AI dalam ERP: Pengertian serta Manfaatnya bagi Bisnis

AI ERP adalah sistem ERP (Entreprises Resources Planning) yang diintegrasikan dengan AI (Artificial Intelligence) untuk mengotomatisasi tugas-tugas seperti input data, pengkategorian e-statement, ataupun blasting invoice ke pelanggan.

Selain itu, fitur AI pada ERP dapat membantu dalam melakukan penagihan pembayaran dan pengiriman invoice kepada pelanggan tanpa harus approach pelanggan satu persatu.

Artikel ini akan membedah secara mendalam mengenai apa itu AI ERP, contoh teknologi AI, manfaatnya, hingga tips mengimplementasikan AI ERP untuk mengoptimalkan performa bisnis.

Memahami Apa Itu Fitur AI dalam ERP

AI (Artificial Intelligence) adalah sistem berbasis mesin untuk menghasilkan output secara mandiri setelah melalui pelatihan data sebelum diluncurkan.

AI dapat melakukan tugas-tugas seperti prediksi, membuat konten, memberi rekomendasi atau keputusan jika diminta oleh manusia. AI pada ERP digunakan untuk menganalisa anomali cash flow perusahaan yang tertera pada ERP. 

ERP hanya menampilkan datanya, sedangkan AI membaca pola transaksi dan dapat memberikan rekomendasi keputusan bisnis yang tepat diambil jika menemukan anomali.

Contoh Teknologi AI dalam ERP

Integrasi AI ke dalam sistem ERP perusahaan mencakup berbagai teknologi yang dapat meningkatkan fungsionalitas dan efisiensi sistem. Beberapa teknologi utama yang dapat diterapkan dalam ERP meliputi:

• Machine learning: Memungkinkan sistem untuk belajar dari data historis dan membuat prediksi serta rekomendasi berdasarkan pola yang terdeteksi.

• Analisis prediktif: Membantu bisnis dalam meramalkan tren pasar, permintaan pelanggan, serta kebutuhan inventaris dengan tingkat akurasi yang tinggi.

• Natural Language Processing (NLP): Digunakan untuk memahami dan merespons perintah suara atau teks, sehingga mempermudah interaksi pengguna dengan sistem ERP.

• Robotic Process Automation (RPA): Mengotomatiskan tugas-tugas administratif seperti pemrosesan faktur, input data, dan manajemen pesanan.
• Chatbot dan asisten virtual: Meningkatkan layanan pelanggan dengan memberikan respon otomatis terhadap pertanyaan umum dan menyederhanakan proses administrasi.

Berbagai Fungsi yang Dijalankan AI dalam ERP

Penerapan dan integrasi AI memungkinkan untuk mencakup berbagai aspek untuk meningkatkan performa bisnis. AI memungkinkan penyederhanaan tugas-tugas berikut:

• Memprediksi permintaan penjualan dan kebutuhan stok 

AI menggunakan teknologi machine learning dan time-series forecasting untuk mempelajari pattern bisnis melalui data penjualan dalam satu periode serta stok yang dibutuhkan untuk menjaga pengadaan barang yang akan dijual.

• Mendeteksi berbagai anomali lebih cepat

AI untuk ERP bisnis dapat mendeteksi jika adanya penyimpangan dalam cashflow (misalnya ada kelebihan transfer untuk pembelian stok pengadaan). 

Dengan teknologi pattern recognition, AI akan langsung mengenali bahwa ada transaksi yang tidak biasa dilakukan atau tidak tepat jumlahnya.

• Memberikan rekomendasi keputusan bisnis berdasarkan skor 

AI dapat membaca angka permintaan dan tren penjualan yang prospeknya bagus atau kurang melalui histori penjualan perusahaan Anda. 

Dengan teknologi predictive machine learning, AI dapat memberikan rekomendasi keputusan produksi untuk Anda yang dapat mengefisienkan penggunaan biaya produksi dengan memproduksi barang dengan tren dan prospek bagus.

• Mengekstrak data dokumen dan mengkategorikannya dengan otomatis

Dokumen seperti invoice atau e-statement seringnya memiliki detail perhitungan yang rumit, apalagi jika invoice itu berisikan transaksi rumit (contoh: proyek konstruksi bertahap yang memiliki perhitungan termin). 

Menginput tiap kategori ke dalam ERP akan memakan waktu lama dan ada risiko salah kategorisasi.

Teknologi Large Language Model (LLM) dan Robotic Process Automation (RPA) dapat memahami konteks setiap bagian invoice dan men-generate nya ke bagian-bagian yang lebih mudah dimengerti. 

Ini membuat proses input data perusahaan seperti data laporan pajak atau data karyawan tidak perlu dilakukan secara repetitif.

• Mempersonalisasikan customer service

AI membantu dalam menjelaskan prediksi bisnis ke pengguna dengan bahasa yang mudah dimengerti dengan mengandalkan teknologi NLP (Natural Language Processing) untuk menciptakan penjelasan dengan bahasa natural.

Teknologi ini juga hadir pada layanan AI chatbot, di mana pengguna bisa bertanya pada chatbot mengenai produk yang mereka tawarkan.

