Banyak bisnis menghadapi kebutuhan dana mendadak yang tidak terduga, mulai dari pembelian inventaris hingga biaya perbaikan operasional. Di sinilah cash advance menjadi solusi pendanaan jangka pendek yang membantu menjaga kelancaran arus kas.
Tanpa sistem yang terkelola, pencatatan cash advance bisa memicu kekacauan laporan keuangan dan hilangnya jejak dana. Software Akuntansi HashMicro memungkinkan pencatatan, persetujuan, dan pelacakan kas bon secara otomatis dan transparan.
Melalui artikel ini, Anda akan memahami definisi, jenis, dan cara pengelolaan cash advance yang tepat agar tetap efisien dan akurat dalam pembukuan bisnis Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Sebenarnya Cash Advance Itu?
Jawaban Cepat: Cash advance adalah fasilitas pinjaman dana tunai jangka pendek yang memungkinkan perusahaan mendapatkan akses cepat ke sejumlah uang tunai. Berbeda dari pinjaman bank konvensional, proses persetujuannya jauh lebih cepat dengan persyaratan yang lebih longgar, namun biasanya diiringi dengan biaya atau suku bunga yang lebih tinggi.
Fasilitas ini pada dasarnya memberikan dana di muka yang akan dibayar kembali menggunakan pendapatan masa depan perusahaan atau melalui pemotongan langsung dari penjualan. Karena kemudahannya, banyak bisnis memanfaatkannya untuk mengatasi masalah likuiditas yang mendesak. Penting untuk saya tekankan, cash advance bukanlah solusi pendanaan jangka panjang, melainkan alat strategis untuk situasi darurat atau kebutuhan modal kerja yang sangat singkat.
Perbedaan mendasar antara cash advance dan pinjaman tradisional terletak pada struktur, persyaratan, dan tujuan penggunaannya. Pinjaman bank umumnya memerlukan proses pengajuan yang panjang, analisis kredit yang mendalam, serta jaminan aset. Sebaliknya, cash advance lebih fokus pada performa penjualan historis perusahaan sebagai dasar persetujuan, seringkali tanpa memerlukan agunan.
Jenis-Jenis Cash Advance yang Umum Digunakan Bisnis
Sebelum memutuskan menggunakan fasilitas ini, penting bagi Anda untuk mengenali berbagai jenis cash advance yang tersedia. Setiap jenis memiliki mekanisme dan skema pengembalian yang berbeda, sehingga pemahaman mendalam akan membantu Anda memilih opsi yang paling sesuai. Berikut adalah tiga jenis cash advance yang paling umum saya temui dalam dunia bisnis.
1. Merchant Cash Advance (MCA)
Merchant Cash Advance (MCA) adalah jenis pendanaan yang diberikan kepada bisnis berdasarkan volume penjualan kartu kredit atau debit di masa depan. Penyedia dana akan memberikan sejumlah uang tunai di muka, dan sebagai gantinya, mereka akan mengambil persentase tetap dari total penjualan harian Anda hingga lunas. Mekanisme ini membuat pembayaran menjadi fleksibel; saat penjualan tinggi, Anda membayar lebih cepat, dan saat melambat, jumlah pembayaran harian pun ikut menurun.
Dari pengalaman saya, opsi ini sangat populer bagi bisnis ritel, restoran, dan kafe dengan volume transaksi kartu yang tinggi. Kelemahannya adalah biaya yang dihitung menggunakan factor rate, yang jika dikonversi ke suku bunga tahunan (APR) bisa menjadi sangat tinggi. Oleh karena itu, MCA paling cocok untuk kebutuhan yang sangat mendesak dengan potensi pengembalian investasi yang cepat.
