Alur Receiving Gudang yang Rapi untuk Hindari Selisih Stok

Receiving gudang adalah momen saat barang resmi masuk sistem setelah dicek dokumen, kuantitas, dan kondisinya. Di tahap ini, tim memastikan barang yang datang memang sesuai PO, layak pakai, dan siap disimpan atau diproses lanjut.

Biasanya alurnya dibagi jadi beberapa checkpoint. Mulai dari cek dokumen dulu, unloading, lanjut inspeksi barang, lalu putaway. Masing-masing titik punya output yang jelas, mulai dari catatan penerimaan sampai status barang (approve, hold, atau return).

Mengapa Receiving Gudang Harus Dicatat Rapi?

Receiving gudang adalah saat barang di gudang masuk ke stok perusahaan secara resmi. Makanya, pencatatan yang rapi jadi penentu apakah data inventaris benar-benar bisa dipakai tim gudang, purchasing, sampai finance.

Saat receiving, tim biasanya mencocokkan dokumen (PO, surat jalan, invoice) dengan kondisi fisik, seperti jumlah, SKU, sampai ada tidaknya kerusakan. Kalau hasil pengecekan tidak dicatat rapi, masalah akan timbul.

Apa yang Wajib Dicek Saat Barang Baru Tiba?

Waktu truk baru sampai, Anda pasti akan segera mengecek barang pesanan. Supaya tidak kelabakan, cek 5 poin ini secara berurutan.

1. Dokumen pengiriman dan referensi PO

Pastikan PO yang dipakai benar dan masih aktif, lalu cocokkan dengan surat jalan/invoice—mulai dari nama supplier, tanggal, nomor dokumen, sampai daftar itemnya.

Misalnya PO tercatat 20 dus, tetapi invoice menyebut 18 dus terkirim dan 2 dus menyusul, maka penerimaan perlu dicatat sesuai barang yang benar-benar datang, sementara sisanya dibiarkan outstanding sebagai backorder.

2. Identitas barang dan satuannya

Cocokkan SKU/kode barang dan deskripsinya supaya varian yang mirip tidak ketuker, lalu samakan satuan (UoM) sebelum input ke sistem. Kasus yang sering terjadi, PO minta Cable Tie 20 cm tetapi yang datang 25 cm karena kodenya mirip, atau PO menggunakan satuan dus (isi 10 pcs) sementara tim menghitung per pcs. Kalau tidak disamakan, angka stok bisa langsung melenceng.

3. Kuantitas yang benar-benar diterima

Hitung kuantitas fisik sesuai yang masuk ke area penerimaan, termasuk kalau pengiriman datang bertahap. Saat PO memesan 100 unit tetapi baru 70 unit yang tiba, pencatatan sebaiknya dibuat sebagai partial receipt 70 unit dan 30 unit sisanya tetap terbuka, agar stok tersedia dan rencana kerja tim tidak salah baca.

4. Kondisi, kualitas, dan atribut kritis

Cek kondisi kemasan saat datang (segel, penyok, bocor, basah) dan dokumentasikan kalau ada indikasi masalah. Lanjutkan incoming inspection sesuai standar, termasuk batch/serial number dan expiry date kalau relevan.

5. Status, label, dan jejak pencatatan

Tentukan status barang (OK, Hold/Karantina, atau Reject/Retur) dan pisahkan areanya biar nggak campur. Pastikan label dan lokasi putaway jelas, lalu buat catatan selisih/kerusakan yang singkat tapi lengkap, termasuk waktu penerimaan dan PIC yang melakukan pengecekan.

7 Kesalahan Receiving yang Paling Sering Terjadi

Ini daftar kesalahan yang paling sering muncul saat receiving gudang, terutama ketika jadwal tim Anda padat. Biasanya ada satu hal kecil terlewat, lalu efeknya baru terasa ketika stok mulai dipakai atau saat audit diminta bukti.

1. Barang diterima tapi dokumen belum verifikasi

Barang sudah diturunkan dan masuk area penerimaan, tapi PO atau surat jalannya belum beres diverifikasi. Biasanya ini terjadi saat gudang sedang ramai atau driver terburu-buru. Akibatnya, tim baru sadar ada item yang tidak ada di PO, atau nomor dokumennya beda ketika mau input.

