Panduan Lengkap Consignment Stock dan Pengelolaannya

Pernah dengar stok barang ada di gudang Anda, tapi belum benar-benar jadi milik Anda? Di banyak bisnis, skema ini muncul saat perusahaan ingin menjaga ketersediaan produk tanpa mengunci terlalu banyak modal di persediaan.

Pada praktiknya, pola ini sering terjadi di ritel dan distribusi ketika supplier ingin produknya selalu siap di rak, sementara pihak toko ingin mengurangi risiko barang tidak laku. Dari situ, muncullah praktik penempatan stok yang lebih fleksibel, lengkap dengan aturan pencatatan, kontrol stok, dan waktu pembayaran yang disepakati.

Inilah yang dinamakan consignment stock atau stok konsinyasi, di mana barang dititipkan oleh pemasok dan baru berpindah kepemilikan saat terjual atau dipakai.

Apa Itu Consignment Stock?

Secara sederhana, consignment stock adalah sebuah perjanjian dagang di mana pemilik barang menitipkan produknya kepada pihak lain untuk dijual ke konsumen akhir. Dalam skema ini, hak kepemilikan barang tetap berada di tangan pemilik produk hingga barang tersebut laku terjual.

Berbeda dengan sistem jual beli putus atau outright purchase, barang yang ada di rak toko pengecer secara teknis masih menjadi aset pemilik barang. Hal ini seringkali menimbulkan kebingungan dalam pencatatan akuntansi jika tidak dipahami dengan benar. Pihak toko tidak mencatat barang tersebut sebagai persediaan mereka, melainkan hanya sebagai barang titipan yang harus dijaga keamanannya.

Perbedaan Peran Consignor dan Consignee

Dalam ekosistem konsinyasi, terdapat dua pihak utama yang memiliki tanggung jawab berbeda namun saling melengkapi. Pihak pertama adalah Consignor (Pengamanat), yaitu pemilik barang yang bertanggung jawab atas kualitas produk, pengiriman, dan penetapan harga jual. Di sisi lain, terdapat Consignee (Komisioner), yaitu pihak penyalur atau pemilik toko yang bertugas menjaga keamanan fisik barang, melakukan pemasaran di lokasi, dan memproses transaksi dengan pelanggan.

Karakteristik Utama Sistem Konsinyasi

Sistem ini memiliki ciri khas unik yang membedakannya dari model distribusi lainnya, salah satunya adalah hak retur barang yang tidak terjual. Artinya, jika produk tidak laku dalam periode tertentu, consignee berhak mengembalikannya kepada consignor tanpa penalti finansial. Selain itu, pembayaran biasanya dilakukan dengan sistem pay-on-scan atau setelah penjualan terjadi, dan keuntungan didapat melalui pembagian komisi yang telah disepakati dalam kontrak awal.

Mekanisme dan Alur Kerja Consignment Stock dalam Bisnis

Memahami siklus hidup produk dalam sistem konsinyasi sangat krusial untuk memastikan arus kas tetap lancar dan hubungan antar mitra bisnis tetap harmonis. Mari kita bedah tahapan krusialnya satu per satu.

1. Tahap Perjanjian dan Pengiriman Barang

Langkah awal selalu dimulai dengan kesepakatan tertulis yang mendetail mengenai persentase komisi dan termin pembayaran. Setelah kontrak ditandatangani, consignor akan mengirimkan barang ke gudang atau toko consignee. Pada tahap ini, sangat penting untuk menggunakan aplikasi manajemen stok otomatis untuk mencatat perpindahan barang tanpa mengubah status kepemilikan, sehingga aset tetap terlacak dengan akurat di sistem pusat.

2. Tahap Penjualan dan Pelaporan Berkala

Saat barang sudah terpajang dan terjual ke konsumen, consignee memiliki kewajiban untuk mencatat transaksi tersebut. Tantangan terbesar biasanya muncul di sini, yaitu kedisiplinan dalam melaporkan data penjualan. Saya sangat menyarankan agar laporan penjualan atau sales report dikirimkan secara berkala, baik mingguan atau bulanan, agar consignor dapat memantau performa produk dan merencanakan restock tepat waktu.

3. Tahap Rekonsiliasi dan Pembayaran

Ini adalah tahap krusial di mana data penjualan dari toko dicocokkan dengan catatan pengiriman milik pemilik barang. Proses rekonsiliasi ini bertujuan untuk memastikan tidak ada selisih antara barang yang terjual dengan uang yang akan ditagihkan. Setelah data cocok, consignor akan menerbitkan invoice tagihan kepada consignee sesuai dengan jumlah barang yang laku, dikurangi komisi yang menjadi hak penyalur.

