasir, akuntan atau bendahara, dan auditor atau pihak pemeriksa. Jika terdapat selisih, maka nantinya akan dikembalikan secara penuh kepada pihak perusahaan.
Tingkatkan Kontrol Pencatatan Cash Opname dan Transaksi Perusahaan dengan Software Hash Akuntansi
HashMicro Accounting Software hadir sebagai solusi modern bagi perusahaan yang ingin meningkatkan akurasi dalam pencatatan keuangan, termasuk prosedur cash opname. Sistem ini dirancang sesuai dengan PSAK sehingga hasil laporan keuangan perusahaan terjamin akurat, transparan, dan sesuai regulasi Indonesia.
Keunggulan utama Accounting Software terletak pada integrasinya yang menyeluruh dengan berbagai modul bisnis lain, mulai dari manajemen inventori, hingga penjualan. Sistem ini juga memungkinkan perusahaan memantau kondisi kas secara real-time melalui dashboard interaktif, sehingga proses kas opname adalah lebih mudah dikontrol.
Lebih dari itu, HashMicro telah dipercaya oleh ratusan perusahaan di Asia Tenggara dalam mengelola keuangan mereka. Dengan reputasi yang kuat, HashMicro menjadi mitra yang tepat bagi perusahaan yang ingin menjaga akurasi keuangan dan meningkatkan efisiensi operasional.
Fitur HashMicro Accounting Software:
- Bank Integrations – Auto Reconciliation: Karena sistem dapat secara otomatis mencocokkan transaksi kas dengan catatan bank, perusahaan dapat segera mengetahui bila ada perbedaan saldo. Hal ini membuat proses cash opname jauh lebih cepat, akurat, dan mengurangi risiko selisih kas yang tidak terdeteksi.
- Cashflow Reports: Dengan adanya laporan arus kas real-time, manajer keuangan bisa melihat pergerakan pemasukan dan pengeluaran kapan saja. Dampaknya, keputusan terkait pengendalian kas menjadi lebih tepat dan potensi masalah likuiditas dapat dicegah lebih awal.
- Profit & Loss vs Budget & Forecast: Ketika sistem menampilkan perbandingan antara laba rugi aktual dengan anggaran, selisih kas atau deviasi langsung terlihat jelas. Akibatnya, perusahaan bisa segera menyesuaikan strategi finansial untuk menjaga stabilitas keuangan.
- Budget & Realization: Karena anggaran dibandingkan secara otomatis dengan realisasi kas, perusahaan memperoleh gambaran nyata apakah pengeluaran berjalan sesuai rencana. Efeknya, pengendalian finansial menjadi lebih terarah dan kebocoran biaya bisa diminimalkan.
- Treasury & Forecast Cash Management: Dengan perencanaan kas dan prediksi kebutuhan dana yang lebih sistematis, perusahaan dapat mengantisipasi kekurangan kas di masa depan. Dampaknya, manajemen bisa menyiapkan langkah strategis lebih awal tanpa mengganggu operasional bisnis.
- Equity Movement Report: Ketika laporan pergerakan ekuitas tersedia secara otomatis, CFO dapat menilai pengaruh hasil kas opname terhadap posisi keuangan perusahaan. Efeknya, strategi investasi dan pembagian keuntungan bisa disusun dengan lebih percaya diri.
- Complete FS with Period Comparison: Karena laporan keuangan lengkap disajikan dengan perbandingan antarperiode, tren kas dapat dianalisis secara menyeluruh. Hal ini memudahkan perusahaan mengidentifikasi pola keuangan dan melakukan perbaikan berkelanjutan untuk kinerja yang lebih sehat.
“Dengan sistem yang sudah sesuai PSAK dan terintegrasi otomatis, saya lebih percaya diri menyajikan laporan keuangan yang akurat dan bebas dari human error.”
— Jennifer Santoso CA, CFA, CPA, Head of Finance and Accounting
Kesimpulan
Prosedur kas opname adalah langkah penting dalam menjaga keakuratan keuangan perusahaan. Semakin banyak transaksi yang terjadi, semakin besar risiko selisih, sehingga pencatatan manual menjadi tidak efektif untuk cash count adalah ratusan hingga ribuan transaksi harian.
Dengan menggunakan HashMicro Accounting Software, perusahaan dapat mencatat transaksi secara otomatis dan meminimalkan kesalahan. Sistem ini terintegrasi dengan modul lain seperti sistem pembelian, inventaris, dan CRM-Sales, sehingga hasil cash opname adalah lebih akurat dan mudah dipantau.
Kini, Anda bisa langsung mencoba bagaimana sistem bekerja melalui demo gratis. Klik banner berikut untuk menjadwalkan sesi dan buktikan sendiri bagaimana HashMicro memudahkan pengelolaan kas opname serta memperkuat keuangan bisnis Anda.