2. Satuan tidak disamakan sejak awal

Selisih sering muncul karena PO pakai dus, tim menerima dan input per pcs, atau sebaliknya. Angkanya terlihat benar di kertas, tapi begitu masuk sistem, stok jadi terlalu besar atau terlalu kecil karena konversinya tidak jelas.

3. SKU/varian yang mirip tertukar saat pencatatan

Barang datang dengan bentuk dan nama mirip, bahkan dengan sedikit perbedaan di ukuran atau grade. Kalau staff hanya mengandalkan label luar tanpa cek kode/SKU, barang bisa tercatat sebagai item lain. Akhirnya, Anda baru sadar ketika picking atau saat produksi minta material yang spesifik.

4. Partial delivery dicatat seolah lengkap

Supplier mengirim bertahap, tapi penerimaan dicatat full karena ingin prosedurnya cepat selesai, atau karena asumsi sisanya pasti menyusul. Akibatnya stok di sistem terlihat aman, padahal fisiknya belum ada.

5. Kerusakan dan selisih tidak dibuat bukti yang rapi

Ada karton penyok, segel terbuka, barang retak, atau jumlah kurang, tapi catatannya minim. Selain itu, tidak ada dokumentasi seperti foto atau berita acara singkat. Ketika akan klaim ke supplier atau ekspedisi, pembuktiannya lemah dan prosesnya jadi panjang karena harus berkali-kali klarifikasi.

6. Barang bermasalah tidak dipisah area dan statusnya tak pasti

Barang yang seharusnya ditahan untuk QC atau konfirmasi supplier tercampur dengan barang yang sudah OK. Di titik ini, risiko paling sering terjadi adalah barang ‘hold’ terlanjur ikut putaway normal atau bahkan kepakai duluan karena orang lain mengira stoknya aman.

7. Putaway belum selesai, tapi stok sudah dianggap siap dipakai

Barang sudah dicatat received, tapi masih menumpuk di area penerimaan atau lokasinya belum jelas di sistem. Tim lain lihat stok tersedia, lalu minta barangnya, dan akhirnya gudang buang waktu untuk mencari atau melakukan pemindahan dadakan yang rawan salah taruh.

Jenis Receiving yang Paling Sering Terjadi di Gudang

Di lapangan, jenis receiving gudang biasanya dibedakan dari sumber barangnya dan dokumen yang menyertai, antara lain:

1. Receiving berbasis PO dari supplier

Ini tipe paling umum, biasanya untuk pembelian rutin bahan baku atau barang dagang. Anda cukup mencocokkan barang yang datang dengan PO, surat jalan/invoice, lalu catat penerimaan sesuai kuantitas yang benar-benar diterima.

2. Partial receiving atau pengiriman bertahap

Barang datang tidak sekaligus karena keterbatasan stok supplier, kapasitas armada, atau jadwal pengiriman. Untuk pengitiman bertahap, yang datang dicatat sebagai penerimaan parsial. Sisanya tetap dicatat sebagaioutstanding supaya stok di sistem tidak terlihat dianggap selesai.

3. Receiving retur dari customer

Barang kembali masuk ke gudang karena retur penjualan, salah kirim, atau barang rusak di perjalanan. Biasanya ada dua jalur setelah diterima, yaitu barang yang masih layak masuk stok lagi, sementara yang bermasalah masuk area hold untuk inspeksi, refurbish, atau scrap sesuai kebijakan.

4. Transfer receiving antar gudang atau antar lokasi

Barang masuk bukan dari supplier, tapi dari gudang lain, cabang, atau store. Yang perlu dijaga adalah kecocokan dokumen transfer (transfer order) dan jumlah yang dikirim dengan diterima, karena selisihnya sering terjadi saat loading/unloading antar lokasi.

5. Receiving consignment atau titip jual

Barang secara fisik ada di gudang, tapi kepemilikannya masih milik supplier sampai dipakai atau terjual. Karena status kepemilikan beda, pencatatan dan penempatannya perlu dipisah jelas. Tujuannya supaya stok perusahaan tidak terlihat lebih banyak dari yang sebenarnya dimiliki.