2. Cash advance kartu kredit perusahaan
Jenis ini mirip dengan penarikan tunai dari kartu kredit pribadi, namun menggunakan kartu kredit yang terdaftar atas nama perusahaan. Fasilitas ini memungkinkan bisnis untuk menarik dana tunai langsung dari limit kredit yang tersedia. Prosesnya sangat instan dan tidak memerlukan pengajuan tambahan, menjadikannya solusi tercepat untuk kebutuhan dana darurat skala kecil.
Namun, perlu diingat bahwa penarikan tunai dari kartu kredit biasanya dikenakan biaya transaksi yang signifikan dan suku bunga yang lebih tinggi dibandingkan transaksi biasa. Bunga ini mulai dihitung sejak hari pertama penarikan, tanpa ada masa tenggang. Saya biasanya menyarankan ini hanya untuk situasi darurat yang benar-benar tidak terduga dan dalam jumlah kecil.
3. Kas bon karyawan (Employee Payroll Advance)
Kas bon karyawan adalah bentuk cash advance internal di mana perusahaan memberikan sebagian gaji karyawan di muka sebelum tanggal gajian resmi. Ini bukanlah pinjaman dari pihak eksternal, melainkan kebijakan perusahaan untuk membantu karyawan yang menghadapi kebutuhan finansial mendesak. Jumlah yang diberikan biasanya akan dipotong secara otomatis dari gaji karyawan pada periode pembayaran berikutnya.
Meskipun ini adalah fasilitas untuk karyawan, pengelolaannya yang tidak tepat dapat memengaruhi arus kas perusahaan. Diperlukan pencatatan akuntansi yang cermat untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penggajian. Untuk mempermudah proses ini, banyak perusahaan modern mengandalkan Sistem HRIS terintegrasi yang dapat mengelola kas bon secara otomatis dan akurat.
Kapan Sebaiknya Bisnis Menggunakan Cash Advance?
Meskipun biayanya cenderung tinggi, ada beberapa skenario di mana penggunaan cash advance dapat menjadi langkah strategis yang masuk akal. Keputusan untuk mengambil fasilitas ini harus didasarkan pada analisis cermat antara biaya yang harus ditanggung dengan urgensi dan potensi keuntungan. Menggunakannya pada waktu yang tepat dapat membantu bisnis melewati tantangan jangka pendek dan bahkan menangkap peluang tak terduga.
1. Mengatasi kesenjangan arus kas jangka pendek
Skenario paling umum adalah ketika perusahaan menghadapi cash flow gap sementara. Misalnya, Anda sedang menunggu pembayaran invoice besar dari klien tetapi harus menutupi biaya operasional rutin seperti gaji karyawan atau sewa tempat. Cash advance dapat menjadi jembatan finansial yang efektif untuk menjaga operasional tetap berjalan lancar tanpa harus menunggu likuiditas dari piutang.
2. Kebutuhan mendesak untuk pembelian inventaris
Terkadang, muncul peluang untuk membeli stok atau bahan baku dalam jumlah besar dengan harga diskon yang signifikan, namun penawaran tersebut terbatas waktu. Jika modal kerja Anda saat itu tidak mencukupi, cash advance bisa digunakan untuk memanfaatkan peluang tersebut. Potensi keuntungan dari pembelian inventaris dengan harga murah diharapkan dapat menutupi biaya tinggi dari fasilitas cash advance itu sendiri.
3. Membayar biaya operasional tak terduga
Dalam menjalankan bisnis, biaya tak terduga seperti perbaikan mendadak pada mesin produksi vital bisa terjadi kapan saja. Penundaan perbaikan dapat menyebabkan downtime yang merugikan dan menghentikan seluruh aktivitas produksi. Dalam situasi darurat seperti ini, kecepatan akses dana dari cash advance menjadi sangat berharga untuk segera mengatasi masalah dan meminimalkan kerugian.