Untuk lebih jelasnya, simak infografis di bawah ini.

Analisis Keuntungan dan Risiko Consignment Stock

Meskipun consignment stock menawarkan fleksibilitas stok dan potensi penjualan yang lebih stabil, skema ini tetap punya konsekuensi di sisi kontrol, pelaporan, dan pembagian tanggung jawab antar pihak. Berikut adalah manfaat dan tantangan dalam penerapan stok konsinyasi.

1. Manfaat Bagi Consignor (Pemilik Barang)

Bagi pemilik produk, manfaat utama adalah perluasan jangkauan pasar atau market coverage tanpa harus mengeluarkan biaya investasi aset tetap seperti sewa toko atau gaji karyawan toko. Selain itu, sistem ini memungkinkan produsen untuk melakukan tes pasar terhadap produk baru dengan risiko penolakan dari toko yang minim. Karena toko tidak perlu membeli putus, mereka biasanya lebih terbuka untuk menerima produk baru untuk dipajang di rak mereka.

2. Keuntungan Bagi Consignee (Penyalur)

Keuntungan terbesar bagi penyalur adalah minimalisasi risiko modal karena tidak perlu mengeluarkan uang tunai di muka untuk membeli persediaan. Hal ini sangat membantu menjaga kesehatan arus kas atau cash flow operasional toko. Selain itu, penyalur dapat menawarkan variasi produk yang lebih beragam kepada pelanggan mereka tanpa dihantui rasa takut akan risiko barang tidak laku atau dead stock.

3. Risiko dan Tantangan yang Sering Terjadi

Risiko utama yang sering saya temui adalah kerusakan barang saat dipajang yang sering menjadi sumber sengketa mengenai siapa yang harus menanggung kerugiannya. Selain itu, bagi consignor, ada risiko keterlambatan pembayaran dari mitra yang dapat mengganggu perputaran modal kerja. Tantangan lainnya adalah kesulitan memantau level stok secara real-time di banyak lokasi cabang secara manual, yang seringkali berujung pada kehabisan stok atau penumpukan barang yang tidak terdeteksi.

Strategi Mengelola Manajemen Stok Konsinyasi yang Efektif

Pengelolaan stok konsinyasi yang buruk dapat menyebabkan barang hilang tidak terdeteksi atau tagihan tidak terbayar tepat waktu. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan memerlukan strategi manajemen inventaris yang proaktif. Berikut adalah strategi yang wajib Anda terapkan.

1. Lakukan Audit Stok (Stock Opname) Secara Rutin

Audit rutin ini berfungsi untuk memastikan jumlah fisik barang di toko sesuai dengan catatan di sistem anda. Langkah ini sangat efektif untuk meminimalisir inventory shrinkage atau terjadinya penyusutan inventaris akibat pencurian atau kerusakan yang tidak terlaporkan.

2. Tetapkan Aturan Restock dan Retur yang Jelas

Anda perlu memiliki kebijakan tegas mengenai kapan barang harus ditarik atau return jika tidak laku dalam periode tertentu, misalnya setelah 3 bulan. Sebaliknya, gunakan software inventory untuk manajemen stok barang guna mengatur titik pemesanan ulang otomatis.

3. Analisis Performa Mitra Penyalur

Tidak semua lokasi konsinyasi memberikan hasil yang sama, sehingga Anda perlu rutin mengevaluasi mitra mana yang memberikan penjualan terbaik. Dengan data yang akurat, Anda dapat memutuskan untuk menarik barang dari mitra yang kurang perform dan merelokasinya ke toko yang lebih potensial.

Peran Sistem Inventaris dalam Otomasi Consignment Stock

Mengelola ratusan titik konsinyasi dengan cara manual merupakan cara yang tidak efektif bagi bisnis yang sedang bertumbuh karena rentang terhadap kesalahan input. Di sinilah peran teknologi seperti sistem inventaris menjadi penting untuk menyelaraskan manajemen konsinyasi jadi terintegrasi dan transparan.