6. Receiving tanpa PO (unplanned receipt)

Ini biasanya terjadi karena pembelian darurat, pengiriman pengganti, bonus barang, atau barang datang duluan sementara dokumen belum rapi. Jenis ini boleh terjadi, tapi harus punya kontrol ketat. Misal, identifikasi barangnya jelas, ada approval, dan statusnya dibuat “hold” sampai dokumen pendukung lengkap.

Apa Saja Tugas Staff Receiving Gudang?

Tugas staff receiving gudang meliputi: 

1. Penerimaan barang

Tugas receiving ini merupakan langkah pertama bagi staff yang bertanggung jawab untuk menerima barang yang datang dari pemasok. Kegiatan penerimaan barang ini berlangsung dengan cara berikut: 

• Memeriksa dokumen faktur dan surat jalan.
• Mengonfirmasi jumlah dan jenis barang yang diterima.

2. Pemeriksaan kualitas

Tugas receiving selanjutnya adalah staff melakukan pemeriksaan kualitas barang dalam kondisi yang baik. Kegiatan ini umumnya dilakukan dengan cara seperti berikut ini::

• Memeriksa barang untuk mendeteksi kerusakan atau cacat.
• Melakukan pengujian jika diperlukan untuk memastikan standar kualitas terpenuhi.

3. Pencatatan dan dokumentasi

Langkah selanjutnya adalah staff mencatat semua informasi terkait penerimaan barang secara akurat dan real-time. Kegiatan ini umumnya dilakukan dengan cara sebagai berikut:

• Memasukkan data penerimaan ke dalam sistem manajemen inventaris dalam gudang.
• Menyimpan dokumen penerimaan untuk referensi di masa mendatang.

4. Pengorganisasian dan penyimpanan

Setelah barang diterima dan diperiksa, staff bertanggung jawab untuk mengorganisir dan menyimpan barang di lokasi yang tepat di gudang. Tugas receiving ini mencakup:

• Menempatkan barang di rak atau area penyimpanan yang sesuai.
• Mengatur tata letak gudang agar efisien dan mudah diakses.

5. Koordinasi dengan tim lain

Staff receiving gudang perlu berkolaborasi dengan tim lain, seperti tim pengadaan dan tim distribusi, untuk memastikan kelancaran operasional. Ini termasuk:

• Melaporkan masalah atau ketidaksesuaian kepada manajer atau supervisor.
• Bekerja sama dengan tim inventaris untuk memperbarui data laporan stok barang terbaru dan terlengkap.

6. Menjaga kebersihan dan keamanan

Menjaga area penerimaan tetap bersih dan aman adalah tanggung jawab penting lainnya. Tugas ini meliputi:

• Membersihkan area kerja setelah proses penerimaan selesai.
• Memastikan bahwa prosedur keselamatan diikuti selama proses penerimaan.

7. Pelaporan masalah

Jika ada masalah yang muncul selama proses penerimaan, staff harus melaporkannya segera kepada atasan. Ini bisa mencakup:

• Ketidaksesuaian antara dokumen dan barang yang diterima.
• Masalah kualitas atau kerusakan pada barang.

Apa Saja SOP Penerimaan Barang di Gudang?

Dalam proses receiving gudang penting bagi perusahaan untuk menetapkan Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas. SOP penerimaan barang berfungsi untuk memberi panduan bagi tim penerima dalam melaksanakan tugas penerimaan barang. 

Perusahaan yang mengikuti SOP dengan baik, maka proses receiving gudang akan berjalan dengan baik. Tidak hanya meminimalkan kesalahan human error, tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan dan akurasi pencatatan. 

Berikut adalah empat langkah SOP receiving gudang yang umum di Indonesia: 

1. Memeriksa dokumen (pre-receiving)

Sebelum menerima barang, tim penerima akan mengecek dokumen seperti tanggal, purchase order (PO), nama pengemudi pengirim, dan nama petugas gudang yang menangani.

Jika ada ketidaksesuaian antara dokumen dan pesanan, tim harus segera menghubungi pemasok untuk klarifikasi. Pemeriksaan juga mencakup bills of lading gudang serta syarat dan ketentuan pengiriman, agar tim penerima memahami tanggung jawab mereka dan memastikan proses penerimaan berjalan sesuai prosedur.

2. Unloading 

Tahap ini merupakan tahap lanjutan dari pemeriksaan PO. Unloading adalah proses pengeluaran barang dari kendaraan ke lantai gudang. Selama proses ini, staff harus memastikan bahwa barang dikeluarkan dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan. 

