SaaS ERP: Software Berbasis Cloud yang Dibutuhkan Perusahaan

Sekarang ini, banyak bisnis dituntut serba cepat dan efisien. Bukan cuma soal bekerja lebih keras tapi bagaimana proses bisa berjalan lebih rapi, terhubung, dan efisien agar mencapai hasil yang maksimal.

Di sinilah ERP (Enterprise Resource Planning) berperan. ERP adalah sistem yang membantu mengelola berbagai proses bisnis mulai dari keuangan, operasional, hingga stok dalam satu sistem. Dengan sistem yang terintegrasi, pekerjaan menjadi lebih terkontrol dan keputusan bisa diambil dengan lebih akurat.

Dalam implementasinya, perusahaan juga perlu mempertimbangkan beberapa opsi seperti penggunaan cloud ERP atau ERP berbasis SaaS (Software as a Service) yang akan dipilih. Setiap pilihan memiliki keunggulan tersendiri dan keputusan yang diambil akan sangat memengaruhi efektivitas operasional serta arah pertumbuhan bisnis ke depan.

Apa Itu SaaS?

SaaS (Software as a Service) adalah model penyediaan software yang diakses melalui internet. Artinya, aplikasi tidak perlu diinstal di komputer pengguna karena seluruh sistem dijalankan dan dikelola langsung oleh penyedia layanan di server mereka.

Dengan cara ini, pengguna bisa langsung menggunakan aplikasi kapan saja selama terhubung dengan internet tanpa harus repot instalasi atau pengaturan teknis di perangkat sendiri.

Bagi perusahaan, model SaaS memberikan kemudahan karena tidak perlu mengelola infrastruktur IT yang kompleks. Selain itu beban pemeliharaan, pembaruan sistem, hingga kebutuhan server dan hardware juga menjadi jauh lebih ringan karena semuanya sudah ditangani oleh penyedia layanan.

Lalu, Apa Perbedaannya dengan SaaS ERP?

Secara sederhana, SaaS adalah model distribusi software yang diakses melalui internet, sedangkan SaaS ERP adalah aplikasi ERP yang menggunakan model SaaS untuk mengelola seluruh proses bisnis dalam satu sistem terintegrasi.

Artinya, tidak semua SaaS adalah ERP. SaaS bisa berupa aplikasi tunggal seperti tools akuntansi atau manajemen proyek, sementara SaaS ERP dirancang untuk menghubungkan berbagai fungsi bisnis mulai dari keuangan, operasional, hingga SDM dalam satu platform yang saling terintegrasi.

Inilah alasan mengapa banyak perusahaan mulai beralih ke solusi seperti platform ERP subscription karena sistem ini mampu menyederhanakan operasional sekaligus memberikan visibilitas bisnis yang lebih menyeluruh dalam satu ekosistem digital.

Jenis Model Implementasi ERP

Berikut beberapa model ERP diantaranya:

1. On-Premise ERP

Model ini mengharuskan perusahaan menginstal dan menjalankan sistem ERP di server internal milik sendiri. Artinya, seluruh pengelolaan sistem mulai dari maintenance hingga keamanan ditangani oleh tim internal. Model ini cocok untuk perusahaan yang membutuhkan kontrol penuh terhadap data dan sistem.

2. Cloud ERP (SaaS ERP)

Pada model ini, sistem ERP di-host di server milik penyedia layanan dan diakses melalui internet. Perusahaan tidak perlu mengelola infrastruktur sendiri, sehingga lebih praktis dan efisien. Model ini cocok untuk bisnis yang ingin implementasi cepat dan fleksibilitas tinggi.

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP merupakan kombinasi antara on-premise dan cloud. Beberapa sistem dijalankan secara internal, sementara yang lain menggunakan cloud. Model ini biasanya dipilih oleh perusahaan yang ingin tetap mempertahankan sistem lama namun mulai beralih ke teknologi yang lebih modern.

Kelebihan dan Kekurangan SaaS ERP

Model SaaS ERP ini tentunya memiliki kelebihan dan kekurangan untuk bisnis atau perusahaan Anda, diantarnya:

1. Kelebihan dari SaaS ERP

Bukan tanpa alasan bahwa SaaS ERP mendominasi perkembangan IT saat ini. Software as a Service (SaaS) memiliki banyak keunggulan, antara lain:

• Dengan sistem berbasis cloud, Anda bisa langsung menggunakan aplikasi tanpa perlu instalasi di komputer, selama terhubung dengan internet kapan pun dan di mana pun.
• Perusahaan tidak perlu mengembangkan sistem sendiri karena semua sudah disediakan oleh vendor sehingga Anda bisa fokus pada penggunaan dan pengelolaan data tanpa memikirkan teknis aplikasi.
• Dari sisi biaya, SaaS membantu mengurangi pengeluaran operasional terutama untuk maintenance sistem, perbaikan, dan pengelolaan infrastruktur IT.
• Selain itu, SaaS ERP memberikan fleksibilitas lebih karena perusahaan bisa memilih, menambah, atau berhenti menggunakan aplikasi sesuai kebutuhan bisnis dengan lebih mudah.

