Memahami sistem kontrak kerja penting untuk membangun tim solid dan melindungi perusahaan dari risiko hukum. Banyak HR dan pemilik bisnis masih bingung membedakan karyawan kontrak (PKWT) dan tetap (PKWTT), serta implikasi hukumnya.
Artikel ini mengupas semua yang perlu diketahui tentang sistem kontrak kerja di Indonesia, mulai dari dasar hukum hingga praktik terbaik pengelolaannya. Dengan software HRM, perusahaan bisa merancang strategi ketenagakerjaan yang patuh regulasi, fleksibel, dan mendukung pertumbuhan bisnis berkelanjutan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Sistem Kontrak Kerja dan Mengapa Fundamental bagi Perusahaan?
Sistem kontrak kerja adalah kerangka formal yang mengatur hubungan antara perusahaan dan karyawan. Selain dokumen administratif, kontrak ini mendefinisikan hak, kewajiban, dan kondisi kerja, sekaligus menjadi landasan hukum yang memberikan kepastian dan perlindungan bagi kedua pihak.
Pentingnya kontrak jelas tak bisa diremehkan. Tanpa kontrak yang terdefinisi, perusahaan rentan terhadap sengketa hukum dan klaim hak karyawan. Sistem kontrak yang efektif juga membantu perencanaan tenaga kerja, baik untuk proyek jangka pendek melalui PKWT maupun tim inti jangka panjang dengan PKWTT, sehingga operasional bisnis berjalan transparan dan aman.
4 Jenis Utama Sistem Kontrak Kerja
Sistem kontrak kerja di Indonesia terbagi menjadi dua: Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Memahami perbedaan keduanya penting untuk strategi rekrutmen yang efektif, fleksibel, dan patuh hukum.
Berikut adalah penjabaran mendalam mengenai jenis-jenis perjanjian kerja tersebut:
1. Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)
PKWT adalah kontrak kerja berbasis jangka waktu tertentu atau selesainya pekerjaan. Cocok untuk pekerjaan musiman, proyek terbatas, atau produk percobaan. Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, durasi PKWT maksimal 5 tahun, termasuk perpanjangan, dan perusahaan wajib memberikan kompensasi saat kontrak berakhir. Pengelolaan kontrak ini ideal dengan software HR untuk memantau masa berlaku secara akurat.
2. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT)
PKWTT adalah kontrak permanen tanpa batas waktu, ditujukan untuk peran inti perusahaan. Masa percobaan maksimal 3 bulan dapat diterapkan, dan pemutusan hubungan kerja harus sesuai prosedur hukum, termasuk pembayaran pesangon jika diperlukan. Kontrak ini memberikan kestabilan jangka panjang bagi tim inti perusahaan.
3. Perjanjian Paruh Waktu/Freelance
Kontrak ini untuk karyawan dengan jam kerja fleksibel atau proyek tertentu. Umumnya tidak memiliki jam kerja penuh dan hak yang sama seperti karyawan tetap, tetapi tetap tunduk pada regulasi terkait upah dan perlindungan dasar. Sistem HR yang baik memudahkan pencatatan jam kerja dan pembayaran.
4. Outsourcing
Outsourcing melibatkan pihak ketiga untuk menyediakan tenaga kerja sesuai kebutuhan perusahaan. Perusahaan utama tidak langsung mempekerjakan karyawan, sehingga tanggung jawab administratif dan hukum sebagian berada pada penyedia jasa. Manajemen kontrak tetap penting untuk memastikan kesesuaian tugas dan perlindungan hukum bagi semua pihak.
Komponen Wajib dalam Surat Perjanjian Kerja yang Sah
Surat perjanjian kerja harus memuat informasi penting yang menjelaskan hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Kelengkapan ini bukan sekadar formalitas, tetapi syarat mutlak agar kontrak sah dan mengikat secara hukum.
Berikut adalah elemen-elemen esensial yang wajib tercantum dalam setiap surat perjanjian kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan:
1. Identitas perusahaan dan karyawan
Informasi dasar ini wajib dicantumkan untuk memastikan siapa yang menjadi pemberi kerja dan siapa pekerja. Termasuk nama lengkap, alamat, jenis usaha perusahaan, serta nama, umur, jenis kelamin, dan alamat karyawan. Kejelasan ini penting agar kontrak sah secara hukum dan mengurangi risiko sengketa identitas.
2. Jabatan atau jenis pekerjaan
Kontrak harus menjelaskan jabatan atau peran karyawan secara spesifik, termasuk ruang lingkup tugas dan tanggung jawab utama. Deskripsi yang rinci membantu menetapkan ekspektasi kinerja sejak awal dan menjadi acuan evaluasi, sehingga meminimalkan kebingungan atau perselisihan di kemudian hari.