Tim juga perlu memeriksa apakah semua barang yang tercantum dalam dokumen pengiriman telah tiba dengan selamat. Setelah unloading selesai, area sekitar harus dibersihkan untuk menjaga keselamatan dan efisiensi kerja di gudang. 

3. Pemeriksaan barang (incoming inspection)

Pada tahap ini, petugas akan mengecek kode produk/SKU, menghitung jumlah, dan memeriksa kualitas dan kondisi barang. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua barang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam PO. 

Jika ditemukan barang yang rusak atau tidak sesuai, petugas harus mencatatnya dan melaporkannya kepada supervisor untuk langkah selanjutnya. Proses ini juga membantu dalam menjaga standar kualitas produk yang diterima oleh perusahaan. 

4. Putaway

Tahap putaway adalah proses memberi barcode ke setiap produk, meletakkan produk sesuai dengan jenis/ukuran/SKU/barcode, dan mencatat dalam inventaris gudang. Proses putaway ini memastikan bahwa produk dapat Anda akses dengan mudah.

Dengan melakukan putaway secara sistematis dan dibantu oleh software stok barang yang canggih, perusahaan dapat mengurangi waktu pencarian barang dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. 

Tips Agar Receiving Barang Lebih Cepat

Terdapat empat cara untuk mengoptimalkan proses receiving gudang yang efisien, yaitu: 

1. Lakukan audit inventaris secara rutin

Dalam menjaga operasional suatu perusahaan perlu adanya audit inventaris secara rutin. Audit inventaris seperti pengecekkan fisik dan analisis waktu dapat membantu perusahaan dalam mendeteksi ketidakseimbangan yang terjadi di gudang. 

2. Lacak metrik penerimaan barang 

Terdapat beberapa cara untuk melacak metrik penerimaan barang, seperti: 

a. Time to receive 

Pengukuran tingkat efisiensi yang menunjukkan tingkat kecepatan tim dalam menerima, mengolah, dan menyimpan stok baru. Metrik ini menspesifikasikan waktu yang tim butuhkan untuk menerima, menghitung, menyimpan, dan membuat siap untuk menjual stok baru.

Terdapat beberapa tahapan dalam proses penerimaan sebagai berikut: 

• Validasi stok: Tahap awal dimana staf memvalidasi jumlah dan kondisi stok yang diterima.
• Pencatatan stok: Tahap selanjutnya dimana staf mencatat stok baru ke dalam sistem inventaris.
• Penyimpanan stok: Tahap terakhir dimana stok dipindahkan ke tempat penyimpanan yang sudah ditentukan.

Rumus: 

Time to receive = (waktu validasi stok) + (waktu pencatatan stok) + (waktu penyimpanan stok) 

b. Putaway time

Metrik yang mengukur waktu yang pekerja butuhkan untuk menyimpan barang ke dalam gudang. Metrik ini dapat memberikan wawasan tentang efisiensi operasional dan pengelolaan inventaris melalui beberapa tahapan, seperti:

• Pengambilan Barang: Waktu yang diperlukan untuk mengambil barang dari area penerimaan.
• Transportasi: Waktu yang dibutuhkan untuk mengangkut barang ke lokasi penyimpanan.
• Penyimpanan: Waktu yang diperlukan untuk menempatkan barang di rak atau lokasi penyimpanan yang sesuai.

Rumus: 

Put Away Time= (Waktu Pengambilan) + (Waktu Transportasi) + (Waktu Penyimpanan)

c. Supplier Quality Index (SQI) 

Penggunaan metrik untuk mengevaluasi kinerja pemasok (supplier) dalam berbagai aspek penting. Metrik ini membantu perusahaan memantau dan meningkatkan kualitas barang yang diterima dari pemasok. Berikut adalah komponen SQI bisnis:

• Kualitas bahan: Menilai kualitas barang yang dikirim oleh pemasok.
• Tindakan korektif: Menilai seberapa cepat dan efektif pemasok menangani masalah atau kesalahan.
• Response cepat: Menilai kecepatan respons pemasok terhadap permintaan atau pertanyaan.
• Kualitas pengiriman: Menilai ketepatan waktu dan kondisi barang saat pengiriman.
• Sistem kualitas: Menilai sistem manajemen kualitas yang digunakan oleh pemasok.
• Postur komersial: Menilai aspek-aspek komersial seperti harga, syarat pembayaran, dll.