Manfaat Menggunakan AI ERP

Implementasi AI pada sistem ERP perusahaan Anda akan dapat mengoptimalkan berbagai jenis proses kerja. Berikut merupakan manfaat dari AI ERP yang bisa Anda pahami di bawah ini:

• Mengotomatisasi tugas yang berulang: Semua tugas repetitif dan rentan kesalahan jika dilakukan secara manual dapat di-handle oleh AI yang dapat mengkategorisasikan berbagai komponen dalam dokumen secara otomatis dan minim human error.
• Membantu dalam mengambil keputusan bisnis: Hasil analisis AI terhadap pola penjualan atau selisih stok dapat dijadikan referensi bagi Anda sebagai pemilik bisnis untuk mengambil keputusan usaha yang lebih akurat.
• Mengoptimalkan manajemen human resource kantor: AI dapat memberikan insights mengenai kinerja karyawan dari data yang tertera di ERP yang dapat digunakan untuk merencanakan program pengembangan karyawan yang cocok.
• Meningkatkan produktivitas karyawan: Jika tugas-tugas yang repetitif sudah dikerjakan oleh AI, karyawan dapat berfokus pada jobdesc yang lebih penting daripada sekadar berulang kali menginput data.
• Memperkuat keamanan keuangan dan data perusahaan: Berbagai anomali transaksi dapat dikenali langsung oleh AI. Perusahaan dapat langsung mengambil mitigasi untuk mencegah kebocoran transaksi ataupun data melalui insights yang diberikan AI.
• Menjunjung budaya compliance di lingkup perusahaan: AI dapat memberikan informasi tentang keuangan dan perpajakan perusahaan, memastikan perusahaan patuh terhadap regulasi perpajakan yang ada. Di Indonesia, praktik kepatuhan pajak diterapkan dalam sistem Coretax yang mengintegrasikan proses perpajakan mulai dari pendaftaran wajib pajak, pelaporan SPT, pembayaran pajak, sampai pemeriksaan dan penagihan.

Riset yang dilakukan SAP menyatakan perusahaan Citic Pacific Mining menghemat sekitar AUD$400.000 produktivitas per tahun melalui AI.

Dibandingkan juga dengan salah satu perusahaan Thailand, penurunan biaya operasional terjadi hingga 20% berkat sistem ini.

Langkah Penerapan AI pada ERP

Implementasi AI pada sistem ERP perusahaan Anda membutuhkan kehati-hatian agar manfaat yang didapat bisa maksimal. Anda bisa mengikuti panduan di bawah ini dalam menerapkan AI pada ERP Anda:

1. Tentukan keperluan bisnis Anda yang perlu dioptimalkan AI: Analisis apa saja masalah dalam bisnis Anda yang bisa dioptimalkan dengan AI, misalnya otomatisasi pengkategorian invoice, layanan customer service, ringkasan insight bisnis, ataupun analisis anomali keuangan.
2. Pilih dan delegasikan calon tim IT internal: Ini sangat bergantung pada jenis AI ERP yang Anda pilih. Jika Anda memilih AI berbasis open-source cloud, Anda perlu memikirkan servis dari provider eksternal. Jika Anda memilih tipe on-premise, pastikan Anda menyiapkan struktur tim IT internal perusahaan untuk melakukan maintenance rutin sistem AI.
3. Rapikan data dan section ERP Anda: AI sangat bergantung pada algoritma dan pattern recognition, jadi jika section ERP Anda sudah tersusun rapi per kategori masing-masing, AI akan lebih mudah dalam melakukan prediksi atau merapikan dokumen.
4. Uji AI sebelum digunakan secara penuh: Uji coba AI dengan tugas sederhana seperti invoice capture and generating. Tujuannya untuk mengevaluasi apakah AI sudah bekerja maksimal bersamaan dengan ERP.
5. Pastikan AI dilengkapi dengan fitur keamanan: ERP menyimpan banyak data sensitif seperti data keuangan, dokumen perpajakan, maupun data stok perusahaan hingga karyawan. Implementasi harus dibarengi pengaturan akses, compliance, dan kontrol penggunaan.
6. Latih karyawan Anda: Sosialisasikan penggunaan AI pada ERP secara efektif dan rutin sampai seluruh karyawan perusahaan mengerti setiap komponennya.
7. Evaluasi hasil setelah implementasi AI beberapa saat kemudian: Cek kinerja bisnis Anda dan bandingkan ROI (Return on Investment) atau output yang dihasilkan sebelum dan setelah penerapan AI.
8. Kelola update secara bertahap: Setiap beberapa tahun, sistem AI akan memerlukan update dan pengembangan agar fungsinya tetap relevan mengikuti perkembangan bisnis Anda. Tim IT perlu mengecek rutin fitur AI ERP, misal setiap 5 tahun.

Kesimpulan

AI dalam sistem ERP sangat membantu perusahaan agar performa bisnis berkembang. Tetapi dalam implementasinya perlu analisis kebutuhan bisnis yang matang dan detail agar manfaat yang didapat tidak sia-sia atau output malah menurun.

Direkomendasikan bagi Anda untuk merapikan flow administrasi dan section ERP sebelum menerapkan AI agar implementasi AI menjadi efisien.

FAQ Seputar AI ERP

• Apakah ERP termasuk AI?

  Tidak, ERP bukan merupakan AI. Meskipun ERP menampung data lengkap administrasi perusahaan ataupun data keuangan serta stok, ERP tidak bisa melakukan generation insight untuk keputusan bisnis.

• Akankah ERP digantikan oleh AI?

  Hubungan ERP dengan AI saling terkait. Meski teknologi AI semakin berkembang, peran ERP tetap sentral dalam pengelolaan bisnis modern. AI merupakan komponen tambahan untuk mengefisienkan ERP dengan lebih baik lagi.

• Industri apa yang paling banyak menggunakan AI?

  Menurut survei global McKinsey tahun 2025, industri teknologi masih menempati peringkat teratas dalam penggunaan AI.

• Bagaimana penerapan AI pada industri startup?

  Survei OECD menyatakan bahwa praktik penggunaan chatbot dan AI-based search untuk membantu kerja pengguna. Di samping itu, fitur generation AI digunakan untuk membantu dalam coding dan juga merangkum konten untuk kebutuhan internal startup.