2. Kekurangan dari SaaS ERP

Tak hanya merasakan keunggulan saat menggunakan layanan ini, namun juga terdapat beberapa kekurangan yang dapat Anda rasakan saat menggunakan SaaS yang kurang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda:

• SaaS ERP biasanya memiliki keterbatasan dalam kustomisasi sehingga mungkin kurang cocok untuk bisnis dengan proses yang sangat spesifik atau kompleks.
• Beberapa penyedia SaaS juga belum tentu memiliki fitur yang benar-benar lengkap sehingga penting bagi perusahaan untuk memastikan kebutuhan utamanya sudah terpenuhi sebelum memilih.
• Dikarenakan berbasis cloud, perusahaan perlu mempercayakan data dan sistemnya kepada vendor sehingga aspek keamanan dan perlindungan data menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan.

Jadi, penting bagi perusahaan Anda untuk memilih penyedia layanan yang menyediakan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan fitur lengkap.

Cara Kerja SaaS ERP dalam Operasional Perusahaan

SaaS ERP bekerja dengan mengintegrasikan seluruh proses bisnis dalam satu sistem berbasis cloud yang dapat diakses secara real-time. Dengan sistem ini, setiap data dan aktivitas dari berbagai divisi akan saling terhubung, sehingga operasional perusahaan menjadi lebih efisien dan transparan.

• Data dari berbagai divisi seperti keuangan, operasional, dan HR, dikumpulkan dalam satu sistem terpusat.
• Data tersebut diperbarui secara real-time sehingga semua tim selalu bekerja dengan informasi yang sama.
• Sistem mengotomatiskan berbagai proses bisnis seperti pencatatan transaksi dan pelaporan.
• Setiap divisi dapat mengakses sistem sesuai kebutuhan dan wewenangnya melalui internet.
• Manajemen dapat memantau kinerja bisnis dan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat.

Tips Menentukan Sistem ERP yang Tepat untuk Kebutuhan Bisnis Anda

Setelah memahami apa itu cloud ERP, manfaat, hingga kelebihan dan kekurangannya, langkah berikutnya adalah memilih solusi yang paling sesuai. Perlu diingat, kebutuhan ERP setiap perusahaan bisa berbeda tergantung jenis bisnis dan industrinya, sehingga keputusan ini harus dipertimbangkan secara matang.

Berikut beberapa tips yang bisa Anda jadikan acuan:

• Lakukan analisis menyeluruh terhadap proses bisnis yang berjalan saat ini sebelum berinvestasi dalam sistem ERP. Identifikasi kendala dan kelemahan di setiap divisi, serta libatkan seluruh tim termasuk IT agar kebutuhan bisnis dapat dipetakan dengan jelas dan solusi ERP yang dipilih benar-benar relevan.
• Pilih vendor atau partner ERP yang memiliki reputasi baik, kredibel, dan berpengalaman. Partner yang tepat akan membantu memastikan implementasi berjalan lancar dan memberikan hasil yang optimal bagi bisnis Anda.
• Pastikan sistem ERP yang dipilih mudah digunakan dan memiliki tampilan yang user-friendly, sehingga karyawan dapat beradaptasi dengan cepat tanpa hambatan berarti.
• Perhatikan struktur biaya secara menyeluruh, termasuk kebutuhan hardware dan jaringan pendukung. Selain itu, pahami juga model harga yang ditawarkan baik itu biaya awal maupun berlangganan agar Anda bisa mendapatkan solusi yang paling efisien secara biaya.

Kesimpulan

Jika bisnis Anda masih terkendala akses data, proses manual, atau biaya sistem yang sulit diprediksi, ERP subscription bisa menjadi opsi yang lebih praktis dan fleksibel. Dengan sistem berbasis cloud, Anda dapat mengakses layanan kapan saja tanpa perlu repot mengelola instalasi dan pemeliharaan sendiri.

Agar hasilnya benar-benar sesuai kebutuhan, pastikan Anda memilih solusi ERP yang relevan dengan proses bisnis, mudah digunakan, dan efisien dari sisi biaya.

Sebelum mengambil keputusan, sebaiknya pelajari dulu kebutuhan perusahaan Anda dan bandingkan pilihan yang tersedia secara lebih cermat.

Pertanyaan Seputar SaaS ERP

• Apa itu ERP akuntansi?

  Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem, paket software atau aplikasi terintegrasi yang menghubungkan semua aspek aktivitas perusahaan atau organisasi seperti akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, rantai pasok, informasi konsumen dan lain-lain.

• Beberapa modul ERP yang umum antara lain:

  (1)Asset Managament (Manajemen aset) (2)Financial Accounting (Fico atau keuangan) (3)Human Resources (SDM) (4)Industry-Spesific Solutions (5)Plant Maintenance (6)Production Planning (Perencanaan produksi) (7)Quality Management (Manajemen mutu) (8)Sales and Distribution (Penjualan dan distribusi) (9)Inventory Management (Manajemen persediaan)

• Kapan ERP diperlukan?

  Perusahaan dikatakan membutuhkan ERP saat semuanya dituntut serba cepat. Perusahaan yang berkembang dengan pesat pasti akan membutuhkan software ini dikarenakan proses produksi dan keluar masuk barang di perusahaan yang semakin cepat pula. Kadang tenaga manual tidak akan bisa mengimbangi perputaran barang tersebut.

• Siapa saja yang menggunakan ERP?

  (1)Manufaktur. (2)Distribusi. (3)Layanan profesional. (4)Konstruksi. (5)Layanan industri. (6)Bisnis Jasa. (7)Kesehatan. (8)Dan banyak lagi.