Forbes sebagai salah satu media terkemuka di bidang finansial mengutip RFID Lab di Auburn University, menemukan bahwa RFID dapat meningkatkan inventory accuracy dari 63% menjadi 95% sekaligus menurunkan out-of-stocks. Ini menegaskan bahwa visibilitas stok yang real-time adalah kunci agar konsinyasi rapi tanpa selisih data, telat laporan, atau sengketa tagihan.

Bagaimana Alfa Group Memanfaatkan Software Inventaris dalam Bisnisnya

Berbagai perusahaan retail seperti Alfa Group menggunakan sistem digital seperti sistem manajemen inventaris modern HashMicro untuk tracking stock consignment hingga penjualannya sehingga margin dari consignment bisa terbarui secara real-time. Berikut ini adalah bagaimana Alfa Group menjalankan skema konsinyasi dengan bantuan software.

1. Penerimaan Stok Konsinyasi Terpisah dari Stok Reguler

Saat barang konsinyasi masuk ke gudang atau toko, sistem inventaris mencatatnya dengan status khusus sehingga stok titipan tidak bercampur dengan stok milik perusahaan. Data seperti supplier, SKU, kuantitas, lokasi, dan aturan margin atau komisi ikut direkam sejak awal agar perhitungan berikutnya tetap konsisten.

2. Tracking Pergerakan Stok per Lokasi dan per Supplier

Alfa Group dapat memantau stok konsinyasi sampai level lokasi (DC, toko, hingga area penyimpanan) tanpa kehilangan jejak asal supplier-nya. Ketika ada transfer antar lokasi, sistem tetap menandai bahwa barang tersebut konsinyasi, sehingga data yang dimuat dalam laporan stok barang tidak kacau.

3. Integrasi ke Penjualan agar Margin Konsinyasi Otomatis Terhitung

Saat transaksi terjadi di kasir, sistem otomatis mengurangi stok konsinyasi yang sesuai dan mengaitkannya ke supplier terkait. Dari transaksi itu, sistem langsung memperbarui angka penjualan, sisa stok titipan, serta perhitungan margin atau fee konsinyasi secara real-time.

4. Rekonsiliasi, Retur, dan Settlement Konsinyasi Lebih Cepat

Jika ada retur barang tidak laku, selisih stok, atau diskon promo, sistem mencatat penyesuaian tersebut ke supplier dan transaksi asalnya agar tidak mengganggu perhitungan margin. Di akhir periode, sistem menyiapkan rekap penjualan dan potongan per supplier sebagai dasar settlement, sehingga proses pembayaran dan audit jauh lebih rapi.

Ringkasnya, Software Inventaris Dipakai untuk Apa dalam Konsinyasi?

1. Memisahkan stok konsinyasi vs stok milik perusahaan agar kepemilikan jelas
2. Memantau stok titipan per lokasi, per supplier, dan per SKU dengan histori lengkap
3. Menghitung margin atau fee konsinyasi otomatis dari transaksi penjualan
4. Mempercepat settlement dengan dukungan retur, promo, dan rekonsiliasi yang terstruktur

Kesimpulan

Pertanyaan Seputar Consignment Stock

• Apa perbedaan consignment stock dengan dropshipping?

  Perbedaan utamanya terletak pada kepemilikan dan lokasi fisik barang. Pada konsinyasi, barang secara fisik ada di toko pengecer namun milik supplier, sedangkan dropship barang tetap di supplier dan baru dikirim saat ada pesanan.

• Siapa yang menanggung risiko jika barang konsinyasi hilang di toko?

  Risiko kehilangan barang biasanya menjadi tanggung jawab consignee (toko/penyalur) setelah barang diterima secara fisik, namun hal ini sangat bergantung pada detail klausul dalam kontrak perjanjian kerjasama.

• Apakah software akuntansi biasa bisa menangani konsinyasi?

  Software akuntansi biasa seringkali terbatas fiturnya. Sebaiknya gunakan sistem ERP dengan modul inventaris khusus yang bisa memisahkan stok milik sendiri dan stok konsinyasi untuk akurasi data.

• Industri apa yang paling cocok menggunakan sistem konsinyasi?

  Sistem ini sangat cocok untuk industri ritel, fashion, makanan kemasan (F&B), barang seni, dan kerajinan tangan yang membutuhkan display fisik untuk menarik pembeli.

• Bagaimana cara mencatat jurnal akuntansi untuk penjualan konsinyasi?

  Pendapatan penjualan konsinyasi baru diakui dan dicatat dalam jurnal saat barang benar-benar terjual ke konsumen akhir, bukan saat barang dikirimkan ke toko mitra.