Contoh rumus sederhana:

SQI = (w1 × Q) + (w2 ​× AC) + (w3 ​× R) + (w4 ​x D) + (w5 × S) + (w6​ × PC)

3. Periksa kembali dokumen 

Proses ini tidak hanya memastikan bahwa semua informasi yang tercantum akurat dan lengkap, tetapi juga membantu mengidentifikasi potensi kesalahan atau ketidaksesuaian yang dapat mempengaruhi operasi gudang secara keseluruhan. 

Dengan memeriksa kembali dokumen seperti invoice, receipt note, dan laporan pengiriman, perusahaan dapat meningkatkan akurasi inventaris, mencegah kerugian finansial, dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

4. Gunakan Warehouse Management System (WMS) 

Warehouse Management System (WMS) adalah aplikasi yang mengelola aktivitas gudang secara otomatis, mulai dari penerimaan bahan baku hingga pengiriman produk jadi. 

Tujuan utama WMS adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan, dan memaksimalkan kapasitas penyimpanan. Menggunakan software dapat membantu operasional suatu perusahaan untuk lebih baik lagi. 

Kesimpulan

Proses receiving gudang sering tampak sederhana, tetapi kualitas hasilnya ditentukan oleh ketelitian pemeriksaan dan konsistensi pencatatan di setiap tahap.

Ketika alurnya tertib dan dokumentasinya jelas, selisih stok lebih cepat terdeteksi, klaim kepada pemasok lebih mudah dibuktikan, dan aktivitas gudang tidak tersita untuk pekerjaan ulang atau pencarian barang yang statusnya belum pasti.

Jika pencatatan receiving masih kerap memicu perbedaan data inventaris, perbaikan biasanya perlu dimulai dari checklist pemeriksaan yang tegas, pembagian peran yang jelas, serta disiplin dokumentasi yang dapat ditelusuri.

Pertanyaan Seputar Receiving Gudang

• Apa saja SOP penerimaan barang?

  Standard Operating Procedures (SOP) penerimaan barang meliputi:
  1. Pemeriksaan Visual Baru untuk memastikan kondisi fisik barang
  2. Bandingkan dengan Daftar Packing List untuk memastikan kesesuaian jumlah dan jenis barang
  3. Verifikasi Quantity & Quality untuk memeriksa detail produk seperti kode batch dan tanggal kadaluarsa
  4. Dokumentasi Formal dengan mengisi Formulir Penerimaan Barang
  5. Penyimpanan yang Tepat sesuai ketentuan penyimpanan yang berlaku. Selain itu, jika ditemukan masalah, catat dan laporkan langsung kepada petugas terkait.

• Apa itu receiving dalam gudang?

  Receiving dalam gudang adalah proses penerimaan barang yang masuk, yang meliputi pemeriksaan dokumen pengiriman, pemeriksaan fisik barang, verifikasi jumlah dan kualitas, serta pencatatan informasi dalam sistem manajemen gudang. Proses ini penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik, sehingga mendukung efisiensi operasional dan akurasi inventaris.

• Bagaimana proses penerimaan barang agar sesuai SOP?

  Proses penerimaan barang agar sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) melibatkan pemeriksaan visual barang, bandingkan dengan daftar packing list, verifikasi quantity dan quality, dan dokumentasi formal. Setelah itu, tandatangi formulir penerimaan barang dan simpan dokumen-dokumen terkait secara rapi. Proses ini dilakukan untuk memastikan akurasi dan integritas transaksi.

• Dokumen apa saja yang ada di penerimaan barang?

  Dokumen yang ada dalam penerimaan barang meliputi Surat Jalan, yang menunjukkan rincian pengiriman; Faktur, yang mencantumkan harga dan jumlah barang; Packing List, yang merinci isi paket; Bukti Penerimaan, yang menandakan barang telah diterima; dan Formulir Penerimaan Barang, yang mencatat kondisi dan jumlah barang saat diterima. Dokumen-dokumen ini penting untuk memastikan akurasi dan transparansi dalam proses penerimaan.