4. Ketika sulit mendapatkan pinjaman konvensional
Bagi bisnis baru atau UMKM yang belum memiliki riwayat kredit yang panjang atau tidak memiliki aset yang cukup untuk dijadikan agunan, mendapatkan pinjaman dari bank bisa menjadi proses yang sulit. Cash advance menawarkan alternatif dengan proses persetujuan yang lebih cepat dan persyaratan yang lebih longgar. Ini menjadikannya pilihan yang lebih mudah diakses bagi bisnis yang tidak memenuhi kriteria ketat dari lembaga keuangan tradisional.
Memahami Risiko dan Kekurangan Cash Advance bagi Perusahaan
Di balik kemudahan dan kecepatannya, cash advance menyimpan sejumlah risiko signifikan yang harus dipertimbangkan secara matang. Biaya yang tinggi dan struktur pengembalian yang unik dapat menjadi pedang bermata dua jika tidak dikelola dengan bijak. Memahami kekurangannya akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih terinformasi dan menghindari jebakan finansial.
1. Biaya dan suku bunga yang sangat tinggi
Kekurangan terbesar dari cash advance adalah biayanya yang sangat mahal. Alih-alih menggunakan suku bunga tahunan (APR), penyedia seringkali menggunakan factor rate yang dikalikan dengan jumlah pinjaman. Jika dihitung, angka ini dapat setara dengan APR tiga digit yang jauh lebih tinggi daripada pinjaman bank, yang tentunya dapat menggerus margin keuntungan secara signifikan.
2. Potensi terjerat dalam siklus utang
Struktur pengembalian harian atau mingguan pada MCA dapat memberikan tekanan berat pada arus kas perusahaan. Jika penjualan menurun, persentase tetap yang ditarik setiap hari bisa terasa semakin memberatkan. Kondisi ini dapat memaksa perusahaan untuk mengambil cash advance baru hanya untuk menutupi kewajiban yang ada, menciptakan siklus utang yang sulit diputuskan.
3. Tidak membangun riwayat kredit bisnis
Tidak seperti pinjaman bisnis dari lembaga keuangan resmi, pembayaran cash advance umumnya tidak dilaporkan ke biro kredit bisnis. Artinya, meskipun Anda selalu membayar tepat waktu, hal ini tidak akan membantu membangun atau meningkatkan skor kredit perusahaan Anda. Riwayat kredit yang kuat sangat penting untuk mendapatkan akses ke produk pendanaan yang lebih baik dan lebih murah di masa depan.
4. Pengaruh negatif pada profitabilitas
Karena biayanya yang tinggi, cash advance secara langsung mengurangi laba bersih yang dihasilkan oleh bisnis Anda. Setiap rupiah pendapatan yang digunakan untuk membayar kembali fasilitas ini adalah rupiah yang tidak dapat diinvestasikan kembali ke dalam pertumbuhan bisnis. Jika tidak digunakan untuk peluang yang sangat menguntungkan, cash advance pada akhirnya dapat menjadi beban finansial yang menghambat pertumbuhan.
Cara Tepat Mengelola dan Mencatat Cash Advance dalam Pembukuan
Setelah memutuskan menggunakan cash advance, langkah krusial berikutnya adalah memastikan fasilitas tersebut dikelola dan dicatat dengan benar. Pengelolaan yang buruk tidak hanya dapat menyebabkan masalah arus kas, tetapi juga menciptakan ketidakakuratan dalam laporan keuangan. Dengan pendekatan yang sistematis, Anda dapat memitigasi risiko dan menjaga transparansi finansial.
1. Langkah pencatatan akuntansi untuk cash advance
Pencatatan yang akurat adalah fondasi dari manajemen keuangan yang baik. Saat menerima dana, Anda harus mencatatnya dengan membuat jurnal: Debit pada akun Kas (Cash) dan Kredit pada akun Utang Jangka Pendek. Setiap kali pembayaran dilakukan, jurnal baliknya adalah: Debit pada akun Utang Jangka Pendek dan Kredit pada akun Kas atau Pendapatan Penjualan.