3. Hak dan kewajiban
Klausul ini merinci hak karyawan, seperti upah, cuti, dan jaminan sosial, serta kewajiban mereka untuk mematuhi peraturan dan melaksanakan pekerjaan dengan baik. Di sisi perusahaan, diatur hak untuk memberikan arahan dan kewajiban menyediakan lingkungan kerja yang aman. Hal ini menjaga keseimbangan hubungan kerja.
4. Besaran upah dan cara pembayaran
Kontrak harus mencantumkan upah pokok, tunjangan, metode, dan jadwal pembayaran. Transparansi dalam kompensasi membangun kepercayaan karyawan dan memastikan perusahaan memenuhi kewajiban finansial tepat waktu, sesuai kesepakatan.
5. Syarat kerja
Bagian ini menjelaskan jam kerja, hari kerja, kebijakan lembur, dan aturan istirahat. Pencantuman syarat kerja yang jelas membantu karyawan memahami ritme kerja perusahaan dan menjadi dasar perhitungan lembur atau penyesuaian jadwal di masa mendatang.
6. Jangka waktu (khusus untuk PKWT)
Untuk PKWT, kontrak harus mencantumkan tanggal mulai dan berakhir. Jangka waktu yang jelas membedakan PKWT dari PKWTT dan menjadi dasar hukum berakhirnya hubungan kerja. Kontrak tanpa tanggal berakhir bisa dianggap PKWTT secara otomatis.
7. Tempat dan tanggal perjanjian dibuat
Setiap surat kontrak harus mencantumkan lokasi dan tanggal dibuat, serta ditandatangani kedua pihak di atas meterai. Ini menandai sahnya kontrak secara hukum dan menjadi bukti autentik bila terjadi perselisihan di masa depan.
Dasar Hukum Sistem Kontrak Kerja yang Berlaku di Indonesia
Setiap perusahaan wajib berpedoman pada regulasi ketenagakerjaan yang berlaku untuk memastikan kontrak kerja sah dan sesuai hukum. Memahami dasar hukum bukan hanya soal kepatuhan, tetapi juga langkah strategis untuk menghindari sengketa dan memastikan praktik HR berjalan lancar.
Berikut adalah pilar-pilar hukum utama yang menjadi landasan sistem kontrak kerja di Indonesia:
1. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
UU ini adalah fondasi utama ketenagakerjaan di Indonesia, mengatur hubungan kerja, hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha, serta pengenalan PKWT dan PKWTT. Meski beberapa pasal diperbarui, UU ini tetap menjadi rujukan utama bagi praktisi HR.
2. Undang-Undang No. 11 Tahun 2020 (UU Cipta Kerja)
UU Cipta Kerja memperbarui aturan PKWT dengan menghapus batasan perpanjangan kontrak dan memperkenalkan kompensasi saat kontrak berakhir. Regulasi ini memberi fleksibilitas bagi perusahaan tanpa mengurangi perlindungan dasar bagi pekerja.
3. Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021
Sebagai pelaksana UU Cipta Kerja, PP ini merinci teknis kontrak, termasuk jangka waktu maksimal PKWT (5 tahun), perhitungan kompensasi, dan jenis pekerjaan yang bisa menggunakan PKWT. Bagi HR, PP ini menjadi panduan operasional untuk memastikan kontrak patuh hukum terbaru.
Praktik Terbaik dalam Manajemen Sistem Kontrak Kerja yang Efisien
Manajemen kontrak yang buruk bisa menyebabkan tenggat terlewat, evaluasi kinerja tidak konsisten, dan proses administratif memakan waktu. Praktik terbaik yang terstruktur membantu mengubah kontrak dari beban administratif menjadi alat strategis untuk mengelola talenta.
Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat diimplementasikan untuk menciptakan sistem manajemen kontrak yang andal dan efisien.
1. Buat template kontrak yang standar dan legal
Template yang sudah terstandarisasi dan ditinjau ahli hukum memastikan semua komponen wajib tercakup dan sesuai regulasi terbaru. Ini memudahkan HR membuat dokumen profesional dan patuh hukum untuk setiap rekrutmen tanpa mulai dari nol.
2. Lakukan proses onboarding yang jelas
Tahap onboarding menjelaskan hak, kewajiban, kebijakan, dan ekspektasi kinerja dalam kontrak. Komunikasi transparan di awal membangun fondasi kerja yang kuat dan meminimalkan kesalahpahaman.
3. Pantau tanggal akhir kontrak secara proaktif
Bagi karyawan PKWT, melewatkan tanggal akhir kontrak bisa berakibat hukum. Sistem pemantauan, baik spreadsheet atau notifikasi otomatis dari software HRM, memungkinkan manajemen mengambil keputusan perpanjangan atau penghentian kontrak tepat waktu.
4. Lakukan evaluasi kinerja sebelum perpanjangan
Keputusan memperpanjang kontrak sebaiknya didasarkan pada evaluasi kinerja objektif. Menjadwalkan sesi evaluasi sebelum kontrak berakhir memberi kesempatan untuk umpan balik konstruktif dan memastikan hanya karyawan berkontribusi positif yang dipertahankan.
5. Kelola proses offboarding dengan profesional
Saat kontrak berakhir, proses offboarding meliputi serah terima pekerjaan, pengembalian aset, dan penyelesaian administratif seperti surat pengalaman kerja dan kompensasi PKWT. Offboarding yang baik menjaga transisi lancar dan citra positif perusahaan.
Optimalkan Manajemen Kontrak Kerja Anda dengan Software HRM HashMicro
HashMicro Software HRM memudahkan manajemen kontrak kerja dengan otomatisasi pembuatan, pemantauan, dan perpanjangan kontrak. Fitur seperti template yang bisa disesuaikan dan pengingat otomatis membantu HR bekerja lebih cepat, akurat, dan patuh regulasi.
Integrasi modul HashMicro menghubungkan data HR dengan akuntansi, kehadiran, dan penggajian. Hal ini memastikan setiap keputusan, termasuk perpanjangan kontrak, diambil berdasarkan data akurat, mendukung manajemen talenta yang efisien dan profesional.
Fitur Software HRM HashMicro:
- Manajemen Kontrak Karyawan: Menyimpan dan mengelola semua kontrak karyawan secara digital dalam satu database terpusat, memudahkan akses dan pencarian data kapan saja.
- Pengingat Otomatis Kontrak Berakhir: Mengirimkan notifikasi otomatis kepada tim HR dan manajer terkait sebelum masa kontrak karyawan berakhir untuk pengambilan keputusan yang tepat waktu.
- Template Kontrak Profesional: Menyediakan template kontrak yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan memastikan semua klausul hukum penting telah tercakup.
- Manajemen Onboarding & Offboarding: Mengelola seluruh proses penerimaan karyawan baru dan pengakhiran hubungan kerja secara terstruktur dengan checklist digital.
- Database Karyawan Terpusat: Mengintegrasikan data kontrak dengan informasi personal, riwayat pekerjaan, dan data kehadiran karyawan dalam satu platform yang aman.
Dengan HashMicro, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, transparansi data, dan otomatisasi proses manajemen kontrak kerja. Untuk melihat bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda secara nyata, jangan ragu untuk mencoba demo gratisnya sekarang juga.
Kesimpulan
Sistem kontrak kerja adalah fondasi SDM yang penting untuk kepatuhan hukum sekaligus membangun tenaga kerja yang produktif dan loyal. Memahami dasar hukum, perbedaan PKWT dan PKWTT, serta komponen wajib kontrak, ditambah praktik terbaik siklus kontrak, membuat HR lebih efisien dan profesional.
Dengan Software HRM HashMicro, manajemen kontrak lebih mudah. Pembuatan, pemantauan, dan perpanjangan kontrak dapat diotomatisasi, membebaskan HR dari pekerjaan manual dan kesalahan, sehingga fokus bisa pada pengembangan talenta dan strategi SDM.
Coba demo gratis HashMicro sekarang untuk melihat langsung bagaimana sistem ini membantu perusahaan patuh regulasi dan mengelola SDM secara efisien. Kontrak kerja yang terstruktur menjadi fondasi bisnis yang kuat dan berkelanjutan.
Pertanyaan Tentang Sistem Kontrak Kerja
-
Apakah kontrak kerja harus dibuat secara tertulis?
Ya, sesuai peraturan, kontrak kerja wajib dituangkan secara tertulis untuk menghindari perselisihan dan menjadi bukti hukum yang sah.
-
Berapa lama durasi maksimal kontrak kerja menurut hukum di Indonesia?
Menurut PP No. 35 Tahun 2021, kontrak kerja dapat dibuat untuk maksimal 5 tahun termasuk perpanjangannya dengan penyesuaian sesuai jenis pekerjaan.
-
Apa saja yang harus tercantum dalam kontrak kerja?
Kontrak kerja harus mencakup nama pihak, jabatan, tugas, masa kerja, gaji, jam kerja, hak dan kewajiban, mekanisme penghentian kontrak, serta sanksi jika terjadi pelanggaran.