2. Rekonsiliasi pembayaran secara berkala
Sangat penting untuk melakukan rekonsiliasi secara rutin, idealnya mingguan, antara catatan internal Anda dengan laporan dari penyedia cash advance. Proses ini memastikan bahwa jumlah yang dipotong sesuai dengan perjanjian dan tidak ada biaya tersembunyi. Rekonsiliasi juga membantu Anda memantau sisa utang secara akurat dan memproyeksikan kapan pinjaman akan lunas.
3. Memanfaatkan software akuntansi untuk otomatisasi
Mengelola pencatatan dan rekonsiliasi secara manual sangat rentan terhadap human error dan memakan waktu. Menggunakan Software Akuntansi seperti HashMicro dapat mengotomatiskan seluruh proses ini. Anda dapat membuat jurnal otomatis, menjadwalkan rekonsiliasi bank, dan menghasilkan laporan keuangan secara real-time, memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Dengan berbagai fitur otomatisasi dan integrasi di atas, Anda bisa menilai sendiri efektivitas serta biaya implementasinya sesuai kebutuhan bisnis Anda. Klik banner di bawah untuk melihat skema harga Software Akuntansi HashMicro yang paling sesuai bagi perusahaan Anda.
Alternatif Pendanaan Selain Cash Advance untuk Bisnis Anda
Meskipun cash advance berguna dalam situasi darurat, penting untuk mengetahui bahwa ada banyak alternatif pendanaan lain yang mungkin lebih terjangkau. Mengeksplorasi opsi-opsi ini dapat membantu Anda membangun fondasi finansial yang lebih kuat dan berkelanjutan. Dari pinjaman modal kerja hingga pembiayaan berbasis invoice, setiap alternatif menawarkan kelebihan yang berbeda.
1. Pinjaman modal kerja (Working Capital Loan)
Ini adalah pinjaman jangka pendek yang dirancang khusus untuk membiayai kebutuhan operasional sehari-hari. Pinjaman ini biasanya memiliki tenor 1-2 tahun dengan suku bunga yang jauh lebih rendah dibandingkan cash advance. Proses pengajuannya lebih terstruktur, namun tetap lebih cepat daripada pinjaman investasi jangka panjang, menjadikannya pilihan baik untuk kebutuhan modal kerja terencana.
2. Lini kredit bisnis (Business Line of Credit)
Fasilitas ini berfungsi seperti kartu kredit untuk bisnis, di mana Anda diberikan batas kredit maksimum yang dapat ditarik kapan saja. Anda hanya membayar bunga atas jumlah yang Anda gunakan, bukan seluruh limit. Lini kredit memberikan fleksibilitas luar biasa untuk mengelola fluktuasi arus kas tanpa harus mengajukan pinjaman baru setiap kali membutuhkan dana.
3. Invoice financing atau anjak piutang
Jika bisnis Anda memiliki banyak piutang usaha (invoice) yang belum jatuh tempo, invoice financing adalah solusi yang sangat efektif. Anda dapat “menjual” invoice Anda ke perusahaan pembiayaan dengan diskon untuk mendapatkan uang tunai di muka. Ini adalah cara cepat untuk mengubah piutang menjadi kas tanpa harus menambah utang baru di neraca perusahaan Anda.
4. Peer-to-Peer (P2P) Lending untuk bisnis
Platform Peer-to-Peer (P2P) Lending menghubungkan bisnis yang membutuhkan dana dengan investor individu yang ingin memberikan pinjaman. Prosesnya sepenuhnya digital, lebih cepat dari bank konvensional, dan seringkali menawarkan suku bunga yang lebih kompetitif. Opsi ini menjadi semakin populer bagi UMKM yang mencari alternatif pendanaan yang lebih modern dan mudah diakses.
Optimalkan Manajemen Keuangan Bisnis Anda dengan Solusi dari HashMicro
HashMicro menyediakan sistem ERP terintegrasi yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses keuangan bisnis, termasuk pengelolaan pendanaan seperti cash advance. Dengan solusi yang komprehensif, perusahaan dapat mengatasi tantangan seperti pencatatan utang yang rumit, rekonsiliasi manual yang memakan waktu, dan kurangnya visibilitas terhadap arus kas secara real-time. Melalui modul Software Akuntansi yang canggih, perusahaan dapat memproses setiap transaksi keuangan lebih cepat, mengurangi human error, serta mendapatkan data yang akurat secara real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Sistem HashMicro dirancang dengan integrasi penuh antar modul, sehingga data dari departemen akuntansi, penjualan, dan pembelian dapat saling terhubung. Hal ini memberikan visibilitas yang menyeluruh terhadap kesehatan finansial perusahaan. Dengan otomatisasi, Anda dapat memastikan setiap pembayaran cash advance tercatat dengan benar dan dampaknya terhadap laporan laba rugi serta neraca dapat langsung terlihat.
Fitur Software Akuntansi HashMicro:
- Manajemen Arus Kas: Menyediakan proyeksi arus kas otomatis berdasarkan data transaksi, membantu Anda mengantisipasi kebutuhan dana dan mengelola likuiditas dengan lebih baik.
- Rekonsiliasi Bank Otomatis: Mencocokkan transaksi di rekening bank dengan catatan di pembukuan secara otomatis, mempercepat proses rekonsiliasi dan memastikan akurasi data.
- Laporan Keuangan Real-Time: Menghasilkan laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas secara instan, memberikan gambaran akurat mengenai dampak finansial dari setiap keputusan pendanaan.
- Manajemen Utang & Piutang: Melacak semua utang, termasuk dari cash advance, dan piutang secara terpusat, lengkap dengan pengingat jatuh tempo untuk menjaga kesehatan finansial.
- Jurnal & Buku Besar Otomatis: Mengotomatiskan pembuatan jurnal untuk setiap transaksi, memastikan setiap penerimaan dan pembayaran cash advance tercatat sesuai standar akuntansi tanpa input manual.
Dengan HashMicro, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, transparansi data, dan otomatisasi proses keuangan. Untuk melihat bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda secara nyata, jangan ragu untuk mencoba demo gratisnya sekarang juga.
Kesimpulan
Cash advance dapat menjadi solusi cepat untuk kebutuhan dana mendadak, tetapi penggunaannya harus dikendalikan dengan bijak agar tidak membebani arus kas bisnis. Memahaminya dengan benar membantu Anda menilai apakah manfaatnya sebanding dengan biaya dan risikonya.
Dengan pencatatan dan kontrol yang tepat, fasilitas ini tetap bisa dimanfaatkan tanpa mengganggu stabilitas finansial. Software akuntansi HashMicro membantu memonitor, menyetujui, dan mengelola cash advance secara otomatis agar setiap transaksi tetap transparan dan tercatat rapi.
Ingin melihat bagaimana otomatisasi pengelolaan kas bon bekerja secara nyata? Coba demo gratis HashMicro dan rasakan kemudahan mengontrol arus kas bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Landed Cost
-
Apa beda cash advance dengan pinjaman biasa?
Perbedaan utamanya terletak pada proses persetujuan dan pengembalian. Cash advance lebih cepat dan berdasarkan penjualan, sedangkan pinjaman biasa memerlukan analisis kredit mendalam dan memiliki jadwal angsuran tetap.
-
Apakah cash advance aman untuk UMKM?
Aman jika digunakan untuk kebutuhan darurat dan jangka pendek yang sangat spesifik. Namun, biayanya yang tinggi membuatnya berisiko jika dijadikan sumber pendanaan rutin atau untuk menutupi kerugian operasional.
-
Bagaimana cara menghitung biaya cash advance?
Biaya biasanya dihitung menggunakan ‘factor rate’, bukan suku bunga tahunan. Misalnya, jika Anda meminjam Rp10 juta dengan factor rate 1.3, maka total yang harus Anda kembalikan adalah Rp13 